對事業(yè)單位檔案管理問題的幾點見解

吳宏

摘 要：檔案管理工作自身可以說是一項極為基礎(chǔ)性的工作，是事業(yè)單位管理工作中的一個重要資料依據(jù)，不僅是相應(yīng)決策的重要參考資料，也是職工和單位在自身權(quán)益進行維護過程中所需要應(yīng)用到的一個關(guān)鍵憑證。因此事業(yè)單位必須要做好檔案管理工作。以下本文主要對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中面臨的困境與挑戰(zhàn)進行研究，并提出一些規(guī)范檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；困境；挑戰(zhàn)；發(fā)展

事業(yè)單位的檔案管理是包含非常多方面的，其中包括人才的選拔、考核及單位的其他工作的記錄，這此信息的存檔可以讓工作人員通過查看檔案就可以得到相應(yīng)的信息，更便于下步工作的實施。研究事業(yè)單位檔案管理在中面臨的困境與挑戰(zhàn)，對于提升事業(yè)單位檔案管理水平有重要意義。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 一些檔案管理設(shè)施過于落后

科技及時代的發(fā)展，使得現(xiàn)代信息化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域，但是由于我國較多的事業(yè)單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備合理的應(yīng)用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設(shè)備配置不齊全，軟硬件設(shè)施更新不及時，一些現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足?，F(xiàn)代化的檔案管理僅對相關(guān)檔案信息實現(xiàn)了計算機保存，并未實現(xiàn)信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。

1.2 當(dāng)前的檔案管理方式有待更新

通常情況下，要保證事業(yè)單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會的進步與發(fā)展，在事業(yè)單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統(tǒng)一的管理機制，傳統(tǒng)的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進行及時整理、裝訂和歸檔，同時由于缺乏對現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的利用，缺乏對檔案管理方式的創(chuàng)新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。

1.3 檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不到位

由于有些事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識，對國家相關(guān)法律學(xué)習(xí)和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱、管理混亂的局面。從檔案管理的基礎(chǔ)工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機制、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執(zhí)行落實方面有待欠缺，缺少專人負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也未真正督促落實，使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應(yīng)歸檔文件資料的現(xiàn)象比比皆是，不僅違背了事業(yè)單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費。

1.4 人員離職交接不清楚

一個人在同一個工作崗位上不可能永遠做下去，因為總會有各種各樣的問題，比如退休、離職、出國留學(xué)等等，這些問題導(dǎo)致了檔案管理工作不得不更換其他工作人員，在事業(yè)單位檔案管理人員交接的時候，有很多問題都交接不到，交接的不完全，很多檔案都成了無厘頭，這對于事業(yè)單位損失是巨大的，這些損失是金錢無法挽回的。

2 目前事業(yè)單位檔案管理的新形勢分析

2.1 新形勢下對檔案管理制度要求更嚴(yán)格

事業(yè)單位檔案包含大量個人數(shù)據(jù)，以及不宜公開的政治、學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)信息和反映著各單位組織的體系結(jié)構(gòu)、活動情況等的信息。信息的公開程度和內(nèi)容是提高信息利用效率的關(guān)鍵，在信息化時代，我們應(yīng)解放思想，實事求是地對待客觀信息，遵守檔案保密性，在日常檔案管理工作中，按照檔案管理客觀規(guī)律和特點，建立完善的工作流程，制定科學(xué)的管理模式，促進檔案的開發(fā)和利用。同時樹立現(xiàn)代化、信息化管理理念，以更好提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用效率。

2.2 新形勢要求檔案管理人才具備綜合素質(zhì)和能力

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各個學(xué)科之間的互相融合和嫁接，促進越來越多的新技術(shù)逐漸地應(yīng)用于檔案管理工作中，如通訊技術(shù)、微縮技術(shù)、自動化技術(shù)、聲像技術(shù)等，而以往的手工勞動很難滿足現(xiàn)代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以及各項技術(shù)操作能力。從而不斷地提高自己的管理能力、業(yè)務(wù)能力，使事業(yè)單位檔案管理在信息化時代下更具有活力和生機。

2.3 新形勢下要求檔案管理技術(shù)不斷創(chuàng)新

目前在我國，黨和國家的各項工作方針和政策是事業(yè)單位檔案管理的靈魂，工作中必須遵守法律法規(guī)，否則檔案管理工作就會失去基礎(chǔ)和原則。檔案管理工作的保密性特點體現(xiàn)了它是一項政治性較強的工作，在保證檔案資料的完好、真實、安全基礎(chǔ)上還要確保檔案的保密性。在信息化檔案管理過程中，傳統(tǒng)的管理模式雖然能確保檔案的完整和保密工作，但是已經(jīng)很難適應(yīng)信息化背景下的管理。在信息化時代，對事業(yè)單位的檔案的管理技術(shù)提出了很高的挑戰(zhàn)，不僅要制定完善的各項法律法規(guī)以及各項管理制度，而且還要增強計算機技術(shù)的開發(fā)，包括管理軟件的開發(fā)、安全技術(shù)的保障等都要及時跟上時代的發(fā)展，以防止檔案信息的破壞和盜竊。

3 對事業(yè)單位檔案管理的幾點建議

為了對事業(yè)單位檔案管理工作進行完善，從而促進我國事業(yè)單位的發(fā)展，根據(jù)目前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了以下措施。

3.1 建立健全的新檔案管理制度

為了讓檔案工作朝程序化、規(guī)范化以及科學(xué)化的方向發(fā)展，就必須要建立檔案管理工作制度，結(jié)合實際對制度進行完善。員工的考核、業(yè)績、合同以及工作效益等材料要如實在人事檔案中記錄，對已經(jīng)歸檔的材料內(nèi)容要進行補充和完善。同時還要建立相關(guān)制度用來保障檔案工作的順利開展。

3.2 加強檔案管理新設(shè)施的建設(shè)

部分事業(yè)單位的檔案管理辦公室條件十分差，因此導(dǎo)致工作人員很難對檔案進行管理，所以，有關(guān)部門應(yīng)該對檔案管理工作加大支持力度，從而改善檔案工作條件以及工作設(shè)備。

3.3 注重利用信息化技術(shù)提高檔案管理水平

在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下，不斷發(fā)展的事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出檔案信息的作用，就應(yīng)該采用科學(xué)的現(xiàn)代信息手段對檔案信息進行高效管理。為此，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，并在確保單位內(nèi)檔案信息傳遞準(zhǔn)確且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。

3.4 加強人員綜合素質(zhì)培訓(xùn)

做好檔案工作的關(guān)鍵是檔案工作人員，因此對檔案工作人員的素質(zhì)要進行全面提高。檔案管理工作具有實踐性強、專業(yè)性強等特點，因此必須要求檔案人員有足夠的時間以及工作經(jīng)驗，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者要對檔案人員進行技術(shù)培訓(xùn)，促進檔案人員的綜合分析能力以及文字能力的提高。除此以外，還要對檔案人員的道德進行教育，讓他們有正確的道德觀念。

3.5 做好離職人員的交接工作

事業(yè)單位應(yīng)該在人員離職的時候，做好交接的工作，最好留下固定的電話，以防以后發(fā)生問題可以及時解決。因此要對事業(yè)單位交接工作作出明確規(guī)定。

結(jié)束語

檔案管理工作對于事業(yè)單位來說，是不可缺少的一個部分，隨著社會的發(fā)展，競爭也越來越激烈，因此管理水平要不斷地創(chuàng)新和提高，檔案管理也是如此。目前，事業(yè)單位中的檔案管理工作還有一些需要解決的問題，只有解決了這些問題，才能發(fā)揮出檔案管理最大的作用。因此在以后的工作中，事業(yè)單位有關(guān)部門要結(jié)合實際，制定相關(guān)政策，提高工作人員檔案管理責(zé)任意識，從而讓檔案管理工作越來越規(guī)范化。

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