人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)研究

呂函

摘 要：人事檔案作為人生經(jīng)歷的記錄，既嚴(yán)肅而又神秘。長(zhǎng)期以來，人事檔案始終處于保密狀態(tài)，經(jīng)常引起人們對(duì)檔案材料內(nèi)容的猜想。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，遮蓋人事檔案的神秘面紗被揭開，人們?cè)谀撤N程度上能接觸自己的人事檔案，而有關(guān)對(duì)人事檔案管理的話題談?wù)摰娜艘苍絹碓蕉?，在許多網(wǎng)站、媒體、學(xué)術(shù)論壇的討論中，人事檔案不透明是人們關(guān)注的問題。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)人事檔案管理的發(fā)展進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理中心；科學(xué)管理；網(wǎng)絡(luò)

人事檔案管理的過程是復(fù)雜而繁復(fù)的過程，人為和制度上的缺失都容易造成檔案管理的弊病產(chǎn)生，因此針對(duì)檔案管理過程應(yīng)當(dāng)制定符合流程的制度，不僅要加強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)，更要注重對(duì)檔案管理人員的資深教育培養(yǎng)，使檔案管理工作能夠得到進(jìn)一步的提升，減少因工作失誤帶來的損失。

1 人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案管理的發(fā)展一定要充分利用當(dāng)今社會(huì)發(fā)明的優(yōu)秀成果，如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，加快人事檔案管理信息化，使檔案管理更加科學(xué)，高效，降低人的勞動(dòng)強(qiáng)度。

1.1 人事檔案管理認(rèn)識(shí)不夠

領(lǐng)導(dǎo)普遍對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為人事檔案管理就是單純的保管工作，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的不重視，使檔案管理人員的入職門檻較低，管理人員的管理水平達(dá)不到要求，管理手段落后?，F(xiàn)階段多數(shù)檔案管理人員是兼職人員，人事檔案工作換人頻繁，多為新人參與人事檔案管理工作，且單位沒有組織專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，使檔案管理人員對(duì)檔案的重要性和檔案管理要求、業(yè)務(wù)都不是很了解，直接影響了檔案的安全和完整。

1.2 檔案管理水平有待加強(qiáng)

由于社會(huì)對(duì)檔案管理工作的不重視，企業(yè)對(duì)于檔案管理人才選拔的標(biāo)準(zhǔn)也在降低。目前，在崗的檔案管理人員，多數(shù)為非專業(yè)人士，檔案知識(shí)相對(duì)匱乏。比如認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性；對(duì)檔案材料的整理、歸檔、建檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟練；許多企業(yè)中的檔案管理人員身兼數(shù)職，或者檔案管理干脆就是其他部門的在職員工；對(duì)檔案管理工作沒有熱情。這些因素嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理水平的提升。從檔案管理設(shè)備配備方面看，多數(shù)企業(yè)幾乎沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，而是集辦公、倉(cāng)庫(kù)、閱檔為一體，沒有鐵窗、鐵門等保護(hù)措施，防潮、防火、防鼠、防盜的技術(shù)仍然十分落后。許多檔案由于反復(fù)使用，加之陽(yáng)光照射，已經(jīng)出現(xiàn)了紙張發(fā)黃、字跡褪色等情況，檔案的安全性與完整性得不到保障。

1.3 收集歸檔材料不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要

目前，人事檔案收集的范圍仍為履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政治歷史情況的審查材料、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料等十類。就現(xiàn)在而言，遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前對(duì)人才全方位、深度考核的要求，個(gè)人實(shí)際業(yè)績(jī)、個(gè)人信用情況等材料未能納入收集范圍，競(jìng)爭(zhēng)上崗、民主測(cè)評(píng)、推薦提名、辭職辭退等方面形成的材料以及離任審計(jì)、任前公示等材料應(yīng)如何收集，收集時(shí)應(yīng)注意哪些問題，尚不明確。

2 人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

隨著我國(guó)科研技術(shù)水平的不斷提高以及人們對(duì)人力資源管理工作的重視程度加大，人事檔案的管理工作也日益被提到日程上來。為了改善目前落后的人事檔案管理制度，使中國(guó)的人力資源水平上升到新的層次，我們必須加強(qiáng)人事檔案管理工作的改革。

2.1 人事檔案管理電子化

當(dāng)前，伴隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢(shì)的需要，改變傳統(tǒng)的管理模式，把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進(jìn)程已經(jīng)成為了共識(shí)。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關(guān)信息是最關(guān)鍵也是最基礎(chǔ)的部分。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的前提在于首先實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質(zhì)型檔案進(jìn)行電子型檔案的轉(zhuǎn)化，就是把人事檔案更多有關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，依托電子手段構(gòu)建個(gè)人信息體系。并以此為基礎(chǔ)，建立更加準(zhǔn)確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，依托辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快捷準(zhǔn)確地為相關(guān)部門提供人員基本情況及綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合。能夠進(jìn)一步避免因紙質(zhì)人事檔案形式上的非公共性、內(nèi)容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當(dāng)前人事檔案中存在的現(xiàn)實(shí)難題。

2.2 人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

建立人事檔案中心的最終發(fā)展趨勢(shì)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理。在我國(guó)加入世貿(mào)的今天，構(gòu)建國(guó)家人事檔案中心是一種適應(yīng)發(fā)展需要的新理念。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是建立在電子化基礎(chǔ)上的，而檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的前提則是遵循國(guó)家的相關(guān)保密規(guī)定。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是充分利用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。企業(yè)在推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程時(shí)，必須要與檔案信息保密建設(shè)同步進(jìn)行，要對(duì)檔案資源使用的部門設(shè)置一定權(quán)限，沒有權(quán)限的部門或者個(gè)人，將無法查閱相關(guān)檔案資料。與此同時(shí)，我們還需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，提高檔案管理工者的職業(yè)道德水平與業(yè)務(wù)技能水平，使他們?cè)谧龊帽Ｃ芄ぷ鞯耐瑫r(shí)，能夠?qū)n案管理業(yè)務(wù)以及各種管理軟件熟練掌握，能夠在管理理念、管理方式不斷創(chuàng)新，從而依托現(xiàn)代的科技手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。

2.3 人事檔案管理專業(yè)化

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。與其它行業(yè)相比，檔案工作政治性、政策性、專業(yè)性都很強(qiáng)，在專業(yè)技能上，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，思想上有較高政治素質(zhì)，保護(hù)檔案的安全，不泄露檔案內(nèi)容等。人才是信息化建設(shè)的成功之本，重視信息化人才的培養(yǎng)，造就一支適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才隊(duì)伍，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案信息化人才形勢(shì)比較嚴(yán)峻，人才資源緊缺嚴(yán)重制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。

結(jié)束語(yǔ)

人事檔案涉及每一個(gè)人的一生，不僅僅對(duì)個(gè)人非常重要，還對(duì)整個(gè)社會(huì)非常重要。加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化研究，建立嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，為人事檔案規(guī)范化管理提供理論支持與方法指導(dǎo)，只有不斷地對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行探索和改進(jìn)，清楚地認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作中存在的問題并找出有效的優(yōu)化策略，才能夠推進(jìn)人事檔案管理工作不斷的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]任改蓮.新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2013，03：154-157.

[2]張新芳.人事檔案工作如何適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)人力資源管理的新要求[J].蘭臺(tái)世界，2006（24）.

[3]朱玉媛，魯文艷，李軍.我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].圖書情報(bào)知識(shí)，2007（3）：44-47.

[4]段曉亮，崔亞芬.人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的發(fā)展趨勢(shì)[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2009（20）.