淺談卡西姆港項目文檔管理

王海超

摘 要：工程資料及文檔管理是工程管理很重要的一部分，通過對巴基斯坦卡西姆港碼頭工程項目文檔資料的管理，總結(jié)分析巴基斯坦地區(qū)文檔管理的常見問題及對策。

關(guān)鍵詞：工程管理；文檔資料；管理

1 引 言

中交二航局在巴市場經(jīng)營多年，隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，除了施工質(zhì)量管控外，管理在建項目日益劇增的文件、檔案也是重中之重。因為巴地區(qū)項目與國內(nèi)相比，業(yè)主及咨工在項目過程要求的資料相對較少，如果項目自有資料缺乏多方簽證，這將導(dǎo)致佐證支撐少，進(jìn)行計量款支付申請、變更索賠等難度加大。為規(guī)避以往在文檔管理工作中出現(xiàn)的問題，現(xiàn)結(jié)合卡西姆港碼頭項目管理過程，對如何有效的進(jìn)行文檔資料管理進(jìn)行分析總結(jié)。

2 文檔資料管理存在的問題

公司多年的海外經(jīng)營積累的寶貴經(jīng)驗可供新人參考借鑒。而實際情況是海外項目人員流動頻繁，如果工程沒有形成可追溯的記錄文檔，將無法達(dá)到借鑒的目的，目前文檔資料管理有三方面問題：

2.1 重視程度方面

工程開始前，必須要建立完善的文檔管理體系，及時、有效的收集資料。但由于工程各方面負(fù)責(zé)人對此重視程度不夠，再加上年輕的管理人員意識薄弱，第一手資料的留存都不能很好的進(jìn)行，所以想真正的做到文檔管理體系的建立并非易事。

例如，驗收申請報告（ICF）如果無法同步工程質(zhì)量檢測過程，最終將會導(dǎo)致“補資料”情況發(fā)生。這樣，因為第一手資料的不明確，就降低了資料的真實性和可靠性[1]。如與咨工方紀(jì)錄不一致，將失去說服力，一旦發(fā)生合同糾紛，無法做為最有力的證據(jù)進(jìn)行風(fēng)險規(guī)避。

2.2文檔資料收集方面

部分技術(shù)人員在施工管理過程中存在不及時記錄、收集過程數(shù)據(jù)，或者記錄不全面不規(guī)范情況，短期內(nèi)會不利于計量、索賠等工作開展；從長遠(yuǎn)看，無法促使企業(yè)健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平。

2.3文檔資料翻譯方面

部分工程文檔資料、技術(shù)規(guī)范、信函翻譯需要精準(zhǔn)，才能準(zhǔn)確傳達(dá)業(yè)主的真實意圖給項目人員。但翻譯人員卻很少是工程專業(yè)的，即使是也很少有能了解施工現(xiàn)場的。綜合來看，工程文檔翻譯水平也會對施工過程文檔資料管理產(chǎn)生很大影響。

3 如何做好工程文檔管理

工程文檔是指企業(yè)在項目經(jīng)營、生產(chǎn)管理過程中形成的具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等文件材料。它真實記錄了海外項目經(jīng)營、生產(chǎn)管理活動的重要過程，對當(dāng)前和今后工作都有重要的憑證和參考作用[2]。

卡西姆港項目的文檔資料管理工作從以下幾點進(jìn)行了加強：

3.1加強文檔重要性宣傳，提高全員檔案意識

項目初期，根據(jù)公司管理文件的規(guī)定[3]，進(jìn)行文檔資料歸檔重要性宣傳教育，強化項目各職能部門人員的檔案意識，要求在重視工程技術(shù)、質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益的同時，增強做好檔案工作的責(zé)任感，自覺做好文檔資料的形成、積累、歸檔工作，確保文檔資料的完整與安全，做到整個項目的過程記錄詳盡，有溯源性文件可查。

3.2配置人員，建立文檔工作組織架構(gòu)

項目將文檔管理作為保障項目正常運轉(zhuǎn)的重要內(nèi)容，按照項目管理規(guī)定，項目部配備了專職管理人員，負(fù)責(zé)做好文件資料收集歸檔工作。

此外，建立月度績效考核機制，將日志、臺帳、影像資料和報告等資料收集做為考核的一部分。

3.3 加強溝通文件收集、整理

對于EPC模式下的項目管理，有效的溝通是至關(guān)重要的。尤其作為施工方的我部，溝通具有更豐富的內(nèi)容，因為它不僅包括在海外的分公司與國內(nèi)本部的密切聯(lián)系與配合，還包括身處海外的項目自身內(nèi)部的溝通，以及同與項目有業(yè)務(wù)聯(lián)系的設(shè)計單位、業(yè)主單位及分包單位等的溝通。

正式場合，溝通均以書面信函或圖紙形式進(jìn)行，或者口頭會議之后形成會議紀(jì)要，從而賦予會上做出的決定以實際效力。因此，對此類文件的有效管理對項目管理有重要意義。

4 如何提高海外工程文檔管理

良好的文檔不僅能夠匯集項目運營過程中各種有用的信息，在企業(yè)發(fā)展過程中積累最寶貴的經(jīng)驗。

對于巴地區(qū)項目管理，積累當(dāng)?shù)厥┕そ?jīng)驗尤其重要，這使得項目的文檔管理尤為重要。但鑒于當(dāng)?shù)厥┕さ奶厥猸h(huán)境，例如往來的信函涉及多個國家的語言，存檔環(huán)境比較有限等，為做好文檔管理，我部從文檔的質(zhì)量、傳遞方式和存儲介質(zhì)方面進(jìn)行了加強。

4.1 提高文檔翻譯質(zhì)量

通常海外項目的參與方都包含兩個或多個國家的企業(yè)或機構(gòu)，文檔只能由一種約定的語言起草并傳遞，而其內(nèi)容在各方知情時是必須是準(zhǔn)確一致的。

不論是與業(yè)主方的商務(wù)信函，還是與設(shè)計方的技術(shù)信函和圖紙，或是與各方會議的會議紀(jì)要，都是竣工資料的重要組成部分，不僅涉及到項目建設(shè)參與各方的經(jīng)濟(jì)關(guān)系，更成為公司甚至整個行業(yè)寶貴的經(jīng)驗和財富。因此精確的翻譯在海外項目中的作用至關(guān)重要，翻譯人員必須增加工程專業(yè)知識儲備，多學(xué)習(xí)理解當(dāng)?shù)匚幕?/p>

4.2 優(yōu)化文檔傳遞流程

優(yōu)化文檔傳遞流程，可提高信息傳遞效率，從而提高文檔管理總質(zhì)量。

（1）在信息的時效性要求很高時，應(yīng)優(yōu)先考慮以電子版?zhèn)鬟f文檔。如設(shè)計院的技術(shù)信函或圖紙回復(fù)，尤其是影響現(xiàn)場施工的信函或圖紙回復(fù)。

（2）建立共享平臺，主要針對電子文檔，其最大的特點是只要保證存儲服務(wù)器的共享性，所有人都可快速直接查閱到想要的文件。

4.3 文檔存檔

文檔存檔的價值首先體現(xiàn)在其即時效用。例如，施工圖紙和材料報審具有很強的時效性，會影響現(xiàn)場施工進(jìn)度。而且，發(fā)出和收到的信函內(nèi)容是對工程內(nèi)容確定和修改的唯一憑證，也是工程索賠中最重要的證據(jù)。

然而，文檔存檔更重要的意義主要體現(xiàn)在其能產(chǎn)生出特定和持續(xù)的價值，為保證良好的存檔效率，將文檔的長遠(yuǎn)價值發(fā)揮到最大，需要做到：

（1）將文件妥善分類。對于海外工程項目，需存檔的文檔包括上級機關(guān)來文，上級對項目部報告、申請的批復(fù)；項目部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；各種例會記錄、資料及本單位在會上匯報材料等。

（2）合理選擇存檔介質(zhì)。在存檔過程中，需根據(jù)實際合理選擇存檔介質(zhì)。電子文檔相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔有優(yōu)勢，其簡化了管理，提高了效率并大大地節(jié)約了存儲空間與場地。

但不能忽略的是，電子文件載體和信息技術(shù)還存在不穩(wěn)定性。，且印章和簽署仍是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。

（3）完善與更新存檔文件。文檔采用閉合式存檔進(jìn)行控制是個好辦法，即將針對每個文檔的信函往來或進(jìn)展情況存放到一起，直至相關(guān)事件完結(jié)，形成閉合的文件存檔，這樣有利于查閱時整理了解事情進(jìn)展過程和解決過程，最大限度的提高文檔的長期存檔價值。

5 結(jié)束語

隨著巴基斯坦片區(qū)建筑市場在“一帶一路”背景下的急劇升溫，工程管理要求也越來越嚴(yán)格。工程資料及檔案管理是施工管理的重要組成部分，不僅對工程款的計量及索賠佐證起到?jīng)Q定性作用，還為公司形成具有區(qū)域特性的定額提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為片區(qū)公司的持續(xù)經(jīng)營積累了寶貴經(jīng)驗，做好基層項目的質(zhì)檢檔案管理工作具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1]中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng).如何做好工程施工質(zhì)檢資料管理 [BD/OL]. 百度文庫，2013-11-14.

[2]張麗君.如何做好海外工程檔案工作[J].中國檔案，2010，1：56-57.

[3]趙宇.如何推進(jìn)企業(yè)文檔管理工作的思考[J].中國商界，2009，（5）：231-232.