新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室工作的實(shí)踐與思考

汲中玲

【摘 要】二級(jí)學(xué)院辦公室在學(xué)校行政工作中發(fā)揮著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系師生的紐帶作用，是學(xué)校職能部門(mén)和學(xué)院教職工聯(lián)系的橋梁。辦公室人員工作效率的高低、工作質(zhì)量的好壞直接影響到二級(jí)學(xué)院的發(fā)展速度進(jìn)而影響學(xué)校整體水平的提高。

【關(guān)鍵詞】高校；二級(jí)學(xué)院；發(fā)展

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，以及師生隊(duì)伍的逐漸壯大，高校面臨的形勢(shì)也日趨多樣化、復(fù)雜化。作為二級(jí)學(xué)院，辦公室工作在學(xué)院、學(xué)校內(nèi)部及對(duì)外交流中的地位和作用逐漸顯現(xiàn)。二級(jí)學(xué)院辦公室在學(xué)校管理中發(fā)揮著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系師生的紐帶作用。學(xué)院辦公室是高校職能部門(mén)與學(xué)院教職工聯(lián)系的橋梁，是學(xué)院黨政工作、人事財(cái)務(wù)工作、教學(xué)工作、科研工作、后勤工作以及對(duì)外交流的窗口，是為師生教職工服務(wù)的一個(gè)門(mén)戶(hù)，是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)其管理職能的重要機(jī)構(gòu)，辦公室工作人員工作能力的強(qiáng)弱、工作素養(yǎng)的高低直接影響到二級(jí)學(xué)院的發(fā)展速度進(jìn)而影響學(xué)校整體水平的提高。

1 新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

1.1 多樣性

首先，由于二級(jí)學(xué)院辦公室集黨政、人事、財(cái)務(wù)、教學(xué)、科研、宣傳、后勤等工作于一身，這就決定了二級(jí)學(xué)院辦公室人員身份的多重性。其次，新時(shí)期的學(xué)院辦公室工作已經(jīng)不僅僅局限于文秘、會(huì)務(wù)、黨務(wù)、人才引進(jìn)、財(cái)務(wù)、宣傳、對(duì)外交流甚至是國(guó)際交流與合作等，辦公室工作不再僅僅是做好事務(wù)、辦好會(huì)務(wù)、搞好服務(wù)，辦公室人員也不只是師生的服務(wù)者，更是領(lǐng)導(dǎo)的參謀者，工作的協(xié)調(diào)者 。再次，中國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展、外界社會(huì)環(huán)境的劇烈變化，使得高校的師生結(jié)構(gòu)、教職工層次及社會(huì)關(guān)系也日趨復(fù)雜，因此，辦公室工作的多樣性和復(fù)雜性進(jìn)一步增強(qiáng)。

1.2 開(kāi)放性

新形勢(shì)下高校的開(kāi)放性主要表現(xiàn)在：空間的對(duì)外開(kāi)放、資源與社會(huì)共享、國(guó)際化辦學(xué)?，F(xiàn)在越來(lái)越多的高校打開(kāi)校門(mén)，有機(jī)地和社會(huì)相融合；好多學(xué)校實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮高校資源的價(jià)值；隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)文化與世界經(jīng)濟(jì)文化的接軌，中國(guó)的高校也走向全球化，高校在某一領(lǐng)域甚至多個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生廣泛的合作與交流，多樣性的文化、經(jīng)濟(jì)與社會(huì)元素的融入使得高校的辦學(xué)更加開(kāi)放化，國(guó)際化辦學(xué)已成為一種潮流。

1.3 信息化

國(guó)家明確提出建設(shè)節(jié)約型社會(huì)的要求，高校作為信息的前沿地帶，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，全力推行電子政務(wù)及自動(dòng)化，實(shí)行信息化、無(wú)紙化辦公是必然趨勢(shì)，而辦公室作為高校信息傳遞的橋梁紐帶，更要站在信息化建設(shè)的第一線(xiàn)。當(dāng)前，信息化辦公基本已普及到每個(gè)學(xué)校，拿我們學(xué)院來(lái)講，目前有教務(wù)系統(tǒng)，科研系統(tǒng)，黨建平臺(tái)和學(xué)生系統(tǒng)等，辦公室辦公，學(xué)生選課、申請(qǐng)獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金等都可以在系統(tǒng)里進(jìn)行，既便于管理又環(huán)保。

2 如何做好高校辦公室工作

2.1 提高政治素質(zhì)

我們學(xué)校剛剛更名，面對(duì)學(xué)校事業(yè)發(fā)展進(jìn)入二次創(chuàng)業(yè)的新形勢(shì)、新機(jī)遇，作為二級(jí)學(xué)院的辦公室人員應(yīng)扎實(shí)推進(jìn)“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育，積極踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀(guān)，大力提升思想政治工作水平；只有具備有較高的思想政治水平、較強(qiáng)的政治洞察力和政治敏銳性，才能在大是大非面前堅(jiān)定立場(chǎng)，在事關(guān)全局的問(wèn)題上保持頭腦清醒，抵御各種誘惑，應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜局面，經(jīng)受各種考驗(yàn)。

2.2 加強(qiáng)自身修養(yǎng)

二級(jí)學(xué)院辦公室作為聯(lián)系學(xué)校職能部門(mén)，對(duì)外接待和對(duì)內(nèi)交流的一個(gè)窗口，工作人員的穿著打扮、精神面貌、言行舉止、待人接物等行為，從某種意義上講，代表著學(xué)院的形象。為此，辦公室工作人員必須從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)自身修養(yǎng)：1）實(shí)實(shí)在在做人，踏踏實(shí)實(shí)做事?！洞髮W(xué)》里講：“自天子以至庶人，壹是皆以修身為本”，實(shí)實(shí)在在做人、踏踏實(shí)實(shí)做事，是作為辦公室人員必須具備的基本素質(zhì)；2）愛(ài)崗敬業(yè)，樂(lè)于奉獻(xiàn)。愛(ài)崗敬業(yè)是職業(yè)道德的綜合體現(xiàn)，是做好工作的前提；3）穩(wěn)定的情緒，樂(lè)觀(guān)的心態(tài)。長(zhǎng)期從事辦公室工作的人都知道辦公室的工作枯燥乏味，我開(kāi)始做辦公室工作的時(shí)候也出現(xiàn)過(guò)沒(méi)有成就感、厭倦的情緒，這時(shí)候應(yīng)該積極調(diào)整心態(tài)，多去挖掘工作中的樂(lè)趣，樂(lè)觀(guān)的開(kāi)展工作，從而形成一個(gè)良好的工作氛圍，進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)。

2.3 提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

二級(jí)學(xué)院辦公室工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，決定了工作人員必須具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備又要具備“萬(wàn)金油”的本領(lǐng)。高校二級(jí)學(xué)院工作人員的工作對(duì)象大多是碩士博士以上學(xué)歷，文化知識(shí)水平較高，因此對(duì)辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。主要有三個(gè)方面的要求：

一是，扎實(shí)的公文寫(xiě)作能力和文字處理能力。二級(jí)學(xué)院的辦公室工作一般都比較“雜”，涉及到方方面面，根據(jù)文稿的性質(zhì)和用途不同，需要辦公室人員區(qū)分對(duì)待，這就要求辦公室人員必須熟悉眾多文稿格式，準(zhǔn)確、規(guī)范、得體地完成文稿的撰寫(xiě)工作。二是，一定的檔案學(xué)知識(shí)。作為二級(jí)學(xué)院的工作人員經(jīng)常要收到學(xué)校的各種發(fā)文， 工作人員必須嚴(yán)格遵守學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度，明確收文工作流程，做好登記、傳閱和簽收工作，做到有章可查、有據(jù)可依，各類(lèi)文件、收據(jù)、明細(xì)、投票結(jié)果一定要按照順序歸好檔，用文件盒裝好，必要時(shí)應(yīng)加一分目錄，做到查閱時(shí)一目了然。三是，豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，辦公室人員的知識(shí)面越廣，經(jīng)驗(yàn)越豐富，工作能力就會(huì)越強(qiáng)，在處理偶然性或突發(fā)性事件中就會(huì)表現(xiàn)得更加得心應(yīng)手。二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員要多讀書(shū)，多學(xué)習(xí)，多培訓(xùn)，不但要掌握一定的文秘、檔案、管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)等方面的基本知識(shí)，還要熟悉本學(xué)院的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能更好地為本學(xué)院師生服務(wù)。四是優(yōu)秀的溝通能力，協(xié)調(diào)能力。高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的特性決定了二級(jí)學(xué)院辦公室人員在工作中要要格外注意方式方法，重視協(xié)調(diào)的藝術(shù)性。

3 小結(jié)

二級(jí)學(xué)院辦公室人員直接服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，工作面向全院師生員工，必須需要具備良好的政治素質(zhì)。要堅(jiān)定政治信仰，善于從政治角度認(rèn)識(shí)問(wèn)題、處理問(wèn)題，要注意保密工作；要端正態(tài)度，做好自己的本職工作；現(xiàn)在高校學(xué)院辦公室工作人員大多都受過(guò)高等教育教育，是高級(jí)知識(shí)分子中的一員，在此基礎(chǔ)上，提高自己的思想和認(rèn)知能力，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好工作，并為領(lǐng)導(dǎo)決策提出自己的參考意見(jiàn)，成為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)得力的協(xié)助者，同時(shí)要學(xué)會(huì)換位思考，創(chuàng)建和諧的工作環(huán)境，做好師生的服務(wù)者；要積極地深造、培訓(xùn)，多方面提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)自身修養(yǎng)。高校各種培訓(xùn)和出國(guó)深造的機(jī)會(huì)較多，辦公室人員應(yīng)積極地抓住機(jī)會(huì)，提升自我，只有具備更高的業(yè)務(wù)素質(zhì)才能更好地為全院師生服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]黃力昕.新時(shí)期高校辦公室工作人員的素質(zhì)能力[J].黑龍江高教研究，2006，2（142）：95-96.

[2]郭喜玲，萬(wàn)里萍.提高素質(zhì)，大膽創(chuàng)新，加強(qiáng)高校辦公室工作[J].塔里木大學(xué)學(xué)報(bào)， 2005，17（1）：47-49.

[責(zé)任編輯：田吉捷]