技工院校學(xué)籍管理中存在的問題及對(duì)策

王澤娟

摘 要 技工院校學(xué)籍管理是指學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)學(xué)習(xí)階段過程的管理，本文結(jié)合工作實(shí)際，分析學(xué)籍管理的重大意義，探討當(dāng)前技工院校學(xué)籍管理狀況和亟待解決的問題，并針對(duì)存在的問題提出了相應(yīng)的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞 技工院校 學(xué)籍管理 存在的問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.01.088

1 學(xué)籍管理的重要意義

1.1 學(xué)籍管理的記錄憑證功能

（1）記錄學(xué)生的個(gè)人基本信息及家庭基本信息。技工學(xué)校學(xué)生被錄取、入學(xué)注冊(cè)后，通過填寫學(xué)籍表，記錄學(xué)生的基本個(gè)人信息，包括學(xué)生的入學(xué)成績(jī)等個(gè)人的基本信息，家庭的各種信息。通過這些信息，學(xué)?？梢杂械姆攀钢贫▽W(xué)生在校期間要達(dá)到的學(xué)習(xí)目標(biāo)和循序漸進(jìn)的步驟；通過記錄了解學(xué)生的家庭信息，可以對(duì)照國家相關(guān)政策，比如農(nóng)村戶籍學(xué)生和城市貧困家庭學(xué)生的免學(xué)費(fèi)政策的執(zhí)行，國家資助性資金使用的重要依據(jù)。

（2）學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活的重要原始記錄。學(xué)生在校就讀的3—5年期間，通過每學(xué)期學(xué)生考試、考核成績(jī)的記錄，判斷學(xué)生學(xué)業(yè)能否合格。學(xué)籍管理對(duì)學(xué)生有明確的管理目標(biāo)要求，對(duì)于考核合格的學(xué)生準(zhǔn)予通過畢業(yè)或升級(jí)；對(duì)考核不合格的學(xué)生，則要進(jìn)行補(bǔ)考、退學(xué)或不授予畢業(yè)證書等處理。同時(shí)，對(duì)考核成績(jī)優(yōu)異的學(xué)生還要進(jìn)行鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)有作弊或弄虛作假行為的學(xué)生要給予嚴(yán)肅處分，在學(xué)生中樹立良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣。

（3）學(xué)生在讀期間政治、思想、表現(xiàn)的重要憑證。學(xué)生在校期間，在政治上的進(jìn)步，如入團(tuán)、入黨的重要信息，均記錄在檔；學(xué)生在讀期間，受到的各種表彰的審批原始件，均放入學(xué)籍檔案；學(xué)生在讀期間，如違反學(xué)校規(guī)章制度，受到“警告”以上處分，至畢業(yè)尚未取消處分的審批資料均留檔。

1.2 學(xué)籍管理對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)的保障、激勵(lì)作用

學(xué)籍資料的記錄和保留，可以督促學(xué)生重視在校期間的學(xué)業(yè)和表現(xiàn)，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生自身的積極性，從而促進(jìn)學(xué)生主動(dòng)學(xué)習(xí)，積極進(jìn)取，以留下最優(yōu)秀、光輝的人生檔案，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)其教育成才的目的。比如，有學(xué)生因違紀(jì)受處分，我們明確告知學(xué)生，如果在校期間不能撤銷處分，那么畢業(yè)時(shí)檔案將記下受處分的人生污點(diǎn)，對(duì)今后的工作和生活都會(huì)帶來較大的影響。學(xué)生往往都很努力改正錯(cuò)誤，爭(zhēng)取在半年或一年內(nèi)表現(xiàn)良好，從而撤銷處分，畢業(yè)前消除這一污點(diǎn)。

1.3 學(xué)籍資料對(duì)學(xué)生畢業(yè)后走向社會(huì)，為用人單位提供了解學(xué)生的有力依據(jù)

學(xué)生畢業(yè)后走向社會(huì)，走向工作崗位，學(xué)籍檔案是學(xué)生本人向用人單位展示自身才華、特長(zhǎng)以及在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)業(yè)、表現(xiàn)的重要依據(jù)。這使學(xué)生精準(zhǔn)就業(yè)及用人單位更好地讓學(xué)生學(xué)以致用、用其所長(zhǎng)，也使學(xué)生更好地發(fā)揮特長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)就業(yè)目標(biāo)及人生價(jià)值。

2 技工院校學(xué)籍管理中亟待解決的問題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，技工院校迎來了成長(zhǎng)的飛躍時(shí)期，學(xué)籍管理顯現(xiàn)出了短板，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

2.1 學(xué)歷層次多樣、生源結(jié)構(gòu)復(fù)雜，學(xué)生素質(zhì)差

最近幾年，我國針對(duì)技工院校在招生、就業(yè)及教育教學(xué)等方面政策進(jìn)行了多方面的改革。在招生方面，有中技和高技、成人大專等不同的層次，招生對(duì)象學(xué)歷層次多樣，生源結(jié)構(gòu)復(fù)雜，這些改革對(duì)培養(yǎng)人才產(chǎn)生了積極作用，但同時(shí)學(xué)籍管理工作也面臨新問題。例如在管理內(nèi)容上呈現(xiàn)出復(fù)雜性，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生休、轉(zhuǎn)、退，中技升高技等現(xiàn)象。隨著技工院校招生規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)生錄取的門檻放低，有些專業(yè)為完成招生任務(wù)，甚至免試入學(xué)，導(dǎo)致就讀學(xué)生思想素質(zhì)、道德水平以及培養(yǎng)潛力普遍下降，學(xué)生構(gòu)成體系日趨復(fù)雜，管理難度較大。同時(shí)，自2006年以來，國家實(shí)行農(nóng)村戶籍學(xué)生國家助學(xué)金，2012年秋季以來，農(nóng)村戶籍學(xué)生免學(xué)費(fèi)等資助性政策，更加大了學(xué)籍管理工作的難度。

2.2 學(xué)籍管理制度滯后，社會(huì)認(rèn)可度低，導(dǎo)致學(xué)生對(duì)檔案的重要性的認(rèn)識(shí)不足

隨著技工教育改革的深入，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理制度無法適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理需求，暴露出較多的問題，比如：學(xué)籍內(nèi)容不能與時(shí)俱進(jìn)，有些陳舊、落后的信息已失去留檔的意義，而一些重要信息在學(xué)籍檔案中無法體現(xiàn)，學(xué)籍檔案呈現(xiàn)不嚴(yán)密性。同時(shí)，部分技工院校一味注重教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)成果，對(duì)學(xué)籍管理重視程度不夠，加上社會(huì)上用人單位對(duì)技校畢業(yè)生的學(xué)生檔案也認(rèn)為可有可無，不重視學(xué)生檔案發(fā)揮的作用。特別是一些外資、合資或私人企業(yè)因?yàn)闆]有人事權(quán)，因而完全忽視學(xué)生的檔案收取及保管。這樣一來，一方面是記錄學(xué)生重要成長(zhǎng)軌跡的學(xué)籍檔案學(xué)校視若珍寶，而用人單位卻棄如敝帚。如此以往，惡性循環(huán)的結(jié)果便是本是人生重要檔案資料，往往束之高閣，或被丟棄，失去了學(xué)籍檔案的重要意義。

2.3 學(xué)籍管理隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升

學(xué)籍管理是一項(xiàng)精細(xì)而繁瑣的工作，做好這項(xiàng)工作需要投入大量的時(shí)間和精力。隨著信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，學(xué)籍管理基本采用計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)，各種資料的記錄、學(xué)籍的變更及資助信息的顯示和統(tǒng)計(jì)、上傳、匯總都需要具備一定業(yè)務(wù)能力、計(jì)算機(jī)操作能力的人才能完成，大量數(shù)據(jù)的操作和分析更需要一定專業(yè)素養(yǎng)。近年來技工院校規(guī)模不斷擴(kuò)張，越來越多的學(xué)生選擇到技工院校學(xué)習(xí)，對(duì)學(xué)籍管理工作及相關(guān)工作人員提出了更高的要求。但實(shí)際情況還有一定差距，有些技工院校學(xué)籍管理工作人員在專業(yè)能力方面比較欠缺，工作壓力加大，人員流動(dòng)更換頻繁，由此導(dǎo)致很多工作受到影響，從而影響學(xué)籍管理質(zhì)量。

2.4 學(xué)籍管理中現(xiàn)代化技術(shù)手段應(yīng)用的滯后

學(xué)籍管理是一項(xiàng)非常龐大、具體、繁瑣且原則性比較強(qiáng)的工作。技工院校開始嘗試借助現(xiàn)代化工具對(duì)學(xué)籍進(jìn)行管理也是近幾年的事，初步實(shí)現(xiàn)了技工院校自己的網(wǎng)絡(luò)與信息化管理。但是由于技工院校的學(xué)籍平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)化管理還存在一些不規(guī)范或重復(fù)設(shè)置的現(xiàn)象，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)矛盾或沖突的現(xiàn)象，給實(shí)際工作帶來麻煩。比如，我們現(xiàn)在使用的全省學(xué)籍平臺(tái)和全國電子注冊(cè)平臺(tái)，同一個(gè)學(xué)校，同樣的學(xué)生，兩個(gè)平臺(tái)，一個(gè)主要用于學(xué)生注冊(cè)，休、轉(zhuǎn)、退學(xué)及畢業(yè)證的辦理；另一個(gè)主要用于資助金政策的落實(shí)。兩個(gè)平臺(tái)都很重要，但如果兩個(gè)平臺(tái)由不同部門操作，或不能同時(shí)更新，可能導(dǎo)致信息的不一致，造成數(shù)據(jù)的混亂而引起管理的混亂。而班主任在提供學(xué)生基本資料錄入時(shí)，因兩個(gè)平臺(tái)的內(nèi)容、格式不一樣，同樣的工作得重復(fù)做兩次。這一切，一直困擾著我們基層的學(xué)籍管理員。因此，我們大膽改革，嘗試將兩個(gè)平臺(tái)的信息整合，利用計(jì)算機(jī)編程等先進(jìn)科學(xué)的手段，設(shè)計(jì)為一表多用。班主任只需錄入一次，可以根據(jù)需求，生成多種形式的表格，這樣既提高了工作效率，又統(tǒng)一了數(shù)據(jù)，也是我校數(shù)字化管理檔案的一次技術(shù)上的飛躍。

3 加強(qiáng)技工院校學(xué)籍管理的對(duì)策及建議

3.1 與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)籍資料的設(shè)置更趨于科學(xué)、合理、適用

關(guān)于學(xué)籍管理，傳統(tǒng)的理念注重對(duì)學(xué)生進(jìn)行監(jiān)督制約，而隨著社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步，學(xué)籍管理目標(biāo)更偏重于激發(fā)學(xué)生潛能、鼓勵(lì)學(xué)生全面成長(zhǎng)，記錄學(xué)生的綜合能力、適應(yīng)能力及市場(chǎng)生存能力為主要目標(biāo)。技工院校應(yīng)逐漸實(shí)現(xiàn)由封閉式的資料記錄轉(zhuǎn)化為開放型的學(xué)生成長(zhǎng)的理念；注重記錄學(xué)生的個(gè)性特征，體現(xiàn)學(xué)生動(dòng)態(tài)的思想和技能的發(fā)展和進(jìn)步。技工院校培養(yǎng)的學(xué)生只有更接近社會(huì)，才能更適合社會(huì)需要。因此，學(xué)籍管理應(yīng)以服務(wù)為本，既要關(guān)心學(xué)生，又要嚴(yán)格管理，注重學(xué)生的全面成長(zhǎng)，本著對(duì)學(xué)生服務(wù)的理念，在學(xué)籍管理工作中體現(xiàn)更多的人文關(guān)懷，讓“以人為本”貫穿到學(xué)籍管理的整個(gè)過程。

3.2 完善學(xué)籍管理制度，提高數(shù)據(jù)檔案與紙質(zhì)檔案的管理效率

建立科學(xué)有效的學(xué)籍管理制度，是技工院校科學(xué)化、規(guī)范化、程序化做好學(xué)籍管理工作的重要前提。隨著新興技術(shù)的發(fā)展、教學(xué)理念的突破傳統(tǒng)、教學(xué)模式和手法的創(chuàng)新，個(gè)人專業(yè)能力也要不斷提升，對(duì)現(xiàn)有的學(xué)籍管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善和改進(jìn)，比如：嚴(yán)格學(xué)籍注冊(cè)手續(xù)，規(guī)范學(xué)歷電子注冊(cè)程序，量化學(xué)生考核制度，制定畢業(yè)證書發(fā)放制度等。將繁瑣的數(shù)據(jù)處理交給現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)程序來管理，同時(shí)注意記錄和保存好學(xué)生的紙質(zhì)檔案，這是學(xué)生畢業(yè)后單位和社會(huì)查找學(xué)生在校期間信息的重要原始資料。我們學(xué)校辦學(xué)40多年來，不斷有歷屆的畢業(yè)生來學(xué)校查找原始資料作為憑證，到單位辦理職稱、入戶籍、升工資等等與個(gè)人利益息息相關(guān)的業(yè)務(wù)，一些早年畢業(yè)生，到退休的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)檔案由于各種原因，缺失一些重要要資料，而重新回到學(xué)校查找并證明?？梢?，保管好紙質(zhì)檔案是多么的重要。

3.3 提高管理人員素質(zhì)，增強(qiáng)隊(duì)伍穩(wěn)定性

首先，對(duì)學(xué)籍管理人員要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)讓學(xué)籍管理人員掌握相關(guān)管理制度和管理軟件的運(yùn)用。同時(shí)要提升學(xué)籍管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，努力做好本職工作；其次，還要不定期的組織學(xué)籍管理人員到知名技工院校學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，學(xué)籍資料中班主任記錄下的學(xué)生的每一科成績(jī)、每一學(xué)期的操行成績(jī)，每一學(xué)期的評(píng)語，這是學(xué)生一生求學(xué)生涯中重要的財(cái)富和珍貴的回憶，我們每一個(gè)學(xué)籍管理員要以高度的責(zé)任心、嫻熟的專業(yè)素養(yǎng)，認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度，對(duì)待每一個(gè)學(xué)生的學(xué)籍檔案。同時(shí)對(duì)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，探索出更科學(xué)的技工院校學(xué)籍管理方法，使學(xué)籍管理在學(xué)校管理中發(fā)揮更加積極而重大的作用。

3.4 充分掌握利用學(xué)籍管理系統(tǒng)，不斷完善系統(tǒng)功能

信息化技術(shù)是現(xiàn)代各行業(yè)被廣泛認(rèn)可和應(yīng)用的新動(dòng)力，學(xué)籍信息系統(tǒng)也是在學(xué)籍管理上實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效、公正的基本條件。當(dāng)前隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校與學(xué)校之間的交流和合作越來越多，以前半手工操作加小型數(shù)據(jù)庫的學(xué)籍管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新的形勢(shì)。應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，將現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到學(xué)籍管理中。通過校園網(wǎng)創(chuàng)建學(xué)校自己的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，匯集學(xué)生在校的各項(xiàng)信息，便于隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)資源共享。作為學(xué)生也可通過自動(dòng)化檢索，借助學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)查詢了解自己的學(xué)籍信息、課程表、考試成績(jī)等。

學(xué)籍管理是一項(xiàng)專業(yè)、持久、精細(xì)、繁瑣的管理工作，要做好學(xué)籍管理工作，就必須在實(shí)踐工作中不斷學(xué)習(xí)、反思和總結(jié)，不斷探索先進(jìn)的管理模式，提高學(xué)籍管理的科學(xué)性、規(guī)范性、時(shí)效性。只有不斷改進(jìn)管理方法，學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)，才能為學(xué)生創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，培養(yǎng)更加優(yōu)質(zhì)的技工人才。

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