電子賬單系統(tǒng)在集裝箱碼頭管理企業(yè)的應(yīng)用

馬莉

摘 要：本文分析了集裝箱碼頭管理企業(yè)賬單系統(tǒng)電子化的可行性，集裝箱碼頭管理企業(yè)電子賬單系統(tǒng)的主要架構(gòu)、技術(shù)關(guān)鍵、特點，通過對某集裝箱管理企業(yè)電子賬單系統(tǒng)的經(jīng)濟和社會效益案例分析，表明電子賬單系統(tǒng)在實際應(yīng)用中具有推廣前景。

關(guān)鍵詞：電子賬單；集裝箱碼頭；企業(yè)管理

中圖分類號：U692.2 文獻標識碼：A 文章編號：1006—7973（2017）02-0056-02

隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展和社會生產(chǎn)生活方式的變化，城市居民家庭和企事業(yè)單位日常收到的各類發(fā)票、憑據(jù)、帳單等越來越多。除了傳統(tǒng)的水、電、煤帳單外，還有固定電話、移動電話、數(shù)據(jù)通信以及購房還貸扣款、保險金分期交納通知等。目前這些大部分賬單都實現(xiàn)了電子賬單功能。對賬單進行電子化之后，一方面能夠節(jié)約辦公費用，另一方面，能提升企業(yè)辦公效率，縮短賬單周期，加快資金回籠。

作為集裝箱碼頭管理公司，每天產(chǎn)生大量的賬單，不僅增加了相關(guān)管理人員的勞動強度，也影響了企業(yè)營運效率，拖延了資金的回籠，尤其在賬單調(diào)閱和處理時更加繁瑣。因此，很有必要在集裝箱碼頭企業(yè)采用電子賬單系統(tǒng)的管理方式。

1 集裝箱碼頭管理企業(yè)賬單系統(tǒng)電子化的可行性分析

在電子賬單系統(tǒng)的正式立項之前，首先對項目的可行性進行了分析，主要包括以下問題：

1.1 集裝箱碼頭管理企業(yè)費收系統(tǒng)和賬單交付的現(xiàn)狀

目前，集裝箱碼頭管理企業(yè)和船公司船代以及其他客戶之間采用的付款方式一般是定期由費收人員在系統(tǒng)中找到需要結(jié)費的船，手工打印紙質(zhì)賬單，同時安排專人將紙質(zhì)賬單交由船公司，船公司收到紙質(zhì)賬單且審核無誤后，付款至碼頭。每月需打印的紙質(zhì)賬單數(shù)量非常多，且不宜保管，來回送交還需耗費不少人力物力。同時審閱紙質(zhì)賬單的權(quán)限也無法規(guī)范管理。由于打印賬單到交付賬單的時間過長，還導(dǎo)致了付款周期的相應(yīng)延長，影響了資金回籠率。

1.2 集裝箱碼頭管理企業(yè)賬單電子化可行性分析

互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展為集裝箱碼頭管理企業(yè)賬單電子化提供了可靠的技術(shù)條件。國家推行的證據(jù)采信的相關(guān)法規(guī)為企業(yè)賬單電子化提供了法律依據(jù)。時至今日，連微信也可作為證據(jù)采信之依據(jù)。

賬單電子化后，易于保管和隨時調(diào)閱，節(jié)省碼頭對紙質(zhì)賬單的堆積空間，減少送交賬單的人力物力交通費用，同時幫助船公司提高審查和查看賬單的效率，亦可根據(jù)崗位和職能制定賬單數(shù)據(jù)的查閱權(quán)限，使得電子賬單的安全性和私密性也得到加強。

紙質(zhì)賬單上的所有數(shù)據(jù)在碼頭的數(shù)據(jù)庫中都能抽取到，應(yīng)用技術(shù)手段，將數(shù)據(jù)電子化后，以報文的形式傳輸給船公司，船公司收到電子賬單，可即刻進行審核確認，確認好后將回執(zhí)發(fā)送給碼頭。

2 集裝箱碼頭管理企業(yè)電子賬單系統(tǒng)的主要架構(gòu)

從碼頭數(shù)據(jù)庫中抽取船公司需要的各種結(jié)賬數(shù)據(jù)，對接船公司系統(tǒng)，保障電子賬單數(shù)據(jù)的安全完整及時傳輸，建立細致周全的電子賬單查閱和調(diào)取權(quán)限，保證電子賬單數(shù)據(jù)私密性和安全性。整個系統(tǒng)的主要架構(gòu)如下圖1所示：

3 集裝箱管理企業(yè)電子賬單系統(tǒng)的技術(shù)關(guān)鍵

業(yè)務(wù)操作和報文發(fā)送異步機制，可以保證雙方操作互不影響，異步流程可以延遲給調(diào)用方最終的結(jié)果數(shù)據(jù)，在此期間可以做更多額外的工作，例如結(jié)果記錄等等。異步流程在執(zhí)行的過程中，可以釋放占用的線程等資源，避免阻塞，等到結(jié)果產(chǎn)生再重新獲取線程處理。異步流程可以等多次調(diào)用的結(jié)果出來后，再統(tǒng)一返回一次結(jié)果集合，提高響應(yīng)效率。

報文格式采用國標發(fā)票報文INVOIC D97B 格式，方便和不同的船公司進行數(shù)據(jù)交換。

碼頭使用FTP上傳作業(yè)方式。建立一個ftp服務(wù)器，為不同的系統(tǒng)分配賬號、密碼、目錄的操作權(quán)限等，要交換數(shù)據(jù)的兩個系統(tǒng)要約定好數(shù)據(jù)格式、文件命名方式、存放路徑等規(guī)則等。

4 集裝箱碼頭管理企業(yè)電子賬單系統(tǒng)的特點和應(yīng)用前景

軟件特點。電子賬單軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)碼頭和船代賬單數(shù)據(jù)的電子對接，提高賬單交付效率，減少人力物力成本。

電子賬單采用數(shù)據(jù)打包，如圖2所示：

然后電子報文數(shù)據(jù)上傳，如圖3所示：

船公司導(dǎo)入碼頭數(shù)據(jù)，如圖4所示：

這就形成了完整的電子賬單傳遞數(shù)據(jù)鏈。

5 某集裝箱管理企業(yè)電子賬單系統(tǒng)的經(jīng)濟和社會效益案例分析

5.1 節(jié)省費用

每年可節(jié)省紙張費，打印機、硒鼓、電耗成本近4萬元

5.2 低碳環(huán)保

每月可保護森林為（按照80g/平米）：21*29.7CM=623.7平方厘米

每月節(jié)約紙張重量為：623.7*20000/10000*80=49896g=0.005噸

按照用紙每1萬噸少砍伐20萬大樹，保護2500畝森林。那么每月可以保護森林0.25畝，每年就可以保護森林3.25畝。

5.3 提高賬單流轉(zhuǎn)效率，加快資金回籠

每月船公司大概交付費用8000萬，船公司付款期限一般不大于30天，如果月頭交付賬單，則船公司月中下旬即可結(jié)清本月費用，縮短付款周期十五天左右，以8000萬計算，按活期利率0.35%計算，一年可節(jié)省14萬左右。

6 集裝箱碼頭管理企業(yè)電子賬單系統(tǒng)的應(yīng)用前景

電子賬單成功應(yīng)用之后，可以在其他公司推廣；同時，由于電子發(fā)票已經(jīng)在部分電商平臺使用，碼頭后續(xù)也可考慮開展電子發(fā)票等事宜，將電子賬單和電子發(fā)票有效的結(jié)合在一起，力爭提高整個費收流程的效率，節(jié)省更多人力和成本。