劉馨陽(yáng)
摘要:實(shí)驗(yàn)材料是存貨類資產(chǎn)的重要組成部分,是高等學(xué)校進(jìn)行教學(xué)和科研實(shí)驗(yàn)的重要物資保證,目前高校很大比重的支出是購(gòu)買材料。本文通過(guò)對(duì)高校在實(shí)驗(yàn)材料管理中的現(xiàn)狀進(jìn)行分析,提出高校管理部門缺失對(duì)基礎(chǔ)入庫(kù)的動(dòng)態(tài)管理、缺失存貨驗(yàn)收機(jī)制的問(wèn)題,同時(shí)提出應(yīng)逐步研究制定存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用的閉環(huán)管理制度,以便規(guī)范高校存貨進(jìn)出管理,建立存貨管理機(jī)制。
關(guān)鍵詞: 高校存貨管理;內(nèi)部控制設(shè)計(jì);存貨驗(yàn)收機(jī)制
中圖分類號(hào):G647.5 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1001-862X(2017)01-0100-004
存貨類資產(chǎn)是高等學(xué)校進(jìn)行教學(xué)和科研實(shí)驗(yàn)的重要物資保證,目前高校很大比重的支出是購(gòu)買存貨。本文從高校存貨管理現(xiàn)狀入手分析了高校在存貨配置、存貨使用和存貨處置等環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題,提出了存貨管理缺乏對(duì)基礎(chǔ)入庫(kù)的動(dòng)態(tài)管理,高校對(duì)存貨的管理不夠重視,在日常采購(gòu)和使用存貨的過(guò)程中,完全依賴于課題負(fù)責(zé)人,學(xué)校管理部門沒(méi)有建立存貨驗(yàn)收機(jī)制等問(wèn)題,導(dǎo)致存貨采購(gòu)存在浪費(fèi)、流失、毀損、挪用甚至套取資金等風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)對(duì)高校存貨管理業(yè)務(wù)流程的梳理和內(nèi)控環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì),提出了健全存貨管理組織體系、加強(qiáng)存貨配置環(huán)節(jié)控制、加強(qiáng)存貨使用環(huán)節(jié)控制、加強(qiáng)存貨處置環(huán)節(jié)控制、加強(qiáng)存貨管理信息化建設(shè)等建議,逐步研究制定存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用的閉環(huán)管理制度,規(guī)范存貨進(jìn)出管理,建立有效的存貨管理機(jī)制。
一、高校存貨管理現(xiàn)狀和存在風(fēng)險(xiǎn)
(一)高校存貨管理現(xiàn)狀
當(dāng)前高校的財(cái)務(wù)體系中普遍存在財(cái)務(wù)部門地位不高、會(huì)計(jì)工作不受重視等問(wèn)題。財(cái)務(wù)部門主要作為高校教學(xué)、科研人員的服務(wù)部門,在行使會(huì)計(jì)職業(yè)判斷和內(nèi)控改革的進(jìn)程中,阻礙重重。存貨內(nèi)控建設(shè)和實(shí)施是一項(xiàng)關(guān)系全局的綜合性工作,是需要高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的協(xié)同配合才可完成的系統(tǒng)工程。
根據(jù)高校的業(yè)務(wù)特點(diǎn),存貨是指在日常活動(dòng)中發(fā)生的專用材料、辦公用品、低值易耗品等貨物。高校在實(shí)物資產(chǎn)管理中,對(duì)于儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)有較為系統(tǒng)的管理部門和內(nèi)控流程,但是對(duì)于耗材、辦公用品等存貨類資產(chǎn)并沒(méi)有管理部門,均是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理,缺乏存貨配置、使用、處置、登記、清查盤點(diǎn)、評(píng)估等環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督機(jī)制。
存貨配置、存貨使用和存貨處置三個(gè)環(huán)節(jié)是存貨管理中的重要環(huán)節(jié)。存貨配置應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)配備,確保存貨配置科學(xué)合理、優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu),做到勤儉節(jié)約、從嚴(yán)控制;存貨使用應(yīng)落實(shí)使用保管責(zé)任,堅(jiān)持誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則,應(yīng)定期進(jìn)行清查盤點(diǎn),進(jìn)行出入庫(kù)登記;存貨處置應(yīng)按照公開(kāi)、公正、公平的原則進(jìn)行,經(jīng)過(guò)資產(chǎn)管理部門會(huì)同技術(shù)部門審核鑒定后進(jìn)行處置,不得自行擅自處置。目前,高校存貨均未在這三個(gè)方面進(jìn)行系統(tǒng)管理,導(dǎo)致存貨管理存在浪費(fèi)、流失、毀損、挪用甚至套取資金的風(fēng)險(xiǎn)。
(二)高校存貨管理風(fēng)險(xiǎn)
1.存貨采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。存貨采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行,在各部門的存貨采購(gòu)預(yù)算的范圍內(nèi),可以進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整,調(diào)整時(shí)應(yīng)有調(diào)整方案和調(diào)整審批。高校的資產(chǎn)管理部門一般均對(duì)固定資產(chǎn)的招標(biāo)、政府采購(gòu)等環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)管理,對(duì)存貨采購(gòu)缺乏重視,在采購(gòu)過(guò)程中,由于審批手續(xù)不全,采購(gòu)方式、方法不當(dāng),規(guī)避合同、規(guī)避招標(biāo)等現(xiàn)象均是采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),給高校造成損失。
2.驗(yàn)收入庫(kù)風(fēng)險(xiǎn)。存貨應(yīng)辦理嚴(yán)格的驗(yàn)收和入庫(kù)手續(xù),按部門和類別進(jìn)行分類管理,確保存貨數(shù)量和質(zhì)量均達(dá)到要求,對(duì)驗(yàn)收合格的存貨應(yīng)及時(shí)登記入庫(kù),存貨庫(kù)存信息確保準(zhǔn)確、完整。高校目前沒(méi)有一個(gè)部門負(fù)責(zé)存貨的驗(yàn)收,采購(gòu)后未對(duì)存貨實(shí)物逐項(xiàng)核對(duì),存在虛假采購(gòu)和套取經(jīng)費(fèi)資金的風(fēng)險(xiǎn)。
3.保管監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)。高校存貨管理應(yīng)專門設(shè)定倉(cāng)儲(chǔ)保管員的崗位,分工明確,進(jìn)行專業(yè)保管知識(shí)的上崗培訓(xùn)和監(jiān)督機(jī)制。目前高校沒(méi)有專門保管存貨的管理部門,存貨均由部門負(fù)責(zé)人或采購(gòu)老師本人負(fù)責(zé)保管,存在被盜、挪用、保管方法不當(dāng)、監(jiān)督不嚴(yán)密、倉(cāng)儲(chǔ)條件不達(dá)標(biāo)、化學(xué)物品的安全監(jiān)管不科學(xué)等風(fēng)險(xiǎn)。
4.領(lǐng)用登記風(fēng)險(xiǎn)。高校存貨管理應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行領(lǐng)用,領(lǐng)用手續(xù)、審批流程、領(lǐng)用登記應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整。目前高校存貨缺失領(lǐng)用環(huán)節(jié),采購(gòu)后隨意使用、缺乏監(jiān)管,一方面會(huì)存在使用浪費(fèi)的現(xiàn)象,另一方面,對(duì)數(shù)量金額大或危險(xiǎn)化學(xué)品的領(lǐng)用,缺乏審批授權(quán)制度,會(huì)導(dǎo)致?lián)p失或安全隱患。
5. 清查盤點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)。高校存貨應(yīng)定期進(jìn)行盤點(diǎn)清查,建立存貨清查制度,確保存貨賬實(shí)相符。目前高校并沒(méi)有存貨清查盤點(diǎn)的規(guī)章制度,存在盤點(diǎn)方式、方法不得當(dāng),存貨盤盈、盤虧、變質(zhì)、毀損等情況不能及時(shí)發(fā)現(xiàn),存貨賬實(shí)不符等風(fēng)險(xiǎn),容易造成責(zé)任無(wú)法追究,最終導(dǎo)致資產(chǎn)流失。
6.報(bào)廢處置風(fēng)險(xiǎn)。高校存貨應(yīng)按照有關(guān)制度進(jìn)行報(bào)廢處置,不得自行擅自處置。高校目前一般只對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢處置,缺少存貨報(bào)廢處置環(huán)節(jié),一方面,隨意報(bào)廢、報(bào)損容易造成處置收入流失,出現(xiàn)違法、違規(guī)處置行為;另一方面,隨意處置危險(xiǎn)化學(xué)品,可能造成安全隱患。
二、高校存貨管理的業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控設(shè)計(jì)
針對(duì)高校存貨管理的現(xiàn)狀和各類風(fēng)險(xiǎn),結(jié)合高校管理部門服務(wù)教學(xué)、科研的特點(diǎn),存貨管理需要設(shè)計(jì)出既能防控存貨管理風(fēng)險(xiǎn)又具備可操作性的業(yè)務(wù)和內(nèi)控流程,對(duì)于存貨管理過(guò)程的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行控制和監(jiān)管,為建立存貨管理機(jī)制和體系奠定基礎(chǔ)。
(一)存貨管理業(yè)務(wù)流程
存貨管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)一般包括存貨取得配置、存貨維護(hù)使用、存貨報(bào)廢處置三個(gè)階段,涉及存貨預(yù)算、審批、驗(yàn)收、領(lǐng)用、登記、清查盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)。高校存貨管理應(yīng)規(guī)范和設(shè)計(jì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程,在各個(gè)環(huán)節(jié)防控存貨的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。
1.存貨配置階段。在存貨配置階段,高校應(yīng)以存貨預(yù)算為起點(diǎn),各部門每年均應(yīng)編制存貨預(yù)算并按照預(yù)算進(jìn)行采購(gòu),如在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中確有調(diào)整預(yù)算的必要,可以在同一部門內(nèi)部進(jìn)行存貨預(yù)算的微調(diào)。超過(guò)一定數(shù)量和金額的大額存貨采購(gòu),應(yīng)經(jīng)過(guò)歸口部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的審批。存貨采購(gòu)分為自行采購(gòu)、政府集中采購(gòu)、政府分散采購(gòu)三種類型,超過(guò)一定金額的貨物應(yīng)進(jìn)行招標(biāo),確定采購(gòu)單位后,簽訂采購(gòu)合同。
高校應(yīng)專門設(shè)置存貨倉(cāng)庫(kù)和存貨倉(cāng)儲(chǔ)保管員,做好存貨的驗(yàn)收入庫(kù)工作,檢查存貨采購(gòu)和審批手續(xù)是否完備。存貨在領(lǐng)用時(shí),需進(jìn)行存貨領(lǐng)用登記。高??梢园凑战?jīng)費(fèi)類型的不同,制定適合高校自身特點(diǎn)的驗(yàn)收入庫(kù)和領(lǐng)用登記的機(jī)制,例如,使用教育類經(jīng)費(fèi)采購(gòu)存貨可以由高校的歸口部門專門管理,歸口部門設(shè)立倉(cāng)庫(kù)、安排人員進(jìn)行管理;使用科研經(jīng)費(fèi)采購(gòu)存貨可以由各個(gè)采購(gòu)的學(xué)院或部門內(nèi)部管理,學(xué)院或部門專門安排存貨存儲(chǔ)間,安排存貨管理員進(jìn)行管理。
2. 存貨使用階段。領(lǐng)用和登記存貨后,就進(jìn)入了存貨的使用階段,高校在使用存貨的過(guò)程中,應(yīng)由專門負(fù)責(zé)的部門和人員定期進(jìn)行存貨清查盤點(diǎn),及時(shí)通過(guò)定期統(tǒng)計(jì)存貨實(shí)物和賬面數(shù)據(jù),確保賬實(shí)相符,并以存貨統(tǒng)計(jì)報(bào)表的形式,記錄各學(xué)院或部門的存貨采購(gòu)情況,與其預(yù)算進(jìn)行對(duì)照,實(shí)現(xiàn)存貨在日常管理中保管安全完整和使用高效。
3. 存貨處置階段。高校往往忽視了存貨的處置環(huán)節(jié)。處置存貨中的辦公用品、耗材等低值易耗品是不現(xiàn)實(shí)的,但是高校存貨中很大比例是專用材料費(fèi),專用材料往往具有金額大、專業(yè)性強(qiáng)、不易損耗的特點(diǎn),高校應(yīng)對(duì)這類不能繼續(xù)使用或不合格的存貨進(jìn)行處置,通過(guò)轉(zhuǎn)讓、對(duì)外捐贈(zèng)、報(bào)廢、報(bào)損以及貨幣性資產(chǎn)損失核銷等方式進(jìn)行處置,使存貨管理流程形成完整閉環(huán)。
(二)存貨管理內(nèi)控設(shè)計(jì)
根據(jù)存貨管理各階段的主要內(nèi)容,結(jié)合《內(nèi)控規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定,分析高校存貨管理內(nèi)部控制環(huán)節(jié)主要包括存貨管理組織控制、存貨配置控制、存貨使用控制、存貨處置控制四個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制環(huán)節(jié)。如圖1所示。
1.存貨組織控制。存貨組織控制包括部門管理控制、崗位責(zé)任控制、授權(quán)審批控制三個(gè)控制環(huán)節(jié)。高校設(shè)立專門存貨歸口管理部門,也可以區(qū)分經(jīng)費(fèi)在學(xué)院或部門內(nèi)部設(shè)置存貨管理辦公室;合理設(shè)置存貨管理崗位,明確存貨管理崗位的職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批權(quán)限,對(duì)關(guān)鍵崗位應(yīng)建立責(zé)權(quán)分配、不相容崗位分離、定期輪崗、獎(jiǎng)懲等關(guān)鍵崗位責(zé)任機(jī)制,確保高校存貨管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備合理;對(duì)于金額較大、數(shù)量較多的存貨采購(gòu),應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的授權(quán)審批。
2.存貨配置控制。存貨配置控制包括存貨預(yù)算控制、存貨采購(gòu)控制、存貨驗(yàn)收控制、存貨調(diào)劑控制、存貨登記控制五個(gè)控制環(huán)節(jié)。高校通過(guò)預(yù)算控制,能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)預(yù)算不支出、超預(yù)算不支出,有效控制存貨成本,規(guī)范財(cái)務(wù)預(yù)算管理;通過(guò)存貨采購(gòu)控制,能夠?qū)崿F(xiàn)采購(gòu)環(huán)節(jié)的透明、合規(guī)合法,有效降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn);通過(guò)存貨驗(yàn)收控制,能夠有效降低使用經(jīng)費(fèi)套取資金的風(fēng)險(xiǎn),確保每一項(xiàng)存貨均驗(yàn)收入庫(kù);通過(guò)存貨調(diào)劑控制,將部門內(nèi)部的存貨預(yù)算在范圍內(nèi)靈活調(diào)整,能夠保證管理不死板的同時(shí),降低存貨成本;通過(guò)存貨登記控制,確保高校存貨規(guī)范有序,存貨實(shí)物和賬面統(tǒng)計(jì)時(shí)有據(jù)可依。
3.存貨使用控制。存貨使用控制包括存貨日常維護(hù)控制、存貨清查盤點(diǎn)控制、存貨統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)控制三個(gè)控制環(huán)節(jié)。高校在使用存貨的環(huán)節(jié)進(jìn)行控制,定期進(jìn)行存貨清查盤點(diǎn),及時(shí)統(tǒng)計(jì)存貨實(shí)物和賬面數(shù)據(jù),確保賬實(shí)相符,能夠?qū)崿F(xiàn)存貨在日常管理中保管安全完整和使用高效。
4.存貨處置控制。存貨處置控制包括存貨報(bào)廢處置控制、存貨出售轉(zhuǎn)讓控制、存貨價(jià)值評(píng)估控制三個(gè)控制環(huán)節(jié)。通過(guò)對(duì)一些專用材料處置環(huán)節(jié)的控制,對(duì)處置的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、程序和審批權(quán)限合理劃分,能夠降低資產(chǎn)損失。
三、高校存貨管理的機(jī)制建立和措施建議
(一)健全存貨管理組織體系,建立歸口管理、崗位責(zé)任、授權(quán)審批控制機(jī)制
高校設(shè)立專門存貨歸口管理部門,明確存貨使用和保管責(zé)任人。明確存貨管理崗位的職責(zé)分工,建立存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位和職務(wù)相互分離機(jī)制。高校存貨管理的不相容崗位包括:存貨預(yù)算編制與審批、存貨請(qǐng)購(gòu)與審批、存貨采購(gòu)與驗(yàn)收、存貨處置與審批、存貨取得與保管,高校不得由同一部門或個(gè)人辦理存貨的全過(guò)程業(yè)務(wù)。明確授權(quán)審批的方式、程序和控制措施,審批人應(yīng)當(dāng)在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限,經(jīng)辦人不得未經(jīng)審批辦理存貨業(yè)務(wù),應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理業(yè)務(wù)。
(二)加強(qiáng)存貨配置環(huán)節(jié)控制,建立采購(gòu)預(yù)算、取得驗(yàn)收、領(lǐng)用登記控制機(jī)制
高校資產(chǎn)管理部門或存貨的歸口部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)存貨使用部門全面分析存貨的質(zhì)量、結(jié)構(gòu)和分布情況,研究使用部門保證完成工作任務(wù)的前提下,使用存貨的合理額度,根據(jù)分析結(jié)果提出的存貨品目、數(shù)量、測(cè)算金額,經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人審核同意后報(bào)財(cái)務(wù)部門審核,從而編制合理、科學(xué)的存貨預(yù)算。存貨使用部門應(yīng)依據(jù)預(yù)算,按照財(cái)務(wù)規(guī)章制度進(jìn)行存貨采購(gòu),采購(gòu)后應(yīng)由存貨的歸口部門、使用部門組織人員進(jìn)行驗(yàn)收,確保存貨數(shù)量、質(zhì)量符合質(zhì)量要求,驗(yàn)收合格后,使用單位應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)、編號(hào)、歸類等手續(xù),以確保存貨有效識(shí)別和盤點(diǎn)。取得存貨后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記,使用信息化的手段建立存貨資料庫(kù),對(duì)存貨的名稱、種類、所在地點(diǎn)、使用部門、責(zé)任人、數(shù)量、損耗等信息進(jìn)行信息化登記,并進(jìn)行定期或不定期的復(fù)核,保持對(duì)應(yīng)關(guān)系,做到實(shí)時(shí)更新,便于統(tǒng)計(jì)、識(shí)別、查找,保證信息的真實(shí)和完整。
(三)加強(qiáng)存貨使用環(huán)節(jié)控制,建立日常管理、盤點(diǎn)清查、統(tǒng)計(jì)報(bào)告控制機(jī)制
高校應(yīng)定期開(kāi)展存貨的清查盤點(diǎn)工作,制定盤點(diǎn)方案,組建盤點(diǎn)小組,做到賬賬、賬卡、賬實(shí)相符,嚴(yán)防資產(chǎn)流失。同時(shí)財(cái)務(wù)部門或檢查部門應(yīng)對(duì)盤點(diǎn)的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查,確保盤點(diǎn)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。對(duì)盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的存貨盤盈、盤虧、毀損、丟失等情況,盤點(diǎn)人員應(yīng)及時(shí)查明原因,編制盤點(diǎn)報(bào)告。引入ERP等先進(jìn)信息化管理模式,對(duì)存貨配置、存貨使用、存貨處置各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化系統(tǒng)監(jiān)控、留痕,并為編制統(tǒng)計(jì)報(bào)告,及時(shí)提供存貨數(shù)據(jù)提供資料和依據(jù),做到存貨資產(chǎn)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。
(四)加強(qiáng)存貨處置環(huán)節(jié)控制,建立不同處置方式的控制機(jī)制
高校在進(jìn)行存貨(低值易耗品除外)處置時(shí),應(yīng)由資產(chǎn)管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、存貨使用部門進(jìn)行鑒定審核,提出意見(jiàn),按審批權(quán)限報(bào)送審批。對(duì)于使用期未滿、非正常報(bào)廢的存貨資產(chǎn),應(yīng)由使用部門提出報(bào)廢理由、估計(jì)清理費(fèi)用和收回殘值、預(yù)計(jì)出售價(jià)格等后,經(jīng)高校組織技術(shù)鑒定,可進(jìn)行報(bào)廢清理,以免造成高校大量專用材料的浪費(fèi)。
(五)加強(qiáng)存貨管理信息化建設(shè),建立存貨信息管理平臺(tái)
在存貨管理各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制均離不開(kāi)信息化系統(tǒng),存貨管理實(shí)現(xiàn)信息化,可以有效、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、加工、存儲(chǔ)、傳遞和提供信息,提高高校存貨驗(yàn)收入庫(kù)和保管登記的日常管理效率;可以提高不相容崗位分離控制的執(zhí)行力和授權(quán)審批控制的效力;可以將預(yù)算系統(tǒng)與存貨管理系統(tǒng)相鏈接,實(shí)現(xiàn)預(yù)算系統(tǒng)控制;可以定期將信息系統(tǒng)中的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與實(shí)物進(jìn)行清查盤點(diǎn),及時(shí)從信息系統(tǒng)中出具統(tǒng)計(jì)報(bào)表??傊?,信息化建設(shè)是存貨管理的基礎(chǔ),也是進(jìn)行存貨管理機(jī)制建設(shè)的重要手段。
參考文獻(xiàn):
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(責(zé)任編輯 秋 妍)