高職院校教學(xué)檔案信息化管理研究——以太原旅游職業(yè)學(xué)院教學(xué)檔案管理為例

馬媛媛

(太原旅游職業(yè)學(xué)院, 山西 太原 030032)

高職院校教學(xué)檔案信息化管理研究——以太原旅游職業(yè)學(xué)院教學(xué)檔案管理為例

馬媛媛

(太原旅游職業(yè)學(xué)院, 山西 太原 030032)

教學(xué)檔案作為高職院校檔案管理的重要組成部分，在整個(gè)教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。文章以太原旅游職業(yè)學(xué)院系部教學(xué)檔案管理工作為線索，結(jié)合高職院校教學(xué)檔案管理的發(fā)展，闡述了加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化管理的重要性、必要性和改進(jìn)檔案管理的有效途徑。

高職院校；教學(xué)檔案；信息化管理

2016年，國(guó)家相繼出臺(tái)《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》和《國(guó)家中長(zhǎng)期人才發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》等多項(xiàng)指導(dǎo)性文件，為高職教育改革及高職院校進(jìn)一步發(fā)展指明了方向。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模逐年擴(kuò)大，日常教育教學(xué)活動(dòng)日趨復(fù)雜，高效的檔案管理對(duì)理順學(xué)院教學(xué)常規(guī)管理、探索專(zhuān)業(yè)建設(shè)和師資隊(duì)伍建設(shè)有著重要的意義。隨著檔案信息化管理的普及，現(xiàn)代信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的使用也將勢(shì)在必行，也必將對(duì)高職院校檔案的有效利用和教學(xué)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)采集，建立規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化、集約化的高職院校檔案管理機(jī)制產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

筆者所在的太原旅游職業(yè)學(xué)院于2008年根據(jù)高職人才水平評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，建立了學(xué)院自己的職業(yè)教育信息資源平臺(tái)，對(duì)學(xué)院近三年的辦學(xué)能力在軟件和硬件兩個(gè)方面進(jìn)行檢測(cè)，促使整個(gè)學(xué)院教學(xué)檔案的信息化管理進(jìn)一步發(fā)展?，F(xiàn)代信息技術(shù)的使用，對(duì)教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)和師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)精準(zhǔn)的分析，為我們提高學(xué)院的整體辦學(xué)水平，提供了可靠的數(shù)據(jù)支撐，因此建立一套適合高職院校自身發(fā)展的教學(xué)檔案管理機(jī)制已勢(shì)在必行。

一、高職院校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)及存在的問(wèn)題

(一)高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

高職院校教學(xué)檔案是記載職業(yè)教育教學(xué)過(guò)程、學(xué)生在校軌跡以及學(xué)院教科研等一系列教學(xué)過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的管理文件材料。因此，教學(xué)檔案本身就展現(xiàn)出其獨(dú)有的特性。它不同于一般的人事檔案、民生檔案、辦公文書(shū)檔案等，教學(xué)檔案既具有內(nèi)容的廣泛性、形式的多樣性、收集管理的周期性和時(shí)效性等特征，還涉及到高等院校各個(gè)二級(jí)系部很多學(xué)科的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

高職院校教學(xué)檔案內(nèi)容的廣泛性是其包括的內(nèi)容比較復(fù)雜，信息量龐大，如上級(jí)下發(fā)的各類(lèi)與教育教學(xué)相關(guān)的文件批示，教師的教學(xué)實(shí)踐及科研活動(dòng)，周歷、計(jì)劃、任務(wù)書(shū)，教案、課件、研究課題等，還包含學(xué)生的在校學(xué)習(xí)情況和社會(huì)實(shí)習(xí)情況等。

教學(xué)檔案形式的多樣性，是指教學(xué)檔案的載體種類(lèi)形式各異，不同的專(zhuān)業(yè)學(xué)科就存在有若干種教學(xué)檔案，除了傳統(tǒng)意義的紙質(zhì)檔案外，在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的今天，更多類(lèi)型的載體也應(yīng)運(yùn)而生，如照片、音頻、視頻等。

由于教師在教學(xué)活動(dòng)的不同階段會(huì)形成按照時(shí)序排列的不同檔案資料，如期初、期中、期末教學(xué)檢查，學(xué)生在校學(xué)習(xí)和在實(shí)習(xí)單位實(shí)習(xí)期間形成的按時(shí)序排列的檔案資料，如入學(xué)學(xué)籍、平時(shí)成績(jī)、期末考試成績(jī)、學(xué)期綜合素質(zhì)評(píng)定、實(shí)習(xí)鑒定等內(nèi)容。因此，教學(xué)檔案管理具有時(shí)效性和周期性。太原旅游職業(yè)學(xué)院教學(xué)檔案資料都以三年為一個(gè)周期完整收集歸檔。

(二)高職院校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

1.缺乏有效的教學(xué)檔案管理制度。在現(xiàn)有的高職院校中，普遍存在教學(xué)檔案管理制度不完善，檔案利用流程不明確，崗位定位不準(zhǔn)確的問(wèn)題，很容易造成教學(xué)檔案資料的丟失，教學(xué)數(shù)據(jù)資料不完整，從而無(wú)法形成連續(xù)性的、有參考價(jià)值的教學(xué)依據(jù)，以至于失去了教學(xué)檔案管理的價(jià)值，也就無(wú)法真正做到對(duì)教學(xué)檔案的有效利用。

很多高職院校在開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作時(shí)，固步自封，缺乏與其它同類(lèi)院校的交流，不能有效利用教學(xué)檔案管理成果，在教學(xué)方式和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的推廣上不能相互借鑒學(xué)習(xí)，更不能有效利用教學(xué)資源，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作不受重視，從而嚴(yán)重阻礙了教學(xué)檔案管理的發(fā)展。

2.教學(xué)檔案管理的投入不夠、開(kāi)發(fā)利用不充分。完善的教學(xué)檔案是高職院校儲(chǔ)存的珍貴資源。然而，教學(xué)檔案工作往往在整個(gè)高職院校教學(xué)工作中被領(lǐng)導(dǎo)及師生忽視，所以在教學(xué)檔案管理方面的投入也十分有限，很難得到師生的支持和配合。大多數(shù)高職院校的教學(xué)檔案的收集僅僅局限在一般的教學(xué)材料，僅限于將檔案整理歸檔，很少能將收集到的材料進(jìn)行深入分析整理，并獲得有利于教學(xué)活動(dòng)的數(shù)據(jù)和結(jié)論。

3.教學(xué)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員缺乏。高職院校缺少專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案管理人員。在一些高職院校里，教學(xué)檔案管理人員在配備上相對(duì)隨意松散，大部分教學(xué)檔案管理人員由教學(xué)秘書(shū)或教師兼職。由于缺乏檔案管理的系統(tǒng)理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)操作能力，加之業(yè)務(wù)培訓(xùn)嚴(yán)重不足，使得高職院校教學(xué)檔案管理工作成為整個(gè)教學(xué)管理體系中的薄弱一環(huán)，不能很好地為教學(xué)管理服務(wù)，在某種程度上限制了教學(xué)管理水平的提升。

二、加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案管理信息化的重要意義

(一)信息化管理規(guī)范教學(xué)檔案管理工作

具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存功能的計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)能為教學(xué)檔案管理工作提供最可靠的物質(zhì)保證。現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣使用不僅可以減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，也能提高教學(xué)檔案的利用率，更能準(zhǔn)確地提供教學(xué)資料，更好地為教學(xué)管理服務(wù)。

(二)信息化管理使教學(xué)檔案工作得到充分利用

教學(xué)檔案管理工作的作用是滿足高職院校師生及社會(huì)各界對(duì)教學(xué)檔案利用的需求，而完善的教學(xué)檔案信息化管理，可以更好地將此作用發(fā)揮到極致，只要給予相應(yīng)的權(quán)限，就可以使教學(xué)檔案在使用中更方便快捷地進(jìn)行信息檢索、查詢(xún)、使用，并且不用擔(dān)心文件在使用過(guò)程中的損壞和丟失，實(shí)現(xiàn)了高職院校教學(xué)檔案的資源共享和充分利用。

(三)信息化管理是適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)檔案管理工作的需要

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和高職教育教學(xué)改革的不斷深化，現(xiàn)有的檔案管理水平已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)這個(gè)信息時(shí)代的發(fā)展。作為體現(xiàn)高職教學(xué)管理能力和水平標(biāo)準(zhǔn)之一的高校教學(xué)檔案管理工作，其數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展也勢(shì)不可擋。唯有如此，才能更好地利用檔案資源，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為高職院校教育教學(xué)發(fā)展提供有力保障，這也是現(xiàn)代教學(xué)檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展的需要。

三、加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案管理信息化的有效途徑

(一)健全完整的教學(xué)檔案信息化管理制度

高職院校應(yīng)立足于傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理體制，完善教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)的完整性，制定細(xì)化、明確的管理制度。立足于高職院校數(shù)據(jù)信息采集平臺(tái)，完善教學(xué)檔案信息化的管理，使教學(xué)檔案管理信息化更加安全、規(guī)范、高效。太原旅游職業(yè)學(xué)院在教學(xué)檔案信息化管理工作中，嘗試將傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度加以改進(jìn)，加入了專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)的管理模式，細(xì)化了教學(xué)檔案管理信息化的規(guī)章制度，并根據(jù)數(shù)據(jù)平臺(tái)的填報(bào)要求，制訂了具體的工作流程、考核辦法與檢查制度。

1. 在收集資料的過(guò)程中，規(guī)范教學(xué)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)填報(bào)資料的人員給予具體權(quán)限，以保證教學(xué)檔案收集、歸檔及保存時(shí)的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、安全性、時(shí)效性。

2.在填報(bào)數(shù)據(jù)的過(guò)程中，規(guī)定了具體的數(shù)據(jù)填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)，避免了重復(fù)填報(bào)的困擾。

3.教學(xué)檔案收集填報(bào)的數(shù)據(jù)資源要責(zé)任到系部，責(zé)任到專(zhuān)門(mén)填報(bào)人員。

(二)高職院校需重視教學(xué)檔案信息化管理工作

1.各高職院校應(yīng)站在為教學(xué)管理服務(wù)的高度看待教學(xué)檔案管理工作，將其納入學(xué)院發(fā)展的長(zhǎng)期規(guī)劃，從人員素質(zhì)培訓(xùn)、設(shè)備配備、經(jīng)費(fèi)使用等方面對(duì)教學(xué)檔案管理工作給予更多的傾斜和支持，進(jìn)一步改善硬件設(shè)備條件，加大檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)利用。

2.加大教學(xué)檔案信息化管理工作的宣傳力度，讓學(xué)院師生更深刻地了解此工作的重要性，進(jìn)一步獲得師生的支持和認(rèn)可，保證教學(xué)檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。

3.與其他同類(lèi)院校進(jìn)行交流互動(dòng)，借鑒成功的教學(xué)檔案信息化管理工作經(jīng)驗(yàn)和成功案例，力求同發(fā)展、共進(jìn)步。

近年來(lái)，太原旅游職業(yè)學(xué)院的教學(xué)檔案信息化管理工作得到了領(lǐng)導(dǎo)的重視，先后建立了專(zhuān)業(yè)教師電子檔案系列、學(xué)生學(xué)籍管理電子檔案系列，引進(jìn)了正方教學(xué)管理系統(tǒng)，廣泛地應(yīng)用于廣大教職員工和學(xué)生當(dāng)中，大大地提高了教學(xué)檔案管理工作的效率，使學(xué)院的教學(xué)檔案信息化管理工作進(jìn)入新起點(diǎn)。

(三)加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化在教育教學(xué)活動(dòng)中的應(yīng)用

高職院校要強(qiáng)化教育教學(xué)活動(dòng)中各類(lèi)教學(xué)檔案的管理工作，就要通過(guò)制定切實(shí)有效的管理制度，對(duì)整個(gè)院校教學(xué)檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)頂層設(shè)計(jì)，根據(jù)核心目標(biāo)，系統(tǒng)分析教學(xué)檔案數(shù)據(jù)，研發(fā)適應(yīng)高職院校自身發(fā)展的管理軟件，實(shí)現(xiàn)學(xué)院和系部的網(wǎng)絡(luò)化管理，以方便全院師生對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢(xún)和檢索的要求，更好地為師生服務(wù)，從而提高整個(gè)院校教學(xué)檔案管理的工作水平。

教學(xué)檔案信息量很大，種類(lèi)繁多，時(shí)效性強(qiáng)，因此在教學(xué)檔案管理工作的整個(gè)過(guò)程中，使用現(xiàn)代信息化手段必不可少，充分利用教學(xué)管理軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)的強(qiáng)大功能，為高職院校教學(xué)檔案管理工作提供強(qiáng)大的“檔案室”功能，這些電子數(shù)據(jù)材料，不易丟失和損壞，在整個(gè)教育教學(xué)過(guò)程中，既能實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容和紙質(zhì)檔案一體化，又能很好地保存收藏，對(duì)教學(xué)工作中檔案的輔助利用作用尤為明顯，這也是教學(xué)檔案信息化管理工作的最終目的。

(四)提高教學(xué)檔案信息化管理人員的職業(yè)素質(zhì)

1.建立專(zhuān)業(yè)過(guò)硬、業(yè)務(wù)熟練、技術(shù)優(yōu)良的教學(xué)檔案管理信息化工作團(tuán)隊(duì)。

2.對(duì)工作團(tuán)隊(duì)進(jìn)行教學(xué)管理、檔案管理、學(xué)科專(zhuān)業(yè)及信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的培訓(xùn)，并對(duì)具體工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)考核。

3.開(kāi)展業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，在互相學(xué)習(xí)的過(guò)程中不斷提高教學(xué)檔案信息化管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。

4.培養(yǎng)教學(xué)檔案信息化管理人員的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任感，并積極提供文件檢索、內(nèi)容訪問(wèn)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的合理利用，提高學(xué)校的教育教學(xué)水平。

太原旅游職業(yè)學(xué)院建立了一支完整的專(zhuān)業(yè)教學(xué)檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)，在組建初期，對(duì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都通過(guò)了專(zhuān)業(yè)考核。在整個(gè)教學(xué)檔案管理過(guò)程當(dāng)中，各系部專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、分析和整理，與學(xué)院教務(wù)處教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行對(duì)接，按學(xué)院文書(shū)歸檔范圍，進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。這樣，無(wú)論是對(duì)上級(jí)部門(mén)提供完整資料，還是對(duì)師生的檔案查詢(xún)使用服務(wù)，都可以做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。

檔案信息化管理的推進(jìn)是一項(xiàng)復(fù)雜而且意義重大的工程，任重而道遠(yuǎn)，它關(guān)系到整個(gè)學(xué)院教育教學(xué)實(shí)踐的發(fā)展，不僅需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，同時(shí)也需要系部全體師生的共同努力。教學(xué)檔案信息化管理的完善，有助于學(xué)院教學(xué)管理相關(guān)部門(mén)、系部實(shí)時(shí)在線監(jiān)督教學(xué)檔案建立和歸檔的過(guò)程，也使教學(xué)檔案在信息發(fā)布和傳遞、資料檢索和查詢(xún)、檔案資源共享等方面的使用過(guò)程中發(fā)揮更好的作用，為高職院校的教育教學(xué)實(shí)踐提供服務(wù)性保障。

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[責(zé)任編輯孟蘊(yùn)華]

2017-08-26

馬媛媛(1982-)，女，太原旅游職業(yè)學(xué)院助理館員，研究方向?yàn)樾姓芾?、檔案管理。

10.3969/j.issn.1671-7864.2017.06.004

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1671-7864(2017)06-0011-03