中小學(xué)教職工檔案整理工作存在的問題及對策

文/黃梅菊

中小學(xué)教職工檔案整理工作存在的問題及對策

文/黃梅菊

據(jù)統(tǒng)計，2014年底，我國小學(xué)、初中專任教師達(dá)912.2萬人。中小學(xué)教師是我國專業(yè)技術(shù)人才隊伍的重要組成部分，也是全面實施素質(zhì)教育，推動教育事業(yè)發(fā)展的重要力量。中小學(xué)教職工人事檔案，是中小學(xué)教職工晉升、培訓(xùn)和管理的重要依據(jù)。根據(jù)教育部《關(guān)于進(jìn)一步加強中小學(xué)教師隊伍建設(shè)的意見》（教師〔2011〕1號）和南安市教育局《關(guān)于印發(fā)<南安市教職工管理暫行規(guī)定（2010年修訂）>的通知》（南教人〔2010〕58號），就教職工思想政治情況、出勤情況、班主任工作及其他工作情況、教研（教改）工作情況、編寫教材、教參等情況、進(jìn)行培訓(xùn)或繼續(xù)教育情況、獎懲情況等十個方面內(nèi)容的年度考核資料進(jìn)行整理歸檔。為全面、客觀評價教師的執(zhí)業(yè)道德、專業(yè)發(fā)展水平、教學(xué)行為和教學(xué)效果提供詳實、準(zhǔn)確的依據(jù)。

一、當(dāng)前中小學(xué)教職工檔案整理中的常見問題

隨著各級黨委對檔案工作的重視，干部人事檔案管理工作在《干部檔案工作條例》的指導(dǎo)下取得了顯著成績。但從干部人事檔案的整理情況來看，仍然存在著易損壞檔案、整理效率低、材料完整程度差等問題。

1.整理的頻繁性，容易造成檔案的損壞。教職工檔案信息變化（如學(xué)歷、榮譽、教研成果等）具有較強的動態(tài)性，尤其是反映教育、教學(xué)成果的檔案信息，常常會根據(jù)教材和教學(xué)需要不斷調(diào)整和變化，導(dǎo)致中小學(xué)教職工新的歸檔材料不斷產(chǎn)生，尤其是近年來義務(wù)教育制度改革的深入，教職工檔案整理變得較以往更為頻繁。根據(jù)《南安市教職工管理暫行規(guī)定（2010年修訂）》的相關(guān)要求，每學(xué)期要對教師的檔案進(jìn)行整理，每學(xué)年要對教師的資料整理后歸檔。在整理和歸檔材料時，需要對教職工的個人檔案進(jìn)行拆裝。頻繁的拆裝會增加檔案實體的磨損，極易造成檔案的損壞。

2.程序的繁瑣性，影響整理效率。根據(jù)檔案管理要求和規(guī)定，中小學(xué)教職工檔案整理主要包括鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等流程。這其中檔案材料的鑒別、分類和排序最為關(guān)鍵，就鑒別而言，包括判斷材料是否屬于歸檔內(nèi)容、審查材料是否齊全完整、手續(xù)是否完備、是否涉及其他重要問題等。而檔案整理的各個環(huán)節(jié)絕大多數(shù)都要依靠管理人員手工操作，繁瑣的程序無疑增加了工作的難度和強度，影響了檔案整理工作的效率。

3.條件的滯后性，影響檔案完整。一些落后、偏遠(yuǎn)地區(qū)的教職工檔案管理，常常受到條件限制和重視程度的影響，檔案整理不能及時開展，檔案整理工作不達(dá)標(biāo)。一些基本的材料缺失，影響了后期教職工檔案管理的質(zhì)量和利用效果。此外，還有一些教職工自身對檔案的重要性認(rèn)識不夠，在填寫履歷表或其他材料時，沒有全面記載相關(guān)信息，個人的在職經(jīng)歷、后期崗位培訓(xùn)、職務(wù)晉升、教研編寫等材料未按時移交檔案管理部門，亦或缺少審核部門印章、沒有本人簽名等問題時有發(fā)生。

二、中小學(xué)教職工檔案整理工作特點

1.年度劃分的特殊性。中小學(xué)教職工檔案一般不采取公元年度，而是以教學(xué)年度為劃分依據(jù)，這主要與我國的中小學(xué)教學(xué)采取秋季招生制度有關(guān)。根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）、《福建省教育廳關(guān)于印發(fā)〈福建省中小學(xué)教師職業(yè)道德考核辦法〉（試行）的通知》（閩教人〔2009〕143號），以及《南安市教職工管理暫行規(guī)定（2010年修訂）》的相關(guān)要求，通常是以每學(xué)年（每年8月份之前完成對教職工上一年度的考核）作為歸檔整理的時間要求，即以每一學(xué)年度（上一年9月初至下一年的8月底）作為教職工檔案整理的年度劃分。

2.材料來源的分散性。中小學(xué)教職工檔案既有人事方面的檔案，也有許多教學(xué)教研成果轉(zhuǎn)化而來的檔案。人事檔案大多來自其教務(wù)主管部門（如教務(wù)處、教管處），而許多教學(xué)文件材料方面的檔案則直接來源于日常的教學(xué)活動，如教案、教研、參與編制復(fù)習(xí)大綱的成果等等。這些教學(xué)文件材料一般不需要登記，也沒有副本，很多是日積月累的掌握在教職工自己的手中。因此，檔案收集整理難度較大，具有明顯的分散性特點。

3.檔案內(nèi)容的豐富性。中小學(xué)教職工檔案既有人事檔案，也有教學(xué)檔案，還有聲像、實物等檔案，檔案的門類眾多、內(nèi)容豐富。例如，從對教職工的年度考核內(nèi)容來看，包括了“思想政治表現(xiàn)”、“出勤情況”、“教學(xué)工作”、“班主任工作及其他工作情況”、“承擔(dān)課外活動和其他活動情況”、“教研（教改）工作情況”、“編寫教材、教參和交流、發(fā)表或出版經(jīng)驗總結(jié)、論文、論著等情況”、“指導(dǎo)培養(yǎng)教師情況”、“進(jìn)修培訓(xùn)或繼續(xù)教育情況”、“獎懲情況”等十個方面內(nèi)容，根據(jù)要求，考核考績的結(jié)果都將納入到教職工的檔案資料中，作為日后客觀評價教師職業(yè)道德、專業(yè)水平、教學(xué)行為和效果的重要依據(jù)。

4.載體格式的多樣性。中小學(xué)教職工的檔案與一般的行政機關(guān)的檔案來源于正式文件不同，其不具有規(guī)范公文特征，如手稿、卡片、表格、圖表等。此外，隨著教學(xué)制度改革的深入和教學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，大量珍貴的教學(xué)照片、PPT、錄音帶、錄像帶以及磁盤等具有保管價值的資料都可作為教職工檔案整理的重要資料。

三、中小學(xué)教職工檔案整理方法和要求

1.整理要求。（1）收集：嚴(yán)格按照規(guī)定范圍收集人事檔案材料，及時把反映教師“德、能、勤、績”的材料收集齊全歸檔，充實檔案內(nèi)容。（2）整理：認(rèn)真鑒別，分類管理，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，做到完整、真實、實用。（3）核對：人事檔案管理人員每半年或一年將人事檔案和檔案名冊核對一次，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。凡人員調(diào)動、職務(wù)變更的應(yīng)及時登記。每年底，對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計，確保檔案完整、有序。（4）轉(zhuǎn)遞：建立人事檔案轉(zhuǎn)遞登記簿，凡進(jìn)出檔案須嚴(yán)格手續(xù)，逐一登記。轉(zhuǎn)出檔案確保完整、齊全，不得隨意扣留部分材料或分批轉(zhuǎn)出，凡整理中剔除的待銷毀材料不得隨教師人事檔案同時轉(zhuǎn)遞。（5）保密：從事教師檔案整理的人員，要嚴(yán)格遵守《檔案法》《保密法》等規(guī)定，嚴(yán)禁私自保存任何人的檔案材料。非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房，檔案材料不得擅自轉(zhuǎn)移，分散、銷毀和丟失。

2.整理原則。按人整理，一人一檔。如某個教師的材料較多，裝滿一盒之后可順序裝第二盒，但仍視作一個保管單位。裝盒時可在“保管單位順序號”后面加括號并標(biāo)注順序進(jìn)行區(qū)別。

四、做好中小學(xué)教職工檔案整理工作舉措

中小學(xué)教職工檔案整理中出現(xiàn)的各種難題，以及新出臺的檔案管理制度，對檔案整理工作提出了新的要求，要落實新規(guī)定，科學(xué)化、規(guī)范化地做好教職工檔案整理工作。

1.提升依法治檔意識。根據(jù)新修訂的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（2009年）以及《南安市教職工管理暫行規(guī)定（2010年修訂）》的相關(guān)規(guī)定，這些新的規(guī)定出臺時間較短，從事教職工檔案整理的工作人員要認(rèn)真做好相關(guān)檔案規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，帶頭遵守規(guī)章制度的要求，充分認(rèn)識到教職工檔案整理工作與素質(zhì)教育制度改革的密切聯(lián)系，努力做到檔案整理的真實性、完整性和規(guī)范性。通過培訓(xùn)、業(yè)務(wù)知識競賽以及專家授課等方式，加強對新規(guī)的學(xué)習(xí)，提高從業(yè)人員依法治檔意識。同時要充分運用“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維，通過微信、微博、手機報等新媒體，積極向廣大教職工做好新政策的宣傳，以喜聞樂見的形式推廣教職工檔案整理的最新要求，為教職工檔案整理工作的順利開展奠定良好的輿論基礎(chǔ)和氛圍。

2.提升檔案整理效率。中小學(xué)教職工檔案整理中出現(xiàn)諸多問題的根本原因，是各項規(guī)章制度沒有嚴(yán)格落實，《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》第31條明確指出，干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。具體到中小學(xué)教育教學(xué)中，加強對教職工檔案整理工作，就需要進(jìn)一步建立健全中小學(xué)教職工檔案整理工作機制。具體來說，要由教育主管部門牽頭，人事、監(jiān)察和學(xué)校等組成共同的檔案管理機制，既要廣泛收集各方掌握的教職工檔案材料，也要發(fā)揮教育主管部門的領(lǐng)導(dǎo)作用。每年定期召開教職工檔案整理工作會議，檔案管理部門與教務(wù)處（館）等部門要加強配合，制定具體的檔案整理實施辦法，做到檔案整理工作有章可循，并明確各方職責(zé)權(quán)限，提高檔案整理工作的合力。

3.提高檔案整理水平。發(fā)揮教職工檔案自身價值，做好檔案整理工作，確保檔案信息的質(zhì)量尤為重要。針對目前中小學(xué)教職工檔案項目不全、內(nèi)容失真、信息單一等突出問題，作為檔案管理部門來說，要加強中小學(xué)教職工檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升檔案整理質(zhì)量和水平。具體來說，（1）健全中小學(xué)教職工檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，要逐項逐條就各種檔案材料的具體標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，做到標(biāo)準(zhǔn)一致。（2）明確檔案歸檔、轉(zhuǎn)遞、整理的時限要求，嚴(yán)格檔案管理權(quán)限，嚴(yán)禁隨意修改已經(jīng)歸檔的檔案材料，確保檔案整理的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。（3）做好檔案標(biāo)準(zhǔn)的延續(xù)性。中小學(xué)教職工檔案整理的方法和要求具有動態(tài)性，不同時期對于檔案整理工作的要求不一樣，在制定和完善檔案整理標(biāo)準(zhǔn)時，要保證檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的延續(xù)性和創(chuàng)新性，最大限度地依托標(biāo)準(zhǔn)來提升檔案整理質(zhì)量。

（作者單位：福建省南安市教育局）