高校工會檔案管理能力提升措施探討

陳皎嬌

（重慶科技學院 重慶 401331）

高校工會檔案管理能力提升措施探討

陳皎嬌

（重慶科技學院 重慶 401331）

為了解決高校工會檔案管理能力提升的問題，采用調研法和訪談法，分析了高校工會檔案管理中存在的問題，重新挖掘了高校工會檔案的重要作用，重新完善了高校工會工作歸檔的主要范圍，得出了提升高校工會檔案管理能力的四個有效措施。

高校 工會 檔案管理

工會檔案是反映記述工會活動和工作的重要載體，是重要的信息資源，是工會組織的無形資產(chǎn)和寶貴財富。工會檔案管理水平是工運事業(yè)發(fā)展程度的重要標志。高校工會檔案是高校工會組織直接記述和反映高校工會各項活動、教代會各項工作的第一手材料。它涵蓋著工會組織維護教職工權益、推進民主管理、推動建設和諧校園、凝聚教職工力量為學校發(fā)展作出貢獻的各個方面。它也是學校全心全意依靠教職工辦學、落實民主管理制度、維護教職工權益、共享學校發(fā)展成果的充分佐證和信息印證。因此，高校工會檔案管理工作具有十分重要的作用，是新形勢下高校工會工作的重要組成部分。

通過調研法和訪談法，選取了重慶市幾所文、理科普通本科院校工會組織從檔案收集、整理、保存、開發(fā)、利用等環(huán)節(jié)入手進行調研，對這幾所高校的工會專兼職干部及分管領導就檔案管理現(xiàn)狀和認識進行訪談，發(fā)現(xiàn)目前高校工會檔案管理普遍存在的一些問題。

一、高校工會檔案管理存在的問題

1. 工會干部檔案管理意識薄弱，領導和宣傳不夠。工會作為群眾性工作組織，工會干部特別是基層工會干部往往是兼職的，檔案管理意識不強。高校工會檔案工作直接記述和反映工會工作，是高校檔案管理工作的重要組成部分，做好高校工會檔案管理工作，對高校工會工作的開展和工運事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。對此，工會干部認識不夠，往往覺得工會工作不重要，比較不注意保存在平時工作中產(chǎn)生的原始工會工作檔案資料，也不甚清楚哪些材料需要歸檔，哪些材料需要移交上級檔案管理部門。這就出現(xiàn)了一些問題，如教職工節(jié)日慰問品發(fā)放、困難補助、福利經(jīng)費發(fā)放、會籍會費等，變成了無據(jù)可依。因此，必須加強對工會檔案工作的領導和宣傳，充分認識到工會檔案工作的重要性[1]41。

2. 工會檔案歸檔范圍不夠完善，收集力度不夠。根據(jù)調研，工會檔案一般都是列入黨群類檔案，工會一般都是黨群類目錄下的二級目錄，有明確的三級類目和對應保管期限。但實體分類法中工會檔案類目劃分太籠統(tǒng)，是一個基礎性的指導意見，可適應當時高校的普遍工會檔案歸檔的基本要求，但并不能完全適應新時期下普通高校工會工作發(fā)展的特點和需要，一些新的工會工作內(nèi)容特別是二級基層工會的一些內(nèi)容應該被包括在歸檔范圍之內(nèi)。且根據(jù)不同高校工會工作的開展情況，歸檔范圍可以有重點和普通的區(qū)別，這需要根據(jù)高校實際情況進行具體規(guī)定，工會工作開展好的高?？梢园褮w檔范圍的覆蓋面增大，從而為充分地開發(fā)和利用工會檔案打下基礎。

3. 工會檔案管理信息化程度不高，開發(fā)利用不夠。信息化建設是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，編研和開發(fā)利用檔案信息資源是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，如何利用信息化的手段，加強檔案的編研和開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案資源共享，是一個值得研究的課題。在調研中發(fā)現(xiàn)，工會檔案管理存在著信息化程度普遍不高的問題，表現(xiàn)為工會電子檔案的保存意識不強，檔案信息化工作專業(yè)程度不夠，不利于開發(fā)和利用。隨著工會工作的發(fā)展和高校擴招后教職工人數(shù)的增多，工會工作量激增，再加上現(xiàn)代高校普遍把校務公開、民主管理和依法治校提到一個很高的層次上，這對工會檔案工作提出了新的要求。

4. 工會檔案工作人員專業(yè)水平不高，作用發(fā)揮不夠。工會工作人員一般都是兼職，沒有經(jīng)過檔案工作培訓，缺乏檔案管理專業(yè)能力。由于專業(yè)水平不高，可能造成該歸檔的沒歸，該收集的資料沒收集，該保存移交的檔案未及時移交，甚至造成檔案的遺失和損毀。也有的工會干部責任心很強，檔案資料保管也很完整，但因為缺乏指導和學習，保管不夠科學，類目交叉重疊，材料重復繁雜，沒有經(jīng)過去粗取精、去偽存真的整理過程，沒有及時與上級工會檔案管理部門對接，也沒有及時向上級部門移交，檔案信息資源沒有得到共享，利用效率低下，作用體現(xiàn)不明顯。

二、完善高校工會檔案的歸檔范圍

高校工會有服務、教育、參與、建設四項基本職能。在此過程中形成的文件資料按其重要性經(jīng)過遴選就形成了工會檔案。但因為多數(shù)高校工會組織是獨立的法人，工會有獨立的財務和資產(chǎn)，且新時期下工會工作有了新的特點，因此，在國家教育委員會發(fā)布的《高等學校檔案實體分類法》（教辦〔1993〕429號）的基礎上，參照2006年國家檔案局公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號），結合高校工會檔案工作的實際情況，筆者認為應該增加工會資產(chǎn)登記冊、工會工作年鑒、婦女工作材料、困難職工材料、職工大病保險資助及醫(yī)療互助基金申報材料、工會教代會下設專門委員會工作材料、工會所獲獎牌獎狀實物檔案等，使高校工會檔案的歸檔范圍更加完善和適應時代發(fā)展要求，便于更加完整科學地保存各類工會檔案，為維護教職工民主權利和切身利益提供保障，為高校領導決策提供有效依據(jù)。

三、高校工會檔案的重要作用

1. 高校工會檔案是高校工會自身形象和工人組織價值形態(tài)建設的依據(jù)參考和歷史借鑒。高校工會檔案真實地記述和反映了高校工會組織在維護職工權益、落實民主管理、凝聚人心力量、共建和諧校園等方面發(fā)揮的重要作用和取得的突出成績，記錄了高校工會組織履行“維護、參與、建設、教育”四項基本職能的工作情形和發(fā)展軌跡[2]43。通過工會檔案，我們可以了解工會工作的特點、性質、規(guī)律及發(fā)展形勢。通過研究分析高校工會檔案，可以比較全面地掌握高校工會工作的歷史沿革和發(fā)展情況，更好地總結高校工會自身形象和工人組織價值形態(tài)建設的成敗得失，為高校領導決策和高校工會組織建設提供依據(jù)參考和歷史借鑒。

2. 高校工會檔案是高校工會組織建設和作用發(fā)揮的直接反映和載體。高校工會檔案是隨著高校工會各項工作的開展和職責的落實而形成的，是自然形成的基層材料。高校工會檔案記錄了高校工會組織發(fā)展建設軌跡，體現(xiàn)了高校工會組織為維護教職工權益和助推高校建設發(fā)展作出的貢獻，為高校工會自身建設和不斷完善功能提供各種歷史依據(jù)和線索。工會檔案工作人員通過對工會信息的多渠道全方位收集和整理形成的工會基層檔案，成為工運研究的基礎來源材料和工會工作開展經(jīng)驗積累借鑒的重要手段。

3. 高校工會檔案是教職工參與高校民主管理為學校建設貢獻力量的過程體現(xiàn)和反映。工會檔案是工會組織和高校的寶貴精神財富。工會在維護職工合法權益、宣傳勞模標兵先進典型、監(jiān)督學校民主管理、推進民主政治建設等方面發(fā)揮著積極而重要的作用，工會檔案承擔著全面完整記述的重要任務。工會檔案中有相當多的比重記錄了工會組織團結和動員教職工圍繞高校育人工作中心，凝心聚力，開拓創(chuàng)新，建功立業(yè)，服務大局，以主人翁的姿態(tài)參與學校建設發(fā)展的過程中，它是廣大教職工會員的勞動價值體現(xiàn)和寶貴全力付出，體現(xiàn)和反映了教職工在學校發(fā)展中發(fā)揮的主力軍作用。

四、提升高校工會檔案管理能力的有效措施

如何提升高校工會檔案管理能力，加強工會檔案的編研和利用，充分發(fā)揮好工會檔案的作用，更好地為領導決策提供參考依據(jù)，自覺服務于高校教職工和高校的教學科研工作，是值得研究的問題。綜合以上分析，本文認為應從以下幾個方面全面提升工會檔案管理能力。

1. 加強領導和宣傳，增強工會干部檔案管理意識。高校工會是高校教職工自愿結合的工人階級群眾組織，主動接受上級工會組織和學校黨委的領導，高校工會檔案工作應堅持黨的領導，堅持中國特色社會主義道路。增強工會干部檔案管理意識，通過網(wǎng)頁和展板等多種宣傳手段展示工會工作成績，展示教代會代表履職情況，展示學校民主管理的成果，展示校務公開和依法治校的成果，展示會員風采；組織會員學習工會檔案管理法律法規(guī)，依法維護教職工的合法權益，大力宣傳高校師德、師風先進事跡和勞模的典型事跡，使高校領導充分認識到工會在引導教育職工、凝聚人心、建設和諧校園方面的作用和重要性，引起領導對工會工作的重視，從而更好地支持工會檔案工作，發(fā)揮工會檔案應有的作用。

2. 進一步完善工會檔案歸檔范圍，加大收集力度。由于工會檔案種類繁多，形式多樣。一些有條件的高校，如一些設立了檔案館的高校，可根據(jù)學校實際情況制定專門的工會檔案實體分類法和工會檔案工作規(guī)范。特別是要重視二級基層工會的檔案工作指導和收集，加大基層工會檔案工作考核力度。一些高校每年都召開二級教代會或工會會員代表大會，辦理二級教代會提案，建有二級教職工之家，開展二級分工會教職工慰問活動，開展二級分工會和工會小組教職工文體活動，形成基層工會特色和亮點，形成了基層第一手的工會工作材料。這些工作資料直接反映了基層工會工作情況，應該引起足夠的重視。

3. 加強工會檔案信息化建設，做好編研與開發(fā)利用工作。我們在檔案收集齊全完整的基礎上，應著力加大信息化建設力度，特別注意保存圖片資料，與一些重要的工會文體活動和晚會視頻一起，可攝制刻錄成光盤，永久保存。可以把工會會員管理系統(tǒng)和高校人事管理部門的人事管理系統(tǒng)聯(lián)動起來，進行會籍確認和會費核算；又如建有職工醫(yī)療互助基金的高?？砂鸦ブ鸬穆毠⒓永U費情況與人事數(shù)據(jù)庫鏈接，方便查詢和管理。積極開展編研活動，結合專題工作，編輯各種專題匯編檔案，對工會檔案進行深層次的發(fā)掘和加工，包括編輯《教工》雜志和工會大事記、工會會員會籍檔案、工會年鑒材料、工會困難職工檔案、工會組織及會員榮譽檔案、勞模檔案等，為檔案利用者提供便捷、實用、便于查閱和傳輸?shù)臋n案信息資源。

4. 提升工會檔案工作人員的專業(yè)水平，發(fā)揮好工會檔案的作用。工會檔案工作人員在收集整理好工會檔案后，應集中交學校檔案管理部門管理。高校應加強對工會檔案管理人員的培訓和指導，不斷提高業(yè)務素質和專業(yè)水平[3]107。如工會財務檔案和資產(chǎn)檔案非常重要，工會作為獨立法人，有自己的財務賬戶，有自己的工會資產(chǎn)，一般都設有自己的會計和出納。財務工作獨立，資產(chǎn)賬目也是獨立的，必須依照相關的財會和資產(chǎn)檔案管理辦法和制度來管理好這兩類特殊而重要的檔案。因此，在進行工會檔案管理時必須依照學校及上級工會組織的相關管理規(guī)定，務必使工會檔案工作規(guī)范有序，做到“有檔必歸、有文必檔”，加強工會檔案管理制度建設，加強工會檔案隊伍建設，加強檔案基礎設施建設，發(fā)揮好工會檔案應有的作用和功能。

[1]陳國卿.淺議工會檔案管理工作中存在的問題及對策[J]山西檔案，2013（07）.

[2]趙桂香，董艷輝.工會檔案在工會工作中的應用[J]蘭臺內(nèi)外，2011（04）.

[3]王耀萍，王麗娟.淺談如何加強高校工會檔案管理工作[J]管理研究，2013（07）.

G271

A

2016-12-08

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.19

重慶科技學院工會2015年重點科研課題“高校工會檔案管理研究”（GJ2015001）。

陳皎嬌，碩士，重慶科技學院工會辦公室主任，館員，研究方向為檔案學、漢語言文學、教育學。