我國檔案信息傳播的現(xiàn)狀分析及應(yīng)對策略

吳放 郭玉書

（遼寧科技學(xué)院檔案館 本溪 117004）

我國檔案信息傳播的現(xiàn)狀分析及應(yīng)對策略

吳放 郭玉書

（遼寧科技學(xué)院檔案館 本溪 117004）

隨著新媒介在信息傳播中的應(yīng)用，檔案信息傳播也與它產(chǎn)生了緊密的聯(lián)系，通過調(diào)查和分析我國檔案館檔案信息傳播的現(xiàn)狀，對我國檔案信息傳播存在的障礙進行分析，在此基礎(chǔ)上提出應(yīng)對檔案信息傳播障礙的對策，以促進我國檔案館檔案信息傳播的發(fā)展，提高我國檔案館檔案信息服務(wù)水平。

檔案 信息傳播 新媒介

對我國檔案館檔案信息傳播現(xiàn)狀進行分析，可以準(zhǔn)確地掌握我國檔案館檔案信息傳播的情況，為檔案館檔案信息傳播提出合理的建議，從而有利于改進我國檔案館檔案信息傳播現(xiàn)狀，促進我國檔案館檔案信息傳播。本文主要從我國檔案館檔案信息傳播媒介、傳播內(nèi)容、傳播效果的評價，分析我國檔案館檔案信息傳播的現(xiàn)狀，并提出了應(yīng)對策略。

一、我國檔案館檔案信息傳播的現(xiàn)狀分析

1. 我國檔案館檔案信息傳播媒介的評價。傳播媒介，也可稱為傳播渠道、信道、傳播工具等，是傳播內(nèi)容的載體。檔案信息傳播媒介在檔案信息傳播中起到橋梁的作用，它是連接檔案信息傳播者和檔案信息利用者的紐帶，因此對于我國檔案館檔案信息傳播媒介的評價，對揭示我國檔案館檔案信息傳播現(xiàn)狀很重要。

表1 我國檔案館檔案信息傳播媒介的利用頻率（%）情況表

由上表可看出，我國檔案館檔案信息傳播媒介日益多樣化，檔案館信息傳播除了利用檔案展覽、檔案編研產(chǎn)品等傳統(tǒng)媒介外，還積極利用報紙、期刊、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)等大眾傳播媒介。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)媒介憑借其信息傳播的快捷性和廣泛性、信息組織的超鏈接性以及信息傳播的交互性和多媒體性特點，發(fā)展迅速。尤其是20世紀(jì)90年代末，我國一些檔案網(wǎng)站通過互聯(lián)網(wǎng)進行檔案宣傳，使檔案信息傳播邁入了新的時代，短短數(shù)年間，我國檔案專業(yè)網(wǎng)站數(shù)量達到一定規(guī)模。我國檔案信息傳播逐漸由傳統(tǒng)媒介轉(zhuǎn)向大眾傳播媒介。

但是，對于新興傳播媒介，如博客、微博等媒介，我國檔案館利用的頻率還是很少的。檔案網(wǎng)站的利用頻率還需要加強。在信息時代，使用博客、微博的人在不斷增加，他們利用集豐富多彩的個性化展示于一體的博客，簡易、迅速、便捷地在媒介里表述自己的觀點，及時地與他人分享與交流。而我國檔案館利用頻率很低，并沒有發(fā)揮博客、微博在檔案信息傳播方面的作用，這就會對檔案信息傳播造成一定的影響。

2. 我國檔案館檔案信息傳播內(nèi)容的評價。傳播內(nèi)容的質(zhì)量高低直接影響著檔案信息傳播效果的好壞，所以對于檔案信息傳播內(nèi)容的評價是了解檔案館信息傳播現(xiàn)狀必不可少的一個環(huán)節(jié)。

檔案館檔案信息傳播的內(nèi)容多為歷史信息，檔案館保存著非常豐富的歷史檔案材料，蘊涵著許多歷史和地方特色的檔案信息，其中不少是公眾非常感興趣的內(nèi)容。向公眾傳播歷史信息，已成為檔案信息傳播的一個趨勢。近年來，在歷史檔案基本開放完畢，檔案開放難度越來越大的情況下，許多檔案館在實踐中不斷探索新的傳播內(nèi)容，如上海檔案館和有關(guān)部門聯(lián)手，陸續(xù)在新館開設(shè)了婚姻檔案、知識青年檔案、獨生子女檔案、企業(yè)信用檔案等十多個專題目錄。另外，大連檔案信息網(wǎng)設(shè)置了“本埠消息”和“外埠消息”欄目，青島檔案信息網(wǎng)設(shè)置了“檔案動態(tài)”欄目，上海檔案信息網(wǎng)設(shè)置了“國內(nèi)縱覽”和“國際瞭望”欄目，這些欄目把檔案界的最新動態(tài)、最近關(guān)注的熱點問題、最新的研究成果，都及時向公眾發(fā)布，這不僅可以使檔案界業(yè)內(nèi)人士及時了解最新信息，調(diào)整自己的工作與學(xué)習(xí)，也可以讓公眾獲取與自己相關(guān)的信息內(nèi)容。

我國檔案館檔案信息傳播的內(nèi)容逐漸向著多元化的方向發(fā)展，不斷地增加新的傳播內(nèi)容，這在一定程度上滿足了社會的需求，但是檔案館還需要把傳播的檔案信息內(nèi)容與利用者的需求聯(lián)系起來，同時要與我國政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展相適應(yīng)，使檔案信息發(fā)揮在這方面應(yīng)有的價值。

3. 我國檔案館檔案信息傳播效果的評價。檔案信息傳播效果是指檔案信息傳播活動對受眾及社會所產(chǎn)生的一切影響和結(jié)果。對檔案館檔案信息傳播效果的現(xiàn)狀進行分析，有利于讓檔案館真正關(guān)心檔案信息傳播的實際結(jié)果，同時也有利于檔案信息價值的實現(xiàn)。筆者主要從檔案信息傳播效果產(chǎn)生的三個基本層次——認(rèn)知效果、情感效果、行為效果，對傳播效果現(xiàn)狀進行分析。

表2 我國檔案館檔案信息傳播效果情況表

由表2可以看出，我國檔案館檔案信息傳播認(rèn)知效果最高，其次是情感效果，最后是行為效果。這說明利用者都可以接受檔案信息，但是利用者對于是否喜歡這一信息，是否產(chǎn)生共鳴或其他的情感波動等關(guān)注度不高。此外，檔案信息傳播對利用者意志、動機及行為產(chǎn)生的影響不高。

表格中還可以看出，不同的利用者，對于檔案信息傳播效果利用程度是不同的，學(xué)者、研究人員對于檔案信息的利用程度要高于學(xué)生和普通群眾。

所以我國檔案館要提高檔案信息傳播效果，一方面，不僅要讓利用者接受檔案信息，還要讓利用者喜歡利用這一檔案信息，能和檔案信息產(chǎn)生共鳴，更重要的是能夠讓檔案信息傳播對利用者意志、動機及行為產(chǎn)生影響。另一方面，檔案信息要滿足不同類型的利用者，尤其是加強對于普通人群利用需求的研究，使檔案信息逐漸走向大眾化的道路。

二、應(yīng)對我國檔案信息傳播障礙的對策

我國檔案館檔案信息傳播還存在一些需要完善之處，與國外檔案信息傳播相比有一定差距。導(dǎo)致這種局面的產(chǎn)生，既有主觀因素，也有客觀因素。我國各級檔案館必須充分重視這些差距與不足，認(rèn)真分析癥結(jié)所在，采取有效措施，盡快扭轉(zhuǎn)這一局面。筆者根據(jù)我國檔案館檔案信息傳播的現(xiàn)狀及存在的障礙，提出以下對策。

1. 做好檔案信息的降密和解密工作。檔案信息是有密級的，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》第十條，其密級分為絕密、機密、秘密三級。確定檔案信息的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地滿足利用者需求。檔案信息的密級并不是一成不變的，它隨著時間的推移和文件貫徹的情況而不斷變化，因此檔案館工作人員應(yīng)對檔案信息的密級變化做到了如指掌，及時做好本單位檔案信息的降密、解密工作，最大限度地保證檔案信息的及時傳播。

做好檔案信息的降密、解密工作，最重要的是做好降密、解密前的鑒定工作。因為鑒定工作可以直接、具體地審查和判斷每一份檔案材料應(yīng)解密向社會開放,還是應(yīng)控制使用不應(yīng)向社會開放。做好鑒定工作一要嚴(yán)格遵守有關(guān)鑒定的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，判斷出哪些檔案信息需要降密、解密，哪些不需要，這樣才能為以后的工作打好基礎(chǔ)。二是要有專業(yè)化的人才隊伍。檔案館員必須要具備一定的專業(yè)素質(zhì)，包括政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、檔案管理專業(yè)素質(zhì)等，要掌握黨和國家相關(guān)的政策法規(guī)、歷史文化知識、檔案專業(yè)知識等，才能勝任這項工作，確保工作質(zhì)量。三是加強鑒定工作的監(jiān)督和檢查。成立專門的監(jiān)督和檢查工作小組，對鑒定的檔案信息進行嚴(yán)格的檢查。確保各級檔案館依法執(zhí)行檔案信息鑒定工作，讓廣大人民群眾真正利用到檔案信息。

2. 加強檔案信息利用者研究。檔案信息傳播的最終目的是滿足檔案信息利用者的利用需求，利用者能否有效地利用檔案信息，是檢驗檔案信息傳播效果的標(biāo)準(zhǔn)之一。因此，檔案館必須十分重視對利用者的研究，例如，了解其檔案信息需求，提高利用者檔案信息意識等,以取得最佳的傳播效果。

首先，檔案館要能夠正確區(qū)分不同的利用者，并對其信息需求做到心中有數(shù)。這樣利用者的需求才會得以滿足，檔案信息及其服務(wù)的價值才會實現(xiàn)。檔案信息利用者的具體特征對其信息需求有直接的影響。為此,應(yīng)從不同的角度觀察和認(rèn)識利用者，從中揭示出同一類型利用者及其需求的共性，以便更好地滿足利用者不同的需求層次。

其次，檔案館要通過多種途徑，提高利用者的檔案信息意識。為此，檔案館要正確處理檔案信息的開放利用與保護的關(guān)系，要讓用戶有檔可查，檔案館工作者要注意相關(guān)信息的收集與整理，在利用者利用時向他們提出建議，以避免利用者對有效信息的疏漏，增強利用者的檔案信息意識。要加強各方面的宣傳力度，通過各種手段加強對已開放檔案的宣傳工作。要努力做好館藏檔案的編研與信息化工作，讓用戶可以通過多種途徑加以利用。要加強檔案館員工的服務(wù)意識，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，獲得更好的口碑，打破用戶對檔案館的一些偏見。

3. 提高檔案工作人員的信息素養(yǎng)。檔案館要加強對于檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育，提高檔案人員的信息意識、信息技能和文化素養(yǎng)。

其一，增強檔案工作人員的信息意識。首先，檔案工作人員要保持對檔案信息的高度敏感。檔案工作者必須時刻關(guān)注外界信息，并與當(dāng)前背景下的實際工作相聯(lián)系，提高對未來信息利用價值的預(yù)測能力。其次，敏銳地感受社會信息的變化對檔案工作的影響。檔案工作者只有具備強烈的信息意識，才能積極主動地挖掘、搜集、利用各種有用的信息，不斷完善檔案工作，使檔案工作在各方面建設(shè)中發(fā)揮最大作用。最后，保持高度的信息安全意識。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息傳遞存在很大的風(fēng)險，這就要求檔案傳播人員需具備一定的網(wǎng)絡(luò)常識，把風(fēng)險降到最低。

其二，加強檔案工作人員對新媒介及相關(guān)軟件的使用能力。由于工作內(nèi)容的特殊性，檔案工作者需要對檔案進行一系列處理才能使其形成檔案信息，為公眾提供利用。檔案工作者需要熟練掌握新媒介和相關(guān)軟件的使用技能，才能保證檔案信息收集、選擇、加工工作的順利進行。

其三，提高檔案人員的文化素養(yǎng)。首先，檔案傳播人員必須具備足夠的專業(yè)知識和其他文化知識。這樣在檔案信息傳播前，檔案工作者才會對將要傳播的信息有充分認(rèn)識，確保信息傳播符合相關(guān)原則和規(guī)定，對信息內(nèi)容進行選擇、處理和加工。

4. 改善檔案信息傳播的外部環(huán)境。檔案館檔案信息傳播與社會的政治穩(wěn)定、經(jīng)濟發(fā)展、文化繁榮密切相關(guān)，要得到良好的效果，它離不開一定的政治、經(jīng)濟和文化等外部環(huán)境。要改善檔案館檔案信息傳播的外部環(huán)境，需要做到以下幾點。

一是要轉(zhuǎn)換視角，從社會的角度審視檔案信息傳播。堅持把檔案館檔案信息傳播的發(fā)展置于經(jīng)濟社會發(fā)展的全局之中，以為經(jīng)濟社會發(fā)展作貢獻來贏得檔案館檔案信息傳播的發(fā)展，為檔案信息傳播營造寬松和諧的外部環(huán)境，促進檔案信息傳播全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。為此，檔案館必須繼續(xù)把加強與社會的聯(lián)系作為今后提高檔案信息傳播效果的重要手段，不斷地堅持并發(fā)揚光大。改善外部環(huán)境，要求檔案館更加牢固地樹立起為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)的理念，正確處理好檔案信息傳播發(fā)展與經(jīng)濟社會發(fā)展的關(guān)系，不斷增強檔案信息傳播發(fā)展的緊迫感、責(zé)任感和使命感。

二是檔案館要加強檔案信息社會宣傳。檔案館應(yīng)加大力度，采取多種形式宣傳檔案信息。一方面要加強有關(guān)檔案信息價值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道檔案信息是什么，檔案信息有什么作用，從而激發(fā)人們利用檔案信息的熱情，引導(dǎo)更多的人利用檔案信息。另一方面，要加強有關(guān)檔案信息利用工作的宣傳，宣傳如何利用檔案信息，從而引導(dǎo)人們用好檔案信息。除此之外，檔案館要加強檔案開放目錄或開放檔案信息內(nèi)容的宣傳，使人們了解檔案館的內(nèi)容，引導(dǎo)人們有針對性地利用檔案信息。

三是面向社會，促進檔案館的對外開放與交流。只有加強對社會的開放與聯(lián)系，檔案館檔案信息傳播才能更加緊密地結(jié)合經(jīng)濟社會發(fā)展的實際，增強檔案信息傳播的針對性，豐富檔案信息傳播的內(nèi)容，增加檔案信息傳播經(jīng)費，增強檔案信息傳播為經(jīng)濟社會服務(wù)的能力，促進檔案信息傳播更快、發(fā)展更好；只有加強與社會的開放與交流，才能更好地服務(wù)社會，特別是為新農(nóng)村建設(shè)中農(nóng)民增收、農(nóng)業(yè)增效、農(nóng)村發(fā)展發(fā)揮檔案信息傳播的優(yōu)勢和特長，實現(xiàn)檔案信息價值。

[1]于鶴年.簡論檔案工作者在檔案信息傳播中的信息素養(yǎng)[J].華章，2011（19）.

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[3]周楓，周慧.1999—2009年國內(nèi)檔案信息傳播研究綜述[J].檔案管理，2007（6）.

[4]韓寶華.檔案信息傳播類型初探[J].檔案與建設(shè)，2009（1）.

Analysis of the Current Status of Archives Information Dissemination in China and Coping Strategies

Wu Fang,Guo Yushu
（Archives of Liaoning Institute of Science and Technology,Benxi 117004,China）

With application of new media in the information dissemination,archives information dissemination is also closely related to it.Through the investigation and analysis of current information dissemination status,the paper analyzes the existing dissemination barriers and puts forward coping strategies to promote the development of archives information dissemination and improve the level of archives information service in China.

archives；information dissemination；new media

G273.5

A

2016-12-05

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.14

吳放為遼寧科技學(xué)院檔案館館員，本科學(xué)歷，主要研究方向為檔案服務(wù)與利用；郭玉書為遼寧科技學(xué)院檔案館館員，碩士研究生，主要研究方向為檔案數(shù)字化管理。