工程項(xiàng)目管理中電子文件管理的探討

潘磊1.董萌然2.

1.成都生物制品研究所有限責(zé)任公司； 2.成都九洲迪飛科技有限責(zé)任公司

工程項(xiàng)目管理中電子文件管理的探討

潘磊1.董萌然2.

1.成都生物制品研究所有限責(zé)任公司； 2.成都九洲迪飛科技有限責(zé)任公司

電子文件管理屬于工程項(xiàng)目管理的重要組成，其直接影響著工程的完整竣工，基于此，本文就工程項(xiàng)目管理中電子文件管理存在的問題展開分析，并圍繞建立健全電子文件歸檔制度、充分利用綜合辦公信息管理系統(tǒng)、建立完善的電子文件利用制度、加強(qiáng)電子文件流程管理四方面提升電子文件管理的策略進(jìn)行了詳細(xì)論述，希望由此能夠?yàn)橄嚓P(guān)業(yè)內(nèi)人士帶來一定啟發(fā)。

工程項(xiàng)目管理 電子文件 歸檔制度

前言

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件在工程項(xiàng)目管理中所占據(jù)的地位日漸提升，但在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國當(dāng)下很多工程項(xiàng)目管理中的電子文件管理往往存在著多方面問題，而為了設(shè)法解決相關(guān)問題并提升電子文件的效用，正是本文就工程項(xiàng)目管理中電子文件管理展開具體研究的原因所在。

一、工程項(xiàng)目管理中電子文件管理存在的問題

（一）電子文件歸檔不齊

電子文件歸檔不齊問題在工程項(xiàng)目管理中較為常見，很多設(shè)計(jì)與建設(shè)周期較長的工程往往較為頻繁出現(xiàn)該問題，這主要是由于設(shè)計(jì)等圖紙反復(fù)修改往往導(dǎo)致電子文件的歸檔不及時(shí)，設(shè)計(jì)等人員未按照規(guī)定充分利用信息系統(tǒng)也與該問題的出現(xiàn)存在較強(qiáng)關(guān)聯(lián)，由此引發(fā)的原始CAD電子圖大量流失往往會對工程項(xiàng)目建設(shè)帶來較為負(fù)面影響[1]。

（二）手工方法處理電子文件

雖然電子文件管理信息系統(tǒng)在我國已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了初步普及，但很多系統(tǒng)天然存在的缺陷，往往使得管理人員仍舊使用手工方法進(jìn)行電子文件的處理，設(shè)計(jì)圖紙的拆分、標(biāo)識、編目、分類、鑒定等環(huán)節(jié)的完全手工化便是該問題的直觀展現(xiàn)，電子文件的準(zhǔn)確性、完整性、有效性、安全性很容易因此受到較為嚴(yán)重的威脅。

（三）電子文件有效利用率低

雖然電子文件已經(jīng)成為工程項(xiàng)目的重要組成部分，但很多工程人員仍舊存在著過分依賴紙質(zhì)文件的問題，這就使得電子文件管理信息系統(tǒng)的查詢、在線瀏覽、下載等功能形同虛設(shè)，這對于系統(tǒng)的利用與工程項(xiàng)目施工的開展都將帶來較為負(fù)面影響。

（四）電子文件失真、泄密

電子文件本身具備易改、易復(fù)制等特性，而這些特性就使得電子文件在管理中很容易出現(xiàn)失真、泄密等問題，電子文件鑒定環(huán)節(jié)、電子文件利用制度等方面存在不足往往與該問題存在較強(qiáng)聯(lián)系。

二、提升工程項(xiàng)目管理中電子文件管理水平的策略

（一）建立健全電子文件歸檔制度

為了根除工程項(xiàng)目管理中存在的電子文件歸檔不齊問題，電子文件歸檔制度的建立與健全必須得到重視，該制度需要實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔時(shí)間、范圍、格式、路徑等要求的明確，并真正將電子文件歸檔與日常工作實(shí)現(xiàn)融合，而為了最大化電子文件歸檔制度效用發(fā)揮，相關(guān)單位與企業(yè)還需要做好該制度的宣傳工作，并將電子文件歸檔制度與新員工崗前教育實(shí)現(xiàn)深入融合，這樣電子文件歸檔的重要性就能夠真正貫徹于各個(gè)角落，工程項(xiàng)目管理中的電子文件歸檔管理水平由此就將實(shí)現(xiàn)大幅提升[2]。

（二）充分利用綜合辦公信息管理系統(tǒng)

綜合辦公管理信息系統(tǒng)早已在我國大部分企業(yè)與單位實(shí)現(xiàn)了普及，而如果能夠?qū)㈦娮游募芾砼c該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)深入一定融合，工程項(xiàng)目管理與電子文件管理聯(lián)系緊密性就將大大提升，而為了能夠真正根除手工處理電子文件帶來的負(fù)面影響，企業(yè)與單位還需要同時(shí)加強(qiáng)自身電子文件管理系統(tǒng)的完善，由此實(shí)現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)與辦公信息管理系統(tǒng)的充分結(jié)合、甚至融合，工程項(xiàng)目中的來往文件、設(shè)計(jì)成果、設(shè)計(jì)修改通知單等電子文件內(nèi)容的管理水平就將實(shí)現(xiàn)大幅度提升。值得注意的是，通過信息系統(tǒng)支持實(shí)現(xiàn)的電子文件審核與歸檔還將實(shí)現(xiàn)其原始性與安全性提升，工程項(xiàng)目建設(shè)由此就將獲得較為有力的支持。

（三）建立完善的電子文件利用制度

結(jié)合工程項(xiàng)目管理中電子文件利用程度較低的現(xiàn)狀，電子文件利用制度的建立與完善必須得到重視，只有保證電子文件的借閱、瀏覽、下載的規(guī)范化，電子文件的利用率與安全性才能夠得到較好保障。在電子文件利用制度中，下載的申請需要通過多層審批，并設(shè)置好本機(jī)瀏覽的規(guī)定天數(shù)，同時(shí)還需要保證下載文件數(shù)據(jù)的自動(dòng)失效、無法打印與復(fù)制，工程項(xiàng)目管理中電子文件管理的效率由此就將得到妥善保障。

（四）加強(qiáng)電子文件流程管理

在電子文件失真、泄密問題的解決中，電子文件流程管理的加強(qiáng)必須得到重視，這里的流程管理必須考慮電子文件原件難以區(qū)分、容易被修改等特點(diǎn)，并通過完善的流程管理制度建設(shè)保證電子文件的歷史憑證價(jià)值與原始性，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件管理與電子文件管理的有機(jī)結(jié)合屬于不錯(cuò)的選擇，雙軌歸檔就將真正保證電子文件的法律效力與真實(shí)性。

三、結(jié)論

綜上所述，我國當(dāng)下工程項(xiàng)目管理中的電子文件管理現(xiàn)狀不容樂觀。而在此基礎(chǔ)上，筆者圍繞電子文件歸檔不齊、手工方法處理電子文件、電子文件有效利用率低、電子文件失真與泄密四方面問題提出的針對性解決措施，則直觀證明了研究價(jià)值。因此，在具體的工程項(xiàng)目電力文件管理中，本文便具備較高參考價(jià)值。

[1]趙海瓊,李貴富.工程項(xiàng)目管理中電子文件管理的探討[J].電子測試,2015,02：129-131.

[2]周敏,陳秀芬.建設(shè)工程電子文件管理的實(shí)踐與探討[J].檔案與建設(shè),2013,09：67-68.