引入信息化手段 提升職高檔案管理質(zhì)量

王曉云

（江蘇省淮陰商業(yè)學(xué)校黨委辦公室，江蘇淮安 223001）

在高職教育中，檔案是對(duì)教育工作人員及學(xué)生個(gè)人信息的記錄，既能反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和綜合素質(zhì)，又關(guān)系著學(xué)校的教育水平，是職高教育管理的重要組成部分。江蘇省淮陰商業(yè)學(xué)校成立于20世紀(jì)80年代初期，檔案管理多依靠人工方式，以紙質(zhì)為主要載體。隨著每年檔案資料的增多，需要擴(kuò)充資料室面積，存儲(chǔ)更多的檔案。學(xué)生檔案使用頻繁，但查閱利用起來很不方便。另外，部分檔案因環(huán)境潮濕，以及其他原因遭到破壞。進(jìn)入新世紀(jì)后，信息技術(shù)應(yīng)用日益普及，學(xué)校在2008年開始大量引進(jìn)信息化手段，用于檔案管理，取得了很好的效果。

1 轉(zhuǎn)變觀念意識(shí)，予以支持

檔案管理是職業(yè)高中的重點(diǎn)管理工作之一。為提高工作效率和管理質(zhì)量，學(xué)校高層及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，跟緊時(shí)代，全面客觀地了解了信息化技術(shù)，發(fā)現(xiàn)信息化技術(shù)對(duì)檔案的處理、利用、維護(hù)都較為有利，所以非常重視檔案信息化建設(shè)，并逐步實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化[1]。信息化管理以信息技術(shù)為支撐，除了觀念更新，還需要予以足夠的財(cái)力、物力和人力支持，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保每項(xiàng)操作都能順利進(jìn)行。為此，該校積極與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)合作，吸引投資，用于信息管理系統(tǒng)建設(shè)。結(jié)合學(xué)校的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，配備相關(guān)設(shè)備設(shè)施，比如防塵、防火設(shè)備。在引進(jìn)外部管理人才加以指導(dǎo)的同時(shí)，重視學(xué)校內(nèi)部信息管理人才的培養(yǎng)[2]。當(dāng)?shù)亟逃块T對(duì)此也頗為重視，在資金和政策上予以一定的鼓勵(lì)和扶助，加快了學(xué)校檔案信息化管理的建設(shè)速度。

2 完善相關(guān)制度，規(guī)范管理

檔案信息化管理是高職校檔案管理的必然趨勢(shì)，為取得良好效果，學(xué)校成立了專門的管理機(jī)構(gòu)，完善管理制度，成立了工作小組，專門負(fù)責(zé)檔案管理。檔案信息化管理，基本上包括檔案收集、數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案錄入存儲(chǔ)、保管、利用、銷毀等，每一個(gè)環(huán)節(jié)都非常關(guān)鍵，為此學(xué)校制定了較為完善的管理制度，涉及各個(gè)部門各個(gè)方面，包括檔案人員的責(zé)任等，都在其中。同時(shí)，還成立有監(jiān)督部門，實(shí)行監(jiān)管機(jī)制，負(fù)責(zé)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和指導(dǎo)，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤操作，或其他行為，監(jiān)督人員及時(shí)予以糾正。我國(guó)的信息化管理存在法律上的缺陷，所以完善法律制度，加強(qiáng)法律監(jiān)督也是重要工作[3]。對(duì)檔案人員開展法律教育，宣傳相關(guān)法律知識(shí)，維護(hù)檔案安全。一旦發(fā)現(xiàn)有人利用職權(quán)，作出違法行為，則應(yīng)學(xué)會(huì)用法律保護(hù)，予以相應(yīng)的懲處。

在制度建設(shè)外，還需規(guī)范檔案的信息化管理，更新管理意識(shí)，利用信息技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)檔案的有效控制，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立起完備的信息化管理系統(tǒng)。檔案還具有憑證作用，所以電子檔案的法律憑證作用應(yīng)得以體現(xiàn)。這就需要完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系和技術(shù)關(guān)系的有序化，保護(hù)檔案的真實(shí)性、及時(shí)性和完整性[4]。

3 培養(yǎng)優(yōu)秀人才，提高素質(zhì)

我國(guó)信息化管理的發(fā)展速度很快，管理人才需求量大，但優(yōu)秀的人才卻非常少。作為檔案管理工作的主體，對(duì)其提出了較高的要求。

首先，工作人員必須具備熟練的業(yè)務(wù)能力，能夠合理及時(shí)地處理各項(xiàng)事務(wù)，學(xué)校全部人員的信息都需要?dú)w檔處理，而這是件綜合性很強(qiáng)的工作[5]。除了專業(yè)知識(shí)，檔案人員還必須熟悉整個(gè)流程，具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，了解編輯、法律、管理等領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)，同樣還必須擁有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。此外，信息素養(yǎng)更為關(guān)鍵。檔案管理信息化已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，與計(jì)算機(jī)融合愈發(fā)緊密，方便快捷的計(jì)算機(jī)搜索將代替手工檢索，數(shù)據(jù)庫(kù)將代替紙質(zhì)載體，這可以說是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的巨大顛覆，從理念，到技術(shù)，再到方法，都發(fā)生了很大改變，所以對(duì)檔案人員的管理和服務(wù)能力要求更嚴(yán)格。學(xué)校每年都會(huì)組織檔案人員參加實(shí)踐培訓(xùn)，由專業(yè)人士指導(dǎo)，分析當(dāng)前形勢(shì)，介紹最新技術(shù)和研究成果，分析總結(jié)過去存在的問題及其原因，并采取有效的解決對(duì)策。

其次，職業(yè)道德也是不容忽視的因素。在職業(yè)高中，檔案結(jié)構(gòu)基本屬于教輔部門，職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)相對(duì)較少，以至于部分檔案人員可能存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，以為自身地位不高，所以職業(yè)榮譽(yù)感很差，進(jìn)而影響到其工作態(tài)度。比如，工作中不認(rèn)真，態(tài)度不夠端正，經(jīng)常抱怨職位等[6]。為解決這些問題，該校高層一方面加強(qiáng)教育，令檔案人員正視自身工作，提高其職業(yè)認(rèn)同感和榮譽(yù)感，以積極的態(tài)度面對(duì)工作；另一方面，心理輔導(dǎo)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)同時(shí)進(jìn)行，提高檔案人員的福利待遇，為其提供晉升機(jī)會(huì)，從而激發(fā)他們的積極性，全身心地投入到工作中。

4 健全管理系統(tǒng)，維護(hù)安全

4.1 信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

4.1.1 原則要求

在開發(fā)設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，設(shè)計(jì)人員遵循規(guī)范性、靈活性、安全性、易操作性、可擴(kuò)充性等原則，結(jié)合經(jīng)濟(jì)條件考慮，選用國(guó)內(nèi)成熟的技術(shù)，并且制定有應(yīng)急方案。為提高系統(tǒng)的穩(wěn)定安全性，還遵循分權(quán)制約制度，以免所有的安全管理都集中到一人，一旦出現(xiàn)問題，則可能威脅到整個(gè)系統(tǒng)正常運(yùn)行。設(shè)計(jì)前期，充分考慮了檔案的安全保密、兼容擴(kuò)展、實(shí)際應(yīng)用等問題，不僅可以快速實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，還有利于提高工作效率。

4.1.2 整體架構(gòu)

該系統(tǒng)是學(xué)校信息檔案管理的核心，以先進(jìn)的信息化技術(shù)為支撐，集管理、服務(wù)等功能于一體，同時(shí)借鑒其他高職校經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況加以調(diào)整，最終設(shè)計(jì)出如圖1所示的檔案信息化管理系統(tǒng)。

其中，技術(shù)保障體系作為中樞部分，主要負(fù)責(zé)信息技術(shù)的研發(fā)，以及系統(tǒng)的安全保護(hù)，運(yùn)行中一旦出現(xiàn)故障，可及時(shí)予以解決。基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)負(fù)責(zé)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家安全規(guī)范的執(zhí)行，確保平臺(tái)系統(tǒng)合法實(shí)用。運(yùn)行管理體系的作用非常關(guān)鍵，囊括了行政、技術(shù)和風(fēng)險(xiǎn)等方面的管理工作，是引導(dǎo)學(xué)校內(nèi)部運(yùn)行的主要部分。社會(huì)服務(wù)體系則包括安全管理、測(cè)評(píng)管理和應(yīng)急響應(yīng)等。以技術(shù)保障體系為例，為保證系統(tǒng)安全，防止信息被盜竊篡改，設(shè)計(jì)人員采用數(shù)據(jù)加密、安全認(rèn)證等核心技術(shù)，并安裝有防火墻、防病毒等軟件，其他相關(guān)的信息安全部件都經(jīng)過國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督部門認(rèn)證，且在市場(chǎng)上應(yīng)用較多，技術(shù)相對(duì)比較成熟，有助于綜合防護(hù)系統(tǒng)的完善。

4.1.3 數(shù)據(jù)庫(kù)

建立信息管理系統(tǒng)的最終目的是收集存儲(chǔ)學(xué)校的一切檔案信息，并提高檔案利用率，該校每年都會(huì)招收幾千人，檔案處理工作量大，數(shù)據(jù)較多，因此建有專門的數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)在信息管理系統(tǒng)中的地位無比關(guān)鍵，信息的錄入、登錄、搜索、利用、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)維護(hù)等工作，都離不開數(shù)據(jù)庫(kù)。設(shè)計(jì)人員首先根據(jù)用戶需求和反饋信息，然后分析處理，了解他們的需求。以用戶需求為主導(dǎo)，建立相應(yīng)的模型，繼而將其數(shù)字化，形成數(shù)據(jù)庫(kù)支持的模型。接著便是物理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，選擇最為適宜的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，并對(duì)其性能進(jìn)行測(cè)試，如果不滿意，則重新設(shè)計(jì)，直至最終滿意，試運(yùn)行并確定無誤后，方可投入使用。

4.1.4 功能模塊

主要涉及四個(gè)方面。一是用戶登錄。學(xué)生、老師以及其他工作人員的信息檔案都存在該系統(tǒng)中，每個(gè)用戶都有單獨(dú)賬號(hào)和密碼，登錄系統(tǒng)后才能查看相關(guān)信息。不同的身份角色，管理權(quán)限不同，只能進(jìn)行權(quán)限內(nèi)的操作，為信息安全系統(tǒng)了良好的保障。二是檔案收集。數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息都是逐條收集錄入的，強(qiáng)調(diào)精確性、完整性和及時(shí)性。師生的基本情況，有專門人員輸入，學(xué)校監(jiān)督機(jī)構(gòu)和當(dāng)?shù)亟逃块T會(huì)進(jìn)行審核檢查，確定沒有遺漏和錯(cuò)誤后，才在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享。三是檔案管理。包括檔案的錄入、修改、添加、查詢和銷毀。檢索技術(shù)是關(guān)鍵，除了檢索速度，還要綜合考慮檢全率、準(zhǔn)確率、檢索成本等因素。四是收發(fā)模塊。檔案信息管理系統(tǒng)還具有開放性，主要是針對(duì)其他高校，以及部分企業(yè)單位，學(xué)生的檔案公開。如果學(xué)生被某高校錄取，需要調(diào)動(dòng)檔案，就在此模塊內(nèi)完成。同樣，調(diào)檔操作也會(huì)記錄在系統(tǒng)日志中，如此做法，學(xué)生進(jìn)入新院校時(shí)，無需攜帶紙質(zhì)檔案。如果學(xué)生沒有被錄取，其檔案仍舊留在學(xué)校，學(xué)生可填寫下一志愿。另外，還有某些公文的收取和轉(zhuǎn)遞，也屬于此模塊的工作，比如參軍前，相關(guān)部門會(huì)提前發(fā)來申請(qǐng)，查看學(xué)生的信息。

4.2 系統(tǒng)安全維護(hù)措施

為防止系統(tǒng)被外界入侵，導(dǎo)致信息泄露，系統(tǒng)的安全維護(hù)工作堅(jiān)決不容忽視，學(xué)校采取身份認(rèn)證、文件加密、防火墻、病毒防護(hù)等技術(shù)，抵制未授權(quán)者的入侵。對(duì)于一些關(guān)鍵信息，則嘗試引進(jìn)人臉識(shí)別、指紋識(shí)別等技術(shù)。系統(tǒng)中還設(shè)置有自動(dòng)過濾軟件，對(duì)于一些非法信息，或者垃圾廣告等，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)屏蔽。除了技術(shù)方面，加強(qiáng)三網(wǎng)建設(shè)，對(duì)物理機(jī)器設(shè)備的日常維護(hù)也很重要。管理人員每天都要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查維護(hù)，比如除塵、降熱。為防止因自然原因?qū)е孪到y(tǒng)被破壞而引起的信息丟失，學(xué)校采用光盤備份等方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行備份。

5 結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代，職業(yè)高中檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是必然的選擇，這項(xiàng)工作具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性，因?yàn)槭菍?duì)傳統(tǒng)檔案管理的重大突破，所以涉及觀念、制度、技術(shù)等諸多方面，非朝夕所能完成，需要在長(zhǎng)期實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善。所以，在教育改革的環(huán)境中，職業(yè)高中應(yīng)樹立信息意識(shí)，加強(qiáng)監(jiān)督，制定合理可行的制度，完善檔案信息管理系統(tǒng)，并通過培訓(xùn)建設(shè)一支優(yōu)秀隊(duì)伍，提高學(xué)校的檔案管理質(zhì)量。

[1]陳愛芬.職業(yè)高中檔案管理的問題與對(duì)策[J].商業(yè)文化月刊，2011，32（5X）：72.

[2]陳愛芬.特色職高的檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011,24（5）：49.

[3]尹英范.關(guān)于職業(yè)學(xué)校檔案管理中相關(guān)問題的探討[J].黑龍江史志，2014，25（11）：288.

[4]楊映輝.職高階段引入檔案信息專業(yè)人才培養(yǎng)模式探析[J].浙江檔案，2016,20（5）：61.

[5]顧瑞華.探究普通高中學(xué)校檔案信息化管理中的常見問題及解決措施[J].管理學(xué)家，2013，13（2）：129-130.

[6]孫翠云.新時(shí)期高級(jí)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)方案探究[J].教育，2016，30（8）：306.