人事檔案電子化管理研究

羅 艷 麗

(嶺南師范學(xué)院 檔案館，廣東 湛江 524048)

檔案是人類(lèi)社會(huì)快速發(fā)展的實(shí)踐活動(dòng)信息載體，人事檔案是各類(lèi)社會(huì)組織在人力資源管理活動(dòng)中的重要文件和重要憑據(jù).人力資源開(kāi)發(fā)利用需要參考利用人事檔案信息，人事檔案集中了人力資源相關(guān)信息，記錄人力資源在入學(xué)、就業(yè)擇業(yè)等方面的原始材料.各類(lèi)社會(huì)組織開(kāi)發(fā)利用人事檔案的目的，就是秉著重視和尊重人才的理念，為各類(lèi)社會(huì)組織考察、選拔和使用人才提供依據(jù)[1].如今信息技術(shù)飛速發(fā)展，電子化管理日益成為社會(huì)管理中的重要手段.目前大多數(shù)組織的人事檔案都是采用電子化管理方式，人事檔案電子化管理是時(shí)代發(fā)展和文明進(jìn)步的需要，人事檔案電子化管理科學(xué)、規(guī)范、高效、有序，可以節(jié)約各類(lèi)社會(huì)組織的工作時(shí)間，提高各類(lèi)社會(huì)組織的工作效率.目前，我國(guó)人事檔案電子化管理水平稍滯后，人事檔案管理工作人員應(yīng)提高電子信息技術(shù)研究的水平，使之與日益發(fā)展的社會(huì)需求相契合，改變傳統(tǒng)管理方式，提高人事檔案的科學(xué)性[2].

1 人事檔案管理工作特點(diǎn)

人事檔案管理是各級(jí)組織發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，對(duì)著人事檔案管理提高要求，從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)模式，勢(shì)必帶來(lái)陣痛，但人事檔案電子化管理帶來(lái)的效果、效率是傳統(tǒng)模式無(wú)法企及的，同時(shí)，人事檔案電子化管理也是積極響應(yīng)無(wú)紙化辦公、綠色辦公的號(hào)召[3].人事檔案電子化管理實(shí)現(xiàn)了電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理，按年限保存，査找方便快速.人事檔案電子化管理需要管理軟件的同時(shí)也需要管理好紙質(zhì)檔案，專(zhuān)利、證明、工法、技法等重要文件還是需要通過(guò)紙質(zhì)檔案保存.人事檔案管理不規(guī)范，則不能較好地保存不同時(shí)期、不同階段的人事資料，對(duì)組織發(fā)展和社會(huì)發(fā)展造成不良影響.因此要不斷加強(qiáng)檔案管理，提高從業(yè)人員素質(zhì)和能力.

人事檔案管理需按照特點(diǎn)和類(lèi)別區(qū)分類(lèi)別整理，按系統(tǒng)進(jìn)行編制與整理，以便快速、高效、準(zhǔn)確地査閱檔案.借閱電子化檔案須在人事檔案管理軟件中査找，借閱人需提交電子借閱申請(qǐng)，人事檔案電子化管理借閱方式以電子檔案借閱為主、紙質(zhì)檔案借閱為輔.人事檔案電子化管理，人事工作者還可以通過(guò)電話、電腦等方式，讓借閱人實(shí)實(shí)在在感受到人事檔案電子化管理的各種優(yōu)點(diǎn).

2 人事檔案電子化管理是大勢(shì)所趨

人事檔案電子化管理可以利用管理軟件進(jìn)行管理，但為了防止借閱者將資料帶走，還需建立健全規(guī)范程序，如有發(fā)生泄漏人事檔案機(jī)密的情況，各類(lèi)社會(huì)組織將通過(guò)法律手段予以解決[4].人事檔案電子化管理加強(qiáng)管理，電子檔案管理比傳統(tǒng)管理方便快捷安全.其中，電子信息軟件對(duì)人事系統(tǒng)管理起到不可或缺的作用.

人事電子化檔案室建設(shè)，要及時(shí)制定修正管理制度，人事電子檔案移交過(guò)程注意規(guī)范保密，各級(jí)組織要加大宣貫力度，齊抓共管，堅(jiān)持人事檔案材料必須移交、移交人事檔案必須電子化的原則，通過(guò)與外部單位協(xié)商，如政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)等形式，解決人力、技術(shù)等問(wèn)題，加快推進(jìn)人事檔案電子化建設(shè).

人事工作者需定期進(jìn)行篩選和對(duì)比人事檔案材料，實(shí)時(shí)掌握人事檔案借閱情況，以往人事檔案調(diào)借需先由借閱人事先申請(qǐng)，事中登記借閱，事后還卷勾除，人事檔案電子化之后省去了此類(lèi)麻煩.人事檔案管理軟件只有指定的管理員權(quán)限用戶才可以操作，人事工作者負(fù)責(zé)檔案信息錄入工作，為事檔案電子化管理上了雙“保險(xiǎn)”.

3 當(dāng)前人事檔案管理工作的不足

3.1 檔案的收集信息不足

目前，人事部門(mén)在收集組織內(nèi)部人員的檔案材料時(shí)普遍存在收集信息不足，各級(jí)社會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)、中高層干部的信息收集比較齊全，但同時(shí)普通員工的資料信息殘缺、錯(cuò)漏，甚至基本信息均無(wú)，組織鑒定、考核等信息更無(wú)從談起.造成這一原因一方面是由于在招聘時(shí)，把關(guān)不嚴(yán)，另一方面是在檔案管理過(guò)程中沒(méi)有收集相關(guān)信息.

3.2 檔案資料信息更新滯后

隨著社會(huì)的發(fā)展，人員流動(dòng)性較大，人事檔案必須及時(shí)更新.但現(xiàn)實(shí)中，實(shí)現(xiàn)人事信息更新及時(shí)準(zhǔn)確困難重重.人事檔案包含當(dāng)事人籍貫、學(xué)歷、學(xué)位、獎(jiǎng)懲等信息，但隨著人事異動(dòng)，事物變化，它不能及時(shí)反映當(dāng)事人最新的工作狀況.且人事檔案信息收集程度較困難，人事工作者需要較長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行更新，給人事檔案管理帶來(lái)滯后性.而這種滯后性給當(dāng)事人和人事工作者帶來(lái)困境，由于時(shí)間久遠(yuǎn)，補(bǔ)充人事信息困難.

3.3 檔案資料可靠性較低

一方面，由于檔案信息更新滯后帶來(lái)的難題之一即補(bǔ)充檔案信息，補(bǔ)充的過(guò)程中信息的真實(shí)性待考[5].另一方面，人事部門(mén)對(duì)檔案資料審査力度寬松，當(dāng)事人的造假資料也可能蒙混過(guò)關(guān).這兩方面就造成檔案資料可靠性較低，一旦人事檔案失去了真實(shí)性[6]，對(duì)當(dāng)事人不負(fù)責(zé)也是對(duì)其他人的不負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，在一定程度上對(duì)社會(huì)造成不良影響，影響社會(huì)公平性.

3.4 檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后

人事檔案電子化管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范[7].再者，人事檔案電子化管理系統(tǒng)軟件移植到其它用戶兼容性較低，不能全面實(shí)施、全范圍使用，且由于各類(lèi)社會(huì)組織的層級(jí)結(jié)構(gòu)不一致，導(dǎo)致統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)困難，使用過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題，導(dǎo)致人事檔案電子化管理發(fā)展難度大.社會(huì)發(fā)展日新月異，人員流動(dòng)大，組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，檔案信息丟失情況增多，這些情況都阻礙了人事檔案電子化管理進(jìn)程.

3.5 檔案資料安全性不高

人事檔案電子材料在運(yùn)行中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的安全問(wèn)題，計(jì)算機(jī)安全管理問(wèn)題也越來(lái)越重要.網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)不容忽視，各類(lèi)社會(huì)組織的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全，才能讓整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全.加強(qiáng)各類(lèi)社會(huì)組織的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，防范黑客攻擊和病毒入侵，防止局域網(wǎng)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題故障，不同的社會(huì)組織對(duì)各自的系統(tǒng)安全漏洞需要采用相應(yīng)安全配置，加強(qiáng)安全防范.

3.6 檔案管理人才缺乏

人事工作者一般只需掌握簡(jiǎn)單的基本人事檔案查詢(xún)功能，由于電子化的普及，人事檔案對(duì)于人事工作者提出了更高的要求.且由于人事檔案電子化發(fā)展速度越來(lái)越快，人事工作者使用電子化人事檔案軟件滿足不了軟件設(shè)計(jì)的初衷.目前，人事檔案管理隊(duì)伍中電子化人才缺乏，不能較好地適應(yīng)人事檔案電子化建設(shè)，同時(shí)，由于部分社會(huì)組織單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)于電子化知識(shí)知之甚少，導(dǎo)致人事檔案電子化工作推動(dòng)困難重重，掌握人事檔案電子化管理的人才不斷流失.全員電子化素養(yǎng)有待提高，尤其是復(fù)合型人才嚴(yán)重匱乏，嚴(yán)重制約了我國(guó)人事工作改革的深入進(jìn)行[8].人事檔案電子化人才培訓(xùn)比較多且培訓(xùn)內(nèi)容比較雜，但實(shí)際效果堪憂，人事檔案電子化人才緊缺，同時(shí)培訓(xùn)相對(duì)不足，成為制約人事檔案電子化管理的難題.

4 人事檔案電子化管理對(duì)策

4.1 要提高人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

做好人事檔案電子化管理必須首先提高人事工作者的對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí).人事檔案工作是各級(jí)組織工作的基礎(chǔ)，是優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)的先決條件，是提升組織工作效率和提高組織工作水平的必要工作，也是關(guān)系到組織內(nèi)部員工的升職等各項(xiàng)事宜.從組織內(nèi)部來(lái)說(shuō)，提高人事工作者的對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)首當(dāng)其沖需要各級(jí)社會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)層重視人事檔案管理，為人事檔案管理提供資源支持.

4.2 健全人事檔案管理體系

目前很多組織人事檔案管理沒(méi)有一套成體系、成標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指導(dǎo).健全人事檔案管理體系需根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)條例統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立有法可依、有章可循的檔案流程標(biāo)準(zhǔn).各級(jí)組織需結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況與檔案管理需求進(jìn)行完善，尤其是檔案保存、檔案査閱、檔案轉(zhuǎn)移等工作流程，必須保證檔案的安全性與準(zhǔn)確性，為開(kāi)展人事工作提供便利.

4.3 建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)屬于文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案自動(dòng)化的重要內(nèi)容，它是經(jīng)過(guò)整理組織以機(jī)讀形式出現(xiàn)的檔案信息集合[9].人事檔案電子化管理需建立一套健全的檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，搜集數(shù)據(jù)務(wù)必保證內(nèi)容完整，要求各級(jí)社會(huì)組織的員工認(rèn)真如實(shí)填寫(xiě)人事檔案資料的同時(shí)，必須將重要的必填信息填寫(xiě)完整，保證人事檔案信息的完整性.同時(shí)，人事檔案填寫(xiě)的對(duì)象不僅包括各級(jí)社會(huì)組織中高層領(lǐng)導(dǎo)還需包括一般員工，只有事先嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)地收集人事檔案信息，才能建立起比較完整的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，人事工作者要收集畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等證明資料和各級(jí)社會(huì)組織內(nèi)職員的各方資料，并歸集存檔.

4.4 完善人事檔案電子化系統(tǒng)

隨著員工流動(dòng)性越來(lái)越大，人事檔案管理工作越來(lái)越困難.人事檔案電子化管理為檔案管理借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方便工作開(kāi)展，提供便捷的同時(shí)，還有很多工作要做，尤其是電子信息的更新.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)……具體地講，就是為了滿足多個(gè)用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計(jì)算機(jī)中以備使用的數(shù)據(jù)形式[10].人事工作者應(yīng)采取定期和不定期的方式統(tǒng)計(jì)更新本單位的人事檔案信息，并在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行同步更新，這樣才能維護(hù)人事檔案電子化系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn).

4.5 加強(qiáng)人事檔案審査

人事檔案電子化管理將電子技術(shù)融入人事檔案管理中，提高了工作的準(zhǔn)確性.但和傳統(tǒng)方式相比，一旦存疑，電子化人事檔案復(fù)核較難.在此過(guò)程中，人事工作者可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)對(duì)填寫(xiě)資料內(nèi)容進(jìn)行審査，并運(yùn)用人事檔案息數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)存疑信息進(jìn)行糾合，從而獲取準(zhǔn)確的信息資料.同時(shí)，電子化人事檔案工作的科學(xué)規(guī)范，審査更加嚴(yán)格，增強(qiáng)了檔案資料的可靠性.

4.6 構(gòu)建人事檔案資源平臺(tái)

人事檔案電子化管理可以全面實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化，為方便組織全體管理人員操作使用，首先要在人事管理機(jī)構(gòu)建立信息中心，構(gòu)建人事檔案資源平臺(tái)，發(fā)揮人事管理的指導(dǎo)作用.發(fā)揮電子化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案借閱者進(jìn)行分級(jí)開(kāi)放和查閱授權(quán)，提高人事檔案信息服務(wù)水平.

4.7 加強(qiáng)人事檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案電子化管理對(duì)于人事檔案管理者的個(gè)人職業(yè)能力與職業(yè)道德要求越來(lái)越高，事檔案管理者一方面要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，人事檔案管理工作內(nèi)容枯燥繁瑣，人事管理時(shí)間跨度大，調(diào)動(dòng)頻繁，一旦發(fā)生檔案丟失，往往對(duì)當(dāng)事人和人事工作者造成影響較大.另一方面，人人事工作者不僅要精于傳統(tǒng)人事管理工作，還要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高電子信息技術(shù)水平和能力，同時(shí)由于電子化之后，人事工作者更應(yīng)強(qiáng)化原則意識(shí)，做好人事檔案的安全保密工作.組織對(duì)于人事工作者需要精準(zhǔn)定位，要求人事工作者有專(zhuān)業(yè)的分類(lèi)管理知識(shí)，并且做好崗前培訓(xùn)教育，認(rèn)真評(píng)估綜合能力素質(zhì)，合格后方可上崗，并加強(qiáng)檔案抽査，提高人事檔案工作水平[11].

從傳統(tǒng)人事檔案管理到人事檔案電子化管理，人事檔案管理工作正處于從傳統(tǒng)向現(xiàn)代過(guò)渡的一個(gè)初級(jí)階段，改革帶來(lái)陣痛的同時(shí)也為人事檔案管理工作帶來(lái)提升.人事檔案電子化管理不僅減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的破損、丟失，檔案信息不足，還提高了檔案借閱的整體效率.隨著社會(huì)認(rèn)識(shí)的提升和技術(shù)手段的進(jìn)步，人事檔案管理工作也必將穩(wěn)步推進(jìn)檔案電子化管理工作，實(shí)現(xiàn)査檔利用的數(shù)電子化，在此過(guò)程中，不僅需要人事工作者不斷提高自身綜合能力素質(zhì)，更需要各級(jí)組織加強(qiáng)監(jiān)管，加強(qiáng)引導(dǎo)，還需要社會(huì)為人事管理工作提供技術(shù)支持，為人事檔案管理工作提供便利，為社會(huì)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ).

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