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      創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理研究

      2017-03-11 18:00:26馮帆
      蘭臺世界 2017年9期
      關(guān)鍵詞:創(chuàng)新型小微檔案管理

      馮帆

      (黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150000)

      創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理研究

      馮帆

      (黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150000)

      隨著我國經(jīng)濟(jì)與社會的發(fā)展,創(chuàng)新型小微企業(yè)逐漸融入國家經(jīng)濟(jì)生命的肌體,為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展注入了新鮮的血液。換言之,創(chuàng)新型小微企業(yè)憑借其活躍的創(chuàng)新能力,成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的潛力股。雖然該類企業(yè)在發(fā)展中不斷積累經(jīng)驗(yàn),逐步形成適合于企業(yè)發(fā)展的管理模式,然而在檔案管理上仍存在諸多問題。文章以創(chuàng)新型小微企業(yè)為研究主體,分析其檔案管理現(xiàn)狀,并提出建議。

      小微企業(yè) 創(chuàng)新型小微企業(yè) 檔案管理 現(xiàn)狀 建議

      創(chuàng)新型小微企業(yè)作為引領(lǐng)科技創(chuàng)新的主力軍,其檔案管理工作直接關(guān)系著企業(yè)經(jīng)營管理的整體工作質(zhì)量,進(jìn)而影響企業(yè)創(chuàng)新優(yōu)勢的發(fā)揮和穩(wěn)健發(fā)展,因此及早優(yōu)化創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理建設(shè)具有十分重要的意義。

      一、創(chuàng)新型小微企業(yè)概述

      目前,業(yè)界對于創(chuàng)新型小微企業(yè)的概念并沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)文字定義。這個名稱的由來也經(jīng)過了長時間的演變。從國外來講,學(xué)者真正使用創(chuàng)新型小微企業(yè)這個名詞始于20世紀(jì)80年代[1]157。各個國家對創(chuàng)新型小微企業(yè)的概念界定也都有所不同。我國最初使用創(chuàng)新型小微企業(yè)這個名詞是研究學(xué)者按照企業(yè)技術(shù)能力和類型劃分所界定的。2009年,我國頒布了《中華人民共和國中小企業(yè)促進(jìn)法》和《國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展的若干意見》,規(guī)定出具體的標(biāo)準(zhǔn)對中小企業(yè)的類型做出了劃分,但是并沒有明確定義創(chuàng)新型小微企業(yè)的概念。因此,公眾認(rèn)為創(chuàng)新型小微企業(yè)是在“大眾創(chuàng)新,萬眾創(chuàng)業(yè)”的浪潮下,具備相應(yīng)的知識儲備、創(chuàng)新能力和發(fā)展?jié)摿Φ钠髽I(yè),不同于諸如銷售等個體經(jīng)營公司。由此來看,創(chuàng)新型小微企業(yè)的涵義還將在發(fā)展中不斷更新和完善。

      創(chuàng)新型小微企業(yè)雖然公司規(guī)模小,但數(shù)量龐大,分布范圍和領(lǐng)域甚為廣泛。在如今提倡科技創(chuàng)新的年代,它們以后備軍的身份在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位已不可小覷,眾多大型創(chuàng)新公司乃至世界百強(qiáng)企業(yè)都是由小微企業(yè)發(fā)展而來。

      隨著創(chuàng)新型小微企業(yè)的迅速發(fā)展,國家已經(jīng)認(rèn)識到該類企業(yè)在未來的國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)中將會做出巨大貢獻(xiàn),因此大力倡導(dǎo)和鼓勵這些企業(yè),并提供大量的科技創(chuàng)新資金和管理資金的支持以及政策上的保障來促進(jìn)小微企業(yè)的發(fā)展,進(jìn)而提升我國的國內(nèi)生產(chǎn)總值。

      二、創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

      檔案既是企業(yè)發(fā)展的縮影,也是企業(yè)未來發(fā)展的參考和借鑒,做好檔案管理工作,可以為創(chuàng)新型小微企業(yè)提供創(chuàng)新動力[2]49。從目前來看,眾多創(chuàng)新型小微企業(yè)的檔案管理逐步有序,在管理建設(shè)工作上取得了巨大成效,為企業(yè)發(fā)展做出了突出貢獻(xiàn),但是仍存在著很多問題。

      1.對檔案管理的認(rèn)識程度不夠。首先,從政府的角度來講,一些地方政府認(rèn)為只有大規(guī)模企業(yè)才能創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益,所以忽視了創(chuàng)新型小微企業(yè)的發(fā)展,更不會重視小微企業(yè)的檔案管理。甚至在一些觀念比較落后的地區(qū),政府級檔案部門都沒有這些企業(yè)興衰歷程的記載。政府的不積極重視就會導(dǎo)致上行下效,就會挫傷小微企業(yè)創(chuàng)新的信心。其次,從企業(yè)管理者的角度來講,一些創(chuàng)新型小微企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可能具備超高的領(lǐng)導(dǎo)能力卻缺乏檔案意識,他們認(rèn)為檔案管理只是簡單的記錄、整理工作,對企業(yè)創(chuàng)造效益的作用微乎其微,可有可無,無需耗費(fèi)精力去管理檔案。還有甚者認(rèn)為,經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑,只有提升創(chuàng)新水平,獲得最大利益,才會做好檔案工作。由于領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理的重視程度不夠,企業(yè)整體的管理質(zhì)量一直無法提升。第三,從企業(yè)員工的角度來講,一些員工的檔案管理意識淡薄,他們的觀點(diǎn)認(rèn)為創(chuàng)新型小微企業(yè)規(guī)模小,管理支出少,檔案資料也不會多,因而輕視檔案管理工作,這就直接造成小微企業(yè)檔案記錄歸檔的混亂,或者檔案資料的不完整,進(jìn)而影響了企業(yè)發(fā)展。

      2.檔案管理制度不規(guī)范,體系不健全。大型企業(yè)的檔案管理體制和模式在其發(fā)展過程中基本成熟,而由于創(chuàng)新型小微企業(yè)的自身特點(diǎn),大型企業(yè)的管理思路對它們來說顯然是不適用的。一些創(chuàng)新型小微企業(yè)在發(fā)展中并沒有認(rèn)真規(guī)劃,逐漸形成自己的檔案管理模式,致使在企業(yè)發(fā)展很長時間內(nèi)都沒有一套屬于企業(yè)自身科學(xué)的檔案管理體系。主要表現(xiàn)在:很多企業(yè)沒有規(guī)定檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致檔案文件排列混亂、不完整,沒有保存期限,該銷毀處理的檔案和永久保存的檔案無法區(qū)分,進(jìn)而很難為企業(yè)發(fā)展提供信息;許多企業(yè)缺乏檔案管理安全機(jī)制,例如一些小型企業(yè)沒有設(shè)定安全方面的保障制度,沒有人定期檢查檔案安全,導(dǎo)致檔案被盜、紙質(zhì)檔案腐蝕等一系列事故和問題;還有一些小企業(yè)缺乏檔案保密和利用制度,對于查看、借閱、歸還檔案的人員不設(shè)限制,在檔案被歸還時無人仔細(xì)檢查檔案是否出現(xiàn)丟失、破壞的情況;一些發(fā)展較為落后的創(chuàng)新型小微企業(yè)甚至沒有設(shè)立檔案管理人員,由企業(yè)任意員工兼職隨意整理,導(dǎo)致企業(yè)諸多重要檔案流失。

      創(chuàng)新型小微企業(yè)要充分發(fā)揮其科技創(chuàng)新的優(yōu)勢,既需要企業(yè)檔案為之提供知識信息及創(chuàng)新思路的開拓和借鑒,也需要不斷收集整理和保存檔案以建設(shè)企業(yè)文化。然而檔案管理制度不規(guī)范、管理體系不健全,嚴(yán)重危害了創(chuàng)新型小微企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。

      3.檔案管理設(shè)施落后。檔案管理設(shè)施建設(shè)影響著企業(yè)檔案管理的效率[3]62。諸多創(chuàng)新型小微企業(yè)戴著創(chuàng)新科技的頭銜,卻并沒有將創(chuàng)新落實(shí)到基本的管理工作上。一些創(chuàng)新型小微企業(yè)還處在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后的階段,例如電腦、打印機(jī)及其他硬件設(shè)備配備不足,電腦操作系統(tǒng)更新?lián)Q代較慢。一些企業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備系統(tǒng)早已不適合檔案管理工作,比如一些高端的財(cái)務(wù)軟件是無法安裝在低端設(shè)備上的,但企業(yè)為節(jié)省資金一直堅(jiān)持使用。在互聯(lián)網(wǎng)普及的今天,諸多小微企業(yè)依舊依賴于傳統(tǒng)的檔案管理方式,只是保存了紙質(zhì)版的檔案文件,沒有建設(shè)本企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫,既不利于檔案整理也不方便查找。在同等條件下,與其他企業(yè)相比,大大降低了這些企業(yè)的檔案管理水平。

      4.檔案管理工作人員素質(zhì)低下。管理人員作為檔案工作的主體,直接關(guān)乎著檔案服務(wù)水平[4]100。創(chuàng)新型小微企業(yè)是創(chuàng)新人才的聚集地,員工理應(yīng)具備足夠的專業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)能力。一些企業(yè)在檔案管理人員的分配上極不合理,管理者把創(chuàng)新人才分配到技術(shù)等部門,分配到檔案管理部門的是一些綜合素質(zhì)相對低下的人員。從檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)來講,檔案管理也需要創(chuàng)新,比如檔案整理方案的設(shè)計(jì)、電子檔案的處理等,然而一些檔案人員不具備專業(yè)素質(zhì),也就不能做到管理上的創(chuàng)新,根據(jù)木桶原理,創(chuàng)新型小微企業(yè)其他部門創(chuàng)新工作做得再好,檔案管理方面成為短板,也注定是失敗的;從檔案工作者的職業(yè)道德素質(zhì)來講,一些檔案管理人員無視管理規(guī)定,例如一些會計(jì)檔案保管人員為一己私利肆意泄露企業(yè)檔案,或者篡改檔案數(shù)據(jù)資料,這些行為嚴(yán)重影響了企業(yè)發(fā)展,還有一些檔案人員行為散漫,懈怠本職工作,沒有正確的人生觀和價(jià)值觀,這不僅危害了檔案管理工作,也不利于企業(yè)凝聚力的形成。這些檔案部門沒有素質(zhì)高尚的管理團(tuán)隊(duì),就制約了企業(yè)整體管理水平的提升。

      三、關(guān)于完善創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議

      1.全方位提高重視程度。企業(yè)意識形態(tài)的轉(zhuǎn)變和提升需要由上而下,由表及里。首先就是政府重視,作為人民的領(lǐng)導(dǎo)者和公仆,政府觀念影響著企業(yè)的意識,政府必須重視企業(yè)的檔案管理工作,在市場經(jīng)濟(jì)條件下,政府應(yīng)調(diào)控有度,實(shí)時檢查和監(jiān)督創(chuàng)新型小微企業(yè)的檔案工作,一旦發(fā)現(xiàn)有企業(yè)違反《檔案法》或相關(guān)規(guī)定,必須嚴(yán)懲不貸。對于一些檔案管理水平較差的創(chuàng)新型小微企業(yè),政府可以給予適當(dāng)?shù)难a(bǔ)助和引導(dǎo),比如唐山市古冶區(qū)的小微企業(yè)稅收優(yōu)惠政策,從側(cè)面給予了企業(yè)管理資金,這對于創(chuàng)新型小微企業(yè)發(fā)展是非常有利的。其次就是提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和員工的重視程度,企業(yè)掌門人必須加強(qiáng)自身的檔案管理意識,轉(zhuǎn)變“檔案工作不會產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益”的觀念,將檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展緊密聯(lián)系起來,實(shí)現(xiàn)各個部門齊頭并進(jìn),進(jìn)而員工也會提高自己的工作意識,為檔案管理貢獻(xiàn)力量。

      2.健全檔案管理體制,打造創(chuàng)新管理模式。首先,就是制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理規(guī)定。包括檔案收集整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用規(guī)范、檔案銷毀制度等等,根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展特點(diǎn)設(shè)立一套適合自己的檔案管理模式。一些從事特類生產(chǎn)經(jīng)營的創(chuàng)新型小微企業(yè)必須制定檔案安全管理機(jī)制,實(shí)行檔案工作責(zé)任制,精細(xì)到制度,責(zé)任到人,從檔案的產(chǎn)生到中間的保管到最后的留存狀態(tài)都必須有明確的規(guī)定,避免出現(xiàn)檔案失范事故。另外,設(shè)立績效激勵制度,鼓勵員工創(chuàng)新和工作熱情。

      3.做好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。創(chuàng)新型小微企業(yè)要提高檔案管理水平,就必須在健全管理制度的基礎(chǔ)上做好基礎(chǔ)設(shè)施完善工作,真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化[5]82。必須配備適合小企業(yè)檔案管理的計(jì)算機(jī)及相關(guān)電子硬件設(shè)備,像電腦系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件都要做到及時更新。隨著網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化的發(fā)展,對創(chuàng)新型小微企業(yè)的要求也越來越高,它們不僅要緊隨時代潮流,比如網(wǎng)絡(luò)檔案館的開發(fā)與建設(shè),比如現(xiàn)今被大眾廣泛使用的微信公眾號的建設(shè),這些工作必須緊跟日程,還要在此基礎(chǔ)上做到創(chuàng)新檔案管理建設(shè),對企業(yè)的人事檔案管理、會計(jì)檔案管理等設(shè)計(jì)相關(guān)電子管理軟件,真正做到檔案管理信息化創(chuàng)新。

      4.提高檔案管理者素質(zhì),創(chuàng)新服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)者在選用檔案管理人員時必須對這些人員進(jìn)行考核,以審驗(yàn)他們的專業(yè)水準(zhǔn)能否堪任檔案管理工作。創(chuàng)新型小微企業(yè)科技創(chuàng)新人才頗多,有必要為檔案管理安排創(chuàng)新型研發(fā)專業(yè)人才,以做到檔案服務(wù)創(chuàng)新。企業(yè)需要定期對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn),以鞏固他們的專業(yè)知識,提升專業(yè)管理水平。其次,還應(yīng)定期對檔案工作者進(jìn)行職業(yè)道德教育,以使檔案工作者的綜合素質(zhì)與創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理工作相匹配。

      綜上所述,創(chuàng)新型小微企業(yè)是社會知識產(chǎn)權(quán)向生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的孵化器,企業(yè)檔案建設(shè)貫穿于轉(zhuǎn)化的全過程。因此,檔案管理成為企業(yè)進(jìn)步的奠基石,創(chuàng)新型小微企業(yè)必須加強(qiáng)檔案管理,努力創(chuàng)新,以保證有條不紊地跑進(jìn)企業(yè)發(fā)展前列。

      [1]劉釩,鐘書華.國內(nèi)創(chuàng)新型小微企業(yè)研究述評[J].科技進(jìn)步與對策,2013(15).

      [2]王巍.關(guān)于企業(yè)檔案管理工作發(fā)展思路的思考[J].辦公自動化雜志,2016(328).

      [3]劉玉紅.企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)[J].黑龍江史志,2012(273).

      [4]韋宇飛.小微企業(yè)人事檔案管理研究[J].管理觀察,2015(11).

      [5]江麗.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理體制的思考[J].黑龍江檔案,2010(2).

      10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.13

      馮帆,黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院碩士研究生,研究方向?yàn)闄n案管理。

      G271

      A

      2017-02-02

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