創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理研究

馮帆

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150000）

創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理研究

馮帆

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150000）

隨著我國經(jīng)濟(jì)與社會的發(fā)展，創(chuàng)新型小微企業(yè)逐漸融入國家經(jīng)濟(jì)生命的肌體，為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展注入了新鮮的血液。換言之，創(chuàng)新型小微企業(yè)憑借其活躍的創(chuàng)新能力，成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的潛力股。雖然該類企業(yè)在發(fā)展中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，逐步形成適合于企業(yè)發(fā)展的管理模式，然而在檔案管理上仍存在諸多問題。文章以創(chuàng)新型小微企業(yè)為研究主體，分析其檔案管理現(xiàn)狀，并提出建議。

小微企業(yè) 創(chuàng)新型小微企業(yè) 檔案管理 現(xiàn)狀 建議

創(chuàng)新型小微企業(yè)作為引領(lǐng)科技創(chuàng)新的主力軍，其檔案管理工作直接關(guān)系著企業(yè)經(jīng)營管理的整體工作質(zhì)量，進(jìn)而影響企業(yè)創(chuàng)新優(yōu)勢的發(fā)揮和穩(wěn)健發(fā)展，因此及早優(yōu)化創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理建設(shè)具有十分重要的意義。

一、創(chuàng)新型小微企業(yè)概述

目前，業(yè)界對于創(chuàng)新型小微企業(yè)的概念并沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)文字定義。這個名稱的由來也經(jīng)過了長時間的演變。從國外來講，學(xué)者真正使用創(chuàng)新型小微企業(yè)這個名詞始于20世紀(jì)80年代[1]157。各個國家對創(chuàng)新型小微企業(yè)的概念界定也都有所不同。我國最初使用創(chuàng)新型小微企業(yè)這個名詞是研究學(xué)者按照企業(yè)技術(shù)能力和類型劃分所界定的。2009年，我國頒布了《中華人民共和國中小企業(yè)促進(jìn)法》和《國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展的若干意見》，規(guī)定出具體的標(biāo)準(zhǔn)對中小企業(yè)的類型做出了劃分，但是并沒有明確定義創(chuàng)新型小微企業(yè)的概念。因此，公眾認(rèn)為創(chuàng)新型小微企業(yè)是在“大眾創(chuàng)新，萬眾創(chuàng)業(yè)”的浪潮下，具備相應(yīng)的知識儲備、創(chuàng)新能力和發(fā)展?jié)摿Φ钠髽I(yè)，不同于諸如銷售等個體經(jīng)營公司。由此來看，創(chuàng)新型小微企業(yè)的涵義還將在發(fā)展中不斷更新和完善。

創(chuàng)新型小微企業(yè)雖然公司規(guī)模小，但數(shù)量龐大，分布范圍和領(lǐng)域甚為廣泛。在如今提倡科技創(chuàng)新的年代，它們以后備軍的身份在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位已不可小覷，眾多大型創(chuàng)新公司乃至世界百強(qiáng)企業(yè)都是由小微企業(yè)發(fā)展而來。

隨著創(chuàng)新型小微企業(yè)的迅速發(fā)展，國家已經(jīng)認(rèn)識到該類企業(yè)在未來的國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)中將會做出巨大貢獻(xiàn)，因此大力倡導(dǎo)和鼓勵這些企業(yè)，并提供大量的科技創(chuàng)新資金和管理資金的支持以及政策上的保障來促進(jìn)小微企業(yè)的發(fā)展，進(jìn)而提升我國的國內(nèi)生產(chǎn)總值。

二、創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

檔案既是企業(yè)發(fā)展的縮影，也是企業(yè)未來發(fā)展的參考和借鑒，做好檔案管理工作，可以為創(chuàng)新型小微企業(yè)提供創(chuàng)新動力[2]49。從目前來看，眾多創(chuàng)新型小微企業(yè)的檔案管理逐步有序，在管理建設(shè)工作上取得了巨大成效，為企業(yè)發(fā)展做出了突出貢獻(xiàn)，但是仍存在著很多問題。

1.對檔案管理的認(rèn)識程度不夠。首先，從政府的角度來講，一些地方政府認(rèn)為只有大規(guī)模企業(yè)才能創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，所以忽視了創(chuàng)新型小微企業(yè)的發(fā)展，更不會重視小微企業(yè)的檔案管理。甚至在一些觀念比較落后的地區(qū)，政府級檔案部門都沒有這些企業(yè)興衰歷程的記載。政府的不積極重視就會導(dǎo)致上行下效，就會挫傷小微企業(yè)創(chuàng)新的信心。其次，從企業(yè)管理者的角度來講，一些創(chuàng)新型小微企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可能具備超高的領(lǐng)導(dǎo)能力卻缺乏檔案意識，他們認(rèn)為檔案管理只是簡單的記錄、整理工作，對企業(yè)創(chuàng)造效益的作用微乎其微，可有可無，無需耗費(fèi)精力去管理檔案。還有甚者認(rèn)為，經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，只有提升創(chuàng)新水平，獲得最大利益，才會做好檔案工作。由于領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理的重視程度不夠，企業(yè)整體的管理質(zhì)量一直無法提升。第三，從企業(yè)員工的角度來講，一些員工的檔案管理意識淡薄，他們的觀點(diǎn)認(rèn)為創(chuàng)新型小微企業(yè)規(guī)模小，管理支出少，檔案資料也不會多，因而輕視檔案管理工作，這就直接造成小微企業(yè)檔案記錄歸檔的混亂，或者檔案資料的不完整，進(jìn)而影響了企業(yè)發(fā)展。

2.檔案管理制度不規(guī)范，體系不健全。大型企業(yè)的檔案管理體制和模式在其發(fā)展過程中基本成熟，而由于創(chuàng)新型小微企業(yè)的自身特點(diǎn)，大型企業(yè)的管理思路對它們來說顯然是不適用的。一些創(chuàng)新型小微企業(yè)在發(fā)展中并沒有認(rèn)真規(guī)劃，逐漸形成自己的檔案管理模式，致使在企業(yè)發(fā)展很長時間內(nèi)都沒有一套屬于企業(yè)自身科學(xué)的檔案管理體系。主要表現(xiàn)在：很多企業(yè)沒有規(guī)定檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案文件排列混亂、不完整，沒有保存期限，該銷毀處理的檔案和永久保存的檔案無法區(qū)分，進(jìn)而很難為企業(yè)發(fā)展提供信息；許多企業(yè)缺乏檔案管理安全機(jī)制，例如一些小型企業(yè)沒有設(shè)定安全方面的保障制度，沒有人定期檢查檔案安全，導(dǎo)致檔案被盜、紙質(zhì)檔案腐蝕等一系列事故和問題；還有一些小企業(yè)缺乏檔案保密和利用制度，對于查看、借閱、歸還檔案的人員不設(shè)限制，在檔案被歸還時無人仔細(xì)檢查檔案是否出現(xiàn)丟失、破壞的情況；一些發(fā)展較為落后的創(chuàng)新型小微企業(yè)甚至沒有設(shè)立檔案管理人員，由企業(yè)任意員工兼職隨意整理，導(dǎo)致企業(yè)諸多重要檔案流失。

創(chuàng)新型小微企業(yè)要充分發(fā)揮其科技創(chuàng)新的優(yōu)勢，既需要企業(yè)檔案為之提供知識信息及創(chuàng)新思路的開拓和借鑒，也需要不斷收集整理和保存檔案以建設(shè)企業(yè)文化。然而檔案管理制度不規(guī)范、管理體系不健全，嚴(yán)重危害了創(chuàng)新型小微企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。

3.檔案管理設(shè)施落后。檔案管理設(shè)施建設(shè)影響著企業(yè)檔案管理的效率[3]62。諸多創(chuàng)新型小微企業(yè)戴著創(chuàng)新科技的頭銜，卻并沒有將創(chuàng)新落實(shí)到基本的管理工作上。一些創(chuàng)新型小微企業(yè)還處在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后的階段，例如電腦、打印機(jī)及其他硬件設(shè)備配備不足，電腦操作系統(tǒng)更新?lián)Q代較慢。一些企業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備系統(tǒng)早已不適合檔案管理工作，比如一些高端的財(cái)務(wù)軟件是無法安裝在低端設(shè)備上的，但企業(yè)為節(jié)省資金一直堅(jiān)持使用。在互聯(lián)網(wǎng)普及的今天，諸多小微企業(yè)依舊依賴于傳統(tǒng)的檔案管理方式，只是保存了紙質(zhì)版的檔案文件，沒有建設(shè)本企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，既不利于檔案整理也不方便查找。在同等條件下，與其他企業(yè)相比，大大降低了這些企業(yè)的檔案管理水平。

4.檔案管理工作人員素質(zhì)低下。管理人員作為檔案工作的主體，直接關(guān)乎著檔案服務(wù)水平[4]100。創(chuàng)新型小微企業(yè)是創(chuàng)新人才的聚集地，員工理應(yīng)具備足夠的專業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)能力。一些企業(yè)在檔案管理人員的分配上極不合理，管理者把創(chuàng)新人才分配到技術(shù)等部門，分配到檔案管理部門的是一些綜合素質(zhì)相對低下的人員。從檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)來講，檔案管理也需要創(chuàng)新，比如檔案整理方案的設(shè)計(jì)、電子檔案的處理等，然而一些檔案人員不具備專業(yè)素質(zhì)，也就不能做到管理上的創(chuàng)新，根據(jù)木桶原理，創(chuàng)新型小微企業(yè)其他部門創(chuàng)新工作做得再好，檔案管理方面成為短板，也注定是失敗的；從檔案工作者的職業(yè)道德素質(zhì)來講，一些檔案管理人員無視管理規(guī)定，例如一些會計(jì)檔案保管人員為一己私利肆意泄露企業(yè)檔案，或者篡改檔案數(shù)據(jù)資料，這些行為嚴(yán)重影響了企業(yè)發(fā)展，還有一些檔案人員行為散漫，懈怠本職工作，沒有正確的人生觀和價(jià)值觀，這不僅危害了檔案管理工作，也不利于企業(yè)凝聚力的形成。這些檔案部門沒有素質(zhì)高尚的管理團(tuán)隊(duì)，就制約了企業(yè)整體管理水平的提升。

三、關(guān)于完善創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.全方位提高重視程度。企業(yè)意識形態(tài)的轉(zhuǎn)變和提升需要由上而下，由表及里。首先就是政府重視，作為人民的領(lǐng)導(dǎo)者和公仆，政府觀念影響著企業(yè)的意識，政府必須重視企業(yè)的檔案管理工作，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，政府應(yīng)調(diào)控有度，實(shí)時檢查和監(jiān)督創(chuàng)新型小微企業(yè)的檔案工作，一旦發(fā)現(xiàn)有企業(yè)違反《檔案法》或相關(guān)規(guī)定，必須嚴(yán)懲不貸。對于一些檔案管理水平較差的創(chuàng)新型小微企業(yè)，政府可以給予適當(dāng)?shù)难a(bǔ)助和引導(dǎo)，比如唐山市古冶區(qū)的小微企業(yè)稅收優(yōu)惠政策，從側(cè)面給予了企業(yè)管理資金，這對于創(chuàng)新型小微企業(yè)發(fā)展是非常有利的。其次就是提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和員工的重視程度，企業(yè)掌門人必須加強(qiáng)自身的檔案管理意識，轉(zhuǎn)變“檔案工作不會產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益”的觀念，將檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展緊密聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)各個部門齊頭并進(jìn)，進(jìn)而員工也會提高自己的工作意識，為檔案管理貢獻(xiàn)力量。

2.健全檔案管理體制，打造創(chuàng)新管理模式。首先，就是制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理規(guī)定。包括檔案收集整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用規(guī)范、檔案銷毀制度等等，根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展特點(diǎn)設(shè)立一套適合自己的檔案管理模式。一些從事特類生產(chǎn)經(jīng)營的創(chuàng)新型小微企業(yè)必須制定檔案安全管理機(jī)制，實(shí)行檔案工作責(zé)任制，精細(xì)到制度，責(zé)任到人，從檔案的產(chǎn)生到中間的保管到最后的留存狀態(tài)都必須有明確的規(guī)定，避免出現(xiàn)檔案失范事故。另外，設(shè)立績效激勵制度，鼓勵員工創(chuàng)新和工作熱情。

3.做好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。創(chuàng)新型小微企業(yè)要提高檔案管理水平，就必須在健全管理制度的基礎(chǔ)上做好基礎(chǔ)設(shè)施完善工作，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化[5]82。必須配備適合小企業(yè)檔案管理的計(jì)算機(jī)及相關(guān)電子硬件設(shè)備，像電腦系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件都要做到及時更新。隨著網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化的發(fā)展，對創(chuàng)新型小微企業(yè)的要求也越來越高，它們不僅要緊隨時代潮流，比如網(wǎng)絡(luò)檔案館的開發(fā)與建設(shè)，比如現(xiàn)今被大眾廣泛使用的微信公眾號的建設(shè)，這些工作必須緊跟日程，還要在此基礎(chǔ)上做到創(chuàng)新檔案管理建設(shè)，對企業(yè)的人事檔案管理、會計(jì)檔案管理等設(shè)計(jì)相關(guān)電子管理軟件，真正做到檔案管理信息化創(chuàng)新。

4.提高檔案管理者素質(zhì)，創(chuàng)新服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)者在選用檔案管理人員時必須對這些人員進(jìn)行考核，以審驗(yàn)他們的專業(yè)水準(zhǔn)能否堪任檔案管理工作。創(chuàng)新型小微企業(yè)科技創(chuàng)新人才頗多，有必要為檔案管理安排創(chuàng)新型研發(fā)專業(yè)人才，以做到檔案服務(wù)創(chuàng)新。企業(yè)需要定期對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以鞏固他們的專業(yè)知識，提升專業(yè)管理水平。其次，還應(yīng)定期對檔案工作者進(jìn)行職業(yè)道德教育，以使檔案工作者的綜合素質(zhì)與創(chuàng)新型小微企業(yè)檔案管理工作相匹配。

綜上所述，創(chuàng)新型小微企業(yè)是社會知識產(chǎn)權(quán)向生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的孵化器，企業(yè)檔案建設(shè)貫穿于轉(zhuǎn)化的全過程。因此，檔案管理成為企業(yè)進(jìn)步的奠基石，創(chuàng)新型小微企業(yè)必須加強(qiáng)檔案管理，努力創(chuàng)新，以保證有條不紊地跑進(jìn)企業(yè)發(fā)展前列。

[1]劉釩，鐘書華.國內(nèi)創(chuàng)新型小微企業(yè)研究述評[J].科技進(jìn)步與對策，2013（15）.

[2]王巍.關(guān)于企業(yè)檔案管理工作發(fā)展思路的思考[J].辦公自動化雜志，2016（328）.

[3]劉玉紅.企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)[J].黑龍江史志，2012（273）.

[4]韋宇飛.小微企業(yè)人事檔案管理研究[J].管理觀察，2015（11）.

[5]江麗.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理體制的思考[J].黑龍江檔案，2010（2）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.13

馮帆，黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理。

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2017-02-02