雜談實物檔案的特點

文松

（北京聯(lián)合大學檔案（校史）館 北京 100101）

雜談實物檔案的特點

文松

（北京聯(lián)合大學檔案（校史）館 北京 100101）

20多年來，伴隨著檔案工作實踐和學理上的商榷“，實物檔案”的概念已逐漸被檔案界所接受。本文在回顧前人對實物檔案的認知的基礎上，對實物檔案的特點進行了初步歸納。實物檔案具有檔案的本質(zhì)屬性、直觀性、復雜多樣性、非獨立存在性，還具有文物的特點。

檔案 實物檔案 特點 本質(zhì)屬性

一、“實物（檔案）”是檔案

實物檔案是機關、團體、企事業(yè)單位和個人在不同時期的各項社會活動中形成的，以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位的職能活動和歷史發(fā)展進程的原貌（對個人來講，能反映其參與的社會活動和個人的真實經(jīng)歷），具有保管利用、紀念意義和研究價值的各種特定有形的物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分，是其他形式檔案的延伸和補充。

“實物檔案是檔案”，伴隨著20多年來綜合檔案室（館）完善館藏結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新服務機制、舉辦展覽的工作實踐和學理上的商榷，如今已基本被檔案界所接受。但在以往，特別是在20世紀90年代，曾經(jīng)經(jīng)歷了一個在相當長時期、一定程度上的爭論。

1.反對方的主要觀點。2006年赤峰學院的寶麗同志、2008年云南省公路開發(fā)投資公司的李淼同志分別在自己的文章中，對反對“實物檔案”說的主要觀點進行了系統(tǒng)回顧。反對“實物檔案”這種提法的理由，主要有以下三方面。

（1）“實物檔案”這一概念，違背邏輯學原理，是種、屬概念的混淆?！皺n案”是屬概念，“實物檔案”是種概念。從種、屬概念的外延關系來看，屬概念的外延比它的每個種概念的外延都要大，每一個種概念的外延都完全被包含在它的屬概念的外延之中。而作為種概念的“實物檔案”的外延，卻比作為屬概念的“檔案”的外延大。作為屬概念的“檔案”的外延，只包括有原始記錄的實物，上面沒有原始記錄的實物不屬于檔案范疇[1]4；[2]160。

（2）“實物檔案”的說法，造成了檔案學中“檔案”這一概念的不確定性，把“檔案”的外延擴大到無法統(tǒng)計的勞動產(chǎn)品之中，把檔案館變成了無所不包的庫房[1]4；[2]160。

（3）文物成為檔案是有條件的。只有那些鑄刻了文字符號，記錄了特定社會生活內(nèi)容的文物才是檔案。比如金石檔案被認為是檔案，根本上是因為刻在其上的文字，它們構(gòu)成了鑄、刻在實物上的特殊文件。文物成為檔案，其實質(zhì)并不是實物成為檔案，而是附著于實物上的文字材料成為檔案。將實物納入檔案管理范圍，只會擴大管理空間，降低管理效益[1]4；[2]160。

2.逐漸被普遍接受的對實物檔案的認知。我們研究任何事物，都不能僅從概念（定義）出發(fā)。概念是人們的感性認識上升為理性的東西，當客觀實踐發(fā)展了，概念定義等人的主觀意識也應該發(fā)展，否則它將失去指導實踐的作用，甚至會阻礙實踐。檔案部門如果否認和排斥實物檔案的存在，等于把自己限制在狹小的圈子里，必然違背檔案工作的宗旨。

同樣是在20世紀90年代，張輯哲同志在《檔案定義匡謬與透視》一文中，把關于檔案的上百個定義歸結(jié)為兩大類：第一類“檔案是……文書、文件、文件材料”，第二類“檔案是……歷史記錄、原始記錄、信息”，并提出了第二類定義“具有無法比擬的優(yōu)越性”的觀點[3]33-34。根據(jù)這個思路，“實物”可以納入第二類定義當中，即肯定它們是檔案。

確認一個事物是此事物而非彼事物的根本標準，是看它是否具有該事物的本質(zhì)屬性。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。所以，鑒于這些已經(jīng)被人們習慣地稱為“實物檔案”的物質(zhì)具有檔案的屬性，就應該認定它們是檔案。

“實物檔案”的提法在邏輯上略有瑕疵。檔案和實物兩者之間，在內(nèi)涵上存在部分交叉和重復。在現(xiàn)實中，檔案往往是以各種形式的文書而存在，但此外還有相當數(shù)量的非文書類信息記錄物。它們既是檔案，又具有一些文物的特征——這就是我們關注的“實物”。所以，有的學者認為，在談論檔案資源建設時，用“實物”的概念，可能比“實物檔案”的概念更加合理[1]4；[2]161。這也就是為何本文在標題“一”中，把實物檔案中的“檔案”兩字加上括號的原因。事實上，在現(xiàn)實工作中，哪個名稱或名詞對它所概括的對象（客觀存在）的特質(zhì)，抽象、概括得越充分，越簡練，就越容易被接受；哪怕它從純學理角度上看略有瑕疵。我們不能因為“實物檔案”的概念在學理建構(gòu)上不甚完善，就在工作實踐中止步不前。

二、實物檔案的特點

1.具有檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性。檔案本質(zhì)屬性中的原始性是指檔案內(nèi)容的原生性和固定它的物理載體的原始性，及檔案形成過程的直接性[4]133。檔案本質(zhì)屬性中的記錄性是指檔案用記事符號（原始的記號、文字、聲音、圖像、數(shù)字等）將人類社會活動的原始性數(shù)據(jù)、信息、知識等固定在一定的物理載體上。

一個立檔單位的實物檔案，就是該單位從事自身職能活動而直接形成的最原始記錄，原樣地承載、標記了該單位的發(fā)展歷程。比如，企業(yè)實物檔案，原始地記錄了企業(yè)工藝技術和生產(chǎn)、管理的歷史過程；科研院所的實物檔案，忠實地凝聚著當時的科研水平和標志性成果；高等院校的實物檔案原始地記錄了高校各教學單位或職能部門或某個人——即檔案形成者——從事教學、科研、管理等活動的客觀過程，是形成者當時、當事使用的原始物品的直接轉(zhuǎn)化物，原樣地保留了本來的面貌，可以成為后人查考歷史事實確鑿可靠的原始憑證[5]158。

實物檔案所記錄的信息，一般包括兩類，一類是人類實踐活動中取得的有價值的自然物，它傳遞同類事物的有關信息，以及人類認識自然、改造自然的信息，比如地質(zhì)巖心檔案、昆蟲標本等。另一類是人們實踐活動所創(chuàng)造的實物成果，其中一些實物自身往往還帶有數(shù)量不等的文字，比如工業(yè)企業(yè)所生產(chǎn)的小型樣機，服裝廠制作的服裝，刻有獲獎單位、姓名、時間和主辦單位的獎杯，印有工商企業(yè)字樣的招牌等等，主要表現(xiàn)了創(chuàng)造者的技術水平和成就，反映了人類創(chuàng)造性的勞動成果和所參與其中的社會活動。

2.直觀性。相對于“千紙一面”的紙質(zhì)檔案來講，實物檔案形狀各異，色彩豐富，很容易給觀眾以直觀、鮮明的感受，往往通過外觀形狀就能凸顯某一主題內(nèi)容，使人一眼就能初步感知某人或某單位擁有某種資格、實力或參加過某項活動。比如某單位的新產(chǎn)品參加全國展覽會并獲獎，拿回一冊獲獎名錄、一幅獎狀和一個獎牌。后來發(fā)現(xiàn)獎狀和獎牌更容易吸引參觀者的注意，宣傳推介效果更好。由于實物的直觀、生動，往往能表達出文字難以表現(xiàn)的細微之處，或給人以相對強烈的視覺沖擊，更容易被人感受到并留下深刻印象。

再比如某地一個歷史悠久的火柴廠的檔案室，積累、保存了自20世紀30年代以來大量火花檔案（火柴盒實物檔案）。這些火花檔案非常直觀地反映了該廠的包裝技術和工藝水平的發(fā)展過程，也反映了當?shù)氐娘L土人情和一定社會階段的文化意識。由企業(yè)多年來生產(chǎn)出的產(chǎn)品所匯聚形成的該廠的實物檔案，可以使人們對該企業(yè)生產(chǎn)的歷史過程、發(fā)展水平和工藝技術一目了然。

特別值得一提的是，實物檔案中還有一類——印章，非常直觀，又強調(diào)、突出了憑證作用，是一個機構(gòu)的地位、職能、權(quán)限等方面的象征[6]185。它不僅在使用上方便快捷，而且也約定俗成地成為機構(gòu)或個人行使職權(quán)、辦理事務的鑒證和憑據(jù)。

3.種類和形態(tài)多樣、載體各異，保管和整理、分類的難度大。回望檔案的發(fā)展歷史，最初的檔案就是某種三維物品，形態(tài)各異而且種類繁多。我國早期形成的檔案，就是以甲骨、金石、竹簡、木片、絹帛等為載體的。國外則有泥板檔案、石刻檔案、羊皮檔案、蠟板檔案等等[5]158。只是到了紙質(zhì)檔案普及后，實物檔案才退居次要位置。

這里的所謂載體，主要指實物的形式特征和制作材料（材質(zhì)）。實物檔案的制成材料可以是金屬、布帛、木石、塑料、玻璃、水晶、石膏、陶瓷、紙張、磁帶、膠片、光盤等等。實物檔案的種類，包括各種獎狀、證書、題詞、字畫、錦旗、獎杯、獎牌、實體性科技成果、工裝、設備，互贈的禮品、紀念品，等等。實物檔案的形態(tài)更是五花八門，大小和規(guī)格不等。因為載體各異、形狀不一，對裝具、溫濕度等等保管條件的要求各不相同，所以比起文書檔案來講，實物檔案的整理和分類、保管的難度加大了。

實物檔案的分類，可以采取問題、年度、保管期限等分類方法。所謂問題分類法就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征分類，這種方法在開始階段比后兩種方法費神，需要一點兒“頂層設計”，但從后續(xù)效果來看，它可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用；往往也能減少占用空間、降低保管成本。

參考和借鑒同行們[5]159-160；[7]297-298；[8]87-90的經(jīng)驗總結(jié)，實物檔案問題分類，一般可分為獎品類（榮譽類）、信品類（印章類）、贈品類（禮品類）、作品類（產(chǎn)品類）四大類。獎品類（榮譽類）實物，包括獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等。信品類（印章類）實物，主要有本單位的證件——比如法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地使用證、房屋產(chǎn)權(quán)證等；還有本單位機構(gòu)變更、撤銷或合并而失效的印章、證書、牌匾等等。贈品類（禮品類）實物包括本單位開展活動中（制作的）有紀念意義的物品，本單位在對外交往中收受的禮品，比如領導和名人給受贈單位的題字或書畫等等。作品類（產(chǎn)品類）實物，主要有本單位在行使職能活動中形成、制作或收存的模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等實物，如徽標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等；還有學校在教學活動中產(chǎn)生并具有較大社會影響的實物作品，高校、科研院所或企業(yè)在科研和產(chǎn)品開發(fā)中有獨創(chuàng)性的小型樣機、重要的工程或建筑模型。

實物檔案的整理，除了要根據(jù)前述的問題檔案分類方法，還應遵循保持有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則；遵循盡量節(jié)省空間、存放外觀整齊一致的原則。特別是在場地、館舍缺乏，陳列、擺放設備緊缺的情況下，在不影響實物的品相、材質(zhì)、壽命的前提下，按照實物的外形特征，以便于歸類、折疊、集約化存放的方法加以分類和整理，往往是實物檔案整理保管的經(jīng)驗之道。

4.具有檔案和文物的雙重性質(zhì)。檔案部門收集的實物，具有檔案和文物的雙重性質(zhì)。文物是指人類在各種實踐活動中形成的具有歷史、藝術、科學價值的遺留物，其形式多為實物。在現(xiàn)實工作中，有些實物具有文物性質(zhì)，并不影響它的檔案身份。檔案和文物這兩個概念有交叉關系，即檔案中有一部分是文物，文物中也有一部分是檔案[5]159。實物檔案是檔案工作中的一種文物收藏；而且，具有法律依據(jù)——《中華人民共和國檔案法》第12條規(guī)定：“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理?！?/p>

檔案部門收集的實物檔案，具有的二重性之一，是具有文書檔案共有的特征——有文字，或者即使沒有文字但有明確清晰的記錄內(nèi)容。二重性之二，是具有其他文物的一些特征，但又不是漫無邊際、無所不包。綜合檔案館收藏的實物，大致有以下幾個特點：一是原始記錄性。二是具有直接使用的實用性，比如各級機構(gòu)停用的公章，注明使用人情況、時間和用途的各類票證，館藏近代銀行檔案全宗的紙幣樣張、金屬貨幣等。三是具有全宗性，即與有關文書檔案和聲像檔案具有同一來源。例如上海市檔案館收藏的工部局旗幟，就是館藏公共租界工部局檔案全宗的一個組成部分[2]162。所以，我們平時在日常工作中，要把握實物的收集范圍，收集與已有館藏檔案在內(nèi)容上相關聯(lián)的實物，使它們得以相互印證，從源頭上確保與文書檔案相關的實物不流失。四是具有可保存性，即收藏的實物要便于檔案部門收藏、存放。

5.非獨立存在性。實物檔案因直觀性強等突出特點，以獨特形式存在于檔案家族中，它們與紙質(zhì)材料和其他載體形態(tài)的檔案相輔相成；但實物檔案本身，往往不能單獨存在。從檔案的角度講，作為檔案的實物不便于交流、往往不能單獨存在，必須配有一定的說明或解說詞。實物檔案如果需要廣泛交流，只能交流它所含的信息內(nèi)容，必須轉(zhuǎn)化為照片、錄像或文字描述等材料[9]26。

反過來說，實物檔案往往沒有必要也不可能記載一個事件的全部信息，通常只能與其他相關文件材料相互補充，共同記錄一個事件的發(fā)生和存在。因此說，它們是檔案記載的特殊表現(xiàn)形式，是文書檔案等其他檔案的延伸和必要補充。

[1]寶麗.對實物檔案管理的探討[J].赤峰學院學報（漢文哲學社會科學版），2006（4）.

[2]李淼.論綜合檔案館的實物檔案收藏 [A].“源于實踐服務全局——蘭臺工作縱橫”會議論文集，2008.

[3]張輯哲.檔案定義匡謬與透視[J].檔案工作.1993（1）.

[4]卞龍云.試論高校檔案中的實物檔案[J].鹽城師范學院學報（人文社會科學版）.2002（1）.

[5]朱康康.論高校實物檔案的管理[J].中國計量學院學報.2003（2）.

[6]鐘茂金.關于“實物檔案”的幾點思考[A].中南六省區(qū)檔案學會“新時期檔案工作”學術會議論文集，2005.

[7]王子肖.實物檔案的整理[A].“科學發(fā)展觀指導下的檔案學理論與實踐”會議論文集，2007.

[8]郝瑞秀.實物檔案的管理及利用[A].“新常態(tài)下的檔案工作新思維”會議論文集，2015.

[9]霍振禮.實物檔案的崛起與檔案定義的表述——兼與李恕德、陳永斌同志商榷[J].檔案學通訊.1993（5）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.11

文松，北京聯(lián)合大學檔案（校史）館工作人員，史學博士，講師。曾從事中國近代史（主要是中國近代海關史和中國近代高等教育史）研究和“中國革命史”等課程的的教學；近年主要從事高校檔案及相關工作。

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2017-03-08