從服務就業(yè)視角探討高校學籍檔案管理

趙海榮

（吉林師范大學 四平 136000）

從服務就業(yè)視角探討高校學籍檔案管理

趙海榮

（吉林師范大學 四平 136000）

新的就業(yè)模式下，高校學籍檔案已成大學生展現(xiàn)給用人單位的第一份資料“名片”。文章就高校學籍檔案在就業(yè)中的主要作用、存在的問題以及解決問題的主要策略作了簡要的說明，目的是要認識目前高校檔案管理工作中還存在著許多亟待解決的難題，進而強化高校檔案服務就業(yè)的意識，進一步做好高校學籍檔案的管理工作。

高校學籍檔案 服務就業(yè) 主要策略

高校是培養(yǎng)精英輸送人才的搖籃，2008年國家教育部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的第27號令《高等學校檔案管理辦法》首次明確地將學生檔案列入高等學校檔案的管理與利用范圍。高校學籍檔案是人事檔案的重要組成部分，目前我國實行“市場導向、政府調(diào)控、學校推薦、自主擇業(yè)”的畢業(yè)生就業(yè)市場化機制，用人單位與個人可雙向選擇就業(yè)，絕大多數(shù)用人單位在選拔、錄用、考核大學生時都會將檔案作為重要的參考依據(jù)[1]43。因此，管理好高校學籍檔案，正是在為學生投入社會就業(yè)大潮做好第一步服務保障。

一、高校學籍檔案在服務就業(yè)過程中的主要作用

1.高校學籍檔案內(nèi)容為就業(yè)單位提供推薦材料。高校學籍檔案是反映學生在校的各種表現(xiàn)的重要紙質(zhì)材料，用人單位往往通過這些數(shù)據(jù)會對每名大學生做出初步的評估鑒定，考查是否符合所任崗位，學籍檔案所提供的內(nèi)容可以滿足一些沒有特殊性要求的用人單位初審，比如個人經(jīng)歷、學習成績、學歷學位授予、工作能力以及身體狀況等，畢業(yè)學生可以通過在校表現(xiàn)形成完美的個人學籍檔案，通過這些數(shù)據(jù)使用人單位對本人的基本信息加深印象，因此學籍檔案是用人單位錄用畢業(yè)學生的重要推薦材料。

2.檔案管理部門為用人單位提供閱檔轉遞服務。根據(jù)每年公務員國考、省考、機關事業(yè)單位以及參軍入伍等單位的具體審察檔案辦法，大多數(shù)的用人單位會派專人來學?；騺砗私夤P試過關的學生相應的學籍檔案內(nèi)容，主要查看在校學習成績、思想品德、有無違法違紀，同時核對學生報考的出生年、月、日是否與檔案內(nèi)容相符等。因此，高校檔案管理部門必須真正做到及時歸檔，做好接待服務工作，為用人單位提供真實有效的學籍檔案材料，一旦大學生通過了用人單位筆試、審檔、面試等考核簽約后，高校檔案管理部門便可按著用人單位提供的調(diào)檔函來完成學籍檔案的轉遞等后續(xù)工作。

二、高校學籍檔案管理目前存在的主要問題

1.學籍檔案內(nèi)容單一，歸檔不及時。高校學籍檔案的主要內(nèi)容有高考招生錄取材料、高等學校入學登記表、學習成績總表、獎懲材料、入黨入團材料、派遣通知單、體檢表、高等學校畢業(yè)生登記表、畢業(yè)實習鑒定表等。這些內(nèi)容都是亙古不變的常用材料，缺乏展示個體、體現(xiàn)學生特性的真實生動檔案內(nèi)容。與此同時，高校學籍檔案的形成從開始到最后完成全部歸檔需要多個部門配合提供，歸檔時間非常不統(tǒng)一，因此檔案管理部門只有在學生畢業(yè)前一個月左右才能將檔案材料從各部門收集完整，歸檔不及時已成為每個學校檔案管理部門的通病。

2.學生本人檔案意識淡薄。目前，大學生的檔案意識普遍淡薄，本人根本不清楚自己檔案里究竟有哪些內(nèi)容，什么材料是需要歸檔和向用人單位提供的。由于高校學生基本在畢業(yè)前半年都已到社會實習，所以學籍檔案只有就業(yè)單位有提檔要求才會辦理轉檔，也有的大學生簽約到?jīng)]有提檔要求的用人單位，因此對個人的學籍檔案就不管不問，認為畢業(yè)工作后檔案就沒有用了，致使許多學籍檔案成為“棄檔”。高校檔案管理部門對這些無人問津的檔案有的會暫時保留，也有的高校會根據(jù)派遣證按照學生的報考生源地打回所在城市的人才交流服務中心，但是往往這些轉檔過程都是在學生本人不知情的情況下完成的，這樣的結果就是學生將來一旦用到個人檔案時將無從下手，不知所措。

3.學籍檔案跟蹤服務滯后。高校畢業(yè)生檔案跟蹤服務也應該是高校檔案工作的重要組成部分，特別是在當今人才培養(yǎng)競爭和就業(yè)市場競爭相當激烈的情況下，高校畢業(yè)生就業(yè)后適應社會適應市場的能力狀況、就業(yè)后通過工作實踐獲得的社會評價、畢業(yè)生回饋學校的人才需求信息就會顯得尤為重要。這些材料在學校專業(yè)設置、課程改革、學生能力培養(yǎng)方向的確定等方面都有重要的參考作用，但是多數(shù)學校認為畢業(yè)生離校完成學籍檔案轉遞后就是結束了大學使命，學生畢業(yè)后的檔案跟蹤服務研究比如畢業(yè)生就業(yè)質(zhì)量調(diào)查、貸款誠信度調(diào)查、適應社會心理調(diào)查等基本上都是空白領域，結果導致高校培養(yǎng)與社會需求脫鉤，人才供需結構性失衡，嚴重影響了畢業(yè)生的擇業(yè)率和就業(yè)率。

三、提升高校學籍管理服務就業(yè)的主要策略

1.豐富和優(yōu)化高校學籍檔案內(nèi)容。隨著我國教育管理體制改革和大學生就業(yè)體制改革的不斷深化，“供需見面，雙向選擇”已成為當今大學生就業(yè)的基本方式。毋庸置疑，一份全面、高質(zhì)量的學籍檔案材料對用人單位具有強烈的吸引力，同時也讓學生本人擁有了更多的選擇就業(yè)單位的自由與機會。高校應將反映學生綜合素質(zhì)的材料擴充到個人學籍檔案內(nèi)，比如學生思想品德鑒定、社交組織能力鑒定、畢業(yè)實習鑒定、在校期間科研成果、大學生心理水平測試、個人誠信品德調(diào)查材料等。這些內(nèi)容將為用人單位全面了解一名優(yōu)秀大學畢業(yè)生提供無可限量的參考價值，也會激勵學生本人在校學習期間更好地提高學習成績塑造完美自我，打造出一張奪人眼球的充分展現(xiàn)自我的個人檔案“名片”。

2.出臺多種服務方式，滿足社會就業(yè)需求。在新的社交媒體下，過去采用的紙質(zhì)學籍檔案已遠遠不能滿足當今就業(yè)市場的需求，高校檔案館必須加快學生檔案信息化建設，通過建立學籍電子檔案和人才信息庫為用人單位提供完整、準確、系統(tǒng)、高效的各種學生成長數(shù)據(jù)，緩解因檔案保管與社會利用所產(chǎn)生的矛盾，高校檔案管理部門更應該打開門戶，開發(fā)多種查詢方式，將利用者請進來，把學籍檔案資料掃描成數(shù)字化存儲格式，提供局域網(wǎng)和外網(wǎng)查詢，同時也可以利用微博、微信、電子郵件或者開展交互式在線咨詢服務，如QQ、MSN、BB論壇等，全方位多層面滿足用人單位的需求與利用[2]106-108。

3.增強學生檔案意識，為就業(yè)提供后續(xù)保障。高?？赏ㄟ^多種途徑與方式，加強學生檔案意識的培養(yǎng)，一是可以利用新生入學收取檔案之機，通過掛圖、版報等形式貫徹宣傳《高等學校檔案管理辦法》，讓學生初步樹立檔案意識，使之知曉個人檔案里都有哪些內(nèi)容，在校期間又有哪些材料將歸入畢業(yè)生檔案，進而使學生約束自己的一言一行，培養(yǎng)健康向上的心理素質(zhì)，建立誠信品德，為創(chuàng)造出完美的高校畢業(yè)生學籍檔案而努力奮斗。二是學生畢業(yè)前，學校應把檔案意識教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托多種平臺宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去向，提高學生的檔案意識，讓學生靈活掌握檔案辦理相關事宜，從而提高就業(yè)速度和后續(xù)保障。

4.提高檔案館人員業(yè)務素質(zhì)，培養(yǎng)綜合性管理人才。根據(jù)現(xiàn)在學籍檔案材料遞增量大、存放時間短、流動快、就業(yè)趨向廣、投寄單位多等特點，現(xiàn)有的管理方式與服務手段已遠遠不能滿足當今的就業(yè)市場要求[3]100-102。如今高校檔案館要在社會就業(yè)服務的洪流中求得發(fā)展進步，就必須打破過去常態(tài)管理，提升服務質(zhì)量和業(yè)務水平，吸收引進高學歷高層次人才，經(jīng)常開展業(yè)務學習，做好跟蹤回訪等工作，了解掌握新時期就業(yè)市場需求，給學生與用人單位提供更多內(nèi)容的檔案材料，開展同級別檔案館之間的工作交流，推創(chuàng)出具有本館特色的就業(yè)服務理念和工作方法。

綜上所述，做好高校學籍檔案管理工作，不僅有利于畢業(yè)生順利就業(yè)，更有利于高校自身發(fā)展建設，提高社會信譽與知名度。因此，高校檔案管理工作必須要在實際工作中不斷加強研究，以使服務就業(yè)這項工作在新的就業(yè)模式下做得更扎實、更富有成效。

[1]王玉鵬.從大學生就業(yè)看高校學生檔案問題及對策[J].蘭臺世界,2009（10）.

[2]趙海榮.新時期高校檔案服務創(chuàng)新[J].鞍山師范學院學報,2016（6）.

[3]金鑫.檔案管理在大學生就業(yè)中存在的問題及對策[J].前沿,2004（5）.

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2017-04-02