醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)檔案信息化建設(shè)初探

王娟娟

（青島大學(xué)附屬醫(yī)院 山東 266003）

醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)檔案信息化建設(shè)初探

王娟娟

（青島大學(xué)附屬醫(yī)院 山東 266003）

醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)檔案信息化建設(shè)是檔案信息化管理的組成部分，符合共青團(tuán)改革要求，有助于豐富檔案內(nèi)涵，促進(jìn)共青團(tuán)自身建設(shè)，普及檔案意識(shí)。針對(duì)目前存在的電子檔案管理理念欠缺、檔案管理制度不完善、復(fù)合性檔案管理人才缺乏等問(wèn)題，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)要轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，建立并完善共青團(tuán)檔案管理制度，加強(qiáng)復(fù)合型檔案人才的培養(yǎng)。

醫(yī)療機(jī)構(gòu) 共青團(tuán) 檔案 信息化建設(shè)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)檔案信息化建設(shè)是在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用共青團(tuán)檔案，提高檔案管理效率與效益，發(fā)掘、摘取檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。其主要內(nèi)容包括檔案信息資源建設(shè)、電子文件管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息資源開發(fā)利用，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化。

一、醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)檔案信息化建設(shè)的意義

1.檔案信息化管理是信息時(shí)代檔案工作的主題。國(guó)家檔案局在2002年11月發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，指出檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)國(guó)家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局中，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展[1]3958。信息化建設(shè)已成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作的必然趨勢(shì)和重點(diǎn)工作，共青團(tuán)檔案作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的組成部分,其信息化建設(shè)勢(shì)必對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作帶來(lái)深遠(yuǎn)影響。

2.現(xiàn)階段，共青團(tuán)改革要?jiǎng)?chuàng)新團(tuán)的工作、活動(dòng)和基層組織建設(shè)，大力實(shí)施“網(wǎng)上共青團(tuán)”工程，以“智慧團(tuán)建”和“青年之聲”為重點(diǎn)，建設(shè)工作網(wǎng)、聯(lián)系網(wǎng)、服務(wù)網(wǎng)“三網(wǎng)合一”的“網(wǎng)上共青團(tuán)”，形成“互聯(lián)網(wǎng)+共青團(tuán)”格局，實(shí)現(xiàn)團(tuán)網(wǎng)深度整合、團(tuán)青充分互動(dòng)、線上線下一體運(yùn)行。改革將使共青團(tuán)的工作戰(zhàn)線延伸至網(wǎng)絡(luò)，使檔案門類不斷增多，如新出現(xiàn)的青年之聲、共青團(tuán)微信公眾號(hào)、QQ群等電子文件，其內(nèi)容復(fù)雜多樣；數(shù)量急驟增長(zhǎng)，此類檔案的收集、鑒定、歸檔、查閱等，均要求共青團(tuán)檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，因此，信息化檔案建設(shè)符合共青團(tuán)改革要求。

3.共青團(tuán)檔案信息化建設(shè)有助于豐富醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)涵，促進(jìn)共青團(tuán)自身建設(shè)，普及檔案意識(shí)。信息化建設(shè)可以充分發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用，生動(dòng)、完整地記錄共青團(tuán)工作，利用數(shù)據(jù)分析等軟件系統(tǒng)，全面真實(shí)勾畫共青團(tuán)發(fā)展歷程，有效幫助團(tuán)干部系統(tǒng)分析、準(zhǔn)確把握客觀規(guī)律，組織開展符合時(shí)代要求及青年特色的創(chuàng)新舉措，有效推動(dòng)共青團(tuán)工作。同時(shí)，信息化檔案管理順應(yīng)了團(tuán)員青年信息化思維模式，使青年更容易了解檔案、接觸檔案，甚至參與部分檔案業(yè)務(wù)工作，有利于向青年宣傳檔案工作，普及檔案意識(shí)。

二、醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.信息化檔案管理理念欠缺。傳統(tǒng)檔案管理工作主要針對(duì)紙質(zhì)檔案材料，雖然檔案部門對(duì)電子檔案管理有所關(guān)注，其研究也不斷深入，但大多數(shù)人的觀念仍停留在紙質(zhì)材料階段，對(duì)電子檔案沒能從檔案的角度進(jìn)行“收、管、用”，造成部分電子檔案流失。新階段共青團(tuán)改革所產(chǎn)生的電子檔案材料具有多樣性、時(shí)效性、政治性等特點(diǎn)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的共青團(tuán)電子檔案更增添了復(fù)雜性、多源性，這對(duì)專兼職檔案管理者的知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)提出了全新要求，需要用更加專業(yè)、更加多源的管理理念正確履行檔案管理職能。

2.檔案管理制度不完善。國(guó)家檔案局于2016年8月發(fā)布了新版GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。檔案管理部門要及時(shí)參照新版制度，制定、修改操作性強(qiáng)、指導(dǎo)意義明確、符合信息時(shí)代發(fā)展的檔案管理制度，特別在具體操作中遇到的問(wèn)題及未涉及到的方面要做出明確規(guī)定。但目前我國(guó)很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)并未建立健全檔案管理制度，使得檔案管理工作缺乏制度支持[2]16，只重視將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，不重視其在檔案管理上的應(yīng)用，使得檔案管理的信息化建設(shè)滯后。

3.復(fù)合型檔案管理人才缺乏。電子文件歸檔和電子檔案管理是一項(xiàng)全新的工作,電子文件歸檔更是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作[3]45。建立醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)信息系統(tǒng)、形成共青團(tuán)電子檔案、按管理權(quán)限和檔案實(shí)體將電子檔案從共青團(tuán)部門移交到檔案部門、加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用實(shí)現(xiàn)檔案共享等，均需要復(fù)合型人才進(jìn)行完整采集、準(zhǔn)確鑒別、合理歸檔、科學(xué)管理。

三、醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)檔案信息化建設(shè)改進(jìn)措施

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)。工作人員要切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，將歸檔的共青團(tuán)檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)材料擴(kuò)展到電子檔案。依據(jù)檔案管理辦法，結(jié)合共青團(tuán)改革要求，除傳統(tǒng)領(lǐng)域共青團(tuán)工作檔案材料外，更要全面、真實(shí)記錄“網(wǎng)絡(luò)共青團(tuán)”建設(shè)和“互聯(lián)網(wǎng)+共青團(tuán)”等網(wǎng)絡(luò)工作成效。建立起共青團(tuán)信息管理系統(tǒng)，將能夠體現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)工作的檔案材料留存好。醫(yī)療機(jī)構(gòu)各管理層要意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要意義，為信息化建設(shè)提供更多的關(guān)注與支持[4]59。這也是信息時(shí)代背景下，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息達(dá)到全面共享要求的基礎(chǔ)，通過(guò)改變觀念形成更多的無(wú)形資產(chǎn)，將其納入到可持續(xù)發(fā)展的層面，從而促進(jìn)整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)。

2.建立并完善管理制度。醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)工作所具備的政治性、群眾性、先進(jìn)性特質(zhì)決定了其檔案材料的重要作用。要做好共青團(tuán)檔案工作，首先要實(shí)現(xiàn)信息化，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)整體檔案管理體系下，制定有共青團(tuán)特色的檔案管理路徑。

（1）共青團(tuán)檔案范圍。醫(yī)療機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)檔案范圍主要包括：團(tuán)代會(huì)文件、團(tuán)發(fā)文件、團(tuán)委會(huì)紀(jì)要、共青團(tuán)簡(jiǎn)訊、工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、規(guī)章制度、表彰獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料、團(tuán)員團(tuán)干部花名冊(cè)、團(tuán)支部改選材料、團(tuán)費(fèi)使用情況及上級(jí)團(tuán)組織文件等，以紙質(zhì)檔案材料為主。依據(jù)共青團(tuán)改革及信息化檔案管理要求，檔案材料還應(yīng)擴(kuò)展到網(wǎng)絡(luò)共青團(tuán)建設(shè)方面，如青年之聲、共青團(tuán)微信平臺(tái)建設(shè)、QQ群建設(shè)情況及共青團(tuán)信息系統(tǒng)等電子檔案。

（2）建立共青團(tuán)信息管理系統(tǒng)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)信息系統(tǒng)可在人力資源管理系統(tǒng)下建立分支，共享團(tuán)員基本信息，增加共青團(tuán)信息模塊，節(jié)約系統(tǒng)開發(fā)資源，提高系統(tǒng)兼容性的同時(shí)，節(jié)省信息系統(tǒng)日常維護(hù)的人力，消除團(tuán)員青年因職稱、學(xué)歷變化造成信息缺失等現(xiàn)象。模塊內(nèi)容的設(shè)定，除團(tuán)員基本信息外，可根據(jù)共青團(tuán)“三會(huì)兩制一課”制度，將團(tuán)員教育評(píng)議、團(tuán)員年度團(tuán)籍注冊(cè)及團(tuán)課培訓(xùn)等納入信息管理，從而實(shí)時(shí)記錄共青團(tuán)工作，提高制度的依從性及管理成效，同樣，將團(tuán)組織檔案納入人事管理系統(tǒng)，對(duì)人力資源系統(tǒng)也是有益的補(bǔ)充。

（3）共青團(tuán)檔案的整理與歸檔。紙質(zhì)檔案按照管理期限分類整理歸檔，其中團(tuán)代會(huì)文件、工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、規(guī)章制度、上級(jí)團(tuán)組織重要文件等能夠反映共青團(tuán)主要職能活動(dòng)和基本面貌，對(duì)共青團(tuán)建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案歸為永久保存，團(tuán)發(fā)文件、團(tuán)委會(huì)紀(jì)要、共青團(tuán)簡(jiǎn)訊、表彰獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料、團(tuán)員團(tuán)干部花名冊(cè)、團(tuán)支部改選材料、團(tuán)費(fèi)使用情況及上級(jí)團(tuán)組織文件等反映共青團(tuán)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的文件材料歸為30年保存期限，一般性的團(tuán)務(wù)材料，在短時(shí)間內(nèi)需要查考的文件材料歸為10年保存期限。電子文件根據(jù)保存價(jià)值，確定為電子檔案，根據(jù)上述原則確定其保存期限，但在保存形式方面，須按要求將電子文件轉(zhuǎn)換成通用格式，并注明存儲(chǔ)格式及其軟、硬環(huán)境，如文件無(wú)法轉(zhuǎn)換，連同專用軟件一同歸檔。

3.加強(qiáng)復(fù)合型檔案人才的培養(yǎng)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)共青團(tuán)檔案的信息化建設(shè)要求工作人員除具備共青團(tuán)工作經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)醫(yī)學(xué)知識(shí)外，還要有專業(yè)的檔案管理知識(shí)和熟練的計(jì)算機(jī)水平。平日工作中，工作人員要嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)，注重技能培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案法規(guī)、信息技術(shù)、共青團(tuán)時(shí)事等專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)儲(chǔ)備，邊用邊學(xué)，以用促學(xué)。特別要掌握信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀，利用先進(jìn)的信息技術(shù)與共青團(tuán)有效結(jié)合，順應(yīng)共青團(tuán)改革要求，把握青年人“無(wú)人不網(wǎng)、無(wú)處不網(wǎng)、無(wú)時(shí)不網(wǎng)”的時(shí)代特點(diǎn)，全面提升共青團(tuán)網(wǎng)上群眾工作水平；利用先進(jìn)的信息技術(shù)與檔案管理工作有效結(jié)合，減少甚至取代以往檔案工作中煩瑣、易錯(cuò)的人工操作，有效提高檔案管理與利用效率，充分發(fā)揮檔案作用，進(jìn)一步提升檔案信息化建設(shè)水平。

針對(duì)檔案部門邊緣化現(xiàn)狀，醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理層要重視檔案工作人員的培養(yǎng)，將檔案人員培養(yǎng)納入整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，配備足夠的資源支持，經(jīng)常開展崗位練兵，鼓勵(lì)自學(xué)成才，推薦參加培訓(xùn)班、邀請(qǐng)專家教授親臨授課、實(shí)行學(xué)分制等多種舉措，提高專、兼職檔案工作人員整體素質(zhì)水平。

[1]林清.加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理工作的探討[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué),2010（23）：3958-3959.

[2]王躍.現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理模式研究[J].蘭合世界,2016（4）：16.

[3]徐之光,丁穎瑩.淺析電子文件歸檔工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].山東檔案,2016（1）：45-46.

[4]伍志新.云時(shí)代醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2016（23）：59.

★作者王娟娟，青島大學(xué)附屬醫(yī)院館員、團(tuán)委書記，研究方向?yàn)闄n案管理及青年工作。

G270.7

A

2017-06-17