從實踐角度談高校數(shù)字檔案室建設(shè)問題

王子鵬

（江蘇開放大學綜合檔案室 南京 210036）

從實踐角度談高校數(shù)字檔案室建設(shè)問題

王子鵬

（江蘇開放大學綜合檔案室 南京 210036）

區(qū)分于高校檔案館，對設(shè)立綜合檔案室的高等學校面臨的數(shù)字檔案室建設(shè)問題進行了研究。首先界定了高校數(shù)字檔案室的建設(shè)目標，緊接著報告了高校數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀和不足，分析了高校數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的四個方面矛盾，并從實踐的角度給出了相應(yīng)的對策和建議。

高校檔案室 數(shù)字檔案室 數(shù)字化 檔案

根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》要求，“高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室……未設(shè)立檔案館的高等學校應(yīng)該設(shè)立綜合檔案室”。與此對應(yīng)，高校檔案信息化工作，可區(qū)分為數(shù)字檔案館建設(shè)和數(shù)字檔案室建設(shè)，雖然兩者在理論上大致相同，但在實踐工作中有所區(qū)別。

一、建設(shè)目標

《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T58-2014）將數(shù)字檔案館定義為“運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案及其他數(shù)字資源進行采集、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用的檔案信息集成管理體系”。從實踐的角度，高校數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)該至少實現(xiàn)下列三個目標。

1.構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理平臺。數(shù)字檔案室建設(shè)，應(yīng)該在兼顧檔案實體建設(shè)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建集檔案收集、整理、編目、數(shù)字化、服務(wù)利用為一體的檔案管理平臺。高校的人事檔案、財務(wù)檔案、學籍檔案以及各二級學院的檔案資料，根據(jù)各高校的工作需要和歷史傳承，可能不歸綜合檔案室管理。但是，在構(gòu)建檔案管理平臺時，應(yīng)該將全校所有檔案資源納入統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，分權(quán)進行管理。

2.建設(shè)豐富的檔案資源數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫來源三個方面，一是將學校傳統(tǒng)載體的檔案資料，掃描成符合檔案標準的圖像格式，并經(jīng)ORC識別技術(shù)構(gòu)建可全文檢索的檔案數(shù)據(jù)庫；二是在數(shù)字檔案室建成后，實現(xiàn)電子文檔和紙質(zhì)文件的同步歸檔，探索文檔一體化工作流程，盡量減少需要掃描和OCR識別的檔案數(shù)量；三是探索對高校各網(wǎng)絡(luò)平臺、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的非文書類電子文件進行鑒定，對于電子文件進行在線歸檔，在全程管理、前端控制、合作協(xié)同的原則下實現(xiàn)電子文檔的一體化管理。

3.提供在線的檢索利用服務(wù)。創(chuàng)新檔案服務(wù)利用的手段方法，在校園網(wǎng)上開設(shè)檔案門戶網(wǎng)站，構(gòu)建人工智能查詢系統(tǒng)，合理劃分檔案閱覽權(quán)限，為全校師生提供“足不出戶”的檔案檢索利用服務(wù)。同時，根據(jù)《高校檔案管理規(guī)定》，高校應(yīng)該“提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南等，為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件”。為此，綜合檔案室要在做好檔案開放工作的基礎(chǔ)上，探索為社會大眾提供在線的檔案信息檢索服務(wù)。

二、現(xiàn)狀及問題

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各高校的建設(shè)普遍進入了高速發(fā)展和轉(zhuǎn)型期，在教學評估、憑證參考、宣傳教育等方面，對于檔案的利用需求日益增強。但是，相對于設(shè)立檔案館的高校，設(shè)立綜合檔案室的高校規(guī)模相對較小，從人力、物力、財力等方面，對檔案工作的投入有限，數(shù)字檔案室建設(shè)相對落后，無法滿足新形勢下高校檔案信息需求。

1.尚未進行數(shù)字檔案室建設(shè)的高校。受制于學校規(guī)模、人才匱乏、檔案工作傳統(tǒng)等多方面因素的影響，有些高校尚未給予檔案信息化工作足夠重視，未將檔案信息化建設(shè)納入學校的信息化建設(shè)總體框架，數(shù)字檔案室建設(shè)與辦公自動化建設(shè)工作脫節(jié)。目前，這部分高校的檔案工作仍然處于傳統(tǒng)的手工操作階段，檔案的管理和利用效率低，檔案遺失風險高，急需開展數(shù)字檔案室建設(shè)，實現(xiàn)在線查檔，保護檔案原件，提高檔案檢索利用效率。

2.已經(jīng)開展數(shù)字檔案室建設(shè)的高校。受檔案開放、人才限制、資金投入等多方面因素制約，數(shù)字檔案室建設(shè)水平有待提高。

（1）檔案利用模式單一。大部分綜合檔案室的服務(wù)利用工作，只是機械地用數(shù)字化檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其他工作流程并未改變。受制于檔案開放工作進展緩慢等因素，檔案門戶網(wǎng)站大多只能看到檔案工作動態(tài)、規(guī)章制度、珍貴檔案鑒賞等欄目，而無法直接檢索到檔案目錄和原文。

（2）文檔一體化推進速度緩慢。大部分文件并沒有實現(xiàn)紙質(zhì)文件、電子文件的同步歸檔，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍然需要掃描錄入，費時費力。

（3）非文書類電子文件歸檔問題。高校的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)以及校園論壇等，每天都產(chǎn)生大量的非文書類電子文件。綜合檔案室普遍沒有開展對這部分電子文件的在線采集、鑒定和歸檔工作。

三、面臨的主要矛盾

1．檔案開放問題。

（1）檔案服務(wù)利用的主體。根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》第28條規(guī)定，“凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可利用已公布的檔案”；第31條規(guī)定，“高校檔案開放應(yīng)當設(shè)立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具……為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件”?？梢?，高校提供檢索利用的主要檔案資源是開放的檔案。

（2）鑒定開放檔案的主要機構(gòu)。根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》第8條，“高校檔案機構(gòu)的管理職責是：……開展檔案的開放和利用工作”；第27條規(guī)定，“高校檔案機構(gòu)應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學校授權(quán)，其他任何組織或者個人無權(quán)公布學校檔案”。可見，鑒定并公布高校檔案的主體是高校檔案機構(gòu)，依據(jù)的是“國家有關(guān)規(guī)定”。

（3）缺乏可供執(zhí)行的鑒定規(guī)則。根據(jù)《檔案法》第19條規(guī)定，“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當自形成之日起滿三十年向社會開放”。不過，高校綜合檔案室顯然不屬于國家檔案館，在檔案開放時只能參考《檔案法》的這一規(guī)定。從實踐的角度出發(fā)，高校檔案機構(gòu)在如何鑒定、如何開放高校檔案方面，缺少可供操作的實施細則。所以，高校的大部分檔案都無法成為開放檔案，在查檔利用的過程中，只能按照傳統(tǒng)的查檔流程處理，機械地將紙質(zhì)檔案替換成數(shù)字化檔案。

2.投入與產(chǎn)出難匹配。受制于檔案開放、規(guī)章制度等多方面影響，檔案數(shù)字化工作只是改變了檔案信息的存在狀態(tài)，沒有從根本上解決檔案開放利用的主客體因素。而開展數(shù)字檔案室建設(shè)，需要投入大量的資金，投入和產(chǎn)出效益難以匹配，這就是一些檔案學者所謂的高校檔案數(shù)字化的“黑洞現(xiàn)象”[1]37-38。

3.檔案人才隊伍建設(shè)問題。開展數(shù)字檔案室建設(shè)，優(yōu)秀的檔案人才隊伍是關(guān)鍵。受制于體制編制、發(fā)展瓶頸等多方面因素影響，優(yōu)秀的檔案人才不愿意進入綜合檔案室工作。即使參加工作，很多人也把綜合檔案室的崗位當成跳板，一有機會即另謀高就，沒有全心全意地投入到檔案事業(yè)中。

4.檔案管理系統(tǒng)問題。高校的綜合檔案室，普遍采購使用檔案管理系統(tǒng)。隨著學校檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)的功能需要修改完善，并開發(fā)新的功能模塊。但是，由于檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮效益不明顯，以及資金和人才的限制，這方面的工作開展得比較緩慢。

四、主要對策

1.未進行數(shù)字檔案室建設(shè)的高校需要迎頭趕上。這部分高校，可充分借鑒其他高校實踐經(jīng)驗，開展數(shù)字檔案室建設(shè)。主要包括：采購檔案管理系統(tǒng)，兼容統(tǒng)一身份認證模塊，嵌入到學校的辦公自動化體系中；配置檔案數(shù)字化加工場地，通過自主或者外包的方式，開展檔案數(shù)字化工作；將數(shù)字化資源掛接到檔案管理系統(tǒng)中，搭建檔案門戶網(wǎng)站和智能檢索系統(tǒng)，開展在線的檔案信息資源服務(wù)。這部分工作有很成熟的經(jīng)驗，筆者不再贅述。

2.統(tǒng)籌檔案開放與高校信息公開工作。為了響應(yīng)《中華人民共和國政府信息公開條例》，教育部制定了《高等學校信息公開辦法》（下文簡稱《辦法》），自2010年9月1日起施行。《辦法》第11條規(guī)定，“校長（學校）辦公室為信息公開工作機構(gòu)，負責學校信息公開的日常工作”。如上文所述，高校負責檔案開放的部門是高校檔案機構(gòu)，即檔案館或綜合檔案室。不同于檔案館的獨立地位，綜合檔案室通常由校長辦公室負責，即檔案開放和信息公開的主管部門一致，便于同步組織和實施。

必須指出的是，不能機械地用《辦法》來指導檔案開放工作。為了保持原始記錄性，檔案需要包含文件形成、修改、核稿、領(lǐng)導簽發(fā)等全部過程信息。從形式上看，檔案由文件正本、文件定稿、發(fā)文或收文處理單等共同組成[2]30-32。檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）就規(guī)定，歸檔文件的整理單位是“文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件”。也就是說，高校檔案的內(nèi)容，有與高校信息公開的內(nèi)容重合的部分，即文件的正稿；也包括不適宜公開部分，即記錄檔案原始記錄性的信息（元數(shù)據(jù)），需要鑒定才可以公布。筆者認為，從實踐的角度出發(fā)，校長（學校）辦公室可以參考《辦法》的信息公開范圍，將與之相對應(yīng)的檔案（文件）正本內(nèi)容公開，供查檔利用。

3.將數(shù)字檔案室建設(shè)納入學校信息化整體建設(shè)中。綜合檔案室的自身能力有限，檔案工作人員必須提升思維層次，善于借勢，充分利用校長（學校）辦公室主管的優(yōu)勢，主動協(xié)調(diào)，將數(shù)字檔案室的建設(shè)納入到學校的整體信息化建設(shè)工作中，利用學校信息化部門的力量，做好數(shù)字檔案室建設(shè)工作。

4.充分發(fā)揮檔案信息資源的價值。綜合檔案室必須解放思想，利用數(shù)字檔案室建設(shè)的契機，做好在線的查檔利用服務(wù)；要進行廣泛的調(diào)研，主動作為，為學校的教學評估等活動構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫；要加強對檔案管理系統(tǒng)的培訓與宣傳，編制《全宗指南》、《檔案管理系統(tǒng)使用手冊》等相關(guān)文件，多途徑讓全校師生熟悉學校館藏情況，了解檔案利用權(quán)限，掌握檔案檢索技巧……總之，只有讓檔案的價值充分發(fā)揮出來，才能換來學校各方面的支持，贏得檔案工作的健康快速發(fā)展。

5.加強人才培養(yǎng)力度。任何工作，人力資源都是關(guān)鍵要素之一，檔案工作也不例外。高校綜合檔案室的規(guī)模相對較小，專職的檔案工作人員少則一人，多則三四人，工作相對單一，晉升空間有限，很容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠的情況，必須探索出一套行之有效的激勵機制，培養(yǎng)和使用好檔案工作人員?！凹畈粌H是一種手段,也是一門藝術(shù)”[3]64-65，建議從物質(zhì)激勵、情感激勵和知識激勵三個維度[4]65-69，做好這方面的工作。具體地說，一是要落實政策，依據(jù)《高等學校檔案管理辦法》第9條，“綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名”，給予檔案工作人員相應(yīng)的職位；二是加強檔案業(yè)務(wù)培訓，積極組織專兼職檔案工作人員參加各級檔案局、高校、檔案研究會等機構(gòu)組織的業(yè)務(wù)培訓，加強橫向的聯(lián)系，促進業(yè)務(wù)工作開展；三是要壓擔子、給榮譽，讓檔案工作人員感受到自身工作的價值，在檔案工作實踐中，實現(xiàn)馬斯洛“需要層次”理論中的第五層，即自我價值的實現(xiàn)。

[1]孫大東.高校檔案數(shù)字化“黑洞”現(xiàn)象研究[J].檔案管理,2013（4）.

[2]陳忠海.從政府信息公開看《檔案法》的修改[J].檔案學研究,2010（3）.

[3]曾紅春.激勵機制對抑制高校圖書館員職業(yè)懈怠的積極作用[J].高校圖書館工作，2009（1）.

[4]鄧君.檔案館員激勵機制研究——國家開放檔案價值實現(xiàn)主體激勵研究之一[J].檔案學研究，2013（2）.

Discussion on University Digital Record Office Construction from the Perspective of Practice

Wang Zipeng
(Comprehensive Record Office of Jiangsu Open University,Nanjing 210036,China)

The research object of this paper is the construction of digital record office in universities rather than the university archives.The construction goal of digital record office is defined at first,then the current status of digital record office construction and the deficiency is reported,four aspects of contradictions in construction of digital record office are analyzed,and finally corresponding countermeasures and suggestions are presented from the perspective of practice.

university archives office;digital record office;digitization;archives

王子鵬，江蘇開放大學校辦綜合檔案室助理館員，研究方向為檔案管理。

G270.7

A

2017-05-10