淺談高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建

杜玉春 申昌安

贛南醫(yī)學(xué)院 江西贛州 341000

淺談高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建

杜玉春 申昌安

贛南醫(yī)學(xué)院 江西贛州 341000

檔案管理是高校管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)高校人事管理和學(xué)生管理有著重要意義。但是，現(xiàn)階段，高校檔案管理工作中存在著很多問(wèn)題，檔案管理水平有待提升。尤其在現(xiàn)代化管理理念下，高校檔案管理需要改進(jìn)管理方式，積極采用績(jī)效管理，構(gòu)建管理績(jī)效體系。本文對(duì)此進(jìn)行分析與闡述，并提出體系構(gòu)建方法。

高校檔案管理；績(jī)效；體系

高校檔案的管理水平是衡量高校綜合能力的重要標(biāo)志之一，尤其是在當(dāng)前高校檔案作為一種重要的信息資源，在高校建設(shè)和發(fā)展中的作用將會(huì)越來(lái)越突顯[1]。目前，我國(guó)高校檔案績(jī)效管理的水平不高、專(zhuān)業(yè)人員較少、信息化建設(shè)不足，需要高校積極探索構(gòu)建管理績(jī)效體系的科學(xué)方法[2]。研究高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建不僅能夠提高管理水平，而且對(duì)高校建設(shè)有著深刻的現(xiàn)實(shí)意義。

1 我國(guó)高校檔案績(jī)效管理現(xiàn)狀

首先，績(jī)效管理水平較低。國(guó)大多數(shù)高校的績(jī)效管理都處于績(jī)效評(píng)估階段，缺乏專(zhuān)業(yè)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，只能按照上級(jí)制定的考核表對(duì)管理人員的業(yè)績(jī)、勤奮程度、能力等進(jìn)行評(píng)估，并對(duì)檔案管理狀況分為合格、不合格、優(yōu)秀這三個(gè)檔次。在這種情況下，很多高校將績(jī)效管理看成一種形式，績(jī)效管理并沒(méi)有真正實(shí)施；其次，專(zhuān)業(yè)人員較少[3]。很多高校都在檔案管理崗位安排本校的關(guān)系人員或閑散人員，檔案部門(mén)的人事調(diào)動(dòng)權(quán)歸高校掌握，導(dǎo)致高校缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，無(wú)法適應(yīng)高校的檔案管理工作；再次，信息化建設(shè)不足。雖然我國(guó)大多數(shù)高校檔案管理部門(mén)都建立了信息管理系統(tǒng)，為檔案管理工作提供目錄檢索、查檔服務(wù)等工作。但是，高校的檔案管理工作還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全數(shù)字化，部分高校的檔案管理工作仍處于信息化建設(shè)的初級(jí)階段，對(duì)實(shí)體檔案的依賴(lài)性較強(qiáng)；最后，檔案利用過(guò)于被動(dòng)[4]。很多高校的檔案都是被放在冰冷的檔案庫(kù)房，利用價(jià)值不高。并且，高校檔案的利用過(guò)于被動(dòng)，只有在其他部門(mén)需要檔案信息的時(shí)候，檔案管理部門(mén)才會(huì)提供檔案利用服務(wù)。

2 高校檔案管理績(jī)效不佳的原因

2.1 管理意識(shí)和管理手段滯后

部分高校領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，忽視了檔案管理工作在高校建設(shè)與發(fā)展中的重要性，缺乏檔案管理意識(shí)，沒(méi)有真正發(fā)揮檔案的價(jià)值。并且，部分高校缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作就是檔案收集、整理、分類(lèi)、保存等，忽視了檔案對(duì)高校教學(xué)科研和人事管理的重要性，缺乏對(duì)檔案管理工作的物力和財(cái)力投入[5]。甚至有些學(xué)校認(rèn)為檔案就是沒(méi)有應(yīng)的廢紙堆，沒(méi)有任何使用價(jià)值。在這種情況下，高校缺乏對(duì)檔案管理的整體規(guī)劃，沒(méi)有積極運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行檔案管理，管理意識(shí)和管理手段滯后。

2.2 績(jī)效管理被績(jī)效考核所代替

檔案績(jī)效管理是系統(tǒng)的管理工程，擁有完整的管理環(huán)節(jié)，而績(jī)效考核知識(shí)檔案績(jī)效管理的環(huán)節(jié)之一，是對(duì)檔案績(jī)效管理工作的檢查。但是，很多高校將檔案的績(jī)效管理視為績(jī)效考核，只重視績(jī)效考核的開(kāi)展，而忽視了績(jī)效管理目標(biāo)、績(jī)效管理手段等工作，績(jī)效管理被績(jī)效考核所代替。

2.3 傳統(tǒng)人際關(guān)系的阻礙

很多高校的檔案管理工作受到高校人際關(guān)系的影響，檔案管理的方法和策略受到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，甚至有些學(xué)校根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員的命令開(kāi)展檔案管理工作[6]。在這種情況下，很多高校檔案管理人員都會(huì)向高校領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行受賄，而高校領(lǐng)導(dǎo)人員礙于面子和人情，沒(méi)有對(duì)不合格的檔案管理人員進(jìn)行處罰，導(dǎo)致檔案管理績(jī)效不佳。

3 高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建策略

3.1 制定科學(xué)的管理績(jī)效體系目標(biāo)

高校檔案管理工作主要承擔(dān)著高校檔案實(shí)體管理和檔案行政管理職能。而高校實(shí)體檔案管理和檔案行政管理主要包括組織管理、保管保護(hù)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案利用這四個(gè)方面。其中，組織管理主要包括制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、管理體制建設(shè)等內(nèi)容。高校檔案管理應(yīng)積極明確組織管理的目標(biāo)，開(kāi)展制度化和常態(tài)化的績(jī)效管理模式[7]。保管保護(hù)管理主要包括裝具設(shè)備管理和檔案用房管理這兩個(gè)方面。高校檔案管理應(yīng)積極明確檔案保管保護(hù)的設(shè)備指標(biāo)和檔案室指標(biāo)。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理主要包括是收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等。高校檔案管理應(yīng)明確檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的管理目標(biāo)，積極采用現(xiàn)代化管理手段，保證檔案收集和整理的質(zhì)量。檔案利用服務(wù)應(yīng)積極樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)目標(biāo)，積極向高校各部門(mén)推送檔案利用服務(wù)，積極優(yōu)化檔案利用的效果，提高檔案的利用價(jià)值[8]。另外，高校檔案管理工作應(yīng)積極重視檔案的人文教育功能、思想教育功能、社會(huì)服務(wù)功能和學(xué)校服務(wù)功能，積極樹(shù)立檔案的人文教育目標(biāo)、思想教育目標(biāo)和學(xué)校社會(huì)服務(wù)目標(biāo)。

3.2 明確績(jī)效考評(píng)指標(biāo)

檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建應(yīng)積極明確績(jī)效考評(píng)的指標(biāo)。而績(jī)效考評(píng)的目標(biāo)主要包括組織管理指標(biāo)、檔案保管保護(hù)指標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)指標(biāo)、檔案利用指標(biāo)和檔案信息化建設(shè)指標(biāo)這幾個(gè)方面[9]。其中，檔案組織管理指標(biāo)主要包括管理體制、隊(duì)伍建設(shè)、履行職務(wù)和制度建設(shè)這幾個(gè)方面的指標(biāo)，高校應(yīng)積極明確檔案管理體制、管理隊(duì)伍、管理制度等方面的考核指標(biāo)。檔案保管保護(hù)指標(biāo)主要包括檔案用房指標(biāo)和裝具設(shè)備指標(biāo)[10]?；A(chǔ)業(yè)務(wù)指標(biāo)主要包括檔案收集歸檔指標(biāo)、整理編目指標(biāo)、保管移交指標(biāo)、統(tǒng)計(jì)堅(jiān)定指標(biāo)等。檔案利用指標(biāo)主要包括檔案編研指標(biāo)和提供利用指標(biāo)[11]。信息化建設(shè)指標(biāo)主要包括設(shè)備配置指標(biāo)、信息建設(shè)規(guī)劃指標(biāo)和網(wǎng)絡(luò)軟件指標(biāo)。

3.3 加強(qiáng)績(jī)效管理與薪酬體系的聯(lián)系性

高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建應(yīng)加強(qiáng)績(jī)效管理與薪酬體系的聯(lián)系向，充分利用檔案績(jī)效考核結(jié)果，使檔案績(jī)效管理與檔案管理的其他環(huán)節(jié)相銜接。例如，高?？梢詫n案績(jī)效考評(píng)結(jié)果作為管理人員晉升、獎(jiǎng)金和薪酬的重要依據(jù)，將績(jī)效考核與激勵(lì)機(jī)制相結(jié)合，激發(fā)管理人員的積極性，進(jìn)而構(gòu)建完整的管理績(jī)效體系[12]。

總之，高校檔案的管理水平是衡量高校綜合能力的重要標(biāo)志之一。尤其是在當(dāng)前高校檔案作為一種重要的信息資源，在高校建設(shè)和發(fā)展中的作用將會(huì)越來(lái)越突顯。目前，我國(guó)高校的檔案管理體系還有待進(jìn)一步提高?？?jī)效管理作為當(dāng)今世界最先進(jìn)的管理理論之一，其邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、程序周密，將其引入檔案工作中，為檔案事業(yè)注入新鮮血液[13]。實(shí)施檔案工作績(jī)效管理，客觀、公平、合理地評(píng)定檔案工作各級(jí)組織特別是員工的績(jī)效，對(duì)提高檔案人員自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，有良好的促進(jìn)作用，同時(shí)促進(jìn)檔案工作整體水平的提高。

[1] 朱玉媛，牟凱旋.面向公眾需求的檔案服務(wù)績(jī)效評(píng)估——基于績(jī)效棱柱的評(píng)估模型構(gòu)建與運(yùn)行[J].檔案管理，2014，12（4）：11-12.

[2] 王茂躍.應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)高校檔案館的性質(zhì)[J].檔案，2014，21（3）：110-112.

[3] 呂元智.我國(guó)公共檔案館服務(wù)績(jī)效評(píng)價(jià)研究現(xiàn)狀分析[J].檔案學(xué)研究， 2014，14（7）：8-10.

[4] 童雁.新時(shí)期檔案館工作的績(jī)效管理及對(duì)策探討[J].湖北檔案，2015，12（11）：45-46.

[5] 童莊慧.論高校檔案管理的績(jī)效評(píng)估[J].檔案時(shí)空：業(yè)務(wù)版， 2015，36（5）：78-79.

[6] 石立銘，宋紅衛(wèi).績(jī)效考核在檔案部門(mén)的運(yùn)用[J].檔案管理， 2015，32（8）：89-90.

[7] 童雁.新時(shí)期檔案館工作的績(jī)效管理及對(duì)策探討[J].湖北檔案，2016，34（6）：24-25.

[8] 童莊慧.論高校檔案管理的績(jī)效評(píng)估[J].檔案時(shí)空：業(yè)務(wù)版，2016，22（6）：56-58.

[9] 石立銘，宋紅衛(wèi).績(jī)效考核在檔案部門(mén)的運(yùn)用[J].檔案管理，2016，12（4）：10-12.

[10] 劉萌.檔案人員績(jī)效考評(píng)的思考[J].檔案學(xué)通訊，2016，42（4）：35-36.

[11] 邱少雄.上下聯(lián)動(dòng)促目標(biāo)管理 全面提升檔案館整體水平[J].廣東檔案，2016，56（9）：45-46.

[12] 高霏.淺談檔案機(jī)構(gòu)管理中的績(jī)效考核[J].四川檔案，2016，49（7）：8-10.

[13] 張雙.績(jī)效管理理論溯源[J].商場(chǎng) 現(xiàn)代化， 2017，126（4）：178-179.

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