加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量的有效方法

高 紅

（大慶市讓胡路區(qū)西賓社區(qū)工作站，黑龍江大慶 163000）

社區(qū)檔案管理工作涉及社區(qū)工作的方方面面，目前社區(qū)檔案管理主要涉及社區(qū)老齡檔案，人口與計(jì)劃生育，衛(wèi)生，文化，以及社區(qū)服務(wù)管理，社會(huì)保障等方面。

1 社區(qū)檔案管理工作的基本情況

1.1 社區(qū)檔案管理制度情況

為了提高社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量，目前社區(qū)已經(jīng)基本建立起社區(qū)檔案管理工作制度體系，形成了歸檔、保管、借閱等制度，為了提社區(qū)檔案管理工作水平，有的社區(qū)還明確了崗位責(zé)任制度，并且根據(jù)檔案工作流程制定了針對(duì)各專業(yè)的管理制度。但是，當(dāng)前社區(qū)檔案管理工作的制度仍不健全，有些社區(qū)檔案管理工作還缺乏必要的檔案銷毀制度與換屆交接工作制度。還有的部分社區(qū)的檔案管理工作意識(shí)相對(duì)薄弱，在制度執(zhí)行方面不嚴(yán)格，未能形成正確檔案管理工作機(jī)制，相關(guān)制度與地方法規(guī)和國(guó)家規(guī)章制度對(duì)接不足，沒能通過有效的制度措施保障檔案管理工作必要的資金與設(shè)備，因此沒能實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.2 社區(qū)檔案管理硬件情況

目前基層社區(qū)的檔案理硬件設(shè)備不足，現(xiàn)擁有獨(dú)立社區(qū)檔案管理工作用房的社區(qū)較少，現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備主要以鐵皮柜為主，社區(qū)檔案室的防盜設(shè)施不足，僅有部分社區(qū)檔案室配備滅火設(shè)備，社區(qū)檔案室普遍缺少監(jiān)控設(shè)備。而且在信息化的大背景下，社區(qū)檔案的電子化水平不足，大部分社區(qū)的檔案管理停留在紙制檔案管理階段，檔案管理工作的信息化水平不足，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，因此制約了檔案信息化建設(shè)水平。應(yīng)當(dāng)看到社區(qū)檔案管理硬件水平正在逐步的提高當(dāng)中，但是信息化程度仍不高，還需要進(jìn)一步加快社區(qū)檔案的信息化水平。

1.3 社區(qū)檔案管理人員情況

目前社區(qū)擁有專職檔案管理人員的較少，不少社區(qū)只擁有兼職檔案管理人員，而且社區(qū)檔案管理人員的兼職流動(dòng)性較大，檔案管理人員通常不固定。而且當(dāng)前基層社區(qū)的檔案管理人員只經(jīng)過基本的紙制檔案管理操作培訓(xùn)，還沒能有效加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理人員的信息化培訓(xùn)和法制培訓(xùn)工作，因此使得現(xiàn)有檔案管理人員不能熟練的操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，現(xiàn)有的檔案管理人員的法制觀念不足，沒能充分的認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。還有的社區(qū)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，不能形成完善的檔案管理工作績(jī)效體系，導(dǎo)致基層檔案管理人員的主動(dòng)性不足，影響檔案管理工作有效性，沒能促進(jìn)檔案管理人員快速發(fā)展。

1.4 社區(qū)檔案管理體系情況

目前社區(qū)已經(jīng)建立起基本的檔案管理體系，形成了上級(jí)業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)，街道垂直管理與社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督落實(shí)的具體檔案管理機(jī)制，但是現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制的運(yùn)行效率不足，存在著業(yè)務(wù)部門對(duì)社區(qū)檔案管理工作干涉過多，社區(qū)檔案管理不能按照部門規(guī)定立卷，以及檔案不能統(tǒng)一管理等問題。加上當(dāng)前社區(qū)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)不足，影響設(shè)備有效更新，不利于促進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展，阻礙檔案管理工作的質(zhì)量提升。

2 社區(qū)檔案管理工作有效方法

2.1 嚴(yán)格檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

只有加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范建設(shè)工作，形成完善的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化體系，才能解決檔案管理工作中的實(shí)際問題，實(shí)現(xiàn)檔案部門與行政部門的協(xié)調(diào)溝通，全面加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性建設(shè)。首先，取得上級(jí)業(yè)務(wù)部門的支持，形成完善的檔案報(bào)送機(jī)制，注重提高檔案管理工作的協(xié)調(diào)性。其次，根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，修訂社區(qū)檔案管理工作機(jī)制，形成完善的社區(qū)檔案管理工作制度體系，加強(qiáng)對(duì)具體檔案業(yè)務(wù)流程的修訂工作，明確社區(qū)綜治、老齡、社區(qū)保障、醫(yī)療服務(wù)等具體檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范。第三，全面加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案管理工作的調(diào)研，做好相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，樹立檔案管理工作的典型，加強(qiáng)相關(guān)宣傳推薦工作，促進(jìn)檔案管理工作的提升，解決檔案管理工作制度方面的不足。

2.2 做好檔案管理人員培訓(xùn)

只有加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，全面提高檔案管理工作人員的能力水平，才能解決好社區(qū)檔案管理工作中的實(shí)際問題和困難，提高社區(qū)檔案管理工作有效性。首先，加強(qiáng)社區(qū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的建設(shè)工作，形成由本區(qū)行政、民政、社工、街道共同開展的針對(duì)基層社區(qū)檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，全面強(qiáng)化做好檔案管理人中的重點(diǎn)培訓(xùn)工作。其次，形成針對(duì)社區(qū)的行政管理部門、街道與社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)構(gòu)建的三層檔案管理與檔案人員的監(jiān)督機(jī)制，全面加強(qiáng)對(duì)具體檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作。第三，加強(qiáng)檔案管理專家與基層檔案管理人員的交流溝通，形成完善的定期與專題培訓(xùn)機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的全面培訓(xùn)教育。第四，形成社區(qū)檔案管理人員的群的建設(shè)，運(yùn)用自媒體空間加強(qiáng)階段工作布置，形成具體業(yè)務(wù)流程指導(dǎo)機(jī)制，積極在業(yè)務(wù)群進(jìn)行專業(yè)探討。

2.3 加強(qiáng)相關(guān)支持保障工作

只有加強(qiáng)相關(guān)保障工作，全面強(qiáng)化硬件配置，形成全面的齊抓共管的局面，才能解決好基層檔案管理中的問題。首先，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步關(guān)心基層社區(qū)檔案管理工作建設(shè)，不斷加強(qiáng)基層檔案管理需要的人員經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房裝具建設(shè)。首先，社區(qū)檔案管理工作涉及到民政、衛(wèi)生、計(jì)生與文明、綜治等項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)部門的輔助，從專業(yè)角度給予社區(qū)檔案管理必要指導(dǎo)。其次，實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案資源的融合，有效加強(qiáng)綜合型社區(qū)檔案管理工作，注重開發(fā)針對(duì)社區(qū)的信息化檔案管理辦公系統(tǒng)，全面加強(qiáng)電子檔案的收集工作。第三，由街道加強(qiáng)社區(qū)的檔案管理的硬件配置，注重以標(biāo)準(zhǔn)化的方式解決社區(qū)檔案管理辦公用房等實(shí)際需求，著力滿足基層檔案管理的硬件條件，不斷提高檔案管理工作水平。

2.4 加強(qiáng)責(zé)任制度有效落實(shí)

社區(qū)檔案事關(guān)社會(huì)民生，對(duì)社區(qū)居民的利益有重要影響，是做好社會(huì)事務(wù)的重要手段，應(yīng)當(dāng)層層落實(shí)社區(qū)檔案管理責(zé)任制，督促基層人員做好具體工作。首先，明確社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，加強(qiáng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基層檔案的監(jiān)督工作，明確檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)的具體分工，強(qiáng)化履行好監(jiān)督責(zé)任。其次，形成良好的檔案管理工作氛圍，注重加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳建設(shè)，注重加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)的宣傳工作。第三，注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)考核，有效測(cè)評(píng)檔案管理人員素質(zhì)，不斷督促其提高業(yè)務(wù)水平。

結(jié)論：做好基層社區(qū)檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)形成有效的檔案管理工作機(jī)制，全面加強(qiáng)對(duì)具體業(yè)務(wù)檔案的精細(xì)化管理，并且發(fā)揮出檔案管理人員的監(jiān)督作用，在必要軟硬件配置的基礎(chǔ)上，全面提高檔案管理水平。

[1]老姜.社區(qū)、社區(qū)檔案與社會(huì)和諧[J].上海檔案.2007(11)

[2]巨紅星.社區(qū)檔案管理應(yīng)對(duì)現(xiàn)實(shí)之探索[J].廣東檔案. 2011(02)