大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理變革探討

許玲

（中共福建省委黨校福建行政學(xué)院 福州 350001）

大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理變革探討

許玲

（中共福建省委黨校福建行政學(xué)院 福州 350001）

在大數(shù)據(jù)背景下，科研檔案管理工作將受到極大沖擊和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的科研檔案管理模型勢必要發(fā)生深刻變革。文章分析了大數(shù)據(jù)背景下科研檔案的變化特征，進而深入探討了科研檔案大數(shù)據(jù)的收集、管理和利用問題，以期解決大數(shù)據(jù)環(huán)境下科研檔案“數(shù)據(jù)孤島“”數(shù)據(jù)割據(jù)”問題，從而更好地推進科研檔案的共享利用。

大數(shù)據(jù)背景 科研檔案 管理變革

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，各類信息數(shù)據(jù)正在以前所未有的速度增長，大數(shù)據(jù)時代正在到來并深刻影響到社會的方方面面。近年來，各國政府、學(xué)界和企業(yè)都已開始高度關(guān)注大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和研究，我國政府也深刻意識到大數(shù)據(jù)的巨大作用。2015年8月31日，國務(wù)院印發(fā)《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》，2015年黨的十八屆五中全會通過的“十三五”規(guī)劃提出“實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進數(shù)據(jù)資源開放共享”，大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略已經(jīng)逐步上升為國家意志和行為?？梢灶A(yù)見的是，在不久的將來，大數(shù)據(jù)的研究和應(yīng)用將涵蓋經(jīng)濟社會發(fā)展各個領(lǐng)域，成為新興驅(qū)動力。毫無疑問，大數(shù)據(jù)時代下科研創(chuàng)新活動將更加日新月異，在此背景下科研檔案的規(guī)模和類型也將發(fā)生深刻變化，進而對傳統(tǒng)的科研檔案管理工作造成巨大挑戰(zhàn)，但同時也給科研檔案管理創(chuàng)新帶來重要機遇。為此，深入思考和研究大數(shù)據(jù)背景下如何推進科研檔案管理變革，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，更好地發(fā)揮科研檔案的功能作用是當(dāng)下檔案人面對的一項前瞻性課題。

一、大數(shù)據(jù)背景下科研檔案及其特征

在大數(shù)據(jù)背景下，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、社交新媒體、電子商務(wù)等的迅猛發(fā)展，科研檔案數(shù)字化建設(shè)全面推進，作為科研創(chuàng)新活動真實記錄的科研檔案也初步具備了大數(shù)據(jù)特征。

1.科研檔案數(shù)據(jù)規(guī)模巨大，增長迅速。當(dāng)前，科研檔案數(shù)據(jù)資源正呈現(xiàn)爆炸性增長，這主要源于“增量科研檔案電子化和存量科研檔案數(shù)字化”兩個原因。一方面，隨著信息化的推進，特別是OA辦公及各種信息管理軟件的廣泛應(yīng)用，大量的科研檔案歸檔方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)電子雙軌歸檔制；另一方面，通過掃描、翻拍紙質(zhì)科研檔案、照片等新興技術(shù)，館藏科研檔案數(shù)字化進程正如火如荼地推進著。目前,科研檔案數(shù)據(jù)資源呈幾何速度增長，科研檔案大數(shù)據(jù)在逐步形成之中。

2.科研檔案數(shù)據(jù)種類繁雜，多元異構(gòu)。在大數(shù)據(jù)背景下，隨著數(shù)據(jù)采集、存儲和挖掘技術(shù)的不斷發(fā)展，科研檔案資源將廣泛地存在于不同的信息系統(tǒng)中，呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相融合的發(fā)展態(tài)勢。從總體上看，有以下幾大類科研檔案數(shù)據(jù)。第一類是科研文書檔案，主要指的是各種有關(guān)科研活動的政策、法規(guī)、通知等文件材料；第二類是科研項目檔案，主要指的是科學(xué)技術(shù)研究人員在基礎(chǔ)理論研究、技術(shù)研究、應(yīng)用研究和軟科學(xué)研究等方面的具體科學(xué)研究檔案；第三類是科研成果檔案，主要指的是科研活動中形成，作為科研成果上報，具有保存價值的各種載體的材料歸檔后形成的檔案材料；第四類是科研人員檔案，主要指的是從事科研活動的科研人員自身有關(guān)材料，主要包括學(xué)術(shù)背景、研究方向、科研項目、研究成果、科研獲獎等相關(guān)檔案。基于這四類科研檔案形成的大數(shù)據(jù)具有明顯的異構(gòu)性，對數(shù)據(jù)處理能力提出了更高的要求。

3.科研檔案數(shù)據(jù)潛在價值大，但開發(fā)利用率低。作為國家和社會精心保存的歷史記錄，科研檔案是一種最正式、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源，其中蘊藏著巨大的潛在價值。但是，長期以來，科研檔案數(shù)據(jù)管理水平有限，重保存輕利用，總體開發(fā)利用水平很低，造成巨大的數(shù)據(jù)資源浪費。原發(fā)改委副主任張曉強表示，我國科技成果轉(zhuǎn)化率僅為10%，遠低于發(fā)達國家40%的水平[1]。這樣低的轉(zhuǎn)化率與大多數(shù)科研成果進入了檔案室（館）作為檔案保存起來，成為“獨享”的內(nèi)部資料有一定的關(guān)系。這種落后的管理模式容易導(dǎo)致信息不對稱局面：一方面企業(yè)對先進科研成果的需要十分迫切；另一方面大量科研成果被“鎖”在檔案柜里，無人知曉。科研院所檔案館承擔(dān)的服務(wù)社會的責(zé)任根本無法體現(xiàn)，科研檔案信息共享利用不容樂觀。2014年，中辦、國辦發(fā)布《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對檔案工作的新要求：利用檔案，服務(wù)民生，服務(wù)群眾。在大數(shù)據(jù)背景下，對海量的科研檔案數(shù)據(jù)進行高效地開發(fā)、為資政參考、服務(wù)企業(yè)、造福民生提供更加多元化、個性化的服務(wù)，已經(jīng)成為擺在檔案人面前的全新課題。

二、大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理變革

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略性資源，正在對社會管理的思維方式、管理行為、決策模式等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生不可思議的影響，同樣，對于科研檔案管理形成的沖擊和挑戰(zhàn)自然也不言而喻。

1.收集。推進科研檔案大數(shù)據(jù)化。在大數(shù)據(jù)時代，要樹立大數(shù)據(jù)理念，積極推進科研檔案數(shù)字化向科研檔案大數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，積極建設(shè)科研檔案大數(shù)據(jù)這一核心資產(chǎn)。第一，要樹立科研檔案大數(shù)據(jù)理念，普及科研大（泛）檔案觀和科研檔案大服務(wù)觀。一方面，樹立科研大（泛）檔案觀，即將科學(xué)研究創(chuàng)新活動中一切具有保存價值的文件、數(shù)據(jù)、視頻和實物等都視為科研檔案，并經(jīng)過加工處理成為科研檔案數(shù)據(jù)；另一方面，普及科研檔案大服務(wù)，即科研檔案管理的理念由傳統(tǒng)的“保藏”為主要目的轉(zhuǎn)變?yōu)橐浴袄谩睘橹饕康?，從資料管理收藏轉(zhuǎn)變?yōu)榭萍贾R的管理和服務(wù)，形成大數(shù)據(jù)背景下科研檔案大服務(wù)新格局。

第二，要加強科研檔案數(shù)據(jù)立法。國家主管部門應(yīng)將科研檔案數(shù)據(jù)開發(fā)和利用作為國家推進大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略一部分，盡快制定和實施有關(guān)大數(shù)據(jù)的法律法規(guī)，通過法律手段和行政手段，先強制、后自覺地逐步?jīng)_破部門、行業(yè)、領(lǐng)域、學(xué)科、專業(yè)之間的藩籬和壁壘，不斷規(guī)范和推動科研檔案大數(shù)據(jù)的建設(shè)、開放、共享與利用。同時要充分考慮到知識產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)安全、隱私保護等有關(guān)問題，為科研檔案大數(shù)據(jù)的開發(fā)利用創(chuàng)造良好的法律和社會環(huán)境。

第三，要積極擴充科研檔案的數(shù)據(jù)類別和總量。繼續(xù)落實科研檔案“存量數(shù)字化，增量電子化”要求，健全完善科研文書檔案數(shù)據(jù)庫、科研項目檔案數(shù)據(jù)庫、科研成果檔案數(shù)據(jù)庫、科研人員檔案數(shù)據(jù)庫，推進科研檔案管理由傳統(tǒng)紙質(zhì)館藏模式向現(xiàn)代數(shù)據(jù)存儲模式轉(zhuǎn)變，推動科研檔案數(shù)字化向科研檔案大數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型。

2.管理。建立科研檔案大數(shù)據(jù)平臺。在云計算、物聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)的背景下，各類相關(guān)科研檔案數(shù)據(jù)得以有效存儲、整合、共享、利用和分析，從而形成一個包含大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、新型知識服務(wù)模式、智能決策支持系統(tǒng)等在內(nèi)的科研檔案大數(shù)據(jù)平臺，這一平臺能夠為科研檔案管理提供全流程、動態(tài)化管理和服務(wù)，科研人員可以處理和共享海量的科研數(shù)據(jù)，社會公眾可以獲取有關(guān)科研活動信息和知識，科研管理者也可以動態(tài)跟蹤監(jiān)管科研活動的全過程?？蒲袡n案管理大數(shù)據(jù)平臺的建立，是一項系統(tǒng)工程，涉及技術(shù)實施、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、共享機制、數(shù)據(jù)安全、產(chǎn)權(quán)保護、管理制度等一系列問題，而數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、共享機制和數(shù)據(jù)安全是其中尤為重要的三個問題。

第一，建立統(tǒng)一的科研檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系。當(dāng)前，由于科研檔案數(shù)據(jù)本身種類繁雜，結(jié)構(gòu)多元，再加上科研檔案數(shù)據(jù)化缺乏全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃和監(jiān)督管理，并且科研檔案本身具有保密性和科研人員共享意愿的不足，導(dǎo)致了不同科研機構(gòu)在研發(fā)或引進科研檔案管理系統(tǒng)時各自為政，所使用的數(shù)據(jù)庫、程序開發(fā)語言、檔案數(shù)據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案軟件支撐平臺都各不相同，科研檔案管理軟件的通用性較差，從而形成了大量的“數(shù)據(jù)孤島”，為科研檔案數(shù)據(jù)共享埋下了重大隱患。因此，要建設(shè)科研檔案大數(shù)據(jù)平臺，當(dāng)務(wù)之急要建立一個統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系。可以從科研檔案數(shù)據(jù)的采集標(biāo)準(zhǔn)、科研檔案數(shù)據(jù)加工標(biāo)準(zhǔn)、科研檔案數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)、科研檔案數(shù)據(jù)化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面入手，針對當(dāng)前的科研管理需求和科研檔案開發(fā)利用需求加以補充完善，形成一個各級科研檔案部門可以共享的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和有效的區(qū)域共享平臺，從而更好地推進各類科研檔案數(shù)據(jù)的共享利用。

第二，構(gòu)建科研檔案協(xié)同聯(lián)動共享機制。一方面，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的科研檔案管理模式為科研項目組、科研管理部門、檔案館“三位一體”的科研檔案協(xié)同管理新模式?？蒲袡n案的協(xié)同管理，就是對科研檔案的管理要素、管理結(jié)構(gòu)、管理職能及其內(nèi)在聯(lián)系進行創(chuàng)造性的整合重構(gòu)，實現(xiàn)科研檔案管理各要素的最優(yōu)配置和整體部署，形成“三位一體，統(tǒng)一規(guī)范，各司其職，資源共享，相互促進，協(xié)同高效”的科研檔案協(xié)同管理模式，從而對科研檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用全過程進行有效的管理和控制[2]。另一方面，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過對全方位、多結(jié)構(gòu)化的實時科研檔案數(shù)據(jù)和歷史科研檔案數(shù)據(jù)，特別是隱藏于表象數(shù)據(jù)之后行為特征數(shù)據(jù)的在線收集和實時分析，為科研人員及科研管理者進行全局性的管理及決策提供支持。

第三，維護科研檔案大數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)安全。首先，要建立統(tǒng)一的科研檔案數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)，建立嚴(yán)格的針對科研檔案管理的分級保密制度，有重點、有區(qū)分地對部分涉及機密級重要科研成果的檔案，嚴(yán)格限制其傳播范圍，確保其安全性和保密性。其次，要建立科研檔案大數(shù)據(jù)平臺數(shù)據(jù)安全制度，防止出現(xiàn)非法傳播、盜用等侵權(quán)行為，注明各類檔案的保密級別和相應(yīng)的使用范圍。最后，不斷提高科研檔案大數(shù)據(jù)平臺安全技術(shù)水平，嚴(yán)格定期維護和升級，確保科研檔案數(shù)據(jù)不受非法侵犯、攻擊和泄露，切實維護科研檔案大數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)安全[3]。

3.利用?？蒲袡n案服務(wù)智能化。大數(shù)據(jù)時代是信息社會發(fā)展的更高階段，科學(xué)研究創(chuàng)新活動的方式也將發(fā)生翻天覆地的變化。大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的科研檔案服務(wù)方式已不能適應(yīng)時代的新要求，而是要基于科研檔案大數(shù)據(jù)平臺大力推動科研檔案服務(wù)智能化。

第一，科研推送精準(zhǔn)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助人們從海量的科研檔案數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)科學(xué)研究活動的發(fā)展動態(tài)，尋找到科學(xué)研究活動的基本規(guī)律和發(fā)展走向，還可以通過個人移動終端或社交媒體，收集、儲存、整理、分析科研項目和科研人員的有關(guān)信息，甚至可以關(guān)注每個科研項目的進展程度和每一個科研人員的態(tài)度、能力和思維方式，從而幫助管理者及時、準(zhǔn)確地為科研人員提供所需要的各種資源、指導(dǎo)和幫助，使科研檔案管理服務(wù)真正實現(xiàn)個性化的精準(zhǔn)推送服務(wù)。

第二，科研選題科學(xué)化。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對科研檔案大數(shù)據(jù)進行深入挖掘和研究，從而推進科研選題更加科學(xué)化、合理化。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助挖掘出社會對科學(xué)技術(shù)的實際需求情況，使得科研選題更加具有針對性、科學(xué)化和合理化；另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)通過數(shù)據(jù)共享可以協(xié)助科研機構(gòu)與社會企事業(yè)單位開展聯(lián)合選題和開展科研工作，使不同實體能夠聯(lián)合起來共享資源、共同發(fā)展。

第三，科研成果轉(zhuǎn)化及時化?，F(xiàn)今科研工作從選題開始就將研究團隊已有的研究基礎(chǔ)作為基本立足點，科研機構(gòu)與科技成果需求群體之間缺乏必要的溝通和交流，這往往就導(dǎo)致科研成果與社會實際需求相互脫離，科研成果轉(zhuǎn)化率長期處于不高狀態(tài)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，大數(shù)據(jù)技術(shù)大量應(yīng)用于科研檔案大數(shù)據(jù)的開發(fā)共享，可以使科研成果與社會需求之間實現(xiàn)有效對接，從而促進科研成果的及時有效轉(zhuǎn)化，最大化發(fā)揮科研成果的經(jīng)濟和社會效益。

第四，科研評價體系客觀化。長期以來，由于科學(xué)活動的復(fù)雜性，以及科研評價理念和方法的偏差，從科研項目的立項到科研成果的鑒定都帶有濃厚的主觀色彩，很難實現(xiàn)科研成果評價的客觀公正。大數(shù)據(jù)背景下，基于科研檔案大數(shù)據(jù)平臺的科研評價體系，可以使科研成果評價從結(jié)果評價走向全過程動態(tài)評價，從而實現(xiàn)主觀評價向客觀評價的轉(zhuǎn)變。首先，對于科研成果的評價方式不再是傳統(tǒng)的主觀經(jīng)驗判斷方式，而是通過海量科研檔案數(shù)據(jù)的動態(tài)實時分析，量化反映出研究成果所具有的地位和作用。其次，通過科研檔案大數(shù)據(jù)平臺可以對科研成果進行多向評價和多方評價，優(yōu)化科研成果評價的指標(biāo)權(quán)重，拓展科研成果評價參與主體范圍。最后，通過科研檔案大數(shù)據(jù)平臺可以使科研成果的評價跳出結(jié)果評價的困境，真正實現(xiàn)過程動態(tài)評價，切實反映科研成果的轉(zhuǎn)化利用水平。大數(shù)據(jù)時代正在悄然到來，云計算、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)正在深刻改變經(jīng)濟社會發(fā)展面貌，同時也深刻改變著人們的思維方式、工作方式和生活方式。毫無疑問，大數(shù)據(jù)不僅改變著科研創(chuàng)新活動方式，也正在顯著改變傳統(tǒng)的科研檔案管理模式。

近年來，隨著科研檔案管理信息化程度不斷提高，初步奠定了科研檔案大數(shù)據(jù)管理的前期基礎(chǔ)，可以說，當(dāng)前科研檔案已初步具備大數(shù)據(jù)的時代特征：規(guī)模巨大，增長迅速；種類繁雜，多元異構(gòu)；數(shù)據(jù)價值大，但開發(fā)利用率低。大數(shù)據(jù)背景下，科研檔案管理需發(fā)生變革，一是在科研檔案收集上需要加快推進檔案信息大數(shù)據(jù)化進程，二是在科研檔案管理上需要統(tǒng)籌建立大數(shù)據(jù)管理平臺；三是在科研檔案利用上需要推進服務(wù)智能化。

綜上，在大數(shù)據(jù)背景下，如何將海量的、分散的科研檔案數(shù)據(jù)收集歸檔完善；如何管理、開發(fā)、共享和利用多元異構(gòu)的科研檔案數(shù)據(jù)，解決科研檔案“數(shù)據(jù)孤島”“數(shù)據(jù)割據(jù)”問題；如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深度挖掘科研檔案數(shù)據(jù)潛在價值，推動科研檔案服務(wù)智能化，將是檔案學(xué)界今后很長一段時間需要深入研究和探討的重要課題。

[1]張丹青.新形勢下科研檔案服務(wù)與共享的思考[J].中國管理信息化,2017（5）.

[2]王芳展，方令超，項品輝.圍繞協(xié)同創(chuàng)新理念,構(gòu)建高校科研檔案管理新體系[J].科教文匯旬刊，2014（23）.

[3]楊健康，周新宏.大數(shù)據(jù)時代科研檔案工作面臨的問題與對策淺議[J].辦公室業(yè)務(wù),2016（15）.

★作者許玲為中共福建省委黨校、福建行政學(xué)院檔案館員，研究方向為檔案管理。

Research on the Management Reform of Scientific Research Archives Under the Background of Big Data

Xu Ling
(Fujian Provincial Party School,Fujian Institute of Administration,Fuzhou 350001,China)

Under the background of big data,the management of scientific research archives will be greatly impacted and challenged.The traditional scientific research archives management pattern is surely about to be changed deeply.This paper analyzes the characteristics of scientific research archives change under the background of big data,and then discusses the collection,management and utilization of scientific research archives data,in hope of solving the problems of"data island", "data separatism"of scientific research archives,so as to better promote the sharing and utilization of scientific research archives.

big data background;scientific research archives;management reform

G271

A

2017-03-29

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.12