高校檔案管理電子化服務(wù)探析

李鴻

（廣西科技大學(xué) 柳州 545005）

高校檔案管理電子化服務(wù)探析

李鴻

（廣西科技大學(xué) 柳州 545005）

傳統(tǒng)檔案管理方式耗費(fèi)的人力成本和時(shí)間成本相對(duì)較大，而憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的快速、精準(zhǔn)、低成本存儲(chǔ)成為時(shí)代發(fā)展的要求。高校檔案管理的電子化在于節(jié)約資源、推動(dòng)檔案信息管理的快捷化，跟隨信息化的發(fā)展潮流，將檔案信息的保存、傳遞和共享推向一個(gè)全新的發(fā)展階段。作為人才培養(yǎng)和科研創(chuàng)新的陣地，高校更應(yīng)該走在檔案管理電子化服務(wù)的前沿，為檔案管理工作提供新的思路、給出新的問(wèn)題解決方案。

高校 檔案管理 電子化 服務(wù)

對(duì)高校檔案管理提出的電子化服務(wù)要求，是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代社會(huì)的信息接收習(xí)慣決定的。人們已經(jīng)習(xí)慣從網(wǎng)絡(luò)上獲取需要的信息，隨著00后及以后的人群成為社會(huì)的主要消費(fèi)群體，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用也逐步成為社會(huì)發(fā)展的新引擎，為了使越來(lái)越多的人方便地使用信息，高校檔案管理的電子化服務(wù)不得不提上日程。如何更好地理解這一趨勢(shì)，并就高校檔案管理人員必備的技能和素養(yǎng)問(wèn)題，本文提出了符合主流觀點(diǎn)的建議對(duì)策。

一、當(dāng)前高校檔案管理電子化過(guò)程中存在的問(wèn)題

目前，電子化技術(shù)逐漸應(yīng)用到生產(chǎn)和生活領(lǐng)域中，給人們的生活帶來(lái)了許多便利，一些學(xué)校開(kāi)始嘗試使用電子化技術(shù)來(lái)管理檔案，這是一種適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的工作思路，能夠明顯提升檔案管理的效率。但是，從傳統(tǒng)管理方式到現(xiàn)代化的數(shù)字化管理，高校表現(xiàn)出了一些“水土不服”癥狀，本文結(jié)合實(shí)踐研究，將這些問(wèn)題歸納為以下幾個(gè)方面。

1.電子化服務(wù)機(jī)制不健全。電子化管理相比傳統(tǒng)的人工管理是新生事物，人們對(duì)它的認(rèn)識(shí)和接受經(jīng)歷了一個(gè)從陌生到熟悉、從不熟練到熟練的過(guò)程。盡管高校走在了技術(shù)、知識(shí)、科研的前列，但是在檔案管理方式的創(chuàng)新方面也是近年來(lái)開(kāi)始著手的，人們對(duì)這一方式的認(rèn)識(shí)依然處于正在完善的過(guò)程中，制度機(jī)制的建立和完善是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，這就導(dǎo)致在實(shí)際操作的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)缺少指導(dǎo)、規(guī)范的情況，特別是在遇到問(wèn)題的時(shí)候，工作人員會(huì)出現(xiàn)不知道怎么辦的情況。若是出現(xiàn)錯(cuò)誤，也不能及時(shí)處理，減少錯(cuò)誤做法帶來(lái)的損失。因此，高校檔案管理電子化服務(wù)首先需要給予制度規(guī)定做保障。

2.高校檔案電子化服務(wù)方式陳舊。高校檔案包括的種類較多，教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生檔案、科研檔案等都是需要記錄在案的，如果不做好分類記錄、及時(shí)整理工作，就會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)資料歸位混亂的情況。從高校檔案電子化的服務(wù)方式來(lái)看，高校普遍存在著方式陳舊、效率不高的情況。例如，一些高校的檔案只是用來(lái)進(jìn)行電話、傳真查詢，或者復(fù)印檔案開(kāi)具證明。單一的服務(wù)模式會(huì)削弱檔案的作用，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)急速發(fā)展的今天，高校檔案的管理手段如果只停留在對(duì)學(xué)生資料的核查、保存、調(diào)檔等方面，帶來(lái)的后果是與時(shí)代潮流相脫離，阻礙高校檔案工作的前進(jìn)。

3.高校檔案電子化服務(wù)內(nèi)容單一。長(zhǎng)期以來(lái)受制于傳統(tǒng)體制下的松散檔案管理機(jī)制的限制，高校檔案管理往往是發(fā)展相對(duì)滯后的“小散遠(yuǎn)直”部門，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視度放在了招生與就業(yè)上面，對(duì)學(xué)校辦公室的檔案管理工作投入的精力較少，檔案業(yè)務(wù)人員的工作積極性不高，檔案管理的內(nèi)容以學(xué)校師生的個(gè)人檔案為主，對(duì)當(dāng)下最新的研究資料、重要圖書(shū)資料、特殊文獻(xiàn)信息重視不夠，因此，在服務(wù)方式電子化的當(dāng)下，高校檔案管理內(nèi)容依舊是保持原來(lái)的狀態(tài)，滿足不了信息交流與互動(dòng)的需要，從一定程度上影響了高校的內(nèi)外部發(fā)展。

二、高校檔案管理工作電子化服務(wù)的策略

高校檔案管理的電子化是符合人們主觀愿望的主流趨勢(shì)，高校必定要在該方面投入一定的財(cái)力、精力、人力著重做好服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新升級(jí)，推動(dòng)高校的檔案管理工作上升到一個(gè)更新的階層。

1.建立完善的電子化服務(wù)制度。高校檔案管理的電子化服務(wù)是今后高校管理的重要內(nèi)容，更是檔案管理專業(yè)學(xué)生重要的研究方向。在推動(dòng)高校檔案管理工作電子化進(jìn)程中，高校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室工作人員、檔案管理人員都需要從更新理念做起，學(xué)習(xí)最新的檔案管理電子化服務(wù)方式，掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)手段；幫助高校建立健全的、先進(jìn)的辦公室檔案管理制度，制訂檔案管理人員的行為準(zhǔn)則和工作標(biāo)準(zhǔn)；科學(xué)、合理地制訂高校檔案電子化服務(wù)的獎(jiǎng)懲制度，要求檔案工作者以高標(biāo)準(zhǔn)要求自身，在數(shù)字化時(shí)代為高校檔案工作創(chuàng)造更大的價(jià)值。

2.創(chuàng)新高校檔案管理服務(wù)內(nèi)容。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化發(fā)展的首要目的就是增加檔案服務(wù)的內(nèi)容，拓寬檔案的服務(wù)領(lǐng)域，充分發(fā)揮出技術(shù)型精細(xì)化檔案管理的功能優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建精準(zhǔn)度高、適用性好、應(yīng)用功能豐富的綜合性檔案運(yùn)營(yíng)服務(wù)。通過(guò)信息化數(shù)字化的精準(zhǔn)投送，實(shí)現(xiàn)直接面向高校師生，形成較高接觸度和適應(yīng)性的綜合檔案信息服務(wù)體系，豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，探索更加實(shí)用的服務(wù)模式，滿足學(xué)生和高校的發(fā)展需要，可以綜合考慮設(shè)置個(gè)人信息終端，或者形成綜合性強(qiáng)的個(gè)人檔案信息服務(wù)平臺(tái)，形成借助信息化資源優(yōu)勢(shì)發(fā)展的云端檔案管理服務(wù)，這些探索和嘗試還可以同學(xué)生的綜合能力培養(yǎng)和就業(yè)信息對(duì)接，形成更加長(zhǎng)效的應(yīng)用價(jià)值。

3.完善高校檔案管理服務(wù)的方式。在當(dāng)今信息化發(fā)展過(guò)程中，借助互聯(lián)網(wǎng)＋思維形成多元化信息應(yīng)用增進(jìn)檔案管理服務(wù)的綜合性功能發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)立足于高校信息化發(fā)展施行綜合性信息服務(wù)，并以檔案管理服務(wù)為中心，形成有效的功能發(fā)散，增進(jìn)綜合性信息利用能力的開(kāi)發(fā)，對(duì)接多向性的信息綜合利用。特別是形成多種綜合服務(wù)的一體化終端，方便師生存放和獲取所需要的檔案，節(jié)約高校檔案管理工作的成本，提升檔案管理人員的工作效率。

高校檔案管理電子化服務(wù)須緊緊圍繞著信息化這一個(gè)中心目標(biāo)，并且以高校學(xué)生為發(fā)展主體，形成綜合性的高校檔案管理服務(wù)。這需要多向性的信息綜合利用，以及完善多元化檔案信息調(diào)取和對(duì)接工作。靈活采取多種方式，綜合考慮檔案資料的適用性，設(shè)置多種檔案信息服務(wù)。在建設(shè)高校檔案管理人才隊(duì)伍時(shí)，一是充分引入信息技術(shù)人才，要懂得計(jì)算機(jī)硬件、軟件、互聯(lián)網(wǎng)等各項(xiàng)技術(shù)，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠自行解決；二是要懂得專業(yè)的檔案管理工作技術(shù)，綜合應(yīng)用網(wǎng)格化管理實(shí)現(xiàn)信息化檔案精準(zhǔn)服務(wù)；三是施行多維度的檔案信息采集和變更，同實(shí)際信息內(nèi)容的更迭實(shí)現(xiàn)高度同步，真實(shí)反映學(xué)生狀況，減少信息延遲產(chǎn)生的影響，使高校檔案管理工作模式得到改善，促進(jìn)檔案管理工作順利實(shí)施，從而有效地提高高校檔案管理服務(wù)水平。

4.確保高校檔案電子化服務(wù)的規(guī)范性和安全性。眾所周知，網(wǎng)絡(luò)在提供便捷化服務(wù)的時(shí)候，也存在著技術(shù)漏洞所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，黑客的入侵和信息泄露侵害了人們的隱私，給人們的生命財(cái)產(chǎn)安全造成威脅。在高校檔案管理的電子化道路上，在更新技術(shù)、完善制度、講求效率的同時(shí)，不能忽視安全問(wèn)題。一旦發(fā)生檔案信息泄露，則會(huì)嚴(yán)重威脅學(xué)校師生的個(gè)人利益，產(chǎn)生不可估量的嚴(yán)重后果。

從信息安全的角度考慮，主要是對(duì)用戶及提供利用者的管理，對(duì)利用者身份的認(rèn)定、利用中采取有效的安全保密措施等。提到檔案電子化管理，就不得不說(shuō)電子文件的保存與管理，目前，我國(guó)國(guó)內(nèi)電子文件管理辦法提出了全程管理和前端控制等理念，這些措施都是為了加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)資料和文件信息的安全性和規(guī)范化，高校檔案管理的電子化服務(wù)可以參照該領(lǐng)域的一些具體操作流程與管理制度，創(chuàng)新理念、規(guī)范管理，確保高校檔案信息安全。

綜上所述，高校檔案電子化服務(wù)革新工程勢(shì)在必行，必須加強(qiáng)各方面的重視。為了更好地為用戶提供服務(wù)，促進(jìn)高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，需要針對(duì)性解決高校檔案管理的應(yīng)用開(kāi)發(fā)、管理模式調(diào)整、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面存在的一系列問(wèn)題，更需要高校各方面有關(guān)的職能部門形成合力，將這一工作重視起來(lái)。在日常的管理工作中，高校檔案工作人員應(yīng)努力提高檔案管理電子化水平，敢于使用先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新檔案內(nèi)容，同時(shí)，要注意在傳統(tǒng)檔案管理工作向電子化管理模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，防止出現(xiàn)檔案信息的泄露問(wèn)題，全方位提升檔案管理的能力和水平。

[1]孟凡蕾.強(qiáng)化檔案意識(shí),提升學(xué)校檔案管理水平[J].黑龍江科技信息,2009（31）.

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[3]魏少辰.抓住學(xué)校升格機(jī)遇,加強(qiáng)檔案管理工作[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2008（34）.

★作者李鴻為廣西科技大學(xué)醫(yī)學(xué)院辦公室檔案管理員，研究方向?yàn)闄n案管理。

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2016-09-20