高?？蒲袡n案管理方法對(duì)比總結(jié)

張倩倩

（西南財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館 成都 611130）

高?？蒲袡n案管理方法對(duì)比總結(jié)

張倩倩

（西南財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館 成都 611130）

隨著國(guó)家對(duì)科學(xué)研究的重視加強(qiáng)，科研工作成為高校的重要工作。科研檔案的數(shù)量和種類(lèi)都呈現(xiàn)上升趨勢(shì)，這給檔案管理人員帶來(lái)了新挑戰(zhàn)。為了更全面地了解目前科研檔案的管理情況，我們通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研和查閱資料等方式，先后走訪(fǎng)幾所高校，對(duì)其部門(mén)立卷情況進(jìn)行了摸底調(diào)查，并在此基礎(chǔ)上總結(jié)了高?？蒲袡n案立卷的方法。

高校 科研檔案 立卷 調(diào)研

近年來(lái)，隨著高校不斷深化改革，在建設(shè)創(chuàng)新型大學(xué)的號(hào)召下，高校的科研工作持續(xù)推進(jìn)的作用力之下，科研檔案管理工作也越來(lái)越受到重視，成為高等院校檔案管理工作的重要組成因素。高校的科研檔案如實(shí)地記錄了高校科研工作的立項(xiàng)申報(bào)、評(píng)審受理、研究過(guò)程、結(jié)題等全過(guò)程以及在此過(guò)程中科研工作的經(jīng)驗(yàn)和成果?？蒲袡n案的有效管理對(duì)促進(jìn)高?？蒲邪l(fā)展、提高科研效率、掌握科研動(dòng)態(tài)資訊、促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化等方面具有積極作用。因此，在某種程度上，科研檔案的管理反映出一個(gè)學(xué)校的科研管理水平。其中，科研檔案的歸檔立卷是科研檔案管理的重要工作，但由于各方面原因，常常導(dǎo)致科研檔案的歸檔立卷工作困難，例如，科研文件材料收集不齊全、集中統(tǒng)一管理難、歸檔不規(guī)范、對(duì)歸檔的材料的遺漏、斷續(xù)、丟失等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，白惠林、熊柱等人提出高校科研檔案歸檔的一些對(duì)策。本文通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研和查閱資料等方式，先后走訪(fǎng)幾所高校，對(duì)其部門(mén)立卷情況進(jìn)行了摸底調(diào)查，并在此基礎(chǔ)上總結(jié)了高?？蒲袡n案立卷的方法及管理方式。

一、高?？蒲袡n案管理存在的問(wèn)題

科研檔案是科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料，科研工作是高校的一塊重要工作，科研檔案的質(zhì)量和管理水平提高，就能更好地發(fā)揮其為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)的作用，但一直以來(lái)，高校的科研檔案管理存在一些問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.科研檔案收集不齊全。根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，科研檔案應(yīng)當(dāng)包括：綜合、科研準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段、推廣應(yīng)用階段幾大類(lèi)。在實(shí)際工作中，由于高?？粗仨?xiàng)目的申報(bào)，成果及評(píng)審鑒定，科研人員大部分重視科研準(zhǔn)備階段及總結(jié)鑒定階段相關(guān)材料的收集。鑒于對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的顧慮，多數(shù)科研人員不愿移交研究實(shí)驗(yàn)階段的相關(guān)材料，或只上交復(fù)印件，而這部分資料卻是最核心、最有利用價(jià)值的，更有部分教師為了今后評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)，申報(bào)職稱(chēng)使用方便，整套科研材料都不移交。申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段及推廣應(yīng)用階段的材料大部分產(chǎn)生于科研課題檔案移交之后，多數(shù)教師嫌麻煩都不移交。

2.科研人員重視不夠，歸檔意識(shí)不強(qiáng)。高?？蒲袡n案一直以來(lái)都由科研處進(jìn)行移交，并未采用課題組立卷方式。由于科研處工作繁忙，管理科研檔案的工作人員兼有幾份工作，檔案工作也一直不受重視，因此科研處歸檔的材料，未按規(guī)定處理，造成檔案館工作壓力大。另外，由于檔案由科研處工作人員移交，對(duì)課題研究過(guò)程中產(chǎn)生了何種材料了解得并不是非常清楚，最終可能導(dǎo)致這部分材料的缺失。

3.管理人員檔案知識(shí)缺乏。高校建設(shè)看重教學(xué)科研成果等一些具有凸顯性質(zhì)的工作，而檔案工作卻是起支撐服務(wù)作用的，很難產(chǎn)生亮點(diǎn)，因此科研人員并不重視，故很少學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識(shí)，對(duì)檔案概念及部門(mén)立卷不了解，認(rèn)為歸檔就是將材料交到檔案館。大部分移交人員不仔細(xì)查閱檔案館編寫(xiě)的《科研檔案歸檔細(xì)則》，遇到問(wèn)題也不咨詢(xún)檔案館人員，從而形成了有多少歸多少，或者認(rèn)為不重要就不歸的情況。

二、各高校部門(mén)立卷情況調(diào)研

通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研和查閱資料等方式，先后走訪(fǎng)幾所高校，對(duì)其部門(mén)立卷情況進(jìn)行了摸底調(diào)查。

1.電子科技大學(xué)采用課題組歸檔方式。由課題組在項(xiàng)目立項(xiàng)的同時(shí)簽訂項(xiàng)目材料歸檔承諾書(shū)，確定負(fù)責(zé)人和基層檔案員，領(lǐng)取檔案歸檔明細(xì)表，科研處和各課題組按照各自的職責(zé)范圍，分別積累和收集科研準(zhǔn)備、研究及鑒定過(guò)程的材料，項(xiàng)目結(jié)題在申請(qǐng)結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收前，課題組將完整材料（管理文件在科研處領(lǐng)?。?，先由科研處審核蓋章，再送檔案館復(fù)核，辦理完歸檔手續(xù)后，課題組方可申報(bào)鑒定。項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，由課題組基層檔案員將項(xiàng)目材料統(tǒng)一向科研處歸檔，并附歸檔材料清單一式兩份，由課題組和檔案館分別保存。

2.中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)采用科研處歸檔方式?？蒲刑幒驼n題組分別負(fù)責(zé)收集相關(guān)材料，最后由科研處組織項(xiàng)目材料歸檔，各課題組將相關(guān)材料交到科研處，科研處設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)向檔案館移交。檔案館編制移交清單模板，科研處兼職檔案員以一個(gè)課題一卷的方式填寫(xiě)移交清單，并對(duì)卷內(nèi)文件做好三線(xiàn)裝訂和編寫(xiě)頁(yè)碼的工作?？蒲刑幭驒n案館歸檔的同時(shí)，提交移交清單電子和紙質(zhì)版本。

3.上海財(cái)經(jīng)大學(xué)采用科研處歸檔方式。由科研處組織課題組收集資料，科研處兼職檔案員負(fù)責(zé)將收集的資料按課題立卷，卷內(nèi)材料錄入檔案管理系統(tǒng)，檔案館員工在網(wǎng)上審核立卷情況，待審核通過(guò)后，科研處方可向檔案館歸檔。

三、科研檔案立卷管理對(duì)策

在現(xiàn)有科研檔案管理中存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，結(jié)合對(duì)幾所高校的調(diào)研情況，對(duì)照自身在科研檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了如下科研檔案立卷的管理對(duì)策。

1.分類(lèi)預(yù)先處理?？蒲袡n案主要包括：科研課題、個(gè)人科研成果、專(zhuān)著、科研公文。個(gè)人科研成果、科研公文與專(zhuān)著以學(xué)院或部門(mén)為單位立卷，科研課題以課題為單位立卷。立卷后需對(duì)卷內(nèi)每份文件做處理，包括：三線(xiàn)裝訂、編寫(xiě)頁(yè)碼、錄入電腦系統(tǒng)及蓋填件號(hào)章。整理好的每卷需要填寫(xiě)備考表，打印卷內(nèi)文件目錄，打印粘貼封面和背脊，每一卷文件的整理都是一個(gè)繁復(fù)的過(guò)程，需要耗費(fèi)大量時(shí)間。檔案館員工一般需要管理多個(gè)歸檔部門(mén)，如果所有的工作都由檔案館完成，勢(shì)必造成極大的壓力，因此規(guī)定哪些步驟應(yīng)當(dāng)在部門(mén)立卷中進(jìn)行，做到合理又方便移交，顯得尤為重要。

2.完善科研檔案管理制度，并加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)。制定《科研檔案管理制度》，加強(qiáng)宣傳，落實(shí)到位，對(duì)不移交檔案或不按規(guī)定移交的情況做相應(yīng)懲處。通過(guò)校園網(wǎng)系統(tǒng)、OA及發(fā)放手冊(cè)等方式，對(duì)《科研檔案管理制度》進(jìn)行宣傳。由檔案分管領(lǐng)導(dǎo)帶頭，依靠行政干預(yù)，將該制度滲透到各部門(mén)工作中。一學(xué)期至少舉行一次部門(mén)立卷培訓(xùn)會(huì)，宣傳檔案基本知識(shí)，講解部門(mén)立卷的操作流程。

3.加強(qiáng)科研課題的資料管理?？蒲刑幵O(shè)立檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，部門(mén)兼職檔案員，兼職檔案員負(fù)責(zé)收集個(gè)人科研成果、專(zhuān)著及科研公文，分別組卷，并對(duì)卷內(nèi)文件三線(xiàn)裝訂、編寫(xiě)頁(yè)碼、錄入檔案管理系統(tǒng)，打印卷內(nèi)目錄清單，移交至檔案館。科研課題以課題組為單位歸檔，在課題立項(xiàng)的同時(shí)，由科研處給課題組發(fā)放檔案歸檔明細(xì)表，由課題負(fù)責(zé)人指定人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目材料的收集和立卷，科研管理文件在科研處領(lǐng)取，每個(gè)課題立一卷或數(shù)卷，卷內(nèi)每份文件三線(xiàn)裝訂、編寫(xiě)頁(yè)碼、錄入檔案管理系統(tǒng)，并打印兩份卷內(nèi)文件目錄。項(xiàng)目申請(qǐng)結(jié)項(xiàng)鑒定之前，課題組將材料交科研處審核，并在卷內(nèi)文件目錄上蓋章，再交檔案館復(fù)核。檔案館工作人員對(duì)檔案做檢查，是否按要求處理，查驗(yàn)電腦錄入情況，對(duì)照卷內(nèi)文件目錄，對(duì)每卷文件進(jìn)行核對(duì)。檔案復(fù)核無(wú)誤的課題，檔案管理人員在卷內(nèi)文件目錄上加蓋公章，并將課題名稱(chēng)及課題負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式登記在檔案審核一覽表中，課題組憑蓋章的卷內(nèi)文件目錄申請(qǐng)鑒定結(jié)項(xiàng)。課題結(jié)項(xiàng)后一個(gè)月內(nèi)，課題組檔案員將課題產(chǎn)生的所有材料移交到檔案館。檔案館工作人員把已經(jīng)移交檔案的課題標(biāo)示在檔案審核一覽表中，并將一份卷內(nèi)文件目錄蓋章返回課題組保存。移交完的每卷文件用專(zhuān)用檔案盒裝好，由檔案館工作人員蓋填件號(hào)章，填寫(xiě)備考表，打印并粘貼封面和背脊。

4.完善考核機(jī)制。制定考評(píng)機(jī)制。每年底對(duì)各部門(mén)兼職檔案員作一次評(píng)比，制作部門(mén)立卷情況一覽表，對(duì)各部門(mén)進(jìn)行評(píng)分，對(duì)做得好的進(jìn)行一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，并將評(píng)比結(jié)果通知各部門(mén)，作為兼職檔案員個(gè)人一年工作成績(jī)的參考。科研課題項(xiàng)目檔案移交完成后，由檔案館出具檔案接收證明，課題組才可通過(guò)該證明到科研處進(jìn)行課題結(jié)項(xiàng)，并將結(jié)項(xiàng)證書(shū)交檔案館，未移交檔案的科研課題一律不得結(jié)項(xiàng)。

[1]任靜蓉.高?？蒲袡n案的管理與應(yīng)用研究：以H學(xué)院為例[J].亞太教育,2015（8）.

[2]張振國(guó),劉豐文.高校橫向科研檔案管理問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界,2007（4）.

[3]白惠林,賈樹(shù)梅.高校科研檔案歸檔的問(wèn)題與對(duì)策[J].晉中學(xué)院學(xué)報(bào),2011,28（1）.

[4]熊柱.高?？蒲袡n案收集工作存在問(wèn)題及對(duì)策研究[J].廣西師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）,2000,21（2）.

★作者張倩倩為西南財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

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2016-09-05