基于利用視角下的醫(yī)院巡察檔案管理體系建設(shè)

李鴿伶 張萍萍

（浙江省腫瘤醫(yī)院 杭州 310022 浙江省衛(wèi)生和計劃生育委員會 杭州 310006）

基于利用視角下的醫(yī)院巡察檔案管理體系建設(shè)

李鴿伶 張萍萍

（浙江省腫瘤醫(yī)院 杭州 310022 浙江省衛(wèi)生和計劃生育委員會 杭州 310006）

積極主動利用好醫(yī)院巡察檔案，加強巡察檔案管理體系規(guī)范化建設(shè)，可以觀歷史、明現(xiàn)實，建“活檔”、防“死檔”。本文總結(jié)了目前醫(yī)院巡察檔案利用情況，并從利用需求的視角分析了醫(yī)院巡察檔案的特點、管理中的矛盾,提出了改進管理的建議。

醫(yī)院巡察檔案 檔案管理 巡察成果 規(guī)范化建設(shè)

2016年1月,習(xí)近平總書記在中央政治局常委會聽取2015年中央第三輪巡視情況匯報時強調(diào)指出，不斷與時俱進，推動巡視向縱深發(fā)展，探索市縣巡察，完善巡視工作網(wǎng)絡(luò)格局。2016年2月24日，中央巡視工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員、辦公室主任黎曉宏在省區(qū)市和部分中央單位巡視辦負責(zé)同志座談會提出，要認真落實中央關(guān)于“探索市縣巡察”的重要部署。巡察所對應(yīng)的，主要是市、縣及省政府職能部門的直屬單位等巡視覆蓋不到的黨組織，巡察是推動巡視監(jiān)督向基層延伸的一種有效方式，也是實現(xiàn)巡視監(jiān)督全覆蓋的重要途徑。早在2015年5月，浙江省衛(wèi)生計生委按照《中國共產(chǎn)黨巡視工作條例》有關(guān)規(guī)定，參照中央和省委巡視組的做法，對浙江省腫瘤醫(yī)院開展巡察試點工作，探索建立醫(yī)院巡察制度，并力求在2年內(nèi)對省衛(wèi)生計生委直屬單位實行巡察全覆蓋。筆者從利用需求的視角分析了醫(yī)院巡察檔案的特點、檔案管理中的矛盾,提出了改進管理的對策措施。

一、巡察工作中的檔案利用情況

1.進駐前的檔案利用。（1）利用文件資料匯編成冊，提供政策依據(jù)。通過從浙江省衛(wèi)生計生委檔案室調(diào)取、圖書館和網(wǎng)絡(luò)查找等方式，收集與巡察工作相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章和相關(guān)文件，并將這些文件資料分類別整理，印制成冊，作為巡察組成員開展巡察工作的政策依據(jù)。（2）編制工作手冊，制定規(guī)范“指南”。匯編了主要包括巡察文件通知、工作方案、具體內(nèi)容、進度安排、保密承諾書、談話通知、談話記錄、問卷調(diào)查表、提交和反饋材料接收單等相關(guān)資料在內(nèi)的巡察工作手冊，發(fā)放到被巡察醫(yī)院和對象手中，作為被巡察對象的學(xué)習(xí)資料和配合巡察工作的基礎(chǔ)材料，對巡察組健康有序開展巡察工作提供了基礎(chǔ)保障。

2.進駐時的檔案利用。（1）被巡察單位準(zhǔn)備和提供相關(guān)材料。主要包括被巡察醫(yī)院的遵守黨的政治紀(jì)律、干部作風(fēng)建設(shè)、落實中央“八項規(guī)定”、選拔任用干部、貫徹黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制、執(zhí)行廉潔自律規(guī)定、落實委黨組重大決策和重大項目部署等方面的資料，并對提交的材料進行核對，提交接收單，指定專人負責(zé)巡察資料和臺賬的保管，保證所有提交檔案無遺失。（2）檔案利用：通過查閱資料和臺賬，發(fā)現(xiàn)存在的問題，整理形成巡察工作報告。同時做好巡察反饋材料接收單的記錄和簽收工作，保證檔案完整，為后續(xù)整改工作提供重要依據(jù)。此外，還通過醫(yī)院信息化系統(tǒng)調(diào)取了醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

3.巡察后的歸檔工作。巡察工作結(jié)束后，巡查組指定專人負責(zé)整理巡察材料，按有關(guān)要求做好立卷歸檔工作，分別保存涉密文件和材料，整理完成后及時移交檔案室。

4.巡察“回頭看”工作的檔案收集。在醫(yī)院簽收巡察組反饋意見一年后，對被巡察醫(yī)院開展整改工作“回頭看”，收集材料主要包括開展巡察整改“回頭看”工作通知、工作安排、院長表態(tài)發(fā)言、巡察整改落實工作報告、整改落實工作調(diào)查表等。

二、醫(yī)院巡察檔案特點分析

1.專業(yè)特性較強。歸檔檔案主要有醫(yī)療業(yè)務(wù)、財務(wù)、藥品和設(shè)備采購、文書、人事檔案、科研等方面檔案，特別是醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，涉及醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展計劃、業(yè)務(wù)診療和技能操作常規(guī)和制度、醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療科研技術(shù)、單病種收費等，這些檔案具有明顯的行業(yè)特性。

2.反映對象特定。巡察檔案信息記述和反映的對象是醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)班子及其成員，巡察工作報告、反饋意見、整改建議，主要針對醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)班子及其成員，這為明確巡察檔案整理基本單元、界定保管期限提供了依據(jù)。

3.檔案收錄時間集中。按照浙江省衛(wèi)生計生委的統(tǒng)一部署，巡察組對一家醫(yī)院巡察分準(zhǔn)備階段、實施階段、總結(jié)階段三個步驟進行，時間跨度為一年，其中現(xiàn)場巡察一般為一個月,對被巡察單位進行比較客觀、深入和全面地掌握情況、剖析問題、提出建議，作出巡察結(jié)論后形成的有繼續(xù)保存價值的歷史記錄。此外，所調(diào)閱的資料時間也有明確規(guī)定，一般為兩年內(nèi)。所形成檔案時間和內(nèi)容反映的時間均比較集中。

4.檔案保密性強。一方面，巡察組成員在進駐前均簽訂了保密承諾書，特別強調(diào)不傳遞涉密資料，不擅自復(fù)印、摘錄、引用、轉(zhuǎn)發(fā)涉密內(nèi)容，妥善保管資料，巡察結(jié)束后及時上交所有材料。另一方面，被巡察醫(yī)院所調(diào)取的檔案涉及其內(nèi)部運營、醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析、某些有特殊價值的醫(yī)療技術(shù)檔案也有較強的保密性，巡察工作中產(chǎn)生的大量材料均涉及檔案的實體安全、信息安全和秘密安全。

三、醫(yī)院巡察檔案難點分析

1.局限性與共性之間的矛盾。由于醫(yī)院巡察檔案專業(yè)性強的特點，相應(yīng)地決定了其局限性。怎樣有效避免被巡察醫(yī)院有明顯專業(yè)性特點的臨時“改裝”和“粉飾”的檔案材料，找出其存在的共性問題，是值得巡察人員思考的問題。

2.標(biāo)準(zhǔn)化與現(xiàn)實之間的矛盾?！稒n案法》要求各單位檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用。但事實上，巡察檔案形成部門和檔案行政主管部門沒有對巡察檔案引起高度重視，截至目前仍沒有全國統(tǒng)一的巡視巡察檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

3.信息化與傳統(tǒng)之間的矛盾：（1）隨著信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院信息系統(tǒng)繁多，HIS系統(tǒng)（醫(yī)院信息系統(tǒng)）覆蓋醫(yī)院所有業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)全過程的信息管理系統(tǒng)，總系統(tǒng)下又分很多子系統(tǒng)。在巡察過程中，要通過HIS系統(tǒng)去驗證紙質(zhì)數(shù)據(jù)。（2）截至目前，大部分單位的檔案管理模塊沒有統(tǒng)一歸入醫(yī)院管理總系統(tǒng)中。（3）巡察產(chǎn)生的紙質(zhì)文件和電子文件未能同步歸檔，且多為紙質(zhì)檔案。

4.保密性與成果利用之間的矛盾。巡察工作政策性、保密性、復(fù)雜性很強，其檔案承載了許多重要的信息，有著嚴格的規(guī)范使用的條件。保存檔案最終目的是為了利用，如何正確處理好保密與成果利用的關(guān)系，用好用活巡察成果，是擺在巡察部門和檔案部門面前亟待去探索的問題。

四、規(guī)范化巡察檔案體系的價值

1.助力精細化管理，充分發(fā)揮管理工具的職能。巡察檔案是在巡察工作開展過程中分散形成的，收集保存了各醫(yī)院不同巡察階段產(chǎn)生的各類材料，可發(fā)揮巡察檔案追溯作用，規(guī)范巡察工作流程，助力精細化管理。通過巡察檔案系統(tǒng)化建設(shè)和數(shù)字化管理為檔案利用創(chuàng)造條件，可以發(fā)揮巡察檔案行政管理工具職能。

2.全面如實記錄，發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)決策的職能作用。巡察檔案如實記錄了巡察工作的全過程，全面反映了巡察活動、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)，對保持政策、措施的連續(xù)性，以及為領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性提供了有力的憑證和參考，可積極發(fā)揮檔案人員為領(lǐng)導(dǎo)決策的職能作用。

3.科學(xué)利用成果，發(fā)揮有益的歷史借鑒作用。通過對巡察檔案的系統(tǒng)梳理，建立各類臺賬，并對相關(guān)數(shù)據(jù)進行了初步統(tǒng)計，為分析研判巡察成果運用情況提供了基本依據(jù)，將只在檔案室保管的“死檔”加以開發(fā)利用，以小見大、以點帶面、舉一反三，找準(zhǔn)共性問題，不斷擴大巡察整改成果，變成對醫(yī)院有借鑒意義的“活檔”。

4.加強干部考核，具備重要的現(xiàn)實意義。把巡察結(jié)果納入年度黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制考核內(nèi)容，作為年終考核評價的重要依據(jù)，有助于加強隊伍建設(shè)，促進浙江省衛(wèi)生計生委直屬單位黨政領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)和反腐倡廉建設(shè)，強化廉政責(zé)任落實，改進領(lǐng)導(dǎo)方法，發(fā)揮考核考評、懲治腐敗和考績政務(wù)等方面的積極作用。

五、巡察檔案管理體系建設(shè)的幾點建議

巡察檔案管理體系建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要多角度去思考、多維度去衡量、多部門協(xié)同去努力做好。

1.數(shù)字巡察檔案的規(guī)范化建設(shè)。要重視巡察檔案軟件的研發(fā)，開發(fā)一套符合行業(yè)規(guī)律和特征,適應(yīng)巡察檔案工作要求高、機密性強的特點，包含程序、數(shù)據(jù)和開發(fā)文檔在內(nèi)的巡察檔案軟件系統(tǒng)，為信息資源共享創(chuàng)造條件，促進巡察檔案現(xiàn)代化和規(guī)范化管理的實現(xiàn)。建立巡察檔案掃描庫，對全部紙質(zhì)檔案進行圖片式無差掃描，以及將所有的電子文檔轉(zhuǎn)成PDF格式加以保存，做到紙電文件同步歸檔,既能保證巡察檔案的真實可靠性，又能實現(xiàn)巡察檔案查閱的準(zhǔn)確高效性。同時，要借鑒“智慧醫(yī)療”的做法，依托現(xiàn)有信息化平臺，將巡察檔案軟件系統(tǒng)在全省鋪開，實現(xiàn)全省聯(lián)網(wǎng)和資源共享。

2.巡察檔案成果利用的規(guī)范化建設(shè)。建議將巡察檔案管理列入專門研究課題，劃撥經(jīng)費，組織有實踐經(jīng)驗的巡察人員與有研究能力的檔案人員共同開展“結(jié)合”研究，為建立健全巡察檔案法規(guī)體系提供理論指南。并建立巡察檔案成果利用的評價體系,對檔案成果利用情況設(shè)定量化考核等級、目標(biāo)和權(quán)重，通過評價體系評價其利用效果。關(guān)注成果轉(zhuǎn)化，對研究的成果及時公布并對優(yōu)秀成果進行獎勵，讓研究成果能真正對實際工作發(fā)揮指導(dǎo)的作用。此外，要加強巡察檔案硬件建設(shè)，建立標(biāo)準(zhǔn)化巡察檔案庫房和查閱室，便于管理和查閱，將巡察檔案材料進入系統(tǒng)化管理狀態(tài)，為研究提供硬件條件。

3.巡察檔案保密方面的規(guī)劃化建設(shè)。進一步增強保密安全的責(zé)任意識，深刻認識安全的重要性和必要性，在錄入、掃描、信息存儲、管理和利用等全過程中時刻有一根信息安全的弦。確定解密工作程序，分類管理巡察檔案的密級，對已到一定時限的密級檔案進行解密。正確處理好保密與成果利用之間的關(guān)系，做到既要維護保密原則又要合理開發(fā)。進一步完善檔案保密管理制度建設(shè)，完善巡察檔案查借閱審核流程，履行嚴格的查借閱審批登記和授權(quán)手續(xù)，避免發(fā)生檔案泄密、涂改檔案、調(diào)換檔案等問題。

4.巡察檔案機制的規(guī)范化建設(shè)。將巡察檔案管理制度建設(shè)列入巡察工作內(nèi)涵，科學(xué)制訂巡察檔案保管、利用、數(shù)字化管理等檔案管理制度，以及檔案分類方案、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、歸檔程序和利用途徑，為巡察檔案規(guī)范管理筑牢“防火墻”。將建立健全巡察檔案法規(guī)列入職責(zé)范疇，一方面把巡察檔案規(guī)范化建設(shè)作為鞏固、發(fā)展巡察工作成果，推動和深化巡察工作的一項重要任務(wù)，對被巡察單位不能規(guī)范做好檔案的，在績效上予以相應(yīng)處置；另一方面，作為考核巡察工作任務(wù)完成的一項內(nèi)容，納入巡察工作程序，補充和豐富巡察工作方案和辦法，切實督導(dǎo)巡察機構(gòu)認真做好巡察檔案工作。

5.巡察檔案宣傳的規(guī)范化建設(shè)。巡察檔案宣傳既要接“天線”又要接“地氣”。根據(jù)巡察檔案體現(xiàn)的不同單位實際，引入“互聯(lián)網(wǎng)+”思維新模式,通過微媒、紙媒和網(wǎng)絡(luò)等等渠道，通過喜聞樂見不刻板、寓教于樂有實效的方法，將巡察檔案成果宣傳出去。同時，要充分運用巡察檔案成果，開展專題警示教育，并形成教育的長效機制，定時定期打“預(yù)防針”，真正發(fā)揮對貪污腐敗的震懾。開展巡察檔案管理規(guī)范化試點工作，及時總結(jié)典型經(jīng)驗，通過現(xiàn)場會、電視會等形式推廣醫(yī)院巡察檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范和做法。充分利用各單位的黨校、網(wǎng)上黨校、宣傳實體，針對各巡察單位不同“病源”，選擇有重點、有個性化方案進行宣傳，建立并發(fā)揮廉政教育陣地的作用。

[1]中國共產(chǎn)黨巡視工作條例（中發(fā)〔2015〕20號）[Z].2015.

[2]邱永明.中國古代監(jiān)察制度史[M].上海：上海人民出版社，2006.

[3]中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）學(xué)習(xí)讀本[M].北京：中央文獻出版社，2004：258.

[4]薛冰.中國古代巡視制度的歷史價值以及對現(xiàn)行巡視制度的啟示[J].河北青年管理干部學(xué)院學(xué)報,2015,27（6）:95-97.

[5]陳芬.中國共產(chǎn)黨巡視制度的歷史回顧與啟示[R].福建黨史月刊，2015（12）.

[6]毛偉敏.整改就要“一竿子插到底”[N].健康報，2016-7-10：A6.

[7]李鴿伶.黨風(fēng)廉政建設(shè)也應(yīng)“未病先防”[N].健康報，2015-8-17：A6.

★作者李鴿伶為浙江省腫瘤醫(yī)院副研究館員，研究方向為檔案管理；張萍萍為浙江省衛(wèi)生計生委監(jiān)察專員。

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2016-08-23