高校人事檔案整理工作存在的問題與優(yōu)化策略

朱佳煊 王芳

（湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院 湘潭 411105）

高校人事檔案整理工作存在的問題與優(yōu)化策略

朱佳煊 王芳

（湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院 湘潭 411105）

高校的人事檔案整理工作是高校人才干部選拔的基礎(chǔ)，對于開發(fā)高校人才資源具有重要作用。人事檔案整理主要是將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，進(jìn)而組成有序的管理體系。通過對目前高校人事檔案整理工作中存在問題的分析，從檔案內(nèi)容、分類、管理及人才培養(yǎng)幾個方面提出具體優(yōu)化策略。

高校人事檔案 整理 問題 優(yōu)化策略

人事檔案的整理是人事檔案管理的一種大模塊，人事檔案是一個重要的信息資源和信息載體，記載了一個人從事工作后所參與的社會方方面面活動的重要經(jīng)歷，是社會選人和用人的基礎(chǔ)。高校人事檔案是記錄高校教職工基本信息的一個載體，它真實(shí)地反映了這些教職工的個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作情況，是相關(guān)部門選拔人才的重要依據(jù)，所以高校人事檔案對教職工的前途發(fā)展至關(guān)重要。整理好人事檔案是人事檔案發(fā)揮作用的前提和基礎(chǔ)。高校人事檔案的整理工作與其他檔案的整理工作相差無幾，主要是將處于零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。隨著我國高等教育改革的深化，全國高等教育事業(yè)持續(xù)發(fā)展，高校對各類人才的引進(jìn)力度也持續(xù)加強(qiáng)，人才信息資源倍增。高校如何使檔案工作趨于現(xiàn)代化管理，發(fā)揮其職能，值得高校人事檔案工作者的深思。

高校人事檔案信息是高校信息資源庫的一大重要板塊，它是全校教職工及干部參與社會活動的重要依據(jù)，是學(xué)校選人用人的基礎(chǔ)。隨著我國人事制度的改革和高校教育改革的深化，人才信息量的倍增，高校人事檔案整理工作正面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在當(dāng)今計算機(jī)普遍使用的時代，高校人事檔案整理工作的問題日漸增多。

一、高校人事檔案整理存在的問題

首先，人事檔案整理存在差異，高校人事檔案整理工作任務(wù)量大。人才的大量引進(jìn)，新引進(jìn)人才的檔案因各地的人事檔案整理制度的落實(shí)情況不同，保管整理政策及整理方法不同，與本校的人事檔案整理工作有所差異，如紙張的大小規(guī)格的不統(tǒng)一，干部檔案整理沒有遵循人事檔案整理制度使檔案順序混亂等情況，導(dǎo)致引進(jìn)人員的檔案需要進(jìn)行重新整理，且要重新依據(jù)其檔案確定其工齡等信息，任務(wù)量增大。

其次，隨著計算機(jī)時代的到來，高校人事檔案數(shù)字化發(fā)展落后。信息化潮流推動，使傳統(tǒng)的高校人事檔案整理工作受到了嚴(yán)重的沖擊，技術(shù)與設(shè)備的缺乏，工作人員思想的落后，整體素質(zhì)的低下，致使檔案整理工作難以保持現(xiàn)代化和專業(yè)化。

再次，高校網(wǎng)絡(luò)體系的不完善，高校人事檔案整理工作和歸檔工作難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化與信息化。網(wǎng)絡(luò)體系的不完善，高校繼續(xù)傳統(tǒng)的檔案整理工作，工作責(zé)任雙方不明確，紙張浪費(fèi)嚴(yán)重，效率低下。

隨著近年來高等教育改革的深化以及高校人才的持續(xù)引進(jìn)，信息量倍增，高校人事檔案的整理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，為了更好地推動高校人事檔案整理工作的開展，更好地發(fā)揮和利用人才，保證人事檔案工作可持續(xù)發(fā)展，結(jié)合人事檔案整理工作的實(shí)際，就高校人事檔案的整理提出以下幾點(diǎn)優(yōu)化策略。

二、高校人事檔案整理優(yōu)化策略

1.檔案內(nèi)容：統(tǒng)一檔案紙張規(guī)格，確保檔案內(nèi)容完整。根據(jù)中組部頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和《干部檔案管理工作細(xì)則》的要求，干部檔案材料必須使用16開規(guī)格的辦公用紙。但在現(xiàn)實(shí)的人事檔案整理過程中很多材料在設(shè)計形成時使用了A4的規(guī)格，如每年的干部/教職工考察表、工資審批表等，這些材料在整理的過程中就需要裁剪，增加了整理的工作量，也容易造成紙張的破損，字跡的磨損。而有些醫(yī)院的體檢表，黨內(nèi)民主評議表等材料卻又是小于16開的辦公用紙，這樣在整理的過程就要裱糊，裱糊手續(xù)復(fù)雜，工作量大，紙張浪費(fèi)比較嚴(yán)重。這樣就很難保證檔案的完整性與真實(shí)性，對檔案自身的價值也產(chǎn)生了一定的影響。因此人事檔案整理工作應(yīng)響應(yīng)中共中央組織部于2012年月下達(dá)的《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》。其中要求人事檔案歸檔材料與國際接軌采用A4紙型，意思是在2012年7月后接收的人事檔案應(yīng)以A4紙型為標(biāo)準(zhǔn)，但這個在人事檔案的整理過程中并沒有完全落實(shí)，這個標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)引起檔案材料形成部門和檔案部門的重視，避免在今后人事檔案材料上出現(xiàn)大小不一的現(xiàn)象。這樣就輕而易舉地避免了裁剪，裱糊等煩瑣的工作，既可以保證檔案內(nèi)容的完整，又可以充分提高檔案部門的工作效率，從而更好地發(fā)揮檔案的價值。

2.檔案分類：規(guī)范分類標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案目錄層次清晰。人事檔案整理采用分類整理的方法。分類是檔案整理的一種基本方法。根據(jù)中組部頒發(fā)《干部檔案工作條例》和《干部檔案管理工作細(xì)則》中明確規(guī)定了將人事檔案的正本材料劃分為十類：履歷材料；自傳材料；鑒定、考核、考察材料；學(xué)歷、職稱評聘材料；政歷材料；黨、團(tuán)組織材料；獎勵材料；處分材料；任免、工資材料等；其他可供參考的材料。在人事檔案的整理時要嚴(yán)格按照正本的十大類進(jìn)行分類，對于有缺失的檔案材料，應(yīng)由相關(guān)部門通知其本人盡快補(bǔ)齊，保證檔案材料的完整。在人事檔案的整理過程中應(yīng)嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》的要求，對人事檔案的正本十大類進(jìn)行排序，然后再對其中的類別進(jìn)行排序。如：第一類履歷材料，第二類自傳材料，第三類鑒定、考核、考察材料，第四類學(xué)歷、職稱評聘材料，第七類獎勵材料，第十類其他可供參考的材料按材料形成時間順序進(jìn)行排序。第五類政歷材料則按照材料的重要關(guān)系進(jìn)行排序。第六類黨團(tuán)材料的排序主要是入黨志愿書，其次是入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請和其他材料。第九類任免、工資材料則要按實(shí)際情況依時排序。排序完畢后再進(jìn)行目錄的打印，保障檔案目錄層次清晰，確保目錄中檔案材料的名稱在檔案卷中都存在，避免因排序不當(dāng)造成的檔案目錄的混淆對人事檔案管理帶來不必要的麻煩。

3.檔案人才培養(yǎng)：通過技能培訓(xùn)打造專業(yè)隊伍。高校檔案館應(yīng)定期對檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使檔案工作人員具備相應(yīng)的能力和綜合素質(zhì)，這在人事檔案整理中起了決定性作用。檔案工作人員必須提高自己的綜合素質(zhì)和工作能力，遵守國家的相關(guān)法律，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)知識和技術(shù)。認(rèn)真貫徹落實(shí)上級部門對本單位要求的工作規(guī)范和政策，接受上級部門的培訓(xùn)與考察，培養(yǎng)自己的責(zé)任感和使命感，保證檔案工作的專業(yè)性。檔案工作人員在人事檔案的整理過程中必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》，嚴(yán)格遵守執(zhí)行國家的安全保密制度，保守黨和國家的秘密。高校人事檔案的整理直接關(guān)系到了組織部門對人才的了解、選拔和任用，因此應(yīng)重視對人事檔案的整理工作，加強(qiáng)對檔案工作的建設(shè)，加強(qiáng)對人員的配備和基礎(chǔ)設(shè)施的完善，保障高校人事檔案整理工作持續(xù)進(jìn)行，為高校選拔人才提供可參考的依據(jù)。完善高校人事檔案整理制度，高校檔案館要按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案整理細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定高校自己的人事檔案整理條例以及相關(guān)規(guī)范，確保高校人事檔案的分類準(zhǔn)確，排列有序，齊全完整，真實(shí)有效。

4.檔案形態(tài)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)學(xué)化。隨著我國高等教育改革的深化，高等院校引進(jìn)的人才是持續(xù)快速發(fā)展，信息資源量大大增加。傳統(tǒng)的人事檔案整理工作偏向于紙質(zhì)檔案的整理，工作量大，效率低下，并且現(xiàn)在高校檔案館人事檔案的檔案載體已經(jīng)超出了檔案館負(fù)荷的載體要求。高校檔案館應(yīng)通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和硬件加工紙質(zhì)檔案來進(jìn)行人事檔案數(shù)字化，擁有自己本校的人事數(shù)據(jù)庫，建立高校人事信息資源庫。檔案信息一般都采用紙質(zhì)儲存在檔案室里，查找起來費(fèi)時，檔案室空間較大，檔案維護(hù)起來就比較難。檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)文檔通過掃描，錄入數(shù)據(jù)庫中，用計算機(jī)來儲存信息，這樣就可以有效地避免紙質(zhì)檔案整理過程中出現(xiàn)的一系列問題。數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中儲存，可以多次利用，查詢起來也比較方便。這樣既提高了人事檔案管理、整理的工作效率，紙質(zhì)檔案載體也得到了保護(hù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。檔案數(shù)字化是大勢所趨，高校檔案館應(yīng)緊隨時代和技術(shù)的發(fā)展，采用計算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)學(xué)化，發(fā)揮檔案自身的價值，為高校檔案管理部門服務(wù)，為高校人才的發(fā)展服務(wù)。

5.檔案管理：建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。高校檔案館建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化網(wǎng)絡(luò)體系，通過對人事檔案信息的安全保密性的級別來指定不同權(quán)限，授予與人事相關(guān)的文件歸檔部門，將每個歸檔部門都納入網(wǎng)絡(luò)化的管理體系中，連接歸檔部門的計算機(jī)，使歸檔部門在人事檔案材料形成之后先通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案館，由檔案館工作人員對其先進(jìn)行核對，然后再進(jìn)行實(shí)體歸檔，這樣就可以有效地落實(shí)雙方的責(zé)任，避免責(zé)任不清引起的混亂。通過網(wǎng)絡(luò)體系進(jìn)行人事檔案整理也有利于減少工作量以及避免紙張的浪費(fèi)。傳統(tǒng)的人事檔案整理歸檔是通過對紙質(zhì)文檔的整理排序來進(jìn)行目錄的輸入，打印之后再轉(zhuǎn)入檔案館歸檔。由于檔案館的計算機(jī)系統(tǒng)是其獨(dú)有的，因此要對相關(guān)歸檔部門的文件進(jìn)行重新的目錄輸入和數(shù)字化，這樣就引起了工作重復(fù)，增加了工作量。由檔案館人事檔案管理系統(tǒng)打印出來的目錄有其獨(dú)有的格式，這樣就造成了紙張的浪費(fèi)。因此建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系顯得尤為重要，通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行人事檔案的整理和歸檔，有利于減少檔案工作的工作量，也減少了檔案部門紙張的浪費(fèi)，也有利于明確部門之間責(zé)任的落實(shí)，提高了工作效率，促進(jìn)了高校人事檔案的整理。

高校的人事檔案整理工作是關(guān)系到高校人才干部選拔的基礎(chǔ)。高校的人事檔案在開發(fā)高校人才資源的過程中起了重要的影響。隨著我國高等教育改革的深化以及高校人事體制改革的影響，高校的人事檔案整理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，新的形勢，新的走向。為了更好地發(fā)揮人事檔案的價值，更好地為高校人才選拔服務(wù)，為了更好地發(fā)揮人事檔案整理工作作用，更好地為高校利用和服務(wù)，高校人事檔案的整理工作應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展的需要，在發(fā)展中改進(jìn)，緊跟時代的發(fā)展，保證人事檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

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湖南省教育廳科研項目（16C1554）。

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2016-09-23