淺析煤炭銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制策略

鐘 莉

河南能源化工集團(tuán)銷售公司鶴煤分公司

淺析煤炭銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制策略

鐘 莉

河南能源化工集團(tuán)銷售公司鶴煤分公司

銷售是企業(yè)獲取收入的惟一渠道，健全的銷售內(nèi)部控制體系可以有效地強(qiáng)化企業(yè)對(duì)銷售業(yè)務(wù)的控制。本文將全面分析煤炭企業(yè)強(qiáng)化銷售內(nèi)部控制體系的重要作用，指出當(dāng)前部分煤炭企業(yè)銷售內(nèi)部控制環(huán)節(jié)所存在的具體問題，并結(jié)合作者多年煤炭企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)為我國煤炭企業(yè)完善銷售內(nèi)部控制提出具有參考價(jià)值的建議和對(duì)策。

煤炭銷售業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；策略

引言：

內(nèi)部控制是從國外引入到我國的一種先進(jìn)的企業(yè)管理理念，完善的內(nèi)部控制體系可以有效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部相互協(xié)調(diào)和制約，保證企業(yè)安全穩(wěn)定運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件之下，我國企業(yè)所面臨的內(nèi)外部環(huán)境越來越復(fù)雜，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也日益增加，完善企業(yè)的內(nèi)部控制體系對(duì)強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理至關(guān)重要。

一、加強(qiáng)煤炭銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的意義

銷售是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中獲取收入、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)的環(huán)節(jié)。煤炭企業(yè)經(jīng)過勘探、開拓、采掘、篩分、洗選、儲(chǔ)存等一系列過程，最后通過銷售程序?qū)崿F(xiàn)其經(jīng)營(yíng)責(zé)任目標(biāo)。銷售內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制體系的重要組成部分。通過規(guī)范銷售管理行為，科學(xué)合理地配備人員，明確職責(zé)分工、權(quán)限范圍和業(yè)務(wù)處理程序，使煤炭產(chǎn)品的銷售符合有關(guān)法律、法規(guī)，遵循市場(chǎng)規(guī)則和慣例，確保銷售與發(fā)貨控制流程規(guī)范嚴(yán)密，有效地防范銷售過程中的差錯(cuò)、舞弊和欺詐，提高經(jīng)濟(jì)效益。

二、當(dāng)前我國煤炭企業(yè)銷售內(nèi)部控制存在的問題

煤炭的銷售內(nèi)部控制是煤炭企業(yè)內(nèi)部控制體系的重要組成部分，完善的銷售內(nèi)部控制體系可以有效地加強(qiáng)煤炭企業(yè)對(duì)銷售工作的管理和控制，規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。但目前我國部分煤炭企業(yè)尚未意識(shí)到銷售內(nèi)部控制的重要作用，在銷售內(nèi)部控制體系建設(shè)方面還存在著一系列的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1. 對(duì)銷售內(nèi)部控制認(rèn)識(shí)不足

對(duì)銷售內(nèi)部控制內(nèi)涵正確的認(rèn)識(shí)和強(qiáng)烈的內(nèi)部控制建設(shè)意識(shí)是強(qiáng)化企業(yè)銷售內(nèi)部控制的前提和基礎(chǔ)。受長(zhǎng)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，我國煤炭企業(yè)的管理理念較為落后，特別是一些大型的國有煤炭企業(yè)集團(tuán)，管理機(jī)制更是偏向行政管理。大部分管理者都認(rèn)為內(nèi)部控制是財(cái)務(wù)部門的工作和職責(zé)，煤炭企業(yè)的銷售部門的主要工作和職責(zé)就是做好企業(yè)的煤炭及相關(guān)產(chǎn)品的銷售工作，采取一切辦法增加企業(yè)的市場(chǎng)占有率。部分煤炭銷售部門管理者甚至認(rèn)為嚴(yán)格的內(nèi)部控制體系是對(duì)銷售部門及員工的不信任，會(huì)降低銷售部門的工作效率和對(duì)市場(chǎng)的敏感度，對(duì)銷售內(nèi)部控制建設(shè)有一定的抵觸情緒。

2. 規(guī)章制度建設(shè)不完善，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范

完善的規(guī)章制度建設(shè)和規(guī)范的業(yè)務(wù)操作流程是企業(yè)銷售內(nèi)部控制的重要保證。經(jīng)過幾十年的發(fā)展和探索，我國大部分煤炭企業(yè)已經(jīng)形成了一套相對(duì)較為完善的銷售管理規(guī)章制度，也對(duì)銷售業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了規(guī)范。但仍有部分煤炭企業(yè)為了給予銷售人員更高的操作權(quán)限，并沒有建立起完善的規(guī)章制度，或者沒有嚴(yán)格地執(zhí)行企業(yè)的規(guī)章制度，銷售人員在整個(gè)銷售業(yè)務(wù)處理過程中有很大的操作空間，這樣雖然能夠讓銷售人員更好地依據(jù)市場(chǎng)和客戶的要求靈活處理銷售業(yè)務(wù)，促進(jìn)企業(yè)煤炭等相關(guān)產(chǎn)品的銷售，但也給企業(yè)的銷售工作帶來了巨大的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致大量口頭授權(quán)銷售業(yè)務(wù)的存在，為日后的結(jié)算及收款留下巨大的隱患，一旦出現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)糾紛，將給煤炭企業(yè)帶來巨大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

3. 不相容崗位沒有分離，應(yīng)收賬款管理混亂

不相容崗位的分離是內(nèi)部控制的基本原則。但目前我國大部分煤炭企業(yè)為了銷售業(yè)務(wù)處理的方便，并沒有將不相容的崗位相互分離，部分銷售人員擁有定價(jià)、出庫和結(jié)算等所有的工作權(quán)限，這樣雖然給銷售工作帶來了一定的便利，但也給企業(yè)帶了巨大的潛在危機(jī)，給銷售人員留下徇私舞弊的空間，一旦銷售人員與外部客戶相勾結(jié)，將會(huì)給煤炭企業(yè)帶來不可估量的損失。另外，部分煤炭企業(yè)的銷售財(cái)務(wù)管理相當(dāng)混亂，沒有在科學(xué)地設(shè)定客戶信用額度的情況之下大量使用賒銷，導(dǎo)致企業(yè)應(yīng)收賬款回收困難，給企業(yè)的資金安全帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)。

4. 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部審計(jì)不嚴(yán)格，銷售績(jī)效考評(píng)不合理

嚴(yán)格的內(nèi)部審計(jì)和完善的績(jī)效考評(píng)體系是企業(yè)完善內(nèi)部控制的重要手段。受長(zhǎng)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，我國部分煤炭企業(yè)沒有在企業(yè)內(nèi)部建立起完善的內(nèi)部審計(jì)制度，不能定時(shí)對(duì)企業(yè)銷售工作進(jìn)行嚴(yán)格的內(nèi)部審計(jì)工作，也就不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)在銷售管理過程中所存在的問題。另外，部分煤炭企業(yè)的銷售績(jī)效考評(píng)工作不合理，銷售業(yè)績(jī)成為衡量銷售人員工作的惟一考評(píng)指標(biāo)，沒有將內(nèi)部控制的相關(guān)指標(biāo)加入到績(jī)效考評(píng)指標(biāo)體系之中。

三、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與運(yùn)行

煤炭企業(yè)具體的銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理實(shí)例以平頂山天安煤業(yè)股份公司作為示范。

1. 內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

平頂山天安煤業(yè)股份公司運(yùn)銷公司作為一個(gè)大的銷售公司，在加強(qiáng)企業(yè)管理的過程中建立了較為完善的內(nèi)部管理制度，具有較先進(jìn)的信息化手段。根據(jù)財(cái)政部等五部委發(fā)布的內(nèi)部控制基本規(guī)范和18項(xiàng)應(yīng)用指引，對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了認(rèn)真梳理，明確了銷售業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中的主要風(fēng)險(xiǎn)，確定了銷售業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和關(guān)鍵控制點(diǎn)。對(duì)現(xiàn)有管理制度進(jìn)行了修訂和完善，建立了符合企業(yè)實(shí)際的內(nèi)部控制制度，規(guī)定了相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限，制訂了內(nèi)部控制手冊(cè)，編制了責(zé)任體系和授權(quán)批準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)了不相容職務(wù)分離。將內(nèi)部控制制度和內(nèi)部控制手冊(cè)貫穿到銷售業(yè)務(wù)的全過程，實(shí)現(xiàn)了全員全過程控制。設(shè)計(jì)了各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，依托信息化手段，實(shí)現(xiàn)了以自動(dòng)控制為主，手工控制為輔的企業(yè)內(nèi)部控制體系。

2. 內(nèi)部控制運(yùn)行流程

根據(jù)銷售業(yè)務(wù)流程中各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，按業(yè)務(wù)中各項(xiàng)工作的先后順序，設(shè)定了以下業(yè)務(wù)流程。第一步：合同簽訂。銷售合同的簽訂，按國家相關(guān)規(guī)定和企業(yè)內(nèi)部的要求執(zhí)行，由各區(qū)域銷售分公司和專業(yè)銷售部負(fù)責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，企管科審核蓋章，交有關(guān)部門執(zhí)行。第二步：銷售定價(jià)。按政府有關(guān)的指導(dǎo)價(jià)和市場(chǎng)價(jià)格確定售價(jià)，沒有政府指導(dǎo)價(jià)和市場(chǎng)價(jià)的采用招標(biāo)價(jià)，經(jīng)集團(tuán)價(jià)格委員會(huì)審批后執(zhí)行。第三步：銷售計(jì)劃。各專業(yè)銷售部根據(jù)各區(qū)域銷售分公司提報(bào)的需求計(jì)劃和當(dāng)期生產(chǎn)計(jì)劃，匯總編制年度和月份各煤種銷售計(jì)劃由調(diào)運(yùn)中心執(zhí)行。第四步：煤炭發(fā)運(yùn)。煤炭發(fā)運(yùn)由調(diào)運(yùn)中心負(fù)責(zé)，按照月份銷售計(jì)劃和銷售合同的要求，向國家鐵路部門申請(qǐng)運(yùn)力，內(nèi)部鐵路運(yùn)輸部門配合國家鐵路做好煤炭發(fā)運(yùn)工作，將發(fā)運(yùn)信息輸人運(yùn)銷管理系統(tǒng)，包括發(fā)站、到站、車號(hào)、煤種、數(shù)量、時(shí)間、收貨人等信息。第五步：煤質(zhì)管理。煤質(zhì)信息由質(zhì)量檢驗(yàn)中心負(fù)責(zé)，根據(jù)發(fā)運(yùn)信息將每批煤質(zhì)的化驗(yàn)結(jié)果，錄人運(yùn)銷管理信息系統(tǒng)，包括車號(hào)、數(shù)量、灰分、發(fā)熱量等信息。第六步：合同信息。各專業(yè)銷售部將每車煤炭的合同價(jià)格信息錄人運(yùn)銷管理信息系統(tǒng)，主要是以質(zhì)計(jì)價(jià)信息。第七部：結(jié)算開票。煤款結(jié)算中心根據(jù)各部門在運(yùn)銷管理系統(tǒng)置人的數(shù)量信息、質(zhì)量信息、價(jià)格信息、發(fā)運(yùn)信息，自動(dòng)生成包括銷售量、噸煤售價(jià)、銷售金額、運(yùn)費(fèi)等銷售信息的結(jié)算清單，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制。根據(jù)結(jié)算清單開具增值稅專用發(fā)票，交各區(qū)域公司送達(dá)客戶，形成債權(quán)債務(wù)。第八步：收款。平頂山天安煤業(yè)股份有限公司實(shí)行資金集中管理。現(xiàn)匯直接繳人平煤股份公司銀行賬戶，商業(yè)票據(jù)由運(yùn)銷公司上繳平煤股份。銷售款的政策，對(duì)小戶實(shí)行預(yù)收款制，對(duì)戰(zhàn)略用戶、資本合作用戶，重點(diǎn)用戶分別實(shí)行預(yù)收款和當(dāng)月貨款當(dāng)月結(jié)清制度。平頂山天安煤業(yè)股份有限公司運(yùn)銷公司，在實(shí)施企業(yè)內(nèi)部控制過程中，將企業(yè)內(nèi)部控制納人績(jī)效考核體系，設(shè)立的考核指標(biāo)有銷售量，噸煤銷售價(jià)，回款率，承兌匯票比例，應(yīng)收賬款控制等指標(biāo)，實(shí)行月度考核獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)，同績(jī)效工資掛鉤。有力的推動(dòng)了銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的實(shí)施。

四、結(jié)語

做好內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)并不表示就完成了內(nèi)部控制管理，內(nèi)控管理并不是一蹴而就的，煤炭銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理要達(dá)到管控效果、實(shí)現(xiàn)效益關(guān)鍵還在于執(zhí)行，并在執(zhí)行中不斷改進(jìn)完善。

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