醫(yī)院檔案的數(shù)字化保管和利用探討

路線

（寶雞市婦幼保健院檔案室 寶雞 721000）

醫(yī)院檔案的數(shù)字化保管和利用探討

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（寶雞市婦幼保健院檔案室 寶雞 721000）

醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)，對(duì)醫(yī)院檔案管理能力提升具有重要意義。文章分析了醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的重要性和必要性，并針對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)中存在的問(wèn)題，提出提高醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)能力的具體措施和建議。

醫(yī)院檔案 數(shù)字化 檔案管理 醫(yī)療服務(wù)

隨著我國(guó)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的推進(jìn)，醫(yī)院服務(wù)模式發(fā)生改變，醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)范圍顯著擴(kuò)大，醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中所產(chǎn)生的各類文件數(shù)量大大增長(zhǎng)，醫(yī)院檔案信息總量隨之增長(zhǎng)，對(duì)醫(yī)療服務(wù)和科研教學(xué)具有重要參考價(jià)值，利用率大大提高，檔案管理要求和難度也都顯著提高。醫(yī)院檔案管理的傳統(tǒng)方式和模式已經(jīng)很難適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要，醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)成為必然發(fā)展趨勢(shì)。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性分析

1.醫(yī)院數(shù)字檔案化建設(shè)的重要性。在現(xiàn)代企事業(yè)單位辦公中，傳統(tǒng)紙筆化辦公已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代需求，特別是在迅速發(fā)展的醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)中，醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)服務(wù)信息技術(shù)也得到普及應(yīng)用，作為一個(gè)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的運(yùn)營(yíng)管理技術(shù)，以其便捷性而廣受醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作人員的喜愛(ài)，無(wú)紙辦公在醫(yī)院辦公和服務(wù)中逐漸形成，特別是數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院檔案信息資料的收集和儲(chǔ)存及利用等方面的廣泛使用，為醫(yī)院檔案數(shù)字化管理奠定了基礎(chǔ)。而且通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)字化檔案替代了傳統(tǒng)的紙張檔案資料，大大降低了醫(yī)院檔案管理費(fèi)用支出，而且還為醫(yī)院檔案管理騰出空間，更加便捷地進(jìn)行檔案資料的查詢和利用及存儲(chǔ)，操作十分便捷，有效解決紙張檔案清晰度較低及紙張浪費(fèi)、不便管理等問(wèn)題，節(jié)約了醫(yī)院檔案管理的人員，提高了醫(yī)院檔案管理效率。

2.醫(yī)院數(shù)字檔案建設(shè)的必要性。從本質(zhì)上來(lái)看，醫(yī)院數(shù)字化檔案是建立在現(xiàn)代信息基礎(chǔ)之上，通過(guò)數(shù)字化手段，對(duì)綜合檔案信息資源綜合處理，并對(duì)醫(yī)院數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行分散搜集和集中管理，最終通過(guò)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施實(shí)現(xiàn)資源共享。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)醫(yī)院檔案管理存在較多問(wèn)題，特別是檔案信息共享性較差，醫(yī)院檔案管理方式較為滯后，醫(yī)院檔案安全性較低和缺乏現(xiàn)代開(kāi)發(fā)利用手段，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案價(jià)值發(fā)揮。

近年來(lái)，隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，數(shù)字化醫(yī)學(xué)影像和電子病歷被醫(yī)生廣泛應(yīng)用，電子檔案和電子文件大量產(chǎn)生，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)手段和工作方式難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，電子檔案無(wú)法得到有效管理和控制，甚至?xí)粍h除丟失或外流，嚴(yán)重影響到醫(yī)院檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，傳統(tǒng)檔案管理方式很難適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展要求，必須要采取現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)，對(duì)醫(yī)院各類檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理，更好地對(duì)醫(yī)院檔案資源整合和共享，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理更好發(fā)展。

二、當(dāng)前醫(yī)院數(shù)字化檔案管理中存在的問(wèn)題

1.重視程度不夠。在一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理人員眼中，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展很難產(chǎn)生實(shí)實(shí)在在的經(jīng)濟(jì)效益，甚至錯(cuò)誤的認(rèn)為醫(yī)院數(shù)字化檔案管理是可有可無(wú)的。這種片面的認(rèn)識(shí)，對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)，高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)是第一要?jiǎng)?wù)，而檔案管理則可有可無(wú)，對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量沒(méi)有任何影響，存在消極應(yīng)付情緒，在實(shí)際工作中應(yīng)付上級(jí)檢查，以紙質(zhì)檔案簡(jiǎn)單代替，導(dǎo)致醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)很難開(kāi)展。

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善。在醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理中，醫(yī)療檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重要性應(yīng)該是不言而喻的。但是，在一些醫(yī)院的發(fā)展中，對(duì)于看得見(jiàn)的硬件設(shè)施投入較大，對(duì)于檔案的數(shù)字化軟件投入較少，更是忽視了增強(qiáng)技術(shù)力量和更新技術(shù)手段，導(dǎo)致醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施和配套設(shè)施不夠完善，對(duì)于醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

3.檔案安全管理不健全。在現(xiàn)代醫(yī)院數(shù)字化檔案管理中，各類檔案資料是以電子文件的形式進(jìn)行存儲(chǔ)的，而且還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)把分布于不同地方的電子文件進(jìn)行完善、存儲(chǔ)和收集，把這些檔案資料轉(zhuǎn)存到電子設(shè)備之中。在此過(guò)程中，電子文件的存儲(chǔ)呈現(xiàn)出載體和信息分離的狀態(tài)，而且還可以隨時(shí)對(duì)這些載體進(jìn)行更新?lián)Q代，對(duì)檔案資料進(jìn)行長(zhǎng)期保管，但是由于電子檔案是一種數(shù)字信息，其流動(dòng)性和不穩(wěn)定性都比較大，容易導(dǎo)致電子文件被破壞、丟失、篡改，對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理水平提升造成一定制約。[1]76

4.管理人員素質(zhì)較低。隨著數(shù)字檔案建設(shè)的推進(jìn)，各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，很大程度上促進(jìn)數(shù)字化檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，但是對(duì)醫(yī)院檔案管理人員來(lái)說(shuō)，可能就存在一定的局限性，特別是熟練掌握數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才較少，很難滿足醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)、管理和發(fā)展需要。因此，對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)來(lái)說(shuō)，檔案管理人員素質(zhì)的提升是前提和基礎(chǔ)，不僅可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提高，也可以更好地滿足醫(yī)院檔案建設(shè)和發(fā)展的趨勢(shì)與需求。

三、醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的策略和建議

毋庸置疑，數(shù)字化檔案對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提升和教學(xué)科研水平提高，具有重要的促進(jìn)作用。針對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)中存在的幾個(gè)問(wèn)題，主要可以從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)和提升：

1.要大力推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建設(shè)。為了更好實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理必須要設(shè)計(jì)一套符合醫(yī)院檔案管理需要的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)相關(guān)配套軟件和硬件加以升級(jí)。在目前醫(yī)院數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建設(shè)中，有許多數(shù)字化檔案管理平臺(tái)可以選擇，但在實(shí)際操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，這些數(shù)字化檔案管理平臺(tái)在設(shè)計(jì)上存在許多問(wèn)題，例如忽視醫(yī)院數(shù)字化檔案管理個(gè)性，在功能設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)方面，脫離醫(yī)院檔案管理實(shí)際需要。[2]57-59

同時(shí)，還存在系統(tǒng)不兼容的問(wèn)題，導(dǎo)致這些數(shù)字化檔案管理平臺(tái)數(shù)據(jù)資源難以共享。醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具有高速掃描儀集中掃描、雙服務(wù)器和光盤(pán)數(shù)據(jù)備份等作用，以便確保醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)中形成的各類檔案資料可以被及時(shí)、準(zhǔn)確和真實(shí)歸檔，不斷提高醫(yī)院檔案管理的安全性。并且，在醫(yī)院的數(shù)字化檔案系統(tǒng)中，還需要設(shè)有數(shù)字檔案查詢利用系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)傳輸和信息檢索等渠道，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案的定期檢查和優(yōu)化，對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷更新和優(yōu)化，確保醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的安全性和便捷性。[3]134

2.要強(qiáng)化醫(yī)院數(shù)字化檔案信息的資源共享。針對(duì)醫(yī)院不同數(shù)字檔案之間信息資源難以共享的問(wèn)題，主要可以從以下兩個(gè)方面加以推進(jìn)：第一，要在醫(yī)院現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)信息資源共享。要在醫(yī)院的信息查詢接口程序中增加檔案資源的查詢功能，特別是要對(duì)醫(yī)院的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、教學(xué)科研管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在這幾個(gè)系統(tǒng)之間的集成，便于醫(yī)院各個(gè)部門(mén)在醫(yī)療服務(wù)中所形成的各類檔案管理資源都可以實(shí)現(xiàn)全面收集，對(duì)于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的完善具有重要作用，從而使醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)之間形成一個(gè)密切的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的信息資源無(wú)縫對(duì)接和共享。第二，要加強(qiáng)醫(yī)院紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案信息集成共享。在醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理工作中，還存在著紙質(zhì)檔案和電子檔案共同存在的現(xiàn)象。應(yīng)該說(shuō)，醫(yī)院數(shù)字化檔案對(duì)紙質(zhì)檔案的替代是必然發(fā)展趨勢(shì)，因此必須要把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，并且以影像和文本形式共享。要針對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案和紙質(zhì)檔案管理的不同，制定相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理制度和紙質(zhì)檔案管理制度，確保兩個(gè)不同載體檔案資料的安全性，實(shí)現(xiàn)電子檔案和數(shù)字化檔案之間的非重復(fù)性和可共享性。

3.強(qiáng)化醫(yī)院數(shù)字化檔案管理意識(shí)。針對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)于數(shù)字化檔案管理重視程度不夠的問(wèn)題，必須要不斷強(qiáng)化醫(yī)院數(shù)字化檔案管理意識(shí)，特別是要增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于數(shù)字化檔案建設(shè)的重視程度，要引導(dǎo)他們對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理重要性有清醒認(rèn)識(shí)，使他們?cè)卺t(yī)院醫(yī)療服務(wù)和教學(xué)科研中，對(duì)數(shù)字化檔案管理建設(shè)更加重視，也為醫(yī)院數(shù)字化檔案管理提供長(zhǎng)期的和穩(wěn)定的資源和技術(shù)支持。醫(yī)院檔案管理人員也要主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)自己業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)，特別是要主動(dòng)向那些數(shù)字化檔案建設(shè)較好的兄弟單位學(xué)習(xí)，并且鼓勵(lì)檔案管理人員與本單位同事相互學(xué)習(xí)、相互交流，學(xué)習(xí)他們的成熟經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)自己的實(shí)際情況，有針對(duì)性地開(kāi)展數(shù)字化檔案建設(shè)推進(jìn)工作。

4.建立醫(yī)院數(shù)字化檔案管理專職隊(duì)伍。在醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，人始終是決定性的因素。為了推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，必須要培養(yǎng)一支專職的數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍，他們不再局限于對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)的熟練操作，而且還要具有專業(yè)的數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技能，具有較高的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德。在一些醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理建設(shè)中，大部分醫(yī)院都缺乏一支高技術(shù)、高技能的數(shù)字化檔案管理專職人員， 特別是在信息處理和檔案管理方面的專業(yè)復(fù)合型人才。在一些醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設(shè)中，雖然引入了一些現(xiàn)代化管理設(shè)備和機(jī)器，但是始終缺少專業(yè)的醫(yī)院現(xiàn)代檔案管理高技術(shù)和高技能人才，現(xiàn)有的檔案管理人員中，專業(yè)技術(shù)較差和職業(yè)素養(yǎng)都比較差，使醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)難以有效發(fā)揮作用，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理難以實(shí)現(xiàn)。要推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)，就必須要培養(yǎng)一支高技能、高素養(yǎng)的專職檔案管理隊(duì)伍。現(xiàn)代醫(yī)院檔案利用中，檔案利用人員較為關(guān)注檔案信息的分析和加工，只有高技能和高技能的現(xiàn)代化檔案管理人員才能夠勝任此項(xiàng)工作要求，更是要求醫(yī)院必須要重視對(duì)數(shù)字化檔案專職人員隊(duì)伍的培訓(xùn)，要讓醫(yī)院檔案管理人員自覺(jué)學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理知識(shí)，不斷強(qiáng)化他們的數(shù)字化檔案管理意識(shí)和能力，更好地勝任醫(yī)院數(shù)字化檔案管理需要，增強(qiáng)他們的數(shù)字檔案管理能力，提供更好的檔案信息服務(wù)。[4]78-79

5.加強(qiáng)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的安全性。醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有信息收集、信息查詢和檔案管理的便利，存儲(chǔ)介質(zhì)體積較小和攜帶便捷，但也存在信息安全性較差的問(wèn)題，特別是容易遭受網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，導(dǎo)致信息丟失或被篡改的問(wèn)題，醫(yī)院數(shù)字檔案信息保密性較差，這是醫(yī)院數(shù)字化檔案管理中存在的主要問(wèn)題。針對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案安全性能較差的問(wèn)題，必須要不斷提高醫(yī)院數(shù)字檔案安全性，防止數(shù)字檔案信息泄露，要對(duì)醫(yī)院數(shù)字檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格分類管理，要嚴(yán)格按照數(shù)字檔案信息保密管理要求操作，確保醫(yī)院數(shù)字檔案資源的安全性。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員也要不斷加強(qiáng)自身安全責(zé)任意識(shí)，要對(duì)醫(yī)院檔案資料的歸檔工作給予重視，為醫(yī)院檔案信息的查詢和利用奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案管理人員也要不斷提高自己的職業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)自己對(duì)醫(yī)院檔案信息的維護(hù)和保密，防止醫(yī)院檔案信息資源丟失。

[1]孟微.加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探析[J].黑龍江檔案,2015（4）.

[2]徐茁.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用與體會(huì)[J].醫(yī)院管理論壇, 2013（3）.

[3]孫曄晗,楊建民.開(kāi)展醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].人力資源管理,2013（3）.

[4]韓瑛,張渝培.醫(yī)院科技檔案數(shù)字化管理方法探究[J].城建檔案, 2013（9）.

路線，大學(xué)本科，檔案館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.09

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2017-03-31