我國電子文件管理研究綜述

張海玲

（北京電影學院圖書館 北京 100088）

我國電子文件管理研究綜述

張海玲

（北京電影學院圖書館 北京 100088）

我國電子文件管理研究經歷了萌芽階段、初步發(fā)展階段、快速發(fā)展階段以及逐漸衰退階段，目前正處于逐漸衰退階段。研究的學科主要集中在檔案學領域，核心研究者及研究機構以及引文分析結果顯示電子文件管理研究與檔案學學科教育發(fā)展密切相關。

電子文件 檔案學 研究綜述 文件管理

我國電子文件管理的研究始于20世紀90年代，雖然在1996年之前，已經有少數幾篇文獻開展了電子文件管理的研究，但僅是一些學者從國外的文獻研究中發(fā)現(xiàn)了“電子文件”這個概念，進行了初步的描述。真正開啟我國電子文件管理研究序幕的是1996年在北京舉辦的第十三屆國際檔案大會。我國學術界對電子文件管理的研究經歷了萌芽階段（1988—1996年）、初步發(fā)展階段（1997—2000年）、快速發(fā)展階段（2001—2011年）以及逐漸衰退階段（2012年至今），目前正處于逐漸衰退階段。

一、我國電子文件管理研究綜述

為了對我國電子文件管理的理論研究有個整體的認識，筆者先以“電子文件管理”為篇名，在CNKI文獻全文庫里進行檢索，檢索日期為2016年12月20日，檢索結果2365條記錄，從資源類型來說，期刊論文為2015篇、特色期刊為104篇；國內會議文獻為106篇、國際會議文獻為10篇；報紙文獻為80篇、博碩士論文為11篇。從中可以看出，電子文件管理的研究主要集中在期刊論文，占總量的85%。所以在本文的研究中，筆者將以CNKI的期刊論文庫收錄的文獻為基礎，并結合引文庫的引文分析數據，對我國電子文件管理的研究進行分析。

以“電子文件管理”為篇名，在CNKI期刊庫進行檢索，檢索結果記錄為2015篇。我國第一篇研究電子文件管理的論文是1988年《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》，但這篇論文是許士平翻譯的美國作者羅伯特·F·威廉斯的論文，第一次向國內引入了電子文件管理的概念，提出電子文件管理解決了紙質文件管理和縮微管理存在的問題，文件管理系統(tǒng)成為主動的、積極響應的系統(tǒng)[1]102-105。

二、我國電子文件管理研究的時間分布

自1988年至今，我國電子文件管理的研究分為幾個階段（見圖一）：

（圖一）

1.萌芽階段：1988—1996年，這段時期是我國電子文件管理研究的萌芽階段，這一階段的特點是時間跨度大，且論文數量少。自1988年許士平翻譯的第一篇電子文件管理論文發(fā)表后，國內學者開始注意到電子文件領域的信息，但主要是以國外的研究為基礎，探討紙質文件管理和電子文件管理的差異，如刁明的《ISO9000手工與電子化文件管理之比較》[2]10-12，提出基于當時的技術條件，在文件數量超過1000，且每年的新增和修訂數量達到或超過總量的30%、發(fā)放的部門廣泛的前提下，電子文件管理系統(tǒng)比手工系統(tǒng)更經濟、更符合標準的要求。

2.初步發(fā)展階段：1997—2000年，這段時期是我國電子文件管理研究的初步發(fā)展階段，這一階段的特點是論文數量有所增長，但增長幅度不大。這一階段的誘發(fā)事件是1996年9月舉辦的第十三屆國際檔案大會，成立了電子文件歸檔和電子檔案管理研究領導小組。這個小組投入了大量的資金和人力進行電子文件歸檔及電子檔案管理的研究。由于論文發(fā)表有一段的時滯性，所以從1997年學術研究才有所發(fā)展，這一階段電子文件管理的研究主要集中在1996年國際檔案大會文件的學習、我國電子文件管理研究理念的建立、國外電子文件管理經驗的介紹以及與國內的比較、電子文件歸檔管理等。人民大學馮惠玲教授的博士畢業(yè)論文《擁有新記憶——電子文件管理研究》被《檔案學通訊》在1998年以摘要的形式，連續(xù)出版六期。馮教授的論文從八個方面：通過對電子文件的國際定義和與紙質文件的區(qū)別認識電子文件；通過建立一個新的“原件”概念來確立電子文件的原始性及證據性；在現(xiàn)有的技術條件下，還無法實現(xiàn)無紙收藏，相當長一段時期內紙質與電子檔案共存；紙質文件的鑒定主要是對其內容價值的分析，而電子文件的鑒定要基于所含信息價值的分析和文件技術的雙重鑒定；電子文件具有“物理生命”和“信息生命”兩種生命形式，因此要從載體和信息兩方面對信息進行保護；電子文件是一種流動的資源，具有共享性和復用性；關注來源原則，建立新來源觀，將實體來源轉換為概念來源；引入國外專家電子文件管理的“前端控制”和“后保管模式”等來探討電子文件管理的基本理念和新思想，從而引領了相當長時期國內電子文件管理研究的理論趨勢[3]57-59。同時這一階段由于國內實踐和理論研究領域知識的缺乏，國內以劉家真為代表的學者開始大規(guī)模引入國外電子文件管理的理念和模式，并與國內的現(xiàn)狀進行比較分析。劉家真的《澳大利亞電子消息文件管理政策與規(guī)范》《電子文件的捕獲要求——澳大利亞電子文件管理策略》《澳大利亞電子文件管理策略》等系列論文探討了國外電子文件管理的政策、規(guī)范以及管理策略等，給國內電子文件管理提供了理論研究和實踐的支撐。電子文件的歸檔管理開始進入學者的研究視野，國家電子文件歸檔小組下面設立了OA和CAD兩個課題研究組，專門研究電子文件歸檔的相關問題[4]26。以楊少田為代表的學者開啟了電子文件歸檔管理研究的序幕。徐義全開展了12期電子文件歸檔及電子檔案管理問題方面的講座。麻新純和張華指出了檔案管理工作提前介入電子文件的管理，提出了電子文件管理的前端控制管理模式。

3.快速發(fā)展階段：2001—2011年，這段時間是我國電子文件管理研究的快速發(fā)展階段，這一階段的特點是關于電子文件管理的研究呈井噴式發(fā)展，文獻數量激增，從2001年的44篇至2011年的174篇，中間有一階段的小幅下降，2007年至2009年有所下降，2011年達到頂峰。這一階段電子文件管理領域發(fā)生了兩件重大的事情，一是2001年國務院辦公廳下發(fā)了《全國政府系統(tǒng)政務信息化建設2001-2005年規(guī)劃綱要》，計劃用5年時間建設以“三網一庫”（三網一庫指：機關內部辦公網（簡稱“內網”）、辦公業(yè)務資源網絡、公共管理與服務網絡（三網）和電子政務信息資源庫（一庫））為基礎的政務信息化框架[5]59-33。這一事件在我國電子政務建設和電子公文管理領域有著里程碑式的意義[6]37-40；二是2006年馮惠玲教授發(fā)表的《電子文件管理國家戰(zhàn)略芻議》和中國人民大學信息資源管理學院被批準立項的“我國電子文件國家戰(zhàn)略的基礎理論與框架體系研究”國家自然科學基金項目，開啟了電子文件管理研究的國家戰(zhàn)略研究。這一階段的論文研究主要圍繞基于行業(yè)的電子文件歸檔管理、電子政務文件管理、電子文件管理模式、元數據、電子文件管理的國家戰(zhàn)略等問題。與2001年之前的電子文件歸檔管理研究不同，這一階段的電子文件歸檔管理主要是基于行業(yè)的研究，如余文盛、陳小芝、陳敏及陶嵐等人探討了高校電子文件歸檔管理工作；馬曉琳分析了白沙水庫的電子文件歸檔管理；楊慶珍、農克平進行了醫(yī)院及疾控機構等的電子文件歸檔管理研究。電子政務背景下的電子文件管理、電子公文管理的研究始于羅茂斌2011年發(fā)表的論文《論電子政務與電子文件的保護》，提出電子政務系統(tǒng)存在操作系統(tǒng)復雜、可攻擊點多以及用戶無法控制等特點，所以要從人員方面提高工作人員的安全意識、從機構上建立健全管理機構、從軟件技術上增強安全保護措施等，從而加強對電子文件的保護[7]10-12。自此以后關于電子政務文件、電子公文的管理研究出現(xiàn)逐漸增加的趨勢。針對電子文件元數據的研究雖然始于2000年徐維的《元數據:電子文件管理的關鍵所在》，但關于元數據的研究自2002起開始系統(tǒng)和規(guī)范化。關于電子文件元數據的研究主要圍繞基于XML的電子文件管理元數據研究、元數據標準化研究以及電子文件管理的元數據規(guī)范等。電子文件管理國家戰(zhàn)略主要是以馮惠玲、安小米等為代表的“我國電子文件國家戰(zhàn)略的基礎理論與框架體系研究”課題組成員發(fā)表的《國外電子文件管理國家戰(zhàn)略研究》《影響電子文件管理國家戰(zhàn)略制定與實施的風險分析》《我國電子文件管理國家戰(zhàn)略建議》等系列論文。隨著技術的發(fā)展以及電子文件管理實踐領域的經驗積累，關于電子文件管理模式的系統(tǒng)研究進入了學者研究視野。魯仲生、姜梅在2008年的《電子文件管理的三種模式》一文中提出個體工作電子化環(huán)境下的電子文件管理模式、工作流程自動化環(huán)境下的電子文件管理模式以及無紙化智能化環(huán)境下的電子文件管理模式[8]20-22。

4.逐漸衰退階段：2012年至今，這段時間是我國電子文件管理研究的逐漸衰退階段，這一階段的特點是自2012年起關于電子文件管理的研究文獻數量逐年減少，尤其自2015年起呈直線下降的趨勢。這一階段電子文件管理研究中的電子歸檔管理依然是研究的重點，涉及的范圍更廣，包括水利工程、少數民族語言、建設工程、中小型勘察設計行業(yè)以及政務服務行政審批等多個領域的電子文件管理研究。另一個研究的熱點是基于新技術的電子文件管理研究。薛四新、石峻峰、趙屹等人為代表的學者研究了云計算環(huán)境下電子文件管理面臨的問題、挑戰(zhàn)及特點。余力楊、賈迪探討了大數據在電子文件管理中的應用以及企業(yè)檔案電子文件大數據管理的對策。最后一個特點是綜述類研究文獻增多。由于電子文件管理的理論與實踐已經相對發(fā)展成熟，所以此階段學者開始從整體上分析電子文件管理的理論。如李文佳、熊瑤2012年發(fā)表的《2000—2011年我國電子文件管理元數據研究綜述》，馮輝2013年發(fā)表的《電子文件管理綜述》以及韓振英、沈光亮2016年發(fā)表的《政務電子文件管理研究綜述》等。

二、我國電子文件管理研究的學科分布

（表一）

我國電子文件管理研究的學科分布（見圖二）主要集中在檔案學科，共738篇占總量的86%；計算機軟件及計算機應用學科共171篇占總量的9%；高等教育共77篇占總量的4%；其他學科共計39篇，占總量的1%。這說明檔案學領域是研究電子文件管理的核心領域。從發(fā)表論文數量最多的10種期刊來看（見表一），也都是檔案研究類的期刊。

三、我國電子文件管理研究的研究者分布

我國研究電子文件管理的學者發(fā)文量排名前5名的有：張正強、劉越男、安小米、馮惠玲、于英香。其中張正強的研究領域主要是電子文件的元數據研究；劉越男的研究領域比較分散，以電子文件管理系統(tǒng)的研究為主，還涉及電子文件的國家戰(zhàn)略研究等；安小米的主要圍繞基于集成模式的電子文件管理模式研究以及國外電子文件管理模式、機制等的研究；馮惠玲的研究主要是基于電子文件管理的基本理論研究和國家戰(zhàn)略研究。從研究機構的分布來說，排名前5的研究機構包括：中國人民大學、南京政治學院、武漢大學、上海大學、安徽大學。研究機構的分布從一定程度上跟檔案學專業(yè)的全國排名有一定的關系。根據2015年檔案學專業(yè)的排名，排名前三的分別為：中國人民大學、武漢大學和上海大學。

四、我國電子文件管理研究引文分析

以“電子文件管理”為篇名檢索詞，在CNKI引文庫進行檢索，檢索日期為2016年12月23日。我國電子文件管理研究的論文被引文獻總數1129、總被引5605次、總他引5495、次篇均被引4.96次、篇均他引4.87。

論文被引次數排名前五的是：特里·庫克著、劉越男譯的1997年發(fā)表的《電子文件與紙質文件觀念:后保管及后現(xiàn)代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命》，共被引192次；馮惠玲教授著的《電子文件時代新思維<擁有新記憶——電子文件管理研究>摘要之六》《電子文件管理國家戰(zhàn)略芻議》《電子文件與紙質文件管理的共存與互動》《論電子文件的風險管理》。從作者被引分析來看，排名前5的分別為：張正強、劉越男、安小米、馮惠玲、劉家真。從研究機構被引來看，排名前五的是：中國人民大學、南京政治學院、武漢大學、上海大學、浙江大學。從出版機構被引分析來看，排名前5的分別為：蘭臺世界、檔案通訊、浙江檔案、檔案學研究和中國檔案，從被引情況來分析，跟論文數量的排名有所差異，但被引數量更能從一定程度上反映期刊的發(fā)文質量。從出版年分析來看，雖然近兩年發(fā)表的論文從時間上來說不具備實際的參考意義，但從整體上來說，跟電子文件管理研究的整體發(fā)展趨勢相似，以2011年左右發(fā)表的論文被引頻率最高。從另一個層面上反映出2011年是電子文件管理研究的高峰點。

我國電子文件管理的理論研究目前處于逐漸衰退期，如果沒有新的理念、技術或思想的介入，將會面臨逐漸沒落的命運。從研究者和研究機構以及引文分析來看，核心觀念的提出主要是由核心研究機構的學科帶頭人為主。

[1]羅伯特·F·威廉斯,許士平.電子文件管理——即將來臨的文件管理革命[J].檔案學通訊,1988(1).

[2]刁明.ISO9000手工與電子化文件管理之比較[J].標準化信息, 1995(4).

[3]馮惠玲.擁有新記憶——電子文件管理研究[J].檔案學通訊, 2003(1).

[4]楊少田.CAD電子文件檔案管理開始試點[J].中國檔案,1998(5).

[5]于英香.我國電子文件管理研究的三次轉折[J].檔案學通訊, 2010(1).

[10]裴友泉,馬仁杰,裴斐,孫明慧.電子文件管理國家戰(zhàn)略的再思考：芻議馮惠玲等同志的《芻議》[J].檔案學研究,2007(3).

[7]羅茂斌.論電子政務與電子文件的保護[J].檔案管理,2001(4).

[8]魯仲生,姜梅.電子文件管理的三種模式[J].蘭臺世界,2008(12).

張海玲，北京電影學院圖書館館員，研究方向為資源建設。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.12

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2017-02-29