國土檔案自動化管理的有效策略

王曉婧

（河北省國資委培訓(xùn)中心 石家莊 050000）

國土檔案自動化管理的有效策略

王曉婧

（河北省國資委培訓(xùn)中心 石家莊 050000）

國土資源儲備是國家經(jīng)濟建設(shè)重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，其規(guī)劃、利用、開發(fā)對我國未來社會經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。當(dāng)前國土檔案已經(jīng)全面普及自動化管理，一些客觀因素導(dǎo)致實施過程中缺乏有效執(zhí)行，本文對國土資源檔案管理工作重要性進(jìn)行分析，介紹國土檔案自動化的優(yōu)點和工作實際特點，介紹國土檔案自動化管理現(xiàn)狀和改進(jìn)措施，點明國土檔案自動化管理對國民建設(shè)的重要意義，有助于讓讀者明白國土檔案自動化管理的重要性。

國土檔案 自動化管理 工作特性 現(xiàn)狀 重要意義

國土資源是國家發(fā)展最重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，國土檔案對規(guī)劃國土資源開發(fā)有重要作用，是國家對國有土地有效監(jiān)管、進(jìn)行合理規(guī)劃的關(guān)鍵，因此不斷改進(jìn)國土檔案自動化管理，提高工作效率，具有十分重要的現(xiàn)實意義。當(dāng)前我國國土檔案自動化管理工作并非完善，在操作過程中仍存在效率低下問題。我們要了解分析國土檔案管理中的不足，采取有效措施，才能提高國土檔案自動化管理水平。

一、檔案自動化管理優(yōu)點

國土檔案管理已經(jīng)完全由人工抄錄收集過渡到電腦收錄自動化階段，工作效率已產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，經(jīng)自動化管理的國土檔案，使用者能依靠各種數(shù)據(jù)終端設(shè)備，根據(jù)檢索快速查找相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)，極大減輕了檔案工作人員手工編制、繁瑣的查詢程序，大大縮短了查詢歸檔時間。國土檔案的自動化管理，將原有傳統(tǒng)實地查閱變成遠(yuǎn)距離互聯(lián)交互查閱，突破了時間、空間局限。為異地查閱使用檔案提供便利，高效便捷的自動化管理節(jié)省大量人力、物力，有助于消除檔案管理出現(xiàn)的各種浪費。國土檔案自動化管理，還支持多人同時查閱同一份電子檔案，減少時間等待，大大提升檔案利用服務(wù)水平。

與手工采集檔案管理相比，檔案自動化管理安全性高，保密性強。檔案人員能通過電腦終端查閱檔案信息，還可通過權(quán)限設(shè)定區(qū)分涉密和非涉密檔案文件，不同身份查詢者只能查詢權(quán)限范圍內(nèi)檔案內(nèi)容，對查詢?nèi)藛T起到物理隔離效果，這樣就能有效保護檔案涉密程度。與紙質(zhì)檔案相比，紙質(zhì)檔案易損難以長期保存、體積大查閱不便，電腦控制的自動化檔案更易于存儲保管，具有紙質(zhì)檔案難以匹敵的優(yōu)越性。檔案自動化管理，以電子形式存貯占用空間少、存儲媒介多樣，可以將檔案存儲于微縮膠片、光盤、磁盤、優(yōu)盤、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)庫中。這些檔案數(shù)據(jù)密度大、信息容量多，無論記錄還是傳播速度十分迅捷。自動化管理的國土檔案能最大限度還原原始數(shù)據(jù)，如聲音、圖像、視頻等，當(dāng)調(diào)取查閱時能及時顯現(xiàn)到查閱者面前。[1]

二、國土檔案自動化管理出現(xiàn)的問題現(xiàn)狀

1.國土檔案管理安檢制度不健全。國土檔案管理看似有詳細(xì)的管理條例約束，實則在實施過程中仍存在一定安全漏洞和管理隱患。這主要體現(xiàn)在國土檔案管理制度沒有嚴(yán)格落實，檔案自動化設(shè)備缺乏有效的管理維護，導(dǎo)致自動化設(shè)備使用率和安全有效性不高。檔案管理人員缺乏對國土檔案重要性認(rèn)識，保密等級劃分不清。

2.信息自動化管理程度不高。國土檔案管理上雖然以電子自動化為主，但信息化程度還沒有完全落實普及，有些國土部門檔案室建立較早，檔案數(shù)據(jù)采集管理仍存在手工抄寫歸檔現(xiàn)象，缺乏專業(yè)電子檔案采集高新設(shè)備，特別是缺少信息自動化檔案互動交流平臺設(shè)備。即使使用電子檔案管理，也僅依靠數(shù)碼掃描、照相等采集設(shè)備，將圖像、聲音等檔案文件簡單保持在電腦中，缺乏對相應(yīng)電子檔案的重新歸類管理能力，沒能發(fā)揮電子檔案應(yīng)有的作用。

3.檔案管理員技術(shù)能力不強，不能熟練操作檔案自動化管理設(shè)備。檔案的自動化管理有別于人工檔案整理，對檔案管理員有更高的技術(shù)要求，從目前國土檔案管理員技術(shù)能力看，多數(shù)管理員技術(shù)能力不達(dá)標(biāo)，一些人還停留在傳統(tǒng)手工整理收集檔案階段，還有一些人雖然能操作電腦對檔案進(jìn)行收納，但僅僅停留在簡單使用相應(yīng)系統(tǒng)軟件上，缺乏掌握相應(yīng)技術(shù)理論支持和檔案自動化操控管理能力，這些檔案管理人員對專業(yè)檔案軟件操作不熟練，難以勝任，嚴(yán)重阻礙制約檔案自動化管理進(jìn)度和效果。這需要國土檔案管理者提升自身能力，要真正學(xué)習(xí)領(lǐng)悟相關(guān)專業(yè)知識和技能，熟練操作檔案自動化管理軟件和設(shè)備，以適應(yīng)國土檔案自動化管理發(fā)展的需要。[2]

三、國土檔案自動化實施策略

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的普及，信息自動化給國土檔案工作提出更高的要求。要想在檔案自動化管理上有成效，首先要規(guī)范國土資源檔案管理制度，從員工思想工作態(tài)度入手，以檔案自動化新理念為管理核心，制定相應(yīng)措施，以保證檔案自動化管理有效實施。

1.認(rèn)真貫徹國土檔案自動化管理獎懲機制，所有檔案管理者要責(zé)權(quán)分明、分工明晰，通過獎懲分明激勵員工努力奮進(jìn)，懲罰?；祽械墓芾砣藛T，以此促進(jìn)檔案管理者工作能力提升，充分調(diào)動他們管理的積極性。加強安全管理，要根據(jù)檔案自動化管理制定詳細(xì)完善的制度，特別是嚴(yán)格管控網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，要定期派專業(yè)人士排查網(wǎng)絡(luò)安全，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞及時修補，以確保國土檔案使用管理上萬無一失。促進(jìn)國土檔案管理規(guī)范制度化。國土檔案管理員在操作規(guī)程中由于存在不規(guī)范管理現(xiàn)象，會出現(xiàn)檔案收集、歸檔管理不及時，電子檔案排列隨意不規(guī)范，不能做到及時更新相應(yīng)軟件，更換老舊設(shè)備，使檔案管理存在安全隱患。針對這些問題，要加強國土資源檔案管理制度科學(xué)規(guī)范化，推進(jìn)管理模式的創(chuàng)新，責(zé)權(quán)分明，管理制度精細(xì)化。每位檔案管理工作人員都要簽訂崗位責(zé)任書，將崗位管理與安全職責(zé)掛鉤，做到人人參與。制定嚴(yán)格巡檢制度，要對檔案管理人員進(jìn)行有效排查，確保檔案安全。[3]

2.推動國土檔案自動、信息、數(shù)字化管理。當(dāng)前我國國土檔案管理部門大多更新了管理設(shè)備，大量數(shù)字信息技術(shù)設(shè)備投入使用，在這些代表科技產(chǎn)品的設(shè)備面前，一些檔案管理人員缺乏信息化意識，沒有創(chuàng)新意識和改革動力，自身能力和思想理念跟不上信息時代需求，導(dǎo)致大量先進(jìn)檔案管理設(shè)備不能發(fā)揮工作效率，造成設(shè)備資源浪費檔案管理效率低下。所以檔案管理者要跟上時代步伐，轉(zhuǎn)變觀念，加強國土資源檔案自動化管理能力，這也是國土檔案管理發(fā)展必由之路。檔案管理者首先要將原有國土資源紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行全面掃描，轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案收錄到國土資源信息化管理系統(tǒng)中，這樣便于長久保存和管理，查閱編輯更方便、更快捷。其次，大力推動數(shù)字化管理模式，應(yīng)用數(shù)字化的檔案存儲格式，提升國土檔案自動化管理水平，加大完善國土資源檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)站建設(shè)，優(yōu)化強化網(wǎng)絡(luò)檢索和查詢系統(tǒng)，保障國土檔案自動化管理的安全性，讓國土資源檔案得到充分利用，實現(xiàn)管理規(guī)范化，設(shè)備自動智能化。將國土檔案資源信息條理清晰地上傳國土資源網(wǎng)站上，為使用者提供搜索查詢，大力推進(jìn)網(wǎng)站信息化進(jìn)程。

3.加大國土資源檔案的開發(fā)利用程度，強化國土資源管理意識，積極推動對外服務(wù)，滿足社會各界對國土資源檔案服務(wù)的需求。在提升優(yōu)質(zhì)服務(wù)同時要落實標(biāo)準(zhǔn)化管理，建立數(shù)字信息管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系，以保證國土資源檔案管理開發(fā)有序進(jìn)行。加強國土資源檔案各部門間的聯(lián)絡(luò)和協(xié)作，消除權(quán)限分工所導(dǎo)致的“信息孤島”閉塞現(xiàn)象，密切與其他部門互聯(lián)互通，為國土資源檔案提供一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，形成大眾國土資源信息對社會外界開放，重要檔案信息內(nèi)部管理保密的國土檔案管理自動化模式。使國土檔案得到充分利用和開發(fā)，有效服務(wù)于人民和社會，讓國土在國家建設(shè)上得到合理的規(guī)劃和利用，更好地促進(jìn)我國社會經(jīng)濟發(fā)展。

四、國土檔案自動化管理的重要意義

隨著計算機技術(shù)飛速發(fā)展普及，檔案自動化管理產(chǎn)生革命性變革，檔案管理利用計算機強大運算能力，使檔案檢索存儲方便快捷，極大提升了檔案檢索速度和質(zhì)量。傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的辦公模式已經(jīng)被電子政務(wù)所取代，人們通過計算機傳遞存儲國土檔案信息，計算機解決了數(shù)字信息的傳遞、收集、存檔，使國土檔案實現(xiàn)自動化管理。傳統(tǒng)國土檔案歸檔需要大量人力、物力、財力，程序繁瑣、費時費力。而實現(xiàn)電腦自動化后，檔案自動化管理交由管理軟件平臺進(jìn)行，解放了勞動力，提高工作效率。國土檔案自動化管理的最終目的是提升服務(wù)水平，能高效快速地為使用者服務(wù)。國土檔案實現(xiàn)電腦自動化管理后，查閱者可通過各種智能手機或電腦平臺實現(xiàn)異地對國土檔案進(jìn)行查詢、存儲、篩選，能隨時隨地為查詢者提供全面真實各種檔案數(shù)據(jù)，將國土檔案管理服務(wù)質(zhì)量進(jìn)一步提升。

現(xiàn)如今信息化時代，數(shù)據(jù)信息更新變化極快，信息量更是與日俱增。國土資源檔案所涉及的信息內(nèi)容涵蓋面廣，內(nèi)容豐富包含綜合類檔案，土地管理，規(guī)劃利用、建設(shè)用地、基建征用、國土資源監(jiān)測、地礦檔案等重要檔案信息。這些國土檔案信息隨時都在產(chǎn)生變動，檔案自動化系統(tǒng)能根據(jù)數(shù)據(jù)變動做及時調(diào)整。這就使國土檔案資源信息能得到及時更新，最大限度地發(fā)揮檔案特有的服務(wù)功能。最大限度為社會提供服務(wù)，國土檔案要與政府信息平臺進(jìn)行銜接，完善健全檔案管理系統(tǒng)，這樣才能豐富檔案內(nèi)容，為國土工作提供翔實準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支持，滿足社會發(fā)展過程中的需要。國土檔案自動化管理人員要提升工作素質(zhì)，要熱愛本職工作熟悉檔案自動化管理操作，在工作中要能熟練使用先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)能力，同時要不斷學(xué)習(xí)有關(guān)檔案自動化管理技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、外語、數(shù)字化知識，不斷武裝自己提升業(yè)務(wù)水平，在無形中提高檔案人員綜合素質(zhì)，做檔案自動化管理信息建設(shè)中的技術(shù)復(fù)合型人才。

國土檔案管理在新技術(shù)、新設(shè)備條件下，已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動化管理模式，但隨著新技術(shù)不斷更新，國土檔案管理也在不斷更新完善，這是一個長期系統(tǒng)工程，需要相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要檔案人員和各方面人員的共同努力。只有這樣才能真正發(fā)揮國土檔案自動化管理效果，發(fā)揮國土檔案在國家經(jīng)濟建設(shè)中的重要作用，為國土資源工作順利開展提供強有力的保障支持。

[1]陳芳.國土檔案數(shù)字化建設(shè)之我見[J].統(tǒng)計與管理，2013（6）.

[2]朱梅.淺析如何加強國土資源檔案管理工作[J].黑龍江史志，2014（15）.

[3]許傳玲.創(chuàng)優(yōu)國土檔案管理提升服務(wù)保障水平[J].民營科技，2014（10）.

王曉婧，河北省國資委培訓(xùn)中心館員，研究方向為國土資源檔案管理與開發(fā)。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.08

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2017-04-06