智慧高校檔案館建構(gòu)中的檔案征集智慧化研究

孟 薔

（中國(guó)海洋大學(xué)檔案館 青島 266100）

智慧高校檔案館建構(gòu)中的檔案征集智慧化研究

孟 薔

（中國(guó)海洋大學(xué)檔案館 青島 266100）

智慧高校檔案館是高校檔案館的未來發(fā)展趨勢(shì)，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步、征集內(nèi)容智慧化的萌芽、智慧高校檔案館理論實(shí)踐的深入，踐行智慧化征集標(biāo)準(zhǔn)、智慧化征集意識(shí)、智慧化征集執(zhí)行者、智慧化征集對(duì)象、智慧化征集內(nèi)容五個(gè)路徑，或可實(shí)現(xiàn)智慧高校檔案館建構(gòu)中的檔案征集智慧化。

智慧高校檔案館 智慧檔案館 檔案征集 智慧化

G270

A

2017-08-26

自青島市檔案館“2013年率先提出了智慧檔案館的理念”[1]，隨后學(xué)術(shù)界對(duì)這一論題展開了深入的探討。截至2017年4月24日，筆者在中國(guó)知網(wǎng)以“智慧檔案館”為檢索詞進(jìn)行主題檢索，檢索出270篇研究成果；以“智慧高校檔案館”為檢索詞進(jìn)行主題檢索，檢索出14篇學(xué)術(shù)論文。其中與智慧高校檔案館相關(guān)度較高的有方瓊的《高校智慧檔案館系統(tǒng)設(shè)計(jì)探析》[2]、李娟和楊莉莉的《高校智慧檔案館建設(shè)初探》[3]、龐永真的《基于電子商務(wù)的高?！爸腔坌蜋n案館”建設(shè)》[4]等文章，文中提到了建設(shè)高校智慧檔案館的整體原則、系統(tǒng)架構(gòu)、注意事項(xiàng)、具體策略，但關(guān)于高校檔案館資源建設(shè)的重要工作——檔案征集的研究卻沒有見到，筆者擬開始這一論題的研究，希望能起到拋磚引玉之效。

一、智慧高校檔案館建構(gòu)中檔案征集智慧化的認(rèn)知

智慧高校檔案館是“采用新技術(shù)智能管理多元化檔案資源，具有感知與處置檔案信息能力的檔案館模式”[5]，是“智慧校園”[6]的重要組成部分，是“數(shù)字檔案館的延續(xù)和升華”[7]，是“大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館”[8]，是“檔案館未來發(fā)展的新前景”[5]?！案咝n案征集”是指高校檔案館將散存、散失的檔案接收進(jìn)館的行為?！爸腔邸笔歉叩壬锔兄澜?、發(fā)現(xiàn)世界的一種能力，化是“改變、變化”，“檔案征集智慧化”是用智慧改變高校檔案征集并使其達(dá)到智慧的狀態(tài)。

智慧高校檔案館建構(gòu)中的檔案征集智慧化是利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，借助“四大技術(shù)系統(tǒng)——檔案感知與獲取系統(tǒng)、全面檔案館管理系統(tǒng)、檔案智能服務(wù)系統(tǒng)以及檔案文化社區(qū)系統(tǒng)”[9]，依托“資源多元、綜合處置、雙模存儲(chǔ)”[5]的檔案及檔案館管理與運(yùn)營(yíng)綜合支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高校檔案征集的智慧化。

二、智慧高校檔案館建構(gòu)中檔案征集智慧化的運(yùn)作前景

1.云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的成熟為檔案征集智慧化提供了技術(shù)保障。云計(jì)算是“一種基于互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算方式，通過這種方式，共享的軟硬件資源和信息可以按需求提供給計(jì)算機(jī)和其他設(shè)備”[10]。物聯(lián)網(wǎng)是指“通過將短距離的移動(dòng)收發(fā)器內(nèi)嵌到各種配件和日常用品中，人與人、人與物、物與物之間形成了一種新的交流方式，即在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)交互”[11]。大數(shù)據(jù)是“指在一定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)收集、分析、處理或轉(zhuǎn)化成為幫助決策者決策的可用信息”[12]?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”就是“互聯(lián)網(wǎng)+各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)，但并不是將互聯(lián)網(wǎng)簡(jiǎn)單接入各產(chǎn)業(yè)及組織內(nèi)部，而是要通過連接，產(chǎn)生反饋、互動(dòng)，最終出現(xiàn)大量‘化學(xué)反應(yīng)式’的創(chuàng)新和融合”[13]。智慧高校檔案館具有“深度感知、立體互聯(lián)、無線泛在、可持續(xù)發(fā)展和以人為本”[14]的功能，云計(jì)算和“互聯(lián)網(wǎng)+”是可持續(xù)發(fā)展的保障，物聯(lián)網(wǎng)是全面感知和立體交互的保障，大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”是無線泛在的保障，云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的綜合運(yùn)用是“以人為本”的保障。

2.高校檔案征集工作的征集內(nèi)容具有初步的智慧化萌芽。高校檔案征集工作是高校檔案館的基本業(yè)務(wù)工作，是豐富館藏檔案資源、提升檔案開發(fā)利用水平的重要手段。當(dāng)下，高校檔案館的檔案征集工作主要圍繞口述檔案、名人檔案、名師檔案展開。其中，口述檔案的征集實(shí)踐最為豐富，先后有“清華大學(xué)、溫州大學(xué)、蘇州大學(xué)、中國(guó)傳媒大學(xué)”[15]、中國(guó)海洋大學(xué)等高校開展了口述檔案的征集工作，征集工作中形成了大量的具有初步智慧化萌芽的征集內(nèi)容——圖片、音頻、視頻資料，并著手對(duì)這些征集內(nèi)容的存儲(chǔ)、檢索步驟進(jìn)行智慧化處理。如中國(guó)傳媒大學(xué)“成立了口述歷史研究中心及口述歷史博物館，提供一座約8000平方米的獨(dú)立大樓作為工作場(chǎng)所，保存、歸類整理崔永元十年間收集到的所有口述歷史影像資料，并擬建成數(shù)字化存儲(chǔ)檢索系統(tǒng)”[15]。

3.智慧高校檔案館理論研究的深入和建設(shè)實(shí)踐的開展，為智慧高校檔案館建構(gòu)中的檔案征集智慧化提供了一定指導(dǎo)和借鑒。學(xué)界關(guān)于“智慧檔案館的概念、智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系、智慧檔案館的服務(wù)、智慧檔案館的目標(biāo)定位、智慧檔案館的構(gòu)成要素、智慧檔案館建設(shè)的非技術(shù)因素、智慧檔案館建設(shè)的障礙”[16]的研究成果，可以為智慧高校檔案館建構(gòu)中的檔案征集智慧化提供一定的理論指導(dǎo)。青島市檔案館、麗水市檔案館和張家港市檔案館智慧檔案館的建設(shè)實(shí)踐可以為智慧高校檔案館建構(gòu)中的檔案征集智慧化提供一定的借鑒。如青島市檔案館“建設(shè)檔案智慧收集、檔案智慧管理、檔案智慧服務(wù)、檔案智慧保護(hù)、檔案智慧監(jiān)督等五個(gè)大平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度智慧化管理和開發(fā)利用”[17]；麗水市檔案館“搭建了一個(gè)擁有一個(gè)基礎(chǔ)平臺(tái)、兩個(gè)大數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、三個(gè)智慧檔案操作系統(tǒng)和三個(gè)應(yīng)用模式的智慧檔案框架”[17]；張家港市檔案館“依托張家港智慧城市建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和理念，深化檔案資源開發(fā)利用和服務(wù)民生，加強(qiáng)檔案信息安全管理和資源的共建共享，以建成結(jié)構(gòu)合理、網(wǎng)絡(luò)健全、管理有效、服務(wù)便利、覆蓋全社會(huì)的檔案智慧管理和服務(wù)體系”[18]。

三、智慧高校檔案館建構(gòu)中檔案征集智慧化的路徑

智慧高校檔案館建構(gòu)中檔案征集智慧化的路徑可從智慧化征集標(biāo)準(zhǔn)、智慧化征集意識(shí)、智慧化征集執(zhí)行者、智慧化征集對(duì)象、智慧化征集內(nèi)容五個(gè)維度來解讀。

1.利用“大數(shù)據(jù)”，智慧化征集標(biāo)準(zhǔn)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的出臺(tái)，極大促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的發(fā)展，但高校檔案征集工作、檔案征集智慧化卻缺少相應(yīng)的參照標(biāo)準(zhǔn)。為了檔案征集工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立勢(shì)在必行。標(biāo)準(zhǔn)是為了在一定的范圍內(nèi)獲得最佳秩序，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認(rèn)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，共同使用的和重復(fù)使用的一種規(guī)范性文件。其目的在于優(yōu)化和規(guī)范化，因而新設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具有一定的前瞻性和指導(dǎo)性。但同時(shí)應(yīng)在前瞻性和便于操作性之間尋取一個(gè)恰當(dāng)?shù)钠胶恻c(diǎn)，既要防止因標(biāo)準(zhǔn)過低無法實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和規(guī)范化，又要避免因標(biāo)準(zhǔn)過高、執(zhí)行難度大導(dǎo)致的標(biāo)準(zhǔn)空置。新標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立的過程中，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行充分的前期調(diào)研，通過網(wǎng)站、微信、微博平臺(tái)捕獲征集單位領(lǐng)導(dǎo)、征集執(zhí)行者、征集對(duì)象、征集利用者的要求、意見和建議，對(duì)捕獲到的信息進(jìn)行科學(xué)論證，制定出一個(gè)便于執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)草案，在局部范圍內(nèi)試點(diǎn)實(shí)施，并對(duì)實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的反饋和修正。

2.開啟“全面感知”，智慧化征集意識(shí)。囿于征集觀念的局限、領(lǐng)導(dǎo)重視的不足，高校檔案館的檔案征集工作呈現(xiàn)出被動(dòng)征集為主、主動(dòng)征集為輔的工作狀態(tài)。為了改變這一現(xiàn)狀，高校檔案館必須加強(qiáng)宣傳力度，樹立智慧化的征集意識(shí)。在智慧化征集意識(shí)的樹立過程中，高校檔案館需強(qiáng)化征集執(zhí)行者與征集單位領(lǐng)導(dǎo)、征集執(zhí)行者與征集對(duì)象之間的感知，強(qiáng)化征集單位領(lǐng)導(dǎo)、征集執(zhí)行者、征集對(duì)象與檔案之間的感知，強(qiáng)化征集單位領(lǐng)導(dǎo)、征集執(zhí)行者、征集對(duì)象與檔案征集工作之間的感知。讓征集單位領(lǐng)導(dǎo)感知檔案、檔案征集工作對(duì)單位的參考、憑證價(jià)值，讓征集執(zhí)行者感知檔案、檔案征集工作對(duì)豐富館藏的重要意義，讓征集對(duì)象感知檔案、檔案征集工作對(duì)構(gòu)建社會(huì)記憶的重要作用。智慧化征集單位領(lǐng)導(dǎo)、征集執(zhí)行者、征集對(duì)象的征集意識(shí)，有利于改變高校檔案征集工作被動(dòng)征集為主、主動(dòng)征集為輔的工作狀態(tài)，化被動(dòng)為主動(dòng)。

3.踐行“以人為本”，智慧化征集執(zhí)行者。“以人為本”是智慧高校檔案館的重要功能，其可從檔案征集執(zhí)行者、征集對(duì)象、征集利用者三方面來解讀，即重視檔案征集對(duì)象的價(jià)值、發(fā)揮檔案征集執(zhí)行者的作用、滿足檔案征集利用者的需求。這要求征集執(zhí)行者，除具有過硬的政治素質(zhì)外，必須具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，即征集執(zhí)行者不僅需要掌握檔案理論知識(shí)，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)，以及與檔案記載內(nèi)容有關(guān)的背景知識(shí)。具體來說，征集執(zhí)行者應(yīng)具有使用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的能力，如使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)感知檔案征集對(duì)象、感知檔案利用者、感知檔案實(shí)體本身、感知檔案上附著的信息、感知檔案管理環(huán)境、感知檔案館樓宇的能力；使用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析捕獲到的感知信息的能力；使用云計(jì)算技術(shù)保證檔案征集智慧化可持續(xù)發(fā)展的能力；使用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)保證征集執(zhí)行者與征集利用者的泛在互動(dòng)的能力。此外還應(yīng)該具有處理智慧化過程中面臨的矛盾——海量征集與有限存儲(chǔ)、征集質(zhì)量與征集積極性、征集系統(tǒng)的開放性與安全性等矛盾的能力。

4.培育“Citizen Archivist”，智慧化征集對(duì)象?！癈itizen Archivist”的定義來自美國(guó)，“這一概念由美國(guó)國(guó)家檔案暨文件管理署署長(zhǎng)大衛(wèi)·肖恩·菲爾里諾借鑒美國(guó)國(guó)家航空航天局提出的‘公民科學(xué)家’概念而提出，意指沒有經(jīng)過專門的檔案管理訓(xùn)練，或不是專門從事檔案事業(yè)但是參與到與檔案管理相關(guān)任務(wù)的志愿者或志愿者團(tuán)體……最普遍的‘Citizen Archivist’是指對(duì)維護(hù)具有檔案價(jià)值的文件負(fù)有責(zé)任的人民，這些文件不僅包括他們的私人檔案，也包含那些還沒有或是未能進(jìn)入檔案館的資料”[19]。Citizen Archivist的培育對(duì)智慧高校檔案館建構(gòu)中檔案征集智慧化的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，Citizen Archivist的培育可先通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)對(duì)不同性別、不同年齡、不同教育程度、不同地區(qū)、不同職業(yè)的檔案受眾從檔案的認(rèn)知、信息技術(shù)的理解程度、信息技術(shù)的熟練程度、Citizen Archivist的概念、Citizen Archivist的意義、Citizen Archivist應(yīng)具備的素質(zhì)、Citizen Archivist的職責(zé)、Citizen Archivist應(yīng)注意的問題等方面展開問卷調(diào)查，結(jié)合“大數(shù)據(jù)”對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行篩選、分析，從分析結(jié)果中確定具備Citizen Archivist潛質(zhì)的群體，建立與該群體的相互感知和立體互聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)培育Citizen Archivist——智慧化征集對(duì)象的目標(biāo)。

5.輻射“全媒體信息”，智慧化征集內(nèi)容。智慧高校檔案館具有無線泛在的功能，所謂無線泛在，即“打通了信息壁壘，消除了信息孤島現(xiàn)象之后，在全面立體的聯(lián)通和協(xié)同共享的基礎(chǔ)之上，形成了檔案利用服務(wù)方面的無線泛在環(huán)境。將館內(nèi)、外所感知到的信息，以及互聯(lián)互通所得到的信息，利用互聯(lián)網(wǎng)、廣播電視網(wǎng)或電信網(wǎng)等渠道，供給檔案利用者使用，形成一個(gè)何時(shí)、何地、何人均能利用檔案和檔案信息的無線泛在模式，實(shí)現(xiàn)檔案的利用功能在利用渠道和角度上的全方位覆蓋”[14]。因而，高校檔案館必須要拓展多元化的征集內(nèi)容，征集內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案，還應(yīng)輻射至全媒體信息——“全媒體信息，即媒介信息傳播采用文字、聲音、影像、動(dòng)畫、網(wǎng)頁等多種媒體表現(xiàn)手段（多媒體），利用廣播、電視、音像、電影、出版、報(bào)紙、雜志、網(wǎng)站等不同媒介形態(tài)（業(yè)務(wù)融合），通過融合的廣電網(wǎng)絡(luò)、電信網(wǎng)絡(luò)以及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播（三網(wǎng)融合），最終實(shí)現(xiàn)用戶以電視、電腦、手機(jī)等多種終端均可完成信息的融合接收（三屏合一），實(shí)現(xiàn)任何人、任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、以任何終端獲得任何想要的信息”[20]。

智慧高校檔案館建構(gòu)中檔案征集智慧化的研究是一個(gè)嶄新的論題，筆者對(duì)其概念、運(yùn)作前景、智慧化路徑進(jìn)行了初步、淺顯的解剖，但仍有許多方面——如何處理智慧化過程中面臨的矛盾、如何具體地培養(yǎng)Citizen Archivist、如何順利地將Citizen Archivist納入檔案工作、如何將征集內(nèi)容輻射至全媒體信息等，未展開深入探討和研究，筆者擬作進(jìn)一步的跟蹤研究。

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