加強檔案管理服務(wù)水平推動檔案管理的信息化

薛 欣

吉林市食品藥品檢驗

加強檔案管理服務(wù)水平推動檔案管理的信息化

薛 欣

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用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，是現(xiàn)代科學(xué)管理的必然趨勢。目前，許多單位的文秘工作與檔案工作實行的是分塊管理制，這種體制從某種程度上卻拉大了文秘工作與檔案工作的距離。文秘工作人員的檔案意識淡薄，檔案工作人員也很少考慮文秘工作，導(dǎo)致二者在銜接過程中出現(xiàn)許多脫節(jié)之處，出現(xiàn)了諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這直接影響了單位檔案的建檔質(zhì)量。

檔案管理；信息化管理

1、明確檔案信息化建設(shè)的三個原則

1.1 規(guī)范性原則

檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高檔案工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案信息化，需要通過現(xiàn)代信息掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化檔案，是通過室藏數(shù)字化檔案還是電子文件檔案，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)定。

1.2 安全性原則

目前數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范和研究，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

1.3 效益性原則

檔案信息化建設(shè)涉及到多學(xué)科知識，多專業(yè)配合，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、財力，對室藏檔案的利用和用戶需求進行分析，把重要的和利用率較高的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)。

2、加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理

隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，一是檔案管理部門都配備有現(xiàn)代辦公室設(shè)備(計算機、打印機、掃描儀等)，確保服務(wù)工作的有效性，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設(shè)進行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化管理積累了經(jīng)驗，給予檔案管理工作強有力的支持。三是隨著檔案管理工作的法律、法規(guī)陸續(xù)頒布，使檔案工作人員對做好新形勢下的檔案工作意識不斷增強，對所管理檔案進行系統(tǒng)的整理，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。四是數(shù)字化帶動了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，加快了數(shù)字化檔案的建設(shè)步伐，完善了電子文件的規(guī)范管理，使檔案部門成為向社會提供信息的重要渠道之一。

3、 檔案信息化管理的對策

3.1 提高對檔案信息化管理的認識

建立新的信息化檔案管理模式，提高檔案信息的時效性，有利于節(jié)省能源和時間。一次性投入即可，實現(xiàn)多次產(chǎn)出，完全改變經(jīng)費限制的局面。

3.2 提高檔案管理標準化水平

從形成到歸檔，確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性。必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔等各個環(huán)節(jié)，實行標準化、規(guī)范化、制度化管理。在此基礎(chǔ)上，嚴格控制電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括其生成、加工、保管、借閱的程序等，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理可采取掃描的方法快速地將檔案信息數(shù)字化，并根據(jù)具體要求實現(xiàn)進一步的信息加工。

3.3 加大檔案資源開發(fā)力度

檔案資源的信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心要素。在進行數(shù)字化時，不僅要把現(xiàn)成的檔案數(shù)字化，還要對分散的檔案信息整合、加工，把經(jīng)過二次加工的信息數(shù)字化。

3.4 提高安全意識和防范意識

嚴格按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，不斷提高檔案管理人員的安全意識，確保檔案信息化的開放安全。要增強安全意識，防止人為地毀壞和破壞，力爭讓無權(quán)用戶進不來、看不見、改不了檔案，保證檔案的真實性。設(shè)電子口令，防止被人盜用，定期對所用計算機進行殺毒，防止電腦病毒對電腦系統(tǒng)的攻擊和黑客的威脅。嚴格管理，專機專用。一些永久保存的資料屬性可改成“只讀”，防止一些不期而遇的破壞帶來損失。

3.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)

加大定向培訓(xùn)力度，有計劃地對培養(yǎng)對象進行高層次學(xué)歷教育，以豐富、加深培養(yǎng)對象的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。加快復(fù)合型的檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，檔案管理者要掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關(guān)的其他專業(yè)知識和管理科學(xué)，熟悉各種有關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)定和自己所從事的業(yè)務(wù)。

4、檔案管理信息化建設(shè)途徑

4.1 更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學(xué)管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

4.2 加快硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級政府應(yīng)加大財政投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟利益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經(jīng)濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。

4.3 建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍

檔案管理人員隊伍建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。