試論如何提升國土資源行業(yè)檔案管理效率

鮑吉騰

西寧市土地儲備中心

試論如何提升國土資源行業(yè)檔案管理效率

鮑吉騰

西寧市土地儲備中心

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，國土資源工作在社會各領(lǐng)域發(fā)揮著重要的作用。國土資源檔案管理作為國土資源工作的重要依據(jù)，一直以來由于受到自身因素或是外在因素的影響，呈現(xiàn)出檔案管理效率不高，缺乏有序性、規(guī)范性、科學(xué)性等問題，無法滿足當(dāng)前社會發(fā)展對國土資源檔案的需求。因此，充分發(fā)揮國土資源檔案管理效能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，已成為各級國土資源部門強(qiáng)化檔案管理的重要任務(wù)。

國土資源管理行業(yè)；檔案管理；效率

1 國土資源檔案管理工作特征分析

國土資源檔案管理是國家檔案管理的重要組成部分，包括文字報(bào)告﹑圖表聲像﹑作品實(shí)物等。加強(qiáng)國土資源檔案的科學(xué)規(guī)范管理，不僅能促進(jìn)國土資源管理各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展，全力服務(wù)地域經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展，還能為后期各類糾紛案件提供有效的歷史法律依據(jù)。

1.1 國土資源檔案管理具有兼容性

國土資源管理工作涉及面廣﹑業(yè)務(wù)性強(qiáng)，檔案種類繁多﹑要求較高。國土資源檔案包含綜合性檔案也包含業(yè)務(wù)性檔案等，檔案之間具有較為明顯區(qū)別的同時，也相互聯(lián)系，具有明顯的兼容性特點(diǎn)。例如：一份土地出讓檔案，既屬于文書檔案中應(yīng)有該地塊出讓的請示﹑批復(fù)﹑會議記錄﹑證明材料﹑協(xié)議﹑合同等等，又屬于測繪類檔案中有用地位置宗地圖﹑規(guī)劃紅線圖等，還屬于地籍檔案中有該地塊的四至界定﹑權(quán)屬信息等。它們之間互相兼容﹑相互聯(lián)系，缺一不可。

1.2 國土資源檔案具有重復(fù)性特點(diǎn)

國土資源檔案之間具有緊密的聯(lián)系，從而諸多檔案資料具有較高的重復(fù)性。例如建設(shè)用地審批檔案，由于辦理時涉及面廣，辦公室﹑耕保﹑地籍﹑利用﹑估價等部門均有其相關(guān)資料，形成了獨(dú)自檔案。因各部門職責(zé)的不同﹑整理檔案的側(cè)重點(diǎn)不同，導(dǎo)致每一宗檔案歸檔后具有明顯的重復(fù)性。

1.3 國土資源檔案具有較強(qiáng)的實(shí)效性

國土資源檔案是各級國土資源管理部門開展工作的主要法律依據(jù)，也是在解決國土資源管理各類糾紛的唯一取證之處。例如：某村村民狀告某工廠占用村民承包地案件，我們就可以通過查閱相關(guān)歷史檔案資料來解決。根據(jù)《土地法》規(guī)定，該工廠最后退出臨時占用的0.47hm2 土地，恢復(fù)了耕種條件，并繳罰款95 萬元。詳實(shí)的國土資源檔案，化解了矛盾，保護(hù)了耕地，切實(shí)維護(hù)了廣大人民群眾的根本利益。

2 當(dāng)前我國國土資源檔案管理工作存在的問題

2.1 系統(tǒng)性較差

當(dāng)前國土資源檔案管理存在整理資料散亂問題，缺乏有效的系統(tǒng)規(guī)劃和科學(xué)整理，往往過于注重地籍檔案管理，忽略了其他方面的檔案管理，缺乏整體性和系統(tǒng)性，部分檔案散落存放在各部門，沒有統(tǒng)一的分類和整理，為后期檔案管理工作帶來諸多麻煩。

2.2 硬件設(shè)施缺少安全性

目前來看，大部分地區(qū)國土資源檔案管理還存在著硬件設(shè)施老化﹑配置不匹配等一系列問題，難以實(shí)現(xiàn)國土資源檔案管理的信息化。此外，大部分國土資源部門的檔案室裝修簡陋﹑保管不力，一些紙質(zhì)文件很容易因保存環(huán)境問題而遭到損毀，產(chǎn)生霉變，檔案保存缺乏安全性。

2.3 信息化程度不足

目前來看，我國國土資源檔案管理大多采用最為原始的人工管理模式，管理效率較低，檔案資料查詢困難，且容易出現(xiàn)錯誤，許多單位并沒有引進(jìn)信息技術(shù)和信息化設(shè)備，沒有對檔案資料進(jìn)行電子化備份，一旦檔案出現(xiàn)損壞和丟失，將造成不可彌補(bǔ)的后果。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)和服務(wù)意識有待提升

在實(shí)際工作中，國土資源檔案管理人員，一方面，缺乏扎實(shí)的專業(yè)知識，管理工作的專業(yè)化水平難以保證，且許多人員缺乏責(zé)任意識，在檔案資料分類﹑統(tǒng)計(jì)等方面不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)；另一方面，許多國土資源檔案管理人員并沒有意識到國土資源檔案管理的重要性，缺乏大局意識，在管理過程中大多應(yīng)付了事，大多均為簡單的羅列和收集。

3提升國土資源行業(yè)檔案管理效率的策略

3.1 健全國土資源檔案管理體系

建立國土資源檔案管理工作制度，明確工作人員崗位職責(zé)，嚴(yán)明工作紀(jì)律，細(xì)化責(zé)任分解。加強(qiáng)和完善獎懲激勵機(jī)制，調(diào)動工作人員檔案管理的積極性和主動性。建立國土資源檔案管理安全管理和安全巡視制度，將安全責(zé)任落實(shí)到每個人，不定期對檔案管理情況進(jìn)行安全檢查。完善應(yīng)急預(yù)案，做好消防培訓(xùn)﹑設(shè)備演練等各項(xiàng)預(yù)防工作，制定可行的應(yīng)急預(yù)案，并做好應(yīng)急事件的處理工作。

3.2 提升國土資源檔案管理人員的專業(yè)水平

加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，對檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，通過理論學(xué)習(xí)﹑現(xiàn)場授課﹑講座進(jìn)修﹑交流學(xué)習(xí)等形式，不斷提高檔案管理人員的綜合技能。檔案管理人員平時也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展檔案信息化管理，嚴(yán)格遵循管理流程和管理制度，不斷提高國土資源檔案管理工作水平。

3.3 注重信息技術(shù)的利用

加快推進(jìn)國土資源檔案資料數(shù)字化管理模式，鼓勵采用電子化檔案存儲形式，對檔案資料統(tǒng)一編號，從而提高檔案存儲和利用效率。同時，全力推進(jìn)國土資源系統(tǒng)信息化建設(shè)，實(shí)施“一張圖”系統(tǒng)，通過“一張圖”系統(tǒng)將地理信息服務(wù)(圖形瀏覽﹑定位查詢﹑空間分析等)﹑屬性查詢與統(tǒng)計(jì)分析﹑專題圖件發(fā)布等GIS 服務(wù)加以封裝，能夠?yàn)閲临Y源日常工作提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐。

3.4 提高檔案管理效率和服務(wù)水平

在國土資源檔案管理工作的同時，也要重視對檔案資源的開發(fā)和利用，讓檔案更好為國土資源部門及社會發(fā)展服務(wù)。要增強(qiáng)共享意識，提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，了解和掌握社會對國土資源檔案資料的需要，把握市場需求信息，拓展服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量。完善管理標(biāo)準(zhǔn)體系，提高國土資源檔案管理的規(guī)范化﹑標(biāo)準(zhǔn)化水平，實(shí)現(xiàn)國土資源檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

結(jié)語

綜上所述，國土資源檔案管理是國土管理工作開展的重要依據(jù)，在提升國土資源管理水平，發(fā)揮國土資源管理職能方面具有重要的作用。國土資源檔案管理工作具有其獨(dú)特性，涉及眾多土地管理內(nèi)容。因此，在國土資源檔案管理中，各級國土資源部門要提高檔案管理的規(guī)范化﹑有序化水平，加強(qiáng)和提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，使國土資源檔案管理更好的服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。

[1]韓瓊.土地管理信息化方案與策略研究[D].中國地質(zhì)大學(xué)，2003.

[2]回娜.如何提高國土資源檔案管理幾點(diǎn)思考[J].科技風(fēng)，2013，14：259.