淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

吳興龍

會澤縣城市建設(shè)檔案館

淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

吳興龍

會澤縣城市建設(shè)檔案館

隨著我國建筑行業(yè)的飛速發(fā)展，給建筑企業(yè)內(nèi)部的管理方式與經(jīng)營理念均提出了更高的要求，建筑檔案管理工作在建筑工程的建設(shè)與發(fā)展過程中占有非常重要比重，其完整性與有效性將成為建筑行業(yè)未來發(fā)展的重要質(zhì)量保證。所以，相關(guān)人員一定要對建筑工程檔案資料管理工作具有的重要性加強認識，并希望通過對管理方法的創(chuàng)新、提升管理人員的綜合素養(yǎng)和規(guī)范管理流程等方法，使我國的建筑工程檔案管理水平不斷提升。鑒于此，本文主要分析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施。

建筑工程；檔案資料；管理

1、建筑工程檔案管理重要性的分析

由于建筑工程施工程序復雜，加之涉及的領(lǐng)域多，所使用資料的數(shù)量就可想而知，因此，實現(xiàn)檔案管理的完整性是保障建筑工程施工質(zhì)量的基礎(chǔ)。而采用科學的建筑檔案管理制度，既能夠體現(xiàn)出建筑企業(yè)內(nèi)部控制體系的整體管理水平，同時還能夠體現(xiàn)出企業(yè)管理層對內(nèi)部管理的重視度。此外，國家建設(shè)部針對建筑施工檔案管理的相關(guān)要求指出：建筑工程中必須嚴格管理檔案資料，若檔案資料不合格，則認為相關(guān)工程不合格，由此也能夠在一定程度上提升施工單位針對項目檔案管理建設(shè)的認識，從而使工程項目建設(shè)中的檔案管理的重要性與緊迫性得到加強。

2、目前建筑工程檔案管理中存在的問題

2.1 管理意識薄弱

目前仍然有很多建筑企業(yè)認識不到建筑工程檔案的作用，檔案管理意識比較落后，甚至會認為檔案管理工作毫無意義。另外，目前建筑企業(yè)仍是習慣沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅耗費了人力、物力，還降低了檔案管理工作效率。可見，建筑企業(yè)管理人員并不重視建筑工程檔案的管理工作。

2.2 檔案管理制度落后

雖然我國對于建筑工程檔案的管理有工作要求。但是在實際的工作中，建筑企業(yè)并沒有按照國家的規(guī)定進行檔案管理工作。此外，雖然建筑企業(yè)制定了完善的工作管理制度，但是缺乏有效的檔案管理制度。而且在進行檔案管理工作時，也是隨機而定。

2.3 缺乏專業(yè)的管理人才

隨著社會的進步，檔案管理的模式在不斷的發(fā)展和創(chuàng)新。但是仍然缺乏專業(yè)的建筑工程檔案管理人才。而且在實際的工作中，建筑企業(yè)還會臨時指調(diào)一些管理人員兼顧檔案管理。況且，隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員除了要了解檔案管理工作內(nèi)容以外，還必須要掌握一定的信息管理技術(shù)。因而，相關(guān)部門應當重視培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。

3、提升建筑工程檔案管理工作質(zhì)量的處理措施

3.1 提高工程資料管理的意識

為了提高建筑工程資料的規(guī)范程度，首先要做的就是提高建筑單位的管理意識，有助于總體管理水平的提高。這需要通過三個方面來培養(yǎng)：一是加快完善相關(guān)的法律規(guī)章制度，加快建設(shè)資料管理體系，從制度上明確規(guī)定建筑施工單位的各項義務與責任；二是加大宣傳的力度，宣傳工程資料管理對整個建筑項目的重要性，提高人們的重視程度；三是對建筑單位人員進行培訓，通過培訓提高所有人員的職業(yè)素質(zhì)，普及建筑工程資料和法律法規(guī)的相關(guān)知識，擴大影響范圍，讓建筑單位的所有員工都能夠認識到規(guī)范管理工程資料的重要性，倡導工程資料的現(xiàn)實意義，確保整個單位中，上到領(lǐng)導，下到每一個施工人員，都能夠了解工程資料與自身工作的聯(lián)系，這樣就可以相互監(jiān)督，增強管理工程資料的可行性。

3.2 規(guī)范工程資料收集過程

規(guī)范工程資料的收集管理過程，加強培養(yǎng)建筑單位從業(yè)人員的職業(yè)能力，注重工程資料收集過程的規(guī)范化要求。收集和管理人員必須清楚的認識到工程資料重要性，明白這是一項最基礎(chǔ)、也是最重要的工作，收集到的工程資料的質(zhì)量會直接影響到建筑工程項目的整體建設(shè)水平，這對收集管理人員的要求也就比較高。

3.3 提高資料管理人員的專業(yè)性

提高資料管理人員的專業(yè)性，為管理工作配備高素質(zhì)的專業(yè)型人才。首先對單位中員工的潛力進行挖掘，積極鼓勵員工發(fā)揮自身的管理能力，可以讓管理工程資料的崗位競爭上崗，選擇最具有管理能力的員工來管理工程資料。然后可以將資料管理的效果納入員工的績效考核中，對管理效果差的部門實行一定的懲罰措施，從而提高工程資料在人們心目中的重視程度。在施工之前的資料收集過程，最好是采用專業(yè)的人員來收集和編制，這樣一來，可以保證資料的專業(yè)水平，為后期施工提供一定的依據(jù)。

3.4 進行工程檔案資料形成過程的加強管控

(1)從意識形態(tài)對建筑工程資料管理工作具有的重要性進行充分認識。首先擴大對工程資料重要性的宣傳工作，讓所有管理者與參與者都具備資料意識，并使相關(guān)人員認識到針對工程資料的保管和管理工作屬于一項非常重要的工作，以此讓他們在規(guī)范管理與完善制度基礎(chǔ)上理解資料工作，并自覺做好資料工作，不斷強化和規(guī)范針對工程資料的管理。(2)積極將城建檔案工作滲透到行政程序建設(shè)之中，爭取在城建檔案工作的程序、方法與管理上有所拓展。如佛山南海某標志項目在開工前召集建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的技術(shù)負責人和資料員，并對其進行工程檔案的交底;施工過程定期針對檔案業(yè)務進行指導與檢查;工程竣工驗收前針對移交城建檔案館進行指導學習。

總之，隨著我國工程建設(shè)事業(yè)規(guī)模的不斷提升，建筑工程的施工技術(shù)資料在工程項目建設(shè)過程中的地位也在逐步上升。一份真實、完整的技術(shù)資料，不但能夠較為客觀反應出工程的實際管理水平，而且還是建筑工程的質(zhì)量控制與檢驗的主要手段依據(jù)，所以進行建筑工程資料的規(guī)范化管理屬于項目管理過程中的基本要求，也是實現(xiàn)項目目標的有效保證。

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