探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理

曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區(qū)管理部， 內(nèi)蒙古 赤峰024000)

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探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理

曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區(qū)管理部， 內(nèi)蒙古 赤峰024000)

隨著檔案信息化的建設(shè)，有效推動(dòng)了檔案管理質(zhì)量的日益進(jìn)步。采取新型的管理手段，能夠?qū)n案的收集以及整理水平加以提升，從而使檔案信息達(dá)到真實(shí)的目的。利用檔案信息化的管理形式，將檔案信息潛在的價(jià)值加以提升，為更多的人員帶來(lái)方便。而相關(guān)工作人員需要熟練掌握檔案管理的整個(gè)流程，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息化的不斷進(jìn)步。

檔案信息化；建設(shè)；檔案管理

1 檔案信息化建設(shè)概念與特點(diǎn)分析

檔案信息化就是檔案管理部門在統(tǒng)一的規(guī)劃下，利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，對(duì)檔案信息的信息資源進(jìn)行管理與處置，進(jìn)而提升檔案管理工作服務(wù)水平。檔案信息化建設(shè)就是將檔案實(shí)體保管工作作為重點(diǎn)內(nèi)容，在一定程度上，可以從多角度分析檔案資源管理情況。具體包括以下幾點(diǎn)：首先，對(duì)檔案信息接收與儲(chǔ)存進(jìn)行管理，使其更加和諧化與統(tǒng)一化。其次，保證檔案管理模式根據(jù)信息化建設(shè)需求進(jìn)行改革。最后，保證檔案信息向著網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的方向發(fā)展，提升檔案信息資源的共享效率。

檔案信息化建設(shè)工作主要特征就是管理工作的多元化，具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，檔案信息化建設(shè)可以打破傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性，提升檔案管理工作質(zhì)量。第二，檔案信息化建設(shè)可以重點(diǎn)開發(fā)與利用檔案檢索技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。第三，檔案信息化建設(shè)中計(jì)算機(jī)占有較為重要的位置，可以充分發(fā)揮多媒體技術(shù)的光盤儲(chǔ)存優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理工作質(zhì)量。第四，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開展，需要技術(shù)人員積極建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提升數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，還要通過(guò)電子文件的管理網(wǎng)站，建設(shè)良好的檔案管理體系。

2 檔案管理信息化建設(shè)的機(jī)遇

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理與現(xiàn)代科技手段和通信技術(shù)相結(jié)合，促進(jìn)了檔案資源的獲取、分析、管理、調(diào)用、共享和存儲(chǔ)，最大限度的發(fā)揮了檔案資源的價(jià)值和作用。第一，大數(shù)據(jù)時(shí)代促進(jìn)了檔案管理工作的高效進(jìn)行。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和先進(jìn)的檔案管理軟件的運(yùn)用，大大的提高了檔案立卷歸檔、數(shù)據(jù)錄入、檢索、分析和利用等方面的工作效率，相比傳統(tǒng)的手工工作，檔案管理效率和質(zhì)量大大提高。第二，大數(shù)據(jù)時(shí)代促進(jìn)了檔案管理的準(zhǔn)確性。檔案無(wú)論在空間維度上還是時(shí)間維度上都是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其數(shù)據(jù)和記錄的準(zhǔn)確性對(duì)檔案的價(jià)值影響重大，大數(shù)據(jù)時(shí)代利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，提高了檔案資源的準(zhǔn)確性，也可以靈活的采用精確查詢、模糊查詢等手段，促進(jìn)檔案資源的全面、迅速利用。第三，大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案的保存和傳播帶來(lái)了革命性的影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存壽命不長(zhǎng)久，大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)了信息和載體的分離，利用人類先進(jìn)的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)、芯片、云存儲(chǔ)等，可以極大的提高存儲(chǔ)的容量，而且，檔案的復(fù)制極為方便，同一份檔案可以進(jìn)行多次復(fù)制存儲(chǔ)，防止了檔案資源的流失，可以實(shí)現(xiàn)永久存儲(chǔ)，促進(jìn)了人類智慧的長(zhǎng)久保存與傳播?？傊髷?shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，給檔案管理帶來(lái)了極大的機(jī)遇和便利，應(yīng)積極促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

3 檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

3.1 數(shù)據(jù)來(lái)源復(fù)雜

各個(gè)檔案數(shù)據(jù)都會(huì)移交給不同的單位與部門，由于各個(gè)單位與部門之間的數(shù)據(jù)庫(kù)不同，因此，在對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與傳輸?shù)倪^(guò)程中，也會(huì)存在較多的不同點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理部門中的檔案信息資料更加復(fù)雜。

3.2 數(shù)據(jù)分散嚴(yán)重

檔案信息數(shù)據(jù)的分散性較為嚴(yán)重，例如：在對(duì)建設(shè)局與稅務(wù)局的財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行移交處理期間，會(huì)出現(xiàn)較多復(fù)雜的信息，數(shù)據(jù)管理部門在制作財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表或是其他文件的過(guò)程中，只能對(duì)其進(jìn)行分散性管理，難以提升檔案信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量。

3.3 管理方式落后

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理方式存在滯后現(xiàn)象，難以提升檔案管理工作質(zhì)量與有效性，每十年才能對(duì)檔案進(jìn)行一次移交處理，每一年才能對(duì)檔案目錄進(jìn)行匯集，導(dǎo)致檔案管理工作效率降低。

4 檔案管理中檔案信息化建設(shè)措施

4.1 拓寬檔案管理工作思路

信息化非常重要，這也就要求管理人員拓寬檔案管理思路。掌握專業(yè)力量知識(shí)與專業(yè)技能，進(jìn)而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃方案，在檔案保管的基礎(chǔ)上，為檔案管理人員提供高質(zhì)量服務(wù)。

4.2 提升檔案信息管理質(zhì)量

檔案信息管理人員必須要將檔案電子文件作為信息資源，提升檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，提高其經(jīng)濟(jì)效益。除了可以為社會(huì)提供經(jīng)濟(jì)服務(wù)之外，還能產(chǎn)生巨大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

4.3 制定完善的工程檔案信息管理制度

檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員必須要在重視工程檔案信息管理，主要因?yàn)樵诠こ探ㄔO(shè)的過(guò)程中，檔案的行程具有多元化特征，無(wú)論是工程項(xiàng)目確立還是項(xiàng)目的改革，都需要檔案建立的行程，提升檔案管理工作質(zhì)量。一方面，檔案信息管理工作人員需要根據(jù)檔案信息化建設(shè)難易程度的分析，確定檔案信息管理工作目的，提升檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作人員需要認(rèn)真學(xué)習(xí)與掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，認(rèn)真參與到軟件開發(fā)工作中，選擇合適的檔案工程管理軟件開展檔案管理工作。同時(shí)，還要制定完善的檔案信息化管理規(guī)章制度，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，創(chuàng)造有利于檔案管理的條件，發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。

4.4 提升管理人員的服務(wù)意識(shí)

相關(guān)人員在更新工作理念的時(shí)候依然會(huì)存在一些困難，由于以往檔案管理工作的工作內(nèi)容都是收集、整理一系列工作，沒(méi)有對(duì)檔案的使用引起重視，作為單相的檔案管理。從目前的發(fā)展形勢(shì)上看，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)打破以往的管理模式，不斷的完善檔案管理范圍，從而正確的意識(shí)到服務(wù)性質(zhì)。因此，相關(guān)人員需要依據(jù)此類問(wèn)題加以明確，從理念上加以轉(zhuǎn)變。

現(xiàn)如今，我國(guó)的檔案管理工作對(duì)于檔案管理人才的需求量不斷提升，但是，對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，其專業(yè)知識(shí)和技能是一方面，更重要的是管理人員的工作意識(shí)。提升檔案管理的服務(wù)意識(shí)，才能夠從根本上促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程。

4.5 提高檔案信息管理水平

就檔案文件所起到的作用就可以得知，是一種價(jià)值較高的信息資源，與此同時(shí)也作為社會(huì)進(jìn)步的必不可少的一部分。而檔案管理工作即使無(wú)法直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，但是它的存在卻能夠帶來(lái)一些社會(huì)效益。因此，將管理質(zhì)量加以提高的主要目的是提高檔案管理質(zhì)量的內(nèi)容，同樣也是無(wú)法避免的主要問(wèn)題。提高管理工作效能。檔案管理改革必然將引入現(xiàn)代化的管理方法與設(shè)備渠道，同時(shí)，基于當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技快速發(fā)展，也將引發(fā)人們思維和生活習(xí)慣的變化，繼而引入網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)化平臺(tái)。這就給檔案管理今后的發(fā)展指明了方向，那就是朝著數(shù)據(jù)化方向發(fā)展。數(shù)據(jù)化能夠提升檔案管理工作更加準(zhǔn)確，極大的提升了工作質(zhì)量以及效率，與此同時(shí)還能帶動(dòng)檔案科學(xué)化發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

我國(guó)現(xiàn)代化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益發(fā)展，在一定程度上推動(dòng)了檔案信息化的腳步。在具體檔案管理工作中，工作形式也在發(fā)生了質(zhì)的改變。除此之外，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平以及科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展下促使了檔案管理模式的不斷完善帶來(lái)了益處。從管理理念的角度出發(fā)，將以往檔案管理模式打破，從而推動(dòng)新型模式的不斷發(fā)展，從而使企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目的。

[1] 陳志文，方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016，(12)：26-29.

[2] 蔡杜娟.現(xiàn)階段檔案管理?xiàng)l件及實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，(13)：90-92.

[3] 馬燕.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2016，(14)：86-88.

[4] 賀秀麗.檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2016，(12)：53-54.

Exploring on archives informatization construction and archives management

CAO Li-hong

(Chifeng Housing Provident Fund Management Center, Hongshan District, Chifeng 024000, China)

The construction of archival information has effectively promoted the improvement of the quality of archives management. To take a new type of management tools can be able to improve file collection and finishing level. The use of archival information management form can enhance potential value of file information and bring convenience for people. And the relevant staffs need to master the entire process of file management, and thus promoting the continuous progress of archival information.

Archives informatization; Construction; Archives management

2017-01-20

曹麗紅(1966-)，女。

G270

B

1674-8646(2017)05-0040-02