淺析民營企業(yè)檔案管理存在的問題及對(duì)策研究

姜嬌

摘 要 隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)不斷發(fā)展，民營企業(yè)成為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。在新經(jīng)濟(jì)狀態(tài)下，民營企業(yè)檔案管理也變得越來越重要。本文以民營企業(yè)檔案管理存在的問題與對(duì)策入手，首先介紹了民營企業(yè)和民營企業(yè)檔案概念，然后介紹了當(dāng)代民營企業(yè)檔案管理存在的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，緊接著介紹了我國民營企業(yè)在檔案管理中存在的一些問題，如重視程度問題、管理人員問題，最后，針對(duì)問題提出了一些可行性建議，以促進(jìn)民營企業(yè)檔案管理工作不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞 民營企業(yè) 檔案管理 發(fā)展

一、相關(guān)概念與范疇界定

（一）民營企業(yè)

在我國法律術(shù)語表達(dá)中并沒有民營企業(yè)這一概念，民營企業(yè)是改革開放發(fā)展以來，我國經(jīng)濟(jì)體制改革的一個(gè)特有產(chǎn)物。民企的概念主要分成兩種：一種觀點(diǎn)認(rèn)為，按照我國公司法規(guī)定，根據(jù)企業(yè)類型可以分為國有企業(yè)和民營企業(yè)，即不包含國有資產(chǎn)在內(nèi)的企業(yè)都可以稱為民營企業(yè)。另一種觀點(diǎn)認(rèn)為，民營企業(yè)主要是指生產(chǎn)資金、動(dòng)產(chǎn)和不動(dòng)產(chǎn)都屬于個(gè)人。本文認(rèn)為，民營企業(yè)主要是指除國有獨(dú)資、國有控股以外的其他所有企業(yè)。

（二）民營企業(yè)檔案

民營企業(yè)是促進(jìn)我國社會(huì)主義市場(chǎng)快速發(fā)展的重要因素。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，民營企業(yè)對(duì)檔案工作的重視程度也越來越高，這也間接促使民營企業(yè)快速發(fā)展。企業(yè)檔案按照分類劃分，可以分為以下幾種類型：科研檔案、產(chǎn)品檔案、員工檔案、合同檔案等類型。在企業(yè)發(fā)展壯大的過程中，檔案就是企業(yè)成長的歷史，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。通過建立工作檔案，可以將其中蘊(yùn)含的資源充分挖掘，使民營企業(yè)管理日趨完善。

檔案是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，真實(shí)反映了企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)于維護(hù)企業(yè)利益具有參考作用，也是企業(yè)改革成功的參考依據(jù)。作為快速發(fā)展的民營企業(yè)，更應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)民營企業(yè)工作的意義。檔案工作的目的是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供保障，從而使企業(yè)資源得到最大化的利用，使企業(yè)在資源有限的情況下獲取最大利潤。

二、當(dāng)代中國民營企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)

民營企業(yè)自誕生以來就具有自身特點(diǎn)，所以民營企業(yè)的檔案管理工作也具有固有的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。

（一）民營企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

目前，我國經(jīng)濟(jì)正在轉(zhuǎn)型，民營企業(yè)依靠其靈活的經(jīng)營方式不斷與外部環(huán)境相磨合，走出了一條創(chuàng)新發(fā)展道路。

民營企業(yè)是自主經(jīng)營的法人單位，在經(jīng)營過程中具有獨(dú)立性。因此，民營企業(yè)在檔案管理時(shí)也擁有自主權(quán)。民營企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)堅(jiān)持低成本、高效率的原則，這是民營企業(yè)與國有大型企業(yè)在機(jī)構(gòu)設(shè)立時(shí)的主要區(qū)別。國有大型企業(yè)以高標(biāo)準(zhǔn)要求設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，以便更好地進(jìn)行檔案管理；民營企業(yè)由于規(guī)模有限，根據(jù)自身實(shí)際情況適當(dāng)降低管理等級(jí)，由企業(yè)其他部門兼管檔案工作。

（二）民營企業(yè)檔案管理的劣勢(shì)

我國民營企業(yè)在發(fā)展過程中擁有自主權(quán)，國家對(duì)民營企業(yè)未進(jìn)行過多干預(yù)，所以民營企業(yè)具有一定弊端，這種弊端在一定程度上成了民營企業(yè)的劣勢(shì)。

我國民營企業(yè)發(fā)展較晚，相對(duì)于國有企業(yè)來說規(guī)模還較小。雖然我國的一些民營企業(yè)進(jìn)入世界五百強(qiáng)，但是絕大多數(shù)民營企業(yè)還存在檔案管理問題。例如，一些民營企業(yè)不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，沒有投入足夠人力、物力。很多民營企業(yè)都是家族企業(yè)，通常使用家族管理辦法，管理企業(yè)由一家之長決定，任人唯親的用人制度影響了檔案工作的順利開展。很多民營企業(yè)家在創(chuàng)業(yè)之時(shí)都是憑借冒險(xiǎn)和開拓精神，但是缺乏專業(yè)知識(shí)和長遠(yuǎn)的發(fā)展眼光。在這種情況下，企業(yè)家往往被臨時(shí)的利益所誘惑，忽視企業(yè)內(nèi)部管理和綜合能力培養(yǎng)，根本不重視檔案管理。

三、民營企業(yè)檔案管理存在的主要問題

（一）關(guān)于民營企業(yè)管理者重視程度的問題

第一，對(duì)檔案管理意義認(rèn)識(shí)不深刻。在我國，民營企業(yè)主要依靠靈活自主的經(jīng)營模式和高度集中的權(quán)力體制進(jìn)行運(yùn)作。絕大多數(shù)民營企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者不僅是企業(yè)決策者，同時(shí)還兼顧企業(yè)的部分管理工作。因此，他們對(duì)檔案管理的重視和了解程度直接影響著民營企業(yè)檔案管理質(zhì)量。很多民營企業(yè)員工只有在領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作之后才會(huì)加強(qiáng)檔案管理工作，然后將檔案管理工作納入企業(yè)整體規(guī)劃，與企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營同步進(jìn)行。

很多民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者往往只重視短期利益，沒有看到檔案管理的長期效果，認(rèn)為企業(yè)檔案管理無關(guān)緊要。在現(xiàn)實(shí)生活中常常出現(xiàn)以下情況：很多企業(yè)認(rèn)同檔案管理的重要性，但是在具體落實(shí)時(shí)卻一直沒有得到實(shí)施。在民營企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過程中，民營企業(yè)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，需要由膚淺認(rèn)識(shí)向深刻認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變，并影響企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，共同形成檔案管理工作非常重要的意識(shí)。

第二，檔案管理的資金投入不充足。在民營企業(yè)檔案管理工作中，經(jīng)費(fèi)投入不足又是另一種表現(xiàn)。企業(yè)始終將獲取利潤作為使命，管理投入與企業(yè)收益比是企業(yè)管理者首先考慮的問題?，F(xiàn)在，許多民營企業(yè)檔案管理工作不能給企業(yè)帶來效益，許多民營企業(yè)因?yàn)橘Y金不足，對(duì)檔案工作也存在心有余而力不足的客觀情況。許多民營企業(yè)在分配資金時(shí)，常常將資金投入生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)而忽視了長遠(yuǎn)利益投資，如檔案管理投資。

（二）關(guān)于民營企業(yè)檔案管理人員問題

民營企業(yè)常常追求利益最大化，要求以最小成本換取最大利潤。在這種理論影響下，民營企業(yè)工作者常常在人員配置方面力求達(dá)到兼顧的效果，使工作人員身兼多職，工作量非常巨大而且業(yè)務(wù)非常繁雜。管理檔案的工作人員常常也身兼數(shù)職，難免會(huì)造成顧此失彼的現(xiàn)象，使檔案管理工作不能夠落實(shí)到位。而且檔案管理工作者往往缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，面對(duì)日益增多的資料缺乏裝訂整理等基礎(chǔ)技能，使得民營企業(yè)檔案管理雜亂無章。

另外，民營企業(yè)工作人員流動(dòng)性大，每年新招聘員工占絕大多數(shù)，職工在入職、離職前都可能存在檔案調(diào)動(dòng)現(xiàn)象。同時(shí)，檔案管理工作者如果調(diào)出本企業(yè)，往往不能與接任者對(duì)接工作，致使民營企業(yè)檔案管理工作問題百出。

四、做好民營企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）檔案人員職業(yè)技能的培養(yǎng)

隨著民營企業(yè)不斷發(fā)展壯大，企業(yè)發(fā)展越來越離不開檔案管理，檔案管理又要求企業(yè)管理人員提升專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理人員具有良好的專業(yè)素質(zhì)必須從源頭抓起，在招聘上必須選擇專業(yè)對(duì)口或者接受過專業(yè)教育的人員。在民營企業(yè)檔案管理過程中，我們不僅需要加強(qiáng)立卷工作，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案的利用和開發(fā)工作，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，為企業(yè)效益添磚加瓦。例如，企業(yè)可以專門聘任對(duì)檔案管理具有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的管理者，這樣可以提升企業(yè)檔案管理工作的效率。

（二）員工業(yè)績與檔案工作掛鉤列入考核指標(biāo)

在績效工作管理體系中加入檔案工作，可以提升職工的工作積極性，充分挖掘職工工作潛能。在檔案管理工作中，要堅(jiān)持誰主管、誰負(fù)責(zé)的原則，將檔案管理工作分解到各個(gè)部門，由部門專門人員對(duì)檔案進(jìn)行管理。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)分工，使檔案管理工作有專人管理。

（三）提高民營企業(yè)檔案管理人員的職權(quán)

在民營企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置中，檔案管理部門常常處于邊緣地位，職權(quán)不如財(cái)政部門和人事部門，因此容易受到企業(yè)管理者的忽視。在實(shí)際工作中，管理者常常會(huì)遇到很多困難，影響檔案工作。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提升檔案管理部門的地位。各部門負(fù)責(zé)人都需要接受檔案知識(shí)培訓(xùn)，加深對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，熟悉檔案管理的基本流程，積極配合檔案管理工作者的工作。

（作者單位為云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)與信息研究所）

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