論高校館藏檔案數(shù)字化的前期準備工作

杜小娟

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論高校館藏檔案數(shù)字化的前期準備工作

杜小娟

（武漢紡織大學 檔案館，湖北 武漢 430200）

數(shù)字化檔案館建設是大勢所趨。做好檔案數(shù)字化前期準備工作，很多單位很不重視，倉促上馬，以至于在工作開展之初不能順利進行。本文基于檔案數(shù)字化實踐，分析館藏檔案數(shù)字化前期準備工作的重要性、必要性與具體做法，為檔案部門開展相關工作提供可資借鑒的方法。具體說來，數(shù)字化的前期準備工作主要包括：加強重要性認識與積極爭取各種支持、成立機構、調(diào)研學習與經(jīng)驗的借鑒，硬件、軟件建設與場所的提供，數(shù)字化范圍的確定與檔案實體的整理，以及數(shù)字化檔案工作人員的培養(yǎng)和引進等方面。只有充分做好檔案數(shù)字化前的各項準備工作，才能為檔案數(shù)字化的實施打下良好的基礎，進而保證數(shù)字化檔案館的建設與檔案管理的質(zhì)量。

高校；館藏檔案；數(shù)字化；前期準備工作

在互聯(lián)網(wǎng)通信技術迅速發(fā)展的今天，數(shù)字檔案的發(fā)展已成為一種趨勢。2005年國家檔案局提出了要建立一批數(shù)字檔案館。2013年全國數(shù)字檔案館（室）建設推進會在蘇州召開，進一步明確我國數(shù)字檔案館（室）建設的具體目標，為全國數(shù)字檔案館（室）建設指引了方向?，F(xiàn)在全國各大高校陸續(xù)開始了數(shù)字化檔案館的建設。筆者單位從去年開始了對館藏檔案進行數(shù)字化的工作。在實踐中筆者體會到：凡事預則立，不預則廢。檔案工作也一樣都必須做好檔案數(shù)字化的前期準備工作，如果前期準備工作做得好，能起到事半功倍的效果，反之欲速則不達。具體來說應做好以下幾個方面的工作：

一、加強重要性認識與積極爭取各種支持

面對信息化的時代要求及數(shù)字化校園建設的發(fā)展，高校普遍已建立了校園網(wǎng)，OA辦公自動化系統(tǒng)以及校園一卡通，而檔案數(shù)字化建設才剛剛開始，跟數(shù)字化校園建設氛圍極不相配，已明顯落后。2015年9月，湖北檔案局，省教育廳印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下全省高校檔案工作的意見》的通知，進一步強調(diào)了高校檔案數(shù)字化工作的重要性和必要性，各館長應積極向上級領導匯報，宣傳數(shù)字化檔案館建設的重要性，同時尋求學校主管部門的政策、資金、人力等方面的支持，確保檔案館數(shù)字化建設的順利進行。

二、成立機構、調(diào)研學習與經(jīng)驗的借鑒

檔案數(shù)字化是一項實踐性很強的工作，為少走彎路，借鑒和學習兄弟院校的先進經(jīng)驗，本館組織相關人員到湖北大學，華中師范大學，中國地質(zhì)大學，中南民族大學等高校學習調(diào)研，圍繞檔案數(shù)字化工作的組織方式，管理方法，實施步驟，工作要求和技術標準等方面內(nèi)容，通過聽、看、座談交流等方式學習到了很多好的經(jīng)驗和做法，為本館檔案數(shù)字化項目的科學規(guī)劃和實施提供了非常重要的參考。成立數(shù)字化工作小組是確保檔案工作順利發(fā)展的必要條件，該組織一般由分管領導牽頭，相關部門和熟悉了解檔案業(yè)務人員和相關技術人員組成，解決數(shù)字化過程中遇到的一系列問題，如數(shù)字化范圍的確定，與外包公司的招標談判，簽訂合同及相關技術問題，存儲格式，硬件設備的采購，時間進度的安排，掃描的先后順序等問題的溝通、協(xié)調(diào)和解決。

三、硬件、軟件建設與場所的提供

檔案數(shù)字化硬件設施主要包括：檔案加工場地，相關設施設備，如：服務器、存儲設備、掃描儀、打印機、計算機等。軟件主要包括：網(wǎng)絡、檔案數(shù)字化軟件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加工軟件、防毒殺毒軟件等。[1]加工場地選擇首先考慮檔案的安全性，其次工作便利性，三盡量減少對館日常工作的影響。我校檔案館庫房是一個套房結構，首先一進門是個大廳，再到里面開門才是庫房，本單位加工場地就選擇在檔案館庫房外封閉的大廳，里面有滅火器、監(jiān)控設備。是既安全、便利又互不影響，是非常理想的數(shù)字化加工場地。檔案館在整個高校工作中所占的位置是非常不起眼，有些設備相對落后，有很多是其他部門更換下來的設備。

要進行數(shù)字化，必須盡快更換和添加計算器、掃描儀、服務器、局域網(wǎng)自己開發(fā)或采購的相關軟件系統(tǒng)等硬件、軟件設施，確保設備安全、先進，能夠滿足館藏檔案數(shù)字化工作的需求。本單位檔案數(shù)字化采用的是外包服務方式，軟件管理系統(tǒng)也是公開招投標方式采購的。檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字檔案館建設中，最為重要的一環(huán)，如果管理軟件跟不上，再好的設備也只是一種擺設。本單位數(shù)字化工作小組非常重視檔案管理系統(tǒng)的采購，在充分調(diào)研，廣泛聽取專業(yè)技術人員及檔案專業(yè)人員的意見后，通過比照，選擇真正適用于本校特征的軟件，同時能與校園網(wǎng)、OA辦公室系統(tǒng)對接。只有這樣的軟件管理系統(tǒng)才符合檔案數(shù)字化的需求。

做好檔案數(shù)字化前處理工作，應當選擇適合本單位實際的檔案數(shù)字化前處理模式。一般有兩種模式：一是檔案館自己承擔（內(nèi)包），二是承包給加工方（外包）。兩種模式各有利弊，內(nèi)包：經(jīng)濟性和保密性強，但工作量非常大，人員難協(xié)調(diào)。外包：專業(yè)化和標準化程度高，但費用較高，同時還要做好保密監(jiān)督和檔案安全。[2]本校檔案館采取的方法是：以“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”的態(tài)度，根據(jù)單位人力和資金狀況，在全面分析利弊的基礎上，檔案不出館，請數(shù)字化公司進館加工，檔案館工作人員負責監(jiān)督管理。這樣既保證檔案的安全，也減少了對檔案搬出搬進的磨損，在不增加檔案人員工作量的情況下，既開展了數(shù)字化工作，也保障了日常工作不受影響，兩者都兼顧到了，是非常明智的選擇。

四、數(shù)字化范圍的確定與檔案實體的整理

將館藏檔案數(shù)字化是一項投資巨大的系統(tǒng)工程，需要相當?shù)娜肆?、物力、財力和技術支撐。國內(nèi)高校檔案部門普遍經(jīng)費有限，有很多檔案是重復的，利用價值不高。筆者認為將館藏檔案全部數(shù)字化是不現(xiàn)實的，也沒必要。因此在數(shù)字化之前應對館藏紙質(zhì)檔案進行科學的評估和鑒定，取其精華去其糟粕。確定數(shù)字化檔案的范圍后，必須對檔案實體進行有序的整理，使其符合掃描的要求。與此同時，將所需要數(shù)字化的檔案，從原案卷、件中抽出來，并做好記載便于以后還原，對原件進行整理。

（一）數(shù)字化范圍的確定

根據(jù)我校實際情況，數(shù)字化工作小組決定根據(jù)檔案利用優(yōu)先原則，價值優(yōu)先原則，特色優(yōu)先三原則，來確定數(shù)字化范圍、掃描與數(shù)字化的先后順序。

第一、確立教學類檔案優(yōu)先數(shù)字化原則

眾所周知，大學是授權頒發(fā)學位的高等教育組織。學生在大學四年期間所產(chǎn)生的檔案對他們一生都是至關重要的，學生畢業(yè)找工作、考研、出國深造、提干、學歷認證等都需要所在大學提供他們在校期間所產(chǎn)生的檔案，如錄取花名冊、成績單、學籍卡、畢業(yè)證、學位證等相關資料，這一塊的利用頻率是最高的，查詢量也是相當大的。

第二、對最有保存價值的檔案的數(shù)字化

對檔案館中最有保存價值的檔案進行數(shù)字化，如學校創(chuàng)建的相關文件批復，三校合并相關影視資料，文件材料，最早期的畢業(yè)證書，錄取通知書，學生證等。有關重點學科實驗室的申報材料，碩士博士點的批復，高校重大事件的發(fā)生和記錄材料，教學科研等方面的資料。經(jīng)過鑒定確認其具有極其重要保存價值的檔案，對特別重要極具保存價值的檔案進行修繕、加固、穩(wěn)定、恢復。出現(xiàn)退變、擴散的檔案字跡，要將它們統(tǒng)一清理出來。[2]然后按文件順序排列編號進行掃描。

第三、對特色與重點學科文獻的數(shù)字化

如我校是武漢紡織大學，重點特色是紡織材料、服裝藝術，要針對學院的重大事件，重點學科，重大科研成果，重點實驗室建設的資料及獲獎證書，獲獎作品等進行數(shù)字化掃描。對數(shù)字化檔案進行鑒選，確立數(shù)字化范圍的工作，絲毫不比數(shù)字化的存儲和保管維護工作輕松，有的可能需要對每份文件進行再次鑒定，同時，工作量也是非常大的。這也是一項基礎性的工作，對后期工作而言，是質(zhì)量的保證，也是提高效率的基礎，是不容忽視的。

（二）對檔案實體的整理

在檔案實體的整理過程中，可能存在草稿、定稿與正本等多種文本樣式，針對這一問題，有正本的只掃描正本，沒正本的掃描定稿，無正本無定稿的則掃描草稿。對于破損，存放不當起皺，折痕較深的檔案，用裱糊，熨燙的方法進行整理。對有些薄脆，易損壞的檔案，采用塑料薄膜保護起來進行掃描，并以卷、件的形式進行編號。[3]同時還要注明原件號，以便實物查詢。但應注意保持案卷文件的完整性，不應孤立的抽取個別重要文件而失去一組文件的內(nèi)在聯(lián)系，從而破壞檔案的整體價值。

五、數(shù)字化檔案工作人員的培養(yǎng)和引進

檔案數(shù)字化建設需要既精通檔案業(yè)務知識，又掌握網(wǎng)絡化技術等信息技術的復合型人才。目前高校檔案隊伍整體素質(zhì)普遍偏低，年齡結構，學歷結構不合理，計算機水平差，習慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。為滿足數(shù)字化檔案建設的迫切需要，應當積極引進計算機專業(yè)及檔案管理專業(yè)人才，在現(xiàn)有人事管理制度下，全面引進新人也是不太現(xiàn)實的。另一方面，要對現(xiàn)有檔案工作人員進行培訓、培養(yǎng)，送他們外出學習考察、進修，也可以以業(yè)務研討會，學術交流會等方式，使他們的業(yè)務知識能力和技術水平得到不斷的更新，為館藏檔案數(shù)字化建設工作順利開展創(chuàng)造條件。[4]在一個館或一個單位，對于人才需求要用其所長，互為補充，才能從整體上構建完整的工作體系，滿足數(shù)字化檔案館的工作需求。

總之，高校館藏檔案數(shù)字化，是一個較為漫長的過程，不是一蹴而就的。也是數(shù)字化校園的重要組成部分。只有充分做好檔案數(shù)字化前的各項準備工作，才能為檔案數(shù)字化的實施打下良好的基礎，進而保證數(shù)字化檔案館的建設與檔案管理的質(zhì)量。

[1] 駱郁延，謝紅星．大學文化與檔案建設[M]．長江文藝出版社，2013.

[2] 吳緒成．社會信息化與檔案信息化[M]．武漢：湖北人民出版社，2014.

[3] 曹白麗．重視做好檔案數(shù)字化的前期準備工作[J]．上海檔案，2011，(09).

[4] 葉景青．地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化探討[J]．辦公室業(yè)務，2015，(06).

The Preparatory Work of Digital UniversityLibrary Archives

DU Xiao-juan

(The Archive office, Wuhan Textile University Archive, Wuhan Hubei 430073, China)

Digital archive construction is an inevitable trend. The preparatory work of digital archive construction is not paid due attention and hast beginning brings about no satisfactory work.This paper,based on the practice of archives digitization, analyzes the importance,necessity and concrete practice of digital library archives preparatory work,and carries out related work to provide methods for reference.It includes strengthening the importance and actively striving for all kinds of support, setting up institutions, researching learning and experience for reference, the construction of hardware, software, and placing the offer, confirming the range of digital and archives of the entity, and digital archives work personnel training and introduction, etc. Only through fully prepared work before archives digitization should we lay a good foundation for the implementation of the archives digitization, and guarantee the quality of the construction of digital archives and archives management.

colleges and universities; library files; digital; preparation

G271

A

2095－414X(2017)02－0074－03

杜小娟（1966-），女，館員，研究方向：檔案系列.