人力資源管理中人事檔案管理的作用

于洪鑫

(哈爾濱市第三中學(xué)校，哈爾濱 150001)

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人力資源管理中人事檔案管理的作用

于洪鑫

(哈爾濱市第三中學(xué)校，哈爾濱 150001)

中學(xué)應(yīng)重視人事檔案的管理，了解人事檔案管理對(duì)人力資源管理的重要作用。采取積極有效的措施促進(jìn)人事檔案管理工作的開展，建立完善的人事檔案管理制度，促進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，不斷推進(jìn)中學(xué)人力資源管理以及人事制度的改革。

人力資源管理；人事檔案管理；作用

1 人事檔案管理

1.1 人事檔案管理與人力資源管理的相關(guān)性

人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，是一個(gè)人社會(huì)生活的真實(shí)反映。人事檔案管理是對(duì)人事檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)和保管工作。人力資源管理是從組織管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，從事組織內(nèi)人員的招聘、培訓(xùn)、使用等活動(dòng)，是對(duì)人和物的科學(xué)管理、組織、培訓(xùn)，維持人力物力間的平衡，適當(dāng)控制調(diào)整人的心理、思想和行為，充分調(diào)動(dòng)人的主觀能動(dòng)性。

1.2 現(xiàn)代人力資源管理工作對(duì)人事檔案管理工作的新要求

1.2.1 事業(yè)單位核心價(jià)值體系的形成

核心價(jià)值體系的形成是事業(yè)單位核心價(jià)值觀的體現(xiàn)，是事業(yè)單位發(fā)展和形成凝聚力的基礎(chǔ)，優(yōu)秀的事業(yè)單位核心價(jià)值觀能挖掘單位內(nèi)的智力資源，是單位自身發(fā)展的思想武器和戰(zhàn)略目標(biāo)，人事檔案管理工作也要重視對(duì)事業(yè)核心價(jià)值體系的構(gòu)建，對(duì)事業(yè)核心價(jià)值體系的形成和發(fā)展提供有促進(jìn)作用的人才。

1.2.2 綜合價(jià)值評(píng)價(jià)體系的建設(shè)

現(xiàn)階段，對(duì)人才的考核評(píng)價(jià)逐漸從傳統(tǒng)的單一技能考核轉(zhuǎn)向多層次、多角度、多專業(yè)的綜合價(jià)值評(píng)價(jià)，個(gè)人要素評(píng)價(jià)方式逐漸被淘汰，事業(yè)績(jī)效、組織績(jī)效和團(tuán)隊(duì)績(jī)效基礎(chǔ)上的個(gè)人考核評(píng)價(jià)適應(yīng)人力資源管理對(duì)人才專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)的需求。

2 人事檔案管理工作對(duì)人力資源管理的作用

2.1 保管人力資源的相關(guān)信息

中學(xué)人事檔案管理是對(duì)中學(xué)人力資源的相關(guān)信息進(jìn)行記錄、保存，人事檔案中記錄著教職工的個(gè)人基本信息，例如年齡、學(xué)歷、籍貫、職位、獎(jiǎng)懲以及社會(huì)經(jīng)歷等內(nèi)容，通過人事檔案信息管理，對(duì)學(xué)校教職工給予客觀、準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，有助于學(xué)校對(duì)教職工進(jìn)行全面的了解和開發(fā)，為學(xué)校的人力資源管理提供科學(xué)的依據(jù)。

2.2 為人事變更提供依據(jù)

學(xué)校的人事檔案與學(xué)校流動(dòng)人員的薪酬有直接關(guān)系，當(dāng)學(xué)校出現(xiàn)人事變更時(shí)，人事檔案就成為變更的依據(jù)。但學(xué)校教職工工作變動(dòng)時(shí)，要將其人事檔案轉(zhuǎn)到新的單位，人事檔案在一定程度上決定員工在新單位的薪酬以及福利待遇，人事檔案是關(guān)系學(xué)校教職工切身利益的重要資料，學(xué)校應(yīng)積極做好人事檔案管理工作。

2.3 證明學(xué)校人員素質(zhì)

中學(xué)的人力資源管理工作具有一定的復(fù)雜性，涉及的內(nèi)容比較多，包括學(xué)校教師以及教輔人員的招聘工作，學(xué)校招聘會(huì)根據(jù)應(yīng)聘者人事檔案的相關(guān)內(nèi)容，例如年齡、學(xué)歷、以往的工作情況、獎(jiǎng)懲等作為人才招聘的依據(jù)。雖然現(xiàn)在的人事檔案中不乏虛假信息，但是，對(duì)于一些無法在短時(shí)間內(nèi)觀察和了解的內(nèi)容，依舊需要以人事檔案中的信息為準(zhǔn)。

2.4 有助于教職工信息的審核

定期對(duì)教職工的教育教學(xué)等工作情況進(jìn)行考察，并以此為依據(jù)決定教職工的獎(jiǎng)金、薪酬以及職務(wù)晉升等，這些考察要根據(jù)教職工的學(xué)歷、年齡、工作時(shí)間等。人事檔案作為這些信息記錄的載體，在中學(xué)的人力資源管理中發(fā)揮著積極作用。積極加強(qiáng)人事檔案的信息錄入、保管等工作，保證人事檔案信息的可靠性和真實(shí)性，為人力資源管理提供科學(xué)依據(jù)。

2.5 實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置

中學(xué)的人事檔案中記錄著學(xué)校教職工的基本信息，可以根據(jù)這些信息檢查學(xué)校的人力資源配置是否合理，科學(xué)、完整的人事檔案能為人力資源的優(yōu)化配置提供科學(xué)指導(dǎo)，對(duì)人才的需求進(jìn)行合理的預(yù)測(cè)，找到適合學(xué)校發(fā)展的人才結(jié)構(gòu)模式，了解學(xué)校中的人才空缺情況，從而有針對(duì)性的進(jìn)行人才招聘，促進(jìn)中學(xué)人才管理的良好發(fā)展。

3 強(qiáng)化人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理作用的對(duì)策

3.1 樹立人事檔案管理理念

要做好人事檔案管理，促進(jìn)人力資源的優(yōu)化配置，首先要提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、管理者對(duì)人事檔案管理的重視程度，樹立人事檔案管理理念，為建立完善的人事檔案管理制度打下基礎(chǔ)。推進(jìn)人事檔案管理制度的建立，使人事檔案管理為人力資源管理提供良好的服務(wù)。

3.2 建立完善的人事檔案管理制度

當(dāng)前，中學(xué)人事檔案管理出現(xiàn)問題的主要原因是人事檔案管理制度不完善，造成人事檔案缺失、造假現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，給學(xué)校的人力資源管理工作帶來一定的影響，不利于學(xué)校的持續(xù)發(fā)展。應(yīng)積極建立完善的人事檔案管理制度，從人事檔案的收集階段開始，對(duì)處理、歸檔、編目以及保存等環(huán)節(jié)都建立完善的管理制度，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，促進(jìn)學(xué)校人力資源管理工作的高效開展。

3.3 實(shí)現(xiàn)信息化的人事檔案管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理是以紙質(zhì)為主，通過人工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、保管，工作效率比較低，容易出現(xiàn)失誤。學(xué)校應(yīng)積極應(yīng)用現(xiàn)代化的信息管理方法，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，提高管理工作的效率。人事檔案的信息化管理是在人事檔案管理過程中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)復(fù)雜的人事檔案信息進(jìn)行整理和保管，便于日后的查找、檢索和使用，能有效避免傳統(tǒng)人事檔案管理中出現(xiàn)的失誤，為學(xué)校的人力資源管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.4 實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的多樣化

人事檔案管理是學(xué)校對(duì)教職工進(jìn)行考核評(píng)估的重要參考，人事檔案信息的詳細(xì)性、真實(shí)性有助于實(shí)現(xiàn)考核評(píng)價(jià)的科學(xué)、合理。這就需要人事檔案信息的內(nèi)容更加全面、充實(shí)，在進(jìn)行教職工信息記錄時(shí)，不僅要保證教職工個(gè)人基本信息的準(zhǔn)確，還要記錄涉及教職工個(gè)人能力素質(zhì)的各項(xiàng)內(nèi)容，例如個(gè)性才能、價(jià)值取向等，實(shí)現(xiàn)多樣化的人事檔案信息，為學(xué)校的人力資源開發(fā)和利用提供科學(xué)的依據(jù)，以便更加合理的使用人才。

3.5 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力

中學(xué)必須加強(qiáng)人事檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，提高人事檔案管理人員的檔案管理知識(shí)，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使人事檔案管理人員能夠科學(xué)有效的利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案信息的錄入、歸檔、管理、查閱以及檢索等，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為中學(xué)的人力資源管理工作提供科學(xué)的參考依據(jù)。還要加強(qiáng)人事檔案管理人員的職業(yè)道德以及思想教育，使其樹立責(zé)任意識(shí)，積極的投入到人事檔案管理工作中，全心全意的為學(xué)校工作服務(wù)，促進(jìn)中學(xué)的持續(xù)發(fā)展與建設(shè)。

3.6 提高人力資源配置的合理性

高質(zhì)量的人事檔案管理工作可以為人力資源管理工作提供必要的職工信息，了解不同職工各自的特點(diǎn)，根據(jù)人才能力和特點(diǎn)之間的差別，取長(zhǎng)補(bǔ)短，將人才相對(duì)優(yōu)勢(shì)最大化，實(shí)現(xiàn)人力資源在不同部門、組織和系統(tǒng)之間的有序流動(dòng)，給人才提供發(fā)揮和成長(zhǎng)的空間。

3.7 提高人力資源需求預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性

組織內(nèi)部的變化對(duì)人力資源需求的影響最為顯著。為了及時(shí)了解組織內(nèi)人力資源需求變化情況，要開展人事檔案的深入研究，通過必要的分析，形成檔案分析報(bào)表，幫助人事主管部門及時(shí)了解人力資源的需求變化情況，編制更合理的人力資源應(yīng)用計(jì)劃，對(duì)人力資源需求進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)。

[1] 王珊珊，舒暢，陳鑫.企業(yè)人力資源管理的創(chuàng)新發(fā)展策略探析[J].人力資源管理，2015，(11)：76-77.

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[3] 扈妍珺.人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策[J].工會(huì)論壇(山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào))，2011，(02)：47-48.

[4] 郭琦. 人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的意義和作用探究[J].群文天地，2012，(24)：272-273.

The effect of personnel files management in human resource management

YU Hong-xin

(Harbin No.3 Middle School, Harbin 150001, China)

Secondary schools should pay attention to the management of personnel files and understand the important role of personnel file management on human resources management. It should take active and effective measures to promote the development of personnel file management, establish a sound personnel file management system, promote the application of information technology in archives management, improve the efficiency and quality of personnel file management so as to continuously promote the human resources management and personnel system reform.

Human resource management; Personnel file management; Effect

2017-04-28

G271

B

1674-8646(2017)11-0010-02