加強企業(yè)費用管理的思考與實踐

楊蓉

摘要：對著社會的不斷發(fā)展，企業(yè)經費投入增大與經費使用合規(guī)性的矛盾日益凸顯，本文從預算管控、制度體系、支出審批、審計監(jiān)督四個方面介紹了費用管理的一些思考和做法，對于企業(yè)加強費用管理規(guī)范性起到借鑒和參考作用。

關鍵詞：費用管理；管控；制度；審批

中圖分類號：F275.3 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-000-01

隨著社會的不斷發(fā)展以及科學水平的不斷提高，企業(yè)經費投入逐年增加，但與此同時，經費使用不合規(guī)或不合法問題也日益凸顯，如何在加大企業(yè)經費投入的同時，確保費用使用合理、合規(guī)、合法是當前急需解決的問題。以下主要從幾個方面談談加強企業(yè)費用管理的一些思考與實踐。

一、建立預算管控體系

從編制預算的流程來看，可以劃分為四個階段。（見圖1）第一階段預算編制是整個預算編制流程的基礎，在編制過程中首先要考慮企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，要確保預算是圍繞實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標而編制；其次在編制中要求財務專業(yè)人員除了掌握正確的編制方法和科學的編制體系之外，還應當具備良好的溝通能力，財務人員編制的預算要充分考慮各業(yè)務部門的實際需求。三是預算的準確性尤其重要。由于預算是對全年費用管理進行宏觀管控，在日常費用管理中起到指導和參照作用，因此，預算編制應當確保準確性。第二階段預算執(zhí)行是預算管控體系的核心，再好的預算如果沒有執(zhí)行和落實也就失去了存在的意義。預算執(zhí)行與落實中關鍵是責任分解環(huán)節(jié)，即落實各業(yè)務部門的責任，將責任依次落實到部門、個人。同時還要有準確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，這就要求要有信息化系統(tǒng)支持，一方面便于財務人員及時反饋預算執(zhí)行情況，也便于各業(yè)務部門依據(jù)預算執(zhí)行情況，合理調整預算執(zhí)行進度。第三階段是預算調控階段。在預算執(zhí)行情況與計劃存在偏差的情況下，由財務部門匯總各業(yè)務部門執(zhí)行情況，對預算計劃進行合理的調控，確保費用支出計劃合理。第四階段是預算評價階段。就是對預算執(zhí)行是否有效、費用支出是否合理進行事后評價。評價包括外部評價和內部評價兩種，外部評價通常是由上級預算管控部門進行評價和考核，內部評價通常是對各業(yè)務部門預算執(zhí)行的及時性、合理性進行評價?？傊?，通過四個階段的預算管控，對全年費用進行計劃與控制，確保費用支出可控、在控。

二、完善費用制度體系

制度體系是費用管理的依據(jù)，也是費用支出合理、合規(guī)的標準，建立或完善費用制度體系可以從以下幾個方面做起。一是統(tǒng)一規(guī)劃，支持戰(zhàn)略。財務管理制度的目的是圍繞企業(yè)的戰(zhàn)略定位與目標，支持戰(zhàn)略規(guī)劃的落實與實現(xiàn)，因此完善費用制度體系應當站在企業(yè)的高度，統(tǒng)籌考慮，系統(tǒng)規(guī)劃，財務管理制度的內容應當與財務管理模式、財務組織管理職能定位相符。二是合法合規(guī)，標準規(guī)范。任何企業(yè)的財務管理制度必須滿足合法合規(guī)原則，這是財務管理制度質量要求的底線。合“法”合“規(guī)”不僅指滿足國家法律、法規(guī)、行業(yè)規(guī)定、國家及行業(yè)相關標準，同時也要與上級財務制度、本企業(yè)現(xiàn)行制度相銜接。三是立足實際，便于執(zhí)行。企業(yè)制度建設的實質在于有效指導實際運行，因此制度規(guī)范并非越“漂亮”越好，在工作實際中需結合企業(yè)實際情況，切實制定符合企業(yè)發(fā)展階段、業(yè)務狀況、不同產業(yè)發(fā)展水平、管理及財務人員素質、管理信息化水平、可投入管理成本、制度建設時間等情況的管理制度。同時，為便于執(zhí)行，制定的財務制度應突出流程指導性、操作指引性。四是分層建設，逐步實施。制度建設需要考慮具有一定的長遠性、前瞻性和方向性，而制度設計本身又應指導企業(yè)實際。如何“著眼未來，立足實際”是企業(yè)財務制度建設需要考量的重要問題。因此企業(yè)財務管理制度體系建設不可能一蹴而就，需要分階段，有序逐步實施。首先需要劃分階段開展，明確不同階段完成的制度建設內容及要求，逐步推進財務制度建設，其次是分層級開展，自上而下，逐級深化財務制度建設。五是動態(tài)管理，持續(xù)提升。財務管理制度不是一成不變的，需要定期維護與更新，以便適應企業(yè)的管理需要，因此，對財務管理制度的管理是一個動態(tài)管理過程。及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有財務管理制度存在的問題，提出修正和完善建議。對企業(yè)財務管理制度的建設和執(zhí)行進行指導、監(jiān)督和檢查，提高制度執(zhí)行效果，及時總結財務管理制度建設的優(yōu)秀經驗、發(fā)現(xiàn)財務管理制度建設存在的不足，從而總體優(yōu)化財務管理制度體系。

三、執(zhí)行費用支出審批流程

為加強各項費用的管理與控制，根據(jù) “厲行節(jié)約、合理安排、從嚴控制”的原則，達到提高工作效率，規(guī)范經營活動的目的。從費用支出的審批權限來劃分，可以分三類： 第一類是審核，指管理部門及主管領導對該項開支的合理性提出初步意見。第二類是審批：指有關領導經參考“審核”的意見后進行批準，個別重大事項，還需經總經理辦公會議討論通過。第三類是財務部進行復核：指財務部對擬支付款項審查是否符合受理相關制度或數(shù)字計算的正確、票據(jù)的合規(guī)性。費用支出審批權限的審批順序：先下級，后上級；先定性審批，后定量核準；先經業(yè)務、行政有關部門，后報財務部門。費用支出各級審批人員包括：經辦人、部門主管、總經理。各級審批人員須對自己的簽章承擔責任。審批基本流程為：經辦人申請→部門主管審核→財務部復核→總經理批準。 各費用支出審批事項應遵循事前請示、請款辦理、事后核銷的辦事流程。 財務部門遵循“及時報賬、前賬不清、后賬不借”的借款管理原則。

四、加強費用審計監(jiān)督

審計監(jiān)督對于規(guī)范和加強費用管理的作用重大，起到企業(yè)健康運營的“免疫系統(tǒng)”作用。一是借助審計及時發(fā)現(xiàn)費用管理中的不規(guī)范環(huán)節(jié)，揭示企業(yè)運營中的苗頭性、傾向性問題，提前預知風險，針對風險發(fā)出警報，對于維護資金安全、促進企業(yè)健康有序發(fā)展具有警示和提示作用；二是審計從決策和執(zhí)行等環(huán)節(jié)加強對權力運行體系的監(jiān)督，對于促進國有企業(yè)黨風廉政建設和反腐敗工作具有監(jiān)督和制約作用；三是國有企業(yè)審計通過調查、評價等手段，分析問題產生的原因，從促進制度、體制和機制的完善提出審計建議，對于促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有抵御和防范作用。