加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用管理的思考與實(shí)踐

楊蓉

摘要：對(duì)著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)經(jīng)費(fèi)投入增大與經(jīng)費(fèi)使用合規(guī)性的矛盾日益凸顯，本文從預(yù)算管控、制度體系、支出審批、審計(jì)監(jiān)督四個(gè)方面介紹了費(fèi)用管理的一些思考和做法，對(duì)于企業(yè)加強(qiáng)費(fèi)用管理規(guī)范性起到借鑒和參考作用。

關(guān)鍵詞：費(fèi)用管理；管控；制度；審批

中圖分類號(hào)：F275.3 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）031-000-01

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及科學(xué)水平的不斷提高，企業(yè)經(jīng)費(fèi)投入逐年增加，但與此同時(shí)，經(jīng)費(fèi)使用不合規(guī)或不合法問(wèn)題也日益凸顯，如何在加大企業(yè)經(jīng)費(fèi)投入的同時(shí)，確保費(fèi)用使用合理、合規(guī)、合法是當(dāng)前急需解決的問(wèn)題。以下主要從幾個(gè)方面談?wù)劶訌?qiáng)企業(yè)費(fèi)用管理的一些思考與實(shí)踐。

一、建立預(yù)算管控體系

從編制預(yù)算的流程來(lái)看，可以劃分為四個(gè)階段。（見圖1）第一階段預(yù)算編制是整個(gè)預(yù)算編制流程的基礎(chǔ)，在編制過(guò)程中首先要考慮企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，要確保預(yù)算是圍繞實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)而編制；其次在編制中要求財(cái)務(wù)專業(yè)人員除了掌握正確的編制方法和科學(xué)的編制體系之外，還應(yīng)當(dāng)具備良好的溝通能力，財(cái)務(wù)人員編制的預(yù)算要充分考慮各業(yè)務(wù)部門的實(shí)際需求。三是預(yù)算的準(zhǔn)確性尤其重要。由于預(yù)算是對(duì)全年費(fèi)用管理進(jìn)行宏觀管控，在日常費(fèi)用管理中起到指導(dǎo)和參照作用，因此，預(yù)算編制應(yīng)當(dāng)確保準(zhǔn)確性。第二階段預(yù)算執(zhí)行是預(yù)算管控體系的核心，再好的預(yù)算如果沒有執(zhí)行和落實(shí)也就失去了存在的意義。預(yù)算執(zhí)行與落實(shí)中關(guān)鍵是責(zé)任分解環(huán)節(jié)，即落實(shí)各業(yè)務(wù)部門的責(zé)任，將責(zé)任依次落實(shí)到部門、個(gè)人。同時(shí)還要有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析，這就要求要有信息化系統(tǒng)支持，一方面便于財(cái)務(wù)人員及時(shí)反饋預(yù)算執(zhí)行情況，也便于各業(yè)務(wù)部門依據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況，合理調(diào)整預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。第三階段是預(yù)算調(diào)控階段。在預(yù)算執(zhí)行情況與計(jì)劃存在偏差的情況下，由財(cái)務(wù)部門匯總各業(yè)務(wù)部門執(zhí)行情況，對(duì)預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行合理的調(diào)控，確保費(fèi)用支出計(jì)劃合理。第四階段是預(yù)算評(píng)價(jià)階段。就是對(duì)預(yù)算執(zhí)行是否有效、費(fèi)用支出是否合理進(jìn)行事后評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)包括外部評(píng)價(jià)和內(nèi)部評(píng)價(jià)兩種，外部評(píng)價(jià)通常是由上級(jí)預(yù)算管控部門進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，內(nèi)部評(píng)價(jià)通常是對(duì)各業(yè)務(wù)部門預(yù)算執(zhí)行的及時(shí)性、合理性進(jìn)行評(píng)價(jià)?？傊?，通過(guò)四個(gè)階段的預(yù)算管控，對(duì)全年費(fèi)用進(jìn)行計(jì)劃與控制，確保費(fèi)用支出可控、在控。

二、完善費(fèi)用制度體系

制度體系是費(fèi)用管理的依據(jù)，也是費(fèi)用支出合理、合規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)，建立或完善費(fèi)用制度體系可以從以下幾個(gè)方面做起。一是統(tǒng)一規(guī)劃，支持戰(zhàn)略。財(cái)務(wù)管理制度的目的是圍繞企業(yè)的戰(zhàn)略定位與目標(biāo)，支持戰(zhàn)略規(guī)劃的落實(shí)與實(shí)現(xiàn)，因此完善費(fèi)用制度體系應(yīng)當(dāng)站在企業(yè)的高度，統(tǒng)籌考慮，系統(tǒng)規(guī)劃，財(cái)務(wù)管理制度的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與財(cái)務(wù)管理模式、財(cái)務(wù)組織管理職能定位相符。二是合法合規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。任何企業(yè)的財(cái)務(wù)管理制度必須滿足合法合規(guī)原則，這是財(cái)務(wù)管理制度質(zhì)量要求的底線。合“法”合“規(guī)”不僅指滿足國(guó)家法律、法規(guī)、行業(yè)規(guī)定、國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也要與上級(jí)財(cái)務(wù)制度、本企業(yè)現(xiàn)行制度相銜接。三是立足實(shí)際，便于執(zhí)行。企業(yè)制度建設(shè)的實(shí)質(zhì)在于有效指導(dǎo)實(shí)際運(yùn)行，因此制度規(guī)范并非越“漂亮”越好，在工作實(shí)際中需結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，切實(shí)制定符合企業(yè)發(fā)展階段、業(yè)務(wù)狀況、不同產(chǎn)業(yè)發(fā)展水平、管理及財(cái)務(wù)人員素質(zhì)、管理信息化水平、可投入管理成本、制度建設(shè)時(shí)間等情況的管理制度。同時(shí)，為便于執(zhí)行，制定的財(cái)務(wù)制度應(yīng)突出流程指導(dǎo)性、操作指引性。四是分層建設(shè)，逐步實(shí)施。制度建設(shè)需要考慮具有一定的長(zhǎng)遠(yuǎn)性、前瞻性和方向性，而制度設(shè)計(jì)本身又應(yīng)指導(dǎo)企業(yè)實(shí)際。如何“著眼未來(lái)，立足實(shí)際”是企業(yè)財(cái)務(wù)制度建設(shè)需要考量的重要問(wèn)題。因此企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度體系建設(shè)不可能一蹴而就，需要分階段，有序逐步實(shí)施。首先需要?jiǎng)澐蛛A段開展，明確不同階段完成的制度建設(shè)內(nèi)容及要求，逐步推進(jìn)財(cái)務(wù)制度建設(shè)，其次是分層級(jí)開展，自上而下，逐級(jí)深化財(cái)務(wù)制度建設(shè)。五是動(dòng)態(tài)管理，持續(xù)提升。財(cái)務(wù)管理制度不是一成不變的，需要定期維護(hù)與更新，以便適應(yīng)企業(yè)的管理需要，因此，對(duì)財(cái)務(wù)管理制度的管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理過(guò)程。及時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理制度存在的問(wèn)題，提出修正和完善建議。對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度的建設(shè)和執(zhí)行進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高制度執(zhí)行效果，及時(shí)總結(jié)財(cái)務(wù)管理制度建設(shè)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理制度建設(shè)存在的不足，從而總體優(yōu)化財(cái)務(wù)管理制度體系。

三、執(zhí)行費(fèi)用支出審批流程

為加強(qiáng)各項(xiàng)費(fèi)用的管理與控制，根據(jù) “厲行節(jié)約、合理安排、從嚴(yán)控制”的原則，達(dá)到提高工作效率，規(guī)范經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的目的。從費(fèi)用支出的審批權(quán)限來(lái)劃分，可以分三類： 第一類是審核，指管理部門及主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)開支的合理性提出初步意見。第二類是審批：指有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)參考“審核”的意見后進(jìn)行批準(zhǔn)，個(gè)別重大事項(xiàng)，還需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)議討論通過(guò)。第三類是財(cái)務(wù)部進(jìn)行復(fù)核：指財(cái)務(wù)部對(duì)擬支付款項(xiàng)審查是否符合受理相關(guān)制度或數(shù)字計(jì)算的正確、票據(jù)的合規(guī)性。費(fèi)用支出審批權(quán)限的審批順序：先下級(jí)，后上級(jí)；先定性審批，后定量核準(zhǔn)；先經(jīng)業(yè)務(wù)、行政有關(guān)部門，后報(bào)財(cái)務(wù)部門。費(fèi)用支出各級(jí)審批人員包括：經(jīng)辦人、部門主管、總經(jīng)理。各級(jí)審批人員須對(duì)自己的簽章承擔(dān)責(zé)任。審批基本流程為：經(jīng)辦人申請(qǐng)→部門主管審核→財(cái)務(wù)部復(fù)核→總經(jīng)理批準(zhǔn)。 各費(fèi)用支出審批事項(xiàng)應(yīng)遵循事前請(qǐng)示、請(qǐng)款辦理、事后核銷的辦事流程。 財(cái)務(wù)部門遵循“及時(shí)報(bào)賬、前賬不清、后賬不借”的借款管理原則。

四、加強(qiáng)費(fèi)用審計(jì)監(jiān)督

審計(jì)監(jiān)督對(duì)于規(guī)范和加強(qiáng)費(fèi)用管理的作用重大，起到企業(yè)健康運(yùn)營(yíng)的“免疫系統(tǒng)”作用。一是借助審計(jì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用管理中的不規(guī)范環(huán)節(jié)，揭示企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的苗頭性、傾向性問(wèn)題，提前預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)出警報(bào)，對(duì)于維護(hù)資金安全、促進(jìn)企業(yè)健康有序發(fā)展具有警示和提示作用；二是審計(jì)從決策和執(zhí)行等環(huán)節(jié)加強(qiáng)對(duì)權(quán)力運(yùn)行體系的監(jiān)督，對(duì)于促進(jìn)國(guó)有企業(yè)黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗工作具有監(jiān)督和制約作用；三是國(guó)有企業(yè)審計(jì)通過(guò)調(diào)查、評(píng)價(jià)等手段，分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，從促進(jìn)制度、體制和機(jī)制的完善提出審計(jì)建議，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有抵御和防范作用。