淺談高校教學(xué)檔案管理的意義及科學(xué)管理

王雅新

摘要：高校檔案中，教學(xué)檔案是主體，也是對(duì)高校的教學(xué)管理水平進(jìn)行衡量的標(biāo)準(zhǔn)。高校教學(xué)檔案管理的覆蓋范圍非常大。當(dāng)教職員工進(jìn)行教學(xué)管理以及開展教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的時(shí)候，就會(huì)形成有價(jià)值的檔案資料，除了文字資料之外，還包括聲像資料以及圖表資料等等，對(duì)高校教學(xué)管理具有重要的影響。本文針對(duì)高校教學(xué)檔案管理的意義及科學(xué)管理展開研究。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案管理；管理意義；科學(xué)管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）030-000-01

引言

高校教育改革的深化，包括高校的教學(xué)方向、教育模式和教育理念都朝著多元化的方向發(fā)展，因此導(dǎo)致教學(xué)檔案多樣化，種類也不斷增多。由于檔案的內(nèi)容逐漸復(fù)雜，高校為了更好地展開工作，對(duì)教學(xué)檔案管理提出了更高的要求。當(dāng)高校在進(jìn)行教學(xué)檔案管理的時(shí)候，要按照教學(xué)規(guī)律展開，在管理檔案的同時(shí)，還能夠?qū)逃龣n案加以充分利用。

一、高校教學(xué)檔案管理的意義

高校教學(xué)檔案的形成方式源自于教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和科研活動(dòng)，而檔案則是教學(xué)資料的積累方式，也是高校教職員工勞動(dòng)的結(jié)晶。高校教學(xué)檔案是基于長(zhǎng)期應(yīng)用的教學(xué)規(guī)范而逐漸形成的。在高校的教學(xué)管理中，教務(wù)處發(fā)揮著統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)指導(dǎo)的作用，其所開展的各項(xiàng)教務(wù)活動(dòng)過程中都會(huì)有大量的教務(wù)管理資料產(chǎn)生[1]。教學(xué)單位在完成各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)的過程中，也會(huì)產(chǎn)生大量的教學(xué)信息而形成檔案資料。高校的教學(xué)檔案資料是高校的寶貴資源，特別是其中所涵蓋的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、考試安排、課程安排、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)以及各項(xiàng)規(guī)章制度等等。高校教學(xué)檔案包括了所有的教學(xué)工作記錄。

二、高校教學(xué)檔案的科學(xué)管理

（一）對(duì)高校教學(xué)檔案實(shí)施規(guī)范化管理

1.建立高校教學(xué)檔案制度

將高校教學(xué)檔案制度建立起來，檔案立卷歸檔制度是基礎(chǔ)。學(xué)校在教學(xué)的過程中，會(huì)產(chǎn)生很多的教學(xué)資料，包括高校的學(xué)科建設(shè)、教學(xué)大綱、教師的工作量、教學(xué)校歷，以及學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、考試安排、學(xué)生的學(xué)籍、教學(xué)課程表等等，都要對(duì)這些資料進(jìn)行歸檔處理，并對(duì)教師的學(xué)術(shù)研究成果等等進(jìn)行收集和歸檔處理。當(dāng)這些資料處理完畢之后，就要對(duì)這些資料按照規(guī)范進(jìn)行裝訂、排列，之后對(duì)這些檔案技能編號(hào)、編目，最后對(duì)這些檔案進(jìn)行裝盒處理。

2.做好教學(xué)檔案保護(hù)工作

要做好檔案保護(hù)工作。檔案管理人員對(duì)各種教學(xué)文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候，要保證檔案資料完整，對(duì)于已經(jīng)存在破損的文件，就要對(duì)這些資料進(jìn)行修整。如果檔案資料的內(nèi)容已經(jīng)出現(xiàn)了字跡不清晰的現(xiàn)象，就要對(duì)這些文件進(jìn)行復(fù)制，并做好恢復(fù)處理工作。

3.加大教學(xué)檔案管理的資金投入

高校的管理工作中，檔案管理是重要的工作內(nèi)容，需要給予高度重視，并進(jìn)行規(guī)范管理。這就需要高校的管理人員要對(duì)教學(xué)檔案予以資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，特別是檔案資料存儲(chǔ)所需要的庫房和柜架等等都要齊全，同時(shí)還要配備專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員承擔(dān)管理職責(zé)。對(duì)于檔案管理人員，還要定期地組織培訓(xùn)，以提高他們的專業(yè)水平，進(jìn)而提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量。

（二）將高校教學(xué)檔案管理責(zé)任制建立起來

對(duì)于高校教學(xué)檔案管理人員，要將管理責(zé)任制建立起來，包括檔案管理人員需要履行的職責(zé)、管理權(quán)限、所承擔(dān)的管理任務(wù)等等都要明確到位。教學(xué)檔案管理人員要對(duì)自己的工作認(rèn)真履行，并注重尊重職業(yè)操作[2]。從職業(yè)素質(zhì)的角度而言，教學(xué)檔案管理人員要對(duì)所收藏的檔案資料熟悉，對(duì)高校展開工作中對(duì)檔案資料的需求充分掌握。還要注重開發(fā)教學(xué)檔案的信息資源，對(duì)相關(guān)的資源充分利用。

高校教學(xué)檔案管理的目的是服務(wù)，因此，教學(xué)檔案管理人員要做好檔案管理工作，諸如檔案文件的借閱登記、督促檔案歸還等等，以避免檔案資料借出后丟失。

（三）注重培養(yǎng)高校教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

1.注重教學(xué)檔案管理人員政治素質(zhì)的要求

注重培養(yǎng)教學(xué)檔案管理人員的政治素質(zhì)。檔案具有政治性，所以，教學(xué)檔案管理人員在工作中，要堅(jiān)持按照黨的各項(xiàng)方針政策展開工作，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，對(duì)社會(huì)主義制度要堅(jiān)決擁護(hù)。同時(shí)，學(xué)校的規(guī)章制度都要遵守，無論是思想上，還是行動(dòng)上，都要以正確的態(tài)度和行為展開工作。教學(xué)檔案管理人員在履行工作職責(zé)的時(shí)候，要從服從學(xué)校各項(xiàng)工作的角度出發(fā)，還要適應(yīng)國家的政策形勢(shì)而為學(xué)校的教育事業(yè)提供服務(wù)，以確保學(xué)校的各項(xiàng)工作能夠順利展開。

2.注重教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)的要求

檔案管理具有服務(wù)性質(zhì)，高校教學(xué)檔案管理人員的工作就是為高校的教師和學(xué)生服務(wù)。本著服務(wù)的態(tài)度開展工作，就會(huì)以高度的責(zé)任感忠于職守，在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，而且能夠在工作中做到對(duì)每一個(gè)人都處事公道。只有在教學(xué)檔案管理中做到腳踏實(shí)地，才能夠做到檔案管理準(zhǔn)確無誤[3]。比如，在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作中，教師要以公平的態(tài)度對(duì)學(xué)生進(jìn)行考慮，而且還要做到公正，才能夠嚴(yán)格考試紀(jì)律。當(dāng)考試成績(jī)上報(bào)的時(shí)候，不會(huì)出現(xiàn)失誤。教學(xué)檔案管理人員要及時(shí)地收集考試信息，并將所有與學(xué)籍相關(guān)的資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、分類，并做好歸檔工作。教學(xué)檔案管理人員工作中要按照規(guī)定執(zhí)行，才能保證學(xué)籍管理材料內(nèi)容真實(shí)，不會(huì)出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象。

三、結(jié)語

綜上所述，高校教學(xué)檔案管理工作中，面對(duì)檔案內(nèi)容日趨多樣化，就意味著著教學(xué)檔案的種類增加，相應(yīng)地，管理工作的質(zhì)量要求也會(huì)越來越高。這就需要將高校教學(xué)檔案管理工作準(zhǔn)確把握，并實(shí)施科學(xué)管理，以提高管理效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（12）：150-151.

[2]王靜如.關(guān)于高校學(xué)生檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011（12）：36-37.

[3]劉藝凱.淺談檔案信息化管理存在的問題及解決對(duì)策[J].民營(yíng)科技，2011（02）：206.