人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的有效方法與應(yīng)用分析

車淑娥

摘要：人力資源和社會(huì)保障局檔案管理存在現(xiàn)實(shí)的局限性，需要不斷的吸收先進(jìn)管理方法，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)管理人才，提升管理制度化與規(guī)范化，從而較好的發(fā)揮檔案管理的實(shí)際社會(huì)價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會(huì)保障局；檔案管理；方法；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：F249.2；G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）031-000-01

檔案管理主要是通過(guò)對(duì)文字、圖表、聲像等材料做對(duì)應(yīng)的記錄、保管等工作，其主要內(nèi)容包括資料的收集、征集、整理、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)匯總與使用等各方面功能的服務(wù)。檔案管理屬于人力資源和社會(huì)保障局的基本性工作內(nèi)容，對(duì)于企事業(yè)單位與個(gè)人的相關(guān)工作開展與需求提供服務(wù)，維持了社會(huì)的基本運(yùn)作。

一、傳統(tǒng)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的不足

（一）缺乏勞動(dòng)保險(xiǎn)檔案的關(guān)注

實(shí)際檔案管理中，勞動(dòng)保障檔案具有較大的數(shù)量積累，在操作上也較為繁雜，對(duì)應(yīng)的檔案管理硬件條件較為滯后，甚至部分基層區(qū)域無(wú)法及時(shí)有效的做到相關(guān)檔案歸檔，保管工作沒(méi)有落到實(shí)處，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案遺失，對(duì)個(gè)人構(gòu)成較大的困難，降低了檔案管理的實(shí)際服務(wù)品質(zhì)，甚至引發(fā)用戶投訴等問(wèn)題。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案缺乏完善的管理機(jī)制

社會(huì)保險(xiǎn)檔案具體所關(guān)聯(lián)的范圍較廣，社保檔案因?yàn)椴煌悇e被不同部門做對(duì)應(yīng)接管，進(jìn)而導(dǎo)致多方管理，缺乏統(tǒng)一性，部門之間的溝通存在一定障礙，甚至單個(gè)人的檔案由多個(gè)人分開管理，進(jìn)而不能達(dá)到統(tǒng)一完整的檔案信息歸檔，導(dǎo)致管理上存在更高的難度，給檔案使用的企事業(yè)單位與個(gè)人構(gòu)成一定困擾。

（三）檔案收集不完整

在檔案收集整理中會(huì)存在資料難以有效整理完全的情況，工作人員在實(shí)際的檔案資料收集整理中無(wú)法有效做到細(xì)致全面，進(jìn)而導(dǎo)致部分資料被遺漏或者損毀，對(duì)檔案的完整性構(gòu)成損害，降低了檔案管理的實(shí)際價(jià)值，甚至因此引發(fā)一定服務(wù)糾紛。例如在靈活就業(yè)人員或者自由職業(yè)者，在參保后檔案沒(méi)有得到及時(shí)的建檔或者不能及時(shí)有效的歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致跨年度移交與歸檔相關(guān)工作存在問(wèn)題，具體資料查詢存在困難。或者部分單位為了能夠方便的做到治療查詢，相關(guān)經(jīng)辦人沒(méi)有及時(shí)的移交相關(guān)材料，進(jìn)而導(dǎo)致具有較高價(jià)值的原版材料分散在業(yè)務(wù)承辦部門中，甚至在個(gè)人手中。這種做法只是在個(gè)人角度或者小范圍角度考慮，缺乏全局考量，導(dǎo)致檔案存在較多的空缺，影響了檔案的全面性管理價(jià)值，對(duì)后續(xù)檔案使用造成影響。

（四）檔案管理工作人員缺乏綜合素養(yǎng)

檔案管理更多情況下需要人力支持來(lái)完成具體的執(zhí)行工作，如果工作人員專業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)缺乏，則會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法達(dá)到規(guī)范合理性。在部分人力資源和社會(huì)保障局單位內(nèi)，檔案管理工作為了依照有關(guān)部門要求，成立了專業(yè)的部門，完善了相關(guān)機(jī)構(gòu)建設(shè)，部分部門與人員配合相關(guān)工作形成了管理網(wǎng)絡(luò)。但是這種網(wǎng)絡(luò)化管理只是表面形式，缺乏實(shí)質(zhì)性的功能發(fā)揮。產(chǎn)生相關(guān)情況有多重原因：首先，相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)穩(wěn)定性，部分人員屬于兼職或者臨時(shí)性工作狀態(tài)，不能長(zhǎng)時(shí)間穩(wěn)定性的保持專業(yè)對(duì)口工作，進(jìn)而導(dǎo)致工作不積極，檔案收集與管理較為散漫，缺乏責(zé)任心，對(duì)于從事相關(guān)工作的人員缺乏專業(yè)規(guī)范的指導(dǎo)，操作較為隨意。其次，部分人員缺乏專業(yè)意識(shí)與技能，簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理只是將資料收集后裝訂整齊上交給對(duì)應(yīng)檔案室就可以，缺乏檔案整理規(guī)范的了解，同時(shí)也不知道上交資料的具體內(nèi)容與范圍，操作較為盲目，缺乏規(guī)范的流程要求。同時(shí)對(duì)于檔案的充分利用缺乏自主意識(shí)，檔案管理流于形式，檔案不完整、受損、錯(cuò)漏等情況無(wú)法有效避免，無(wú)法有效提升其利用價(jià)值。

二、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的方法與應(yīng)用

當(dāng)下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的各種問(wèn)題主要是人們對(duì)檔案管理價(jià)值、技術(shù)、制度規(guī)范較為缺乏所致，需要不斷的加大人們對(duì)檔案管理價(jià)值的認(rèn)識(shí)，發(fā)揮先進(jìn)科技技術(shù)的功效，規(guī)范管理制度與流程，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才，才能有效的做好檔案管理與利用，更好的服務(wù)于社會(huì)。

（一）強(qiáng)化檔案規(guī)范化意識(shí)

要提升領(lǐng)導(dǎo)到基層執(zhí)行人員的檔案管理規(guī)范化意識(shí)，做好管理工作日常規(guī)劃與監(jiān)督檢查，做好檔案管理工作宣傳，提升工作對(duì)其價(jià)值的認(rèn)識(shí)。對(duì)日常所做的檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、使用等情況做對(duì)應(yīng)的記錄，完善相關(guān)管理流程，對(duì)于資料的狀態(tài)與存在位置做有效的了解，做好檔案的全程化監(jiān)管，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題由相關(guān)環(huán)節(jié)工作人員承擔(dān)對(duì)應(yīng)責(zé)任。要完善監(jiān)督機(jī)制，對(duì)日常工作做頻繁性的考核監(jiān)督，提升工作人員的謹(jǐn)慎度。

（二）注重人才培養(yǎng)

要注重人才培養(yǎng)，準(zhǔn)確的尋找對(duì)口人才，不僅在專業(yè)上對(duì)口，滿足實(shí)際工作技能所需，同時(shí)也需要掌握工作人員心態(tài)，積極尋找具有穩(wěn)定性與長(zhǎng)久工作耐心的工作人員。日常做好工作人員專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，同時(shí)要做好對(duì)應(yīng)的思想教育，提升工作人員工作積極性與責(zé)任心。積極的建立工作創(chuàng)新機(jī)制，讓工作人員對(duì)日常工作所存在的問(wèn)題做有效的反饋，同時(shí)征集對(duì)應(yīng)的工作提升改善建議，有效的促使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。尤其是一線工作人員，對(duì)于檔案管理工作有更為深刻的體會(huì)，其所提出的管理意見(jiàn)具有較大的實(shí)際價(jià)值，避免檔案管理工作閉門造車。要多派遣工作人員到檔案管理優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其技術(shù)與整體團(tuán)隊(duì)建設(shè)的方法，有效的服務(wù)于本單位，促進(jìn)本單位管理更加的科學(xué)規(guī)范化，同時(shí)符合工作人員實(shí)際所需，展開人性化管理，促進(jìn)人才的穩(wěn)定性，讓工作人員對(duì)相關(guān)工作具有更高的忠誠(chéng)度。

（三）加大信息化建設(shè)

要不斷地優(yōu)化信息化建設(shè)，促使各部門收集的資料統(tǒng)一上傳專業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促使資料的共享與完善。要完善相關(guān)信息化系統(tǒng)與平臺(tái)建設(shè)，提升檔案管理的可靠性、安全性、多功能性，達(dá)到檔案價(jià)值的充分挖掘。尤其要注重工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理技術(shù)的培養(yǎng)，讓工作人員能夠有效的應(yīng)對(duì)信息化管理下的多種問(wèn)題與操作方法，提升信息化管理的水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

從國(guó)家層面來(lái)說(shuō)，檔案管理屬于基本工作，可以有效的為相關(guān)工作開展提供對(duì)應(yīng)的人力資源信息保障，同時(shí)也是保證社會(huì)民生穩(wěn)定的基本保障內(nèi)容。從個(gè)體角度出發(fā)，檔案管理則影響著企事業(yè)單位個(gè)人就業(yè)、晉升等相關(guān)事宜。當(dāng)下我國(guó)人事制度隨著社會(huì)的發(fā)展也在不斷地變化中，相關(guān)檔案管理的價(jià)值也日益凸顯，相關(guān)檔案管理工作也日益高科技化，對(duì)于工作人員與相關(guān)管理的要求也日益提升，從而有效的為民眾提供便捷的檔案管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐忠軍.人力資源和社會(huì)保障局檔案管理有效措施分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（16）：74.

[2]劉曉卓.人力資源以及社會(huì)保障局的檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（23）：105.

[3]劉菁.信息化建設(shè)下的人社檔案管理初探——以鎮(zhèn)江市人社局檔案管理為例[J].科技傳播，2015（20）：69，72.