呼和浩特市城建檔案電子信息化管理研究

鄭亞平

(內(nèi)蒙古呼和浩特市城建檔案館，呼和浩特 010020)

呼和浩特市城建檔案電子信息化管理研究

鄭亞平

(內(nèi)蒙古呼和浩特市城建檔案館，呼和浩特 010020)

城市建設(shè)檔案主要是指在城市建設(shè)過(guò)程中，對(duì)工程過(guò)程進(jìn)行記錄的文字、圖片等材料形成的檔案。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，為了能夠更好的解決呼和浩特市城建檔案現(xiàn)存管理問(wèn)題，本文對(duì)城建電子檔案進(jìn)行分析，對(duì)呼和浩特市城建檔案管理進(jìn)行了研究。

呼和浩特；城建檔案；電子信息化；管理研究

1 呼和浩特市城建檔案管理情況

1.1 呼和浩特市城建檔案的基本情況

1986年3月經(jīng)市政府正式批準(zhǔn)，成立了呼和浩特城建檔案館。1992年，又經(jīng)市政府批準(zhǔn)成立“呼和浩特市城建檔案管理處”，實(shí)行館處合一。這也為城建檔案管理的電子管理奠定了基礎(chǔ)。1998年，又加掛“呼和浩特市城建信息中心”的牌子，現(xiàn)行三塊牌子、一套班子的管理體制。在呼和浩特市(以下簡(jiǎn)稱(chēng)呼市)城建檔案管理過(guò)程中，管理著檔案業(yè)務(wù)、行政管理以及檔案工作信息化管理。管內(nèi)設(shè)置的檔案管理科以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)科等科室對(duì)前期的檔案進(jìn)行管理和指導(dǎo)，在檔案進(jìn)館之后對(duì)檔案進(jìn)行保管、信息加工以及課題編研等工作。

1.2 呼和浩特市城建檔案館存在的問(wèn)題

在檔案管理人員中，學(xué)歷層次參差不齊，本科及本科以上學(xué)歷的工作人員占45%，有職稱(chēng)的工作人員的比例只占到50%，其他成員則占到50%，但具有高級(jí)職稱(chēng)的工作人員比例只有4%左右。也就是說(shuō)，在信息化管理城建檔案的發(fā)展過(guò)程中，相對(duì)缺乏具有創(chuàng)造性及研究性的人才。在檔案建設(shè)管理工作中，該如何引進(jìn)研究性的人才，讓這些人才能夠更好的改革，促進(jìn)呼市檔案管理的發(fā)展，也是目前城市建檔工作中需要思考和解決的問(wèn)題。

由于呼市經(jīng)濟(jì)和城建檔案的發(fā)展都屬于中等水平，檔案建設(shè)管理基本滿(mǎn)足當(dāng)?shù)氐某墙n案工作。不過(guò)，隨著信息化的發(fā)展，城建檔案的管理要能夠適應(yīng)信息化的需求，呼市的城建檔案管理也要結(jié)合自身的情況，制定適合的組織機(jī)構(gòu)，更好地實(shí)現(xiàn)信息化管理，從而為城建檔案的管理作出自己的貢獻(xiàn)。

在目前的城建檔案管理工作中，除了對(duì)人才的需求，就是對(duì)建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的需求，沒(méi)有先進(jìn)的設(shè)備就無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)信息化管理。但是要想實(shí)現(xiàn)這些設(shè)備的購(gòu)置，則需要投入大量的資金，這也是城建檔案管理工作中遇到的比較大的難題。所以城建檔案管理的發(fā)展，不僅需要政府的支持，也需要當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)企業(yè)的援手，共同實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的建設(shè)。

1.3 呼和浩特市城建檔案館電子檔案管理面臨的問(wèn)題

在呼市的城建檔案管理過(guò)程中包含工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件以及室外工程，經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐和探索日趨完善，很多文件和資料逐漸完整，但是隨著城建工程的不斷發(fā)展，文件以及資料的工作量越來(lái)越大，有關(guān)的建設(shè)單位也存在不同，以前的人工管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上其發(fā)展。因此在城市檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了一些問(wèn)題:A.有關(guān)城建檔案的管理比較困難，搜集也不夠及時(shí)。B.一些工程竣工圖的分類(lèi)編制不完善。C.檔案編制過(guò)程中，效率較低，產(chǎn)生費(fèi)用較高，缺少信息化管理的手段。也有一些在信息化管理過(guò)程中，由于各種原因的存在，導(dǎo)致檢索效率較低。D.對(duì)施工文件、驗(yàn)收文件等檢查的手段比較落后。如何更好解決這些問(wèn)題已經(jīng)成為目前提高呼市城市檔案建設(shè)及其電子信息管理水平的關(guān)鍵。

此外，信息化的不斷推進(jìn)，在檔案管理過(guò)程中，讓有關(guān)文件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)一體化、檔案管理多樣化，使得這些建筑信息能為政府提供決策，為社會(huì)投資者提供可靠的依據(jù)。所以數(shù)字化城建檔案館的建立，不僅可以提升內(nèi)部人員的素質(zhì)，也可以為政府減輕負(fù)擔(dān)，更可以使得建筑信息采集和綜合數(shù)據(jù)分析變得專(zhuān)業(yè)。但目前的數(shù)字化管理過(guò)程中需要資金作保障，例如:購(gòu)置一些應(yīng)用軟件、對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)、定期對(duì)機(jī)器進(jìn)行維護(hù)和轉(zhuǎn)化等都需要有充足的資金做后盾。而在目前數(shù)字化城建檔案管理過(guò)程中，缺少資金將會(huì)直接制約數(shù)字化城建檔案的發(fā)展。同時(shí)，為了能夠保證專(zhuān)業(yè)設(shè)施的正常運(yùn)行，人員結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)也是主要問(wèn)題之一。

2 呼和浩特市城建檔案管理有效策略

隨著《城建法》的頒布實(shí)施，我國(guó)對(duì)城市建筑以及施工的管理要求進(jìn)一步提高。但目前市面上的軟件中，并沒(méi)有能夠?qū)ξ臋n很好地進(jìn)行搜集和管理。在其他省份已經(jīng)出現(xiàn)了電子簽章的應(yīng)用，可以為電子檔案的管理提供安全保障，也可以識(shí)別簽名人的身份，這樣可以有效實(shí)現(xiàn)智能化管理。

2.1 建設(shè)工程電子文件簽章系統(tǒng)

電子簽章是一種電子代碼數(shù)據(jù)，可以運(yùn)用電子簽章驗(yàn)證簽名人的身份，也可以驗(yàn)證出信息的真實(shí)性以及有無(wú)偽造和篡改的現(xiàn)象。在城建檔案管理過(guò)程中，可以建設(shè)電子文件簽章，通過(guò)虛擬打印的方式將有關(guān)資料轉(zhuǎn)化成PDF格式，再利用數(shù)字證書(shū)和時(shí)間戳，在相關(guān)的信息中加蓋電子印章，有效防止有關(guān)單位的造假和修改，保證資料的法律憑證，消除了一些潛在的隱患。如果檢測(cè)到篡改的部分則會(huì)自動(dòng)失效，并且立即警告用戶(hù)。所以建設(shè)電子文件簽章系統(tǒng)，可以有效促進(jìn)建設(shè)工程資料的信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時(shí)，也可以方便檔案資料的保管和申交，提高有關(guān)工作人員的工作效率。

2.2 城建電子檔案管理軟件開(kāi)發(fā)

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》等一系列的文件和規(guī)范，城建電子檔案開(kāi)始進(jìn)行開(kāi)發(fā)。此外，在電子城建檔案管理過(guò)程中，要能夠滿(mǎn)足城建檔案管理的工作流程，設(shè)計(jì)出有關(guān)的城建電子檔案文件圖，才能夠設(shè)計(jì)出符合實(shí)際工程、操作性比較強(qiáng)的實(shí)用性檔案管理軟件。

2.3 城建電子城建檔案管理軟件經(jīng)濟(jì)效益綜合評(píng)價(jià)

電子檔案管理軟件是城建檔案管理信息化的重要途徑之一，其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益較大。第一，城建檔案管理人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)辦公，改變了傳統(tǒng)的來(lái)回找部門(mén)蓋章的煩瑣步驟，節(jié)省了大量的人力和財(cái)力，基本實(shí)現(xiàn)了城建檔案管理工作的自動(dòng)化辦公。并且可以避免人工查詢(xún)審核進(jìn)度，有關(guān)工作人員會(huì)將進(jìn)度直接公布到網(wǎng)上，提高辦公效率、節(jié)約成本并獲得社會(huì)效益。第二，由于信息化的運(yùn)用，有關(guān)部門(mén)將國(guó)家頒布的城建規(guī)范融入到軟件中，可以在檢測(cè)的過(guò)程中有效篩選不符合要求的文件，保證了資料的質(zhì)量。在送審的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)則會(huì)將資料與館內(nèi)的資料進(jìn)行比對(duì)，然后進(jìn)行有效分類(lèi)。極大提高了城建檔案的審核效率，降低了有關(guān)工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，最大限度地保證了資料的真實(shí)性和完整性，提高了檔案管理質(zhì)量。第三，城建檔案管理中，涉及檔案比較多且較復(fù)雜，每個(gè)專(zhuān)業(yè)下面都有大大小小的各種分類(lèi)項(xiàng)目。如果運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不僅占用比較大的空間，并且紙質(zhì)檔案保存要求也較高，需要一定的溫度與濕度。運(yùn)用電子城建檔案進(jìn)行管理，則可以大幅度降低傳統(tǒng)檔案保存產(chǎn)生的費(fèi)用。第四，運(yùn)用電子城建檔案管理，可以對(duì)大部分的文件和檔案進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)一管理。但是為了保證接受數(shù)據(jù)的統(tǒng)一以及實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期有效管理，檔案館可以與一些企業(yè)進(jìn)行有效合作，聯(lián)合開(kāi)發(fā)有關(guān)軟件并進(jìn)行推廣。這樣在保證經(jīng)濟(jì)利益的同時(shí)，也可以促進(jìn)電子城建檔案管理的建設(shè)。

3 結(jié)語(yǔ)

目前，電子城建檔案管理不斷被運(yùn)用到各類(lèi)城建檔案管理工作中，相信隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，城建檔案管理水平會(huì)越來(lái)越高，呼市的城建檔案管理信息化程度也會(huì)越來(lái)越高效、快捷。

[1] 梁麗堅(jiān).城建檔案電子信息化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，(02):179.

[2] 張旭光.天津城建檔案媒體信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].大連:大連理工大學(xué)，2015.

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[4] 潘文敏.韶關(guān)城建檔案推行電子信息化管理[N].韶關(guān)日?qǐng)?bào)，2006-07-10.

Research on electronic information management of urban construction files in Hohhot

ZHENG Ya-ping

(Urban Construction Archives of Hohhot, Hohhot 010020, China)

Urban construction archives mainly refer to the archives of materials, pictures and other materials that are recorded in the process of urban construction. With the continuous development of information technology, in order to better solve the existing management problem of urban construction archives in Hohhot, this paper analyzes the urban archives and urban construction archives management of Hohhot.

Hohhot; Urban construction files; Electronic informatization; Management research

2017-04-17

鄭亞平(1974-)，女，本科，館員。

G270

B

1674-8646(2017)12-0122-02