教學(xué)秘書在高校二級教學(xué)管理中的發(fā)展困境與素質(zhì)要求

劉雪麗，張珊珊，楊芳芳

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教學(xué)秘書在高校二級教學(xué)管理中的發(fā)展困境與素質(zhì)要求

劉雪麗1，張珊珊2，楊芳芳3

(1. 北華航天工業(yè)學(xué)院計算機與遙感信息技術(shù)學(xué)院，河北廊坊 065000；2. 北華航天工業(yè)學(xué)院會計系，河北廊坊 065000；3. 北華航天工業(yè)學(xué)院電子與控制工程學(xué)院，河北廊坊 065000)

高校教師隊伍的素質(zhì)與能力直接關(guān)系到高校教學(xué)質(zhì)量的水平。教學(xué)秘書作為高校教師隊伍的一員，是各二級教學(xué)單位教學(xué)管理工作的基層管理者與具體執(zhí)行者，是連接學(xué)校與院系、各二級學(xué)院、教師與學(xué)生以及教師之間日常工作與教學(xué)活動的橋梁，起到了溝通信息、協(xié)調(diào)工作與改善關(guān)系的作用，對高校的教學(xué)管理水平有直接的影響。通過分析高校各院系教學(xué)秘書的角色定位與職業(yè)發(fā)展困境，結(jié)合自身工作經(jīng)驗，提出改善教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀，提高教學(xué)秘書工作效率的對策。

教學(xué)秘書；發(fā)展困境；教學(xué)管理；素質(zhì)要求

教學(xué)秘書在基層教學(xué)單位中發(fā)揮著事務(wù)管理的核心作用，是高校教學(xué)管理工作有序化、規(guī)范化、高效化的重要保證。但是，當前許多高校仍存在著忽視教學(xué)秘書的成長與培養(yǎng)，漠視其工作現(xiàn)狀與崗位濫用等問題，導(dǎo)致教學(xué)秘書工作量超負荷，教學(xué)秘書隊伍流動較快，教學(xué)管理工作銜接不到位，不利于高校教學(xué)管理工作正常運行。為保證高?；鶎咏虒W(xué)管理工作正常開展，必須充分發(fā)揮教學(xué)秘書的作用，明確教學(xué)秘書的角色定位與素質(zhì)要求，解決教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展困境，提升教學(xué)秘書的專業(yè)素養(yǎng)與綜合能力，保證基層教學(xué)管理活動有序運行。

一、高校教學(xué)秘書在校院/系二級管理中的角色定位

在我國多數(shù)實行的校、院(系)二級管理模式中，基層教學(xué)單位擔(dān)負著日常教學(xué)管理活動，也承擔(dān)著教學(xué)改革、專業(yè)發(fā)展、科學(xué)研究與國際合作等工作任務(wù)。教學(xué)秘書在處理日常教學(xué)管理事務(wù)時中常會接觸到形形色色的群體，這就需要明確教學(xué)秘書的角色定位。

(一)基層管理者和具體操作者

高校的教學(xué)秘書擔(dān)負著基層教學(xué)單位諸多管理者的角色，如人事管理、教學(xué)計劃管理、學(xué)籍管理、成績考試管理等工作。在高?；鶎臃爆嵉慕虒W(xué)管理工作中，教學(xué)秘書作為基層管理者需要不斷鍛煉自我創(chuàng)新思維能力，提升自己的管理創(chuàng)新水平。

(二)溝通協(xié)調(diào)者

教學(xué)秘書的主要工作之一就是溝通協(xié)調(diào)，復(fù)雜教學(xué)管理信息的及時傳達與反饋。具體表現(xiàn)在協(xié)調(diào)院(系)與學(xué)校、教師之間、師生之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)好基層教學(xué)單位與學(xué)校的教學(xué)工作以及協(xié)調(diào)好基層教學(xué)單位內(nèi)部教學(xué)管理活動。

(三)助手和參謀

教學(xué)秘書是院系部基層教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，負責(zé)協(xié)助院系部各級領(lǐng)導(dǎo)做好日常教務(wù)管理、考務(wù)管理、學(xué)籍管理及臨時事務(wù)管理工作。教學(xué)秘書向院系領(lǐng)導(dǎo)提供日常的教學(xué)資料，完成領(lǐng)導(dǎo)布置的各項教學(xué)任務(wù)，協(xié)助教務(wù)處及院系領(lǐng)導(dǎo)完成有關(guān)畢業(yè)設(shè)計、教學(xué)情況檢查、教師工作量考核及學(xué)生學(xué)位預(yù)警等工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)的決策。

(四)服務(wù)者

教學(xué)秘書的主要角色是服務(wù)，其既服務(wù)教師又服務(wù)學(xué)生，是高校教輔團隊的最重要的組成部分。教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理過程中，為教學(xué)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為師生服務(wù)是其主要角色。教務(wù)秘書在日常教學(xué)管理工作中，與基層教師接觸的機會更多，應(yīng)多與他們進行溝通交流，了解基層教師的工作訴求，并及時地反饋給院系領(lǐng)導(dǎo)，以盡可能多地為基層教師提供工作與生活上的便利。此外，教學(xué)秘書應(yīng)全面服務(wù)于廣大學(xué)生，善于發(fā)現(xiàn)好的教學(xué)方法，協(xié)助專任教師進行教學(xué)改革，及時解決學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中遇到的問題[1]。

二、教學(xué)秘書在高校二級管理模式中的發(fā)展困境

教學(xué)秘書在高校二級教學(xué)管理模式中起著承上啟下的作用，通過對教學(xué)秘書在二級學(xué)院或系部常規(guī)工作中遇到的困難，充分發(fā)揮教學(xué)秘書的作用?，F(xiàn)在就教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中遇到的問題與面臨的發(fā)展困境談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

(一)教學(xué)秘書工作職責(zé)不明，身兼數(shù)職，工作量超負荷嚴重

近年來教師數(shù)量和學(xué)生數(shù)量不斷增加，但教學(xué)秘書的人員配置基本保持不變，導(dǎo)致教學(xué)秘書的工作量不斷增加。特別是高校實行二級管理模式以來，教務(wù)處的許多教學(xué)管理工作不斷下放到各院系基層教學(xué)單位，使教秘工作日益繁重。

就目前高?，F(xiàn)狀而言，教學(xué)秘書的工作不僅與教學(xué)相關(guān)，還與行政工作相關(guān)，包括接待來賓、收發(fā)文件等，單是接聽電話一項工作就花費了大量的時間和精力。很多由?？粕究频男陆ū究圃盒?，由于師生數(shù)量成倍增加導(dǎo)致教秘人員嚴重不足，很多教學(xué)秘書承擔(dān)著教學(xué)管理的一切事宜和院系科研管理、人事管理、財務(wù)管理等各項工作，身兼數(shù)職導(dǎo)致他們常常處于超負荷的工作狀態(tài)，雖然從事的是管理的工作，但是拿到的工資嚴重地與所做的工作量不符，難以有效地激勵教學(xué)秘書工作。且廣大教秘貌似領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，但是往往得不到廣大師生的重視，實際上處在基層單位的下層，充當?shù)囊捕嗍莻髀曂驳慕巧?，在?chuàng)新教學(xué)管理方法，促進教學(xué)改革的過程中，不能充分地發(fā)揮教秘自身的作用，導(dǎo)致教學(xué)管理工作開展起來困難重重；有些事情得不到教師和學(xué)生的協(xié)助，導(dǎo)致教學(xué)秘書不得不自己去做所有事情，事后再進行查缺補漏；重復(fù)性工作造成教學(xué)秘書身心疲憊且工作效率低下。

(二)對教學(xué)秘書工作認識和重視程度不夠

部分領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書的工作重視程度不夠，往往認為教學(xué)秘書從事的只是打打電話、發(fā)發(fā)文件、拿拿報紙和送送通知。部分教師也不重視教學(xué)秘書的工作，認為只有低水平、無能力的人員才會從事教學(xué)秘書的工作，如果是名校畢業(yè)的有能力上課的研究型人員擔(dān)任教學(xué)秘書則認為是大材小用。有些學(xué)生由于日常與教學(xué)秘書接觸的機會不多，對于教學(xué)秘書老師發(fā)布的通知和要求往往充耳不聞，導(dǎo)致教學(xué)秘書有時必須再三叮囑輔導(dǎo)員，才能促使這些學(xué)生及時選課與重修，避免出現(xiàn)教學(xué)事故[2]。

(三)缺少對教學(xué)秘書相關(guān)的崗位培訓(xùn)

崗前培訓(xùn)是教師站上講臺的必經(jīng)之路，但是教秘卻是直接上崗，導(dǎo)致教學(xué)秘書工作不明晰，工作效率不高。很多新的教學(xué)秘書上崗時，原先的教學(xué)秘書要么換了單位，要么更換了工作崗位，導(dǎo)致新老教學(xué)秘書沒有工作上的交接，由于工作繁雜，也很難真正地起到幫扶作用?，F(xiàn)有的教學(xué)管理體制，很少將教學(xué)秘書納入其中，缺乏對教學(xué)秘書制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)計劃與職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。

(四)教學(xué)秘書人員不夠?qū)I(yè)，水平有待提高

教學(xué)秘書的工作比較繁瑣，很多人認為其缺乏技術(shù)含量，以致在進行教學(xué)秘書人才招聘時，直接招聘學(xué)校引進人才的家屬或者本校剛畢業(yè)的本科生，不注重教學(xué)秘書的專業(yè)背景或管理水平。從周圍從事教學(xué)秘書工作的人員學(xué)歷和技術(shù)職稱來看，大部分教學(xué)秘書學(xué)歷層次偏低，主要為本科及以下學(xué)歷，這些人員沒有技術(shù)職稱或是技術(shù)職稱比較低。近些年已經(jīng)開始引入研究生層次的人才，但在實際工作過程中，大部分高校對人才的培養(yǎng)和重視程度偏低，而且教學(xué)秘書評職稱較困難。例如，有些高校對教學(xué)秘書評職稱的要求嚴格等同于專任教師，而眾所周知，由于教學(xué)秘書的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容需要，教學(xué)秘書很難像其他專任教師一樣擔(dān)任日常授課任務(wù)，沒有教學(xué)評估優(yōu)秀，教學(xué)秘書評職稱之路更加步履維艱。

三、高校二級管理模式對教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

作為高校校院(系)二級教學(xué)管理的橋梁，教學(xué)秘書必須不斷提高自身素質(zhì)，這既需要高校采取一定的對策，有需要教學(xué)秘書不斷提高自身素養(yǎng)。

(一)從高校層面，提高認識，轉(zhuǎn)變觀念

1. 提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，重視教學(xué)秘書工作，對教學(xué)秘書實行人性化管理。高校應(yīng)充分認識到教學(xué)秘書工作的重要性，以人為本，努力營造關(guān)心教學(xué)秘書成長與發(fā)展的良好氛圍，轉(zhuǎn)變過去那種將教學(xué)秘書視作雜務(wù)工和僅僅進行上傳下達任務(wù)的辦事員觀念，完善相關(guān)管理制度，明確教學(xué)秘書的工作內(nèi)容和工作范圍，并在生活與工作中予以關(guān)懷與安慰[3]。一方面，高校應(yīng)建立完善的績效評估制度，不僅對專任教師進行績效管理，對處于教輔崗位的教學(xué)秘書也要實施績效管理，依據(jù)教學(xué)秘書的工作成績給予一定的獎勵。另一方面，高校在下放管理權(quán)限時應(yīng)明確教學(xué)秘書的工作范圍，即要明確教學(xué)秘書主要負責(zé)管理教學(xué)事務(wù)，給教學(xué)秘書留有一定的時間和精力進行工作方法的創(chuàng)新和教學(xué)管理的改革。此外，可增設(shè)行政秘書和科研秘書的崗位，與教學(xué)秘書分工合作，提高工作效率。

2. 推進教學(xué)管理改革，完善管理制度，為教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展提供保障。解決教學(xué)秘書發(fā)展困境的根本舉措在于改革高?，F(xiàn)有的體制與機制，通過創(chuàng)新高校管理人員保障機制、激勵機制與動力機制，提高教學(xué)秘書工作的積極性，以促進和諧高校的建設(shè)[4]。此外，高校在逐漸將教學(xué)管理事務(wù)下放至各二級院/系的同時，應(yīng)注重對教學(xué)秘書隊伍進行培訓(xùn)與能力提升，完善考核與激勵制度，開通教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的通道，并制定區(qū)別于專任教師的職稱評審政策。另一方面，高校應(yīng)重視教學(xué)秘書隊伍的學(xué)歷層次，注重引進高層次管理人才，明確教學(xué)秘書的工作職責(zé)與角色定位，重視對教學(xué)秘書進行職業(yè)培訓(xùn)，讓教學(xué)秘書能盡其才能，充分調(diào)動他們的工作積極性，以保證高校質(zhì)量工程的實施及開展。

(二)從教學(xué)秘書自身層面，加強個人修養(yǎng)，提高工作能力，創(chuàng)新工作方法

1. 教學(xué)秘書應(yīng)加強自我修養(yǎng)，遵守職業(yè)道德。教學(xué)秘書應(yīng)具備一定的人文素養(yǎng)、管理素養(yǎng)和信息素養(yǎng)，培養(yǎng)自身具備良好的思想政治素質(zhì)，發(fā)揚師德師風(fēng)[5]。一方面，教學(xué)秘書作為一名教學(xué)管理者，應(yīng)具備較強的工作責(zé)任心和服務(wù)廣大師生的意識，在平凡的基層教學(xué)管理崗位上做出不平凡的業(yè)績，自覺擔(dān)負起管理育人的重任。另一方面，教學(xué)秘書需提高對自身崗位的認識，充分認識到自身工作在整個高校二級管理中的重要性，加強與各部門的合作，遵守職業(yè)道德。此外，教學(xué)秘書要學(xué)會自我調(diào)節(jié)和自我釋壓，加強身體鍛煉，提高心理承受能力。

2. 教學(xué)秘書應(yīng)提高自身綜合素質(zhì)，鍛煉良好工作能力。

(1)教學(xué)秘書應(yīng)增強服務(wù)意識，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為廣大師生服務(wù)。教學(xué)秘書應(yīng)將教學(xué)管理當作自身追求的事業(yè)來做，建立起對教學(xué)秘書工作的責(zé)任感、光榮感與使命感，保持積極向上、任勞任怨的工作心態(tài)，以無微不至的服務(wù)精神感染廣大師生[6]。

(2)教學(xué)秘書應(yīng)提高自身的理論知識水平，掌握管理學(xué)的基本理論知識以及教學(xué)管理的基本內(nèi)容。對于二級管理模式下的基層單位教學(xué)秘書而言，應(yīng)了解所在院系各專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)規(guī)律和人才培養(yǎng)目標，同時也要掌握相關(guān)管理知識，集“通才”與“專才”于一身。

(3)教學(xué)秘書應(yīng)不斷完善自身的工作能力。具體來說，主要包括統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各項教學(xué)事務(wù)的能力、與各部門溝通合作的能力、利用計算機進行網(wǎng)上辦公的能力、文字表達能力與檔案管理能力等[7]。

(4)教學(xué)秘書應(yīng)強化自主學(xué)習(xí)能力。在高校二級教學(xué)管理模式下，教學(xué)秘書必須強化自身自主學(xué)習(xí)的能力，加強自身綜合能力的培養(yǎng)，不僅要做好本院系基層教學(xué)單位的教學(xué)管理事宜，還要從宏觀上把握教學(xué)管理動態(tài)，以深化教學(xué)管理改革。

3. 教學(xué)秘書應(yīng)與時俱進，不斷創(chuàng)新工作方法。隨著高校教學(xué)管理工作的逐漸下放，教學(xué)秘書應(yīng)該與時俱進，不斷創(chuàng)新工作方法，強化規(guī)范管理。一方面，教學(xué)秘書要敢于創(chuàng)新工作方式，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺，推行無紙化辦公，培養(yǎng)廣大師生定期查看數(shù)字化信息平臺的習(xí)慣，依靠平臺指南，進行相應(yīng)的調(diào)課、選課、評教、考核等教學(xué)事宜[8]。另一方面，教學(xué)秘書要定期“走出去”，主動學(xué)習(xí)其他高校關(guān)于教學(xué)管理的方式、方法，并根據(jù)所在高校的實際情況，選擇適合本教學(xué)單位的管理方法。

教學(xué)秘書應(yīng)明確自身在高校二級教學(xué)管理中的角色定位與工作職責(zé)，提高自身素質(zhì)，實現(xiàn)教學(xué)管理工作的規(guī)范化與有序化，進而促進高校教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

[1] 熊紅菊. 論教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的定位與發(fā)展困境[J]. 淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011(6)：51-53.

[2] 王新華，李炎婷. 教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求[J]. 新疆職業(yè)大學(xué)學(xué)報，2009(5)：71-73.

[3] 鄢月. 高校青年教師思想政治素質(zhì)提升的研究與對策[J].遼寧工業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2012(3)：83-85.

[4] 朱泳軼，鄭嵐. 高校行政人員管理機制創(chuàng)新研究[J]. 遼寧工業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2014(1)：25-26.

[5] 王哲河. 教學(xué)秘書在現(xiàn)代高校教學(xué)管理中的角色分析[J]. 瓊州學(xué)院學(xué)報，2010(10)：44-45.

[6] 劉晨，張奕蕾. 輪高校教學(xué)秘書在工作中的角色定位及服務(wù)意識[J]. 教研探索，2013(1)：29.

[7] 李軍. 高校教學(xué)管理中教學(xué)秘書作用的研究[J]. 學(xué)校管理，2015(9)：188.

[8] 李小霞. 論教學(xué)秘書在高校二級教學(xué)管理中的素質(zhì)要求[J]. 太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014(10)：30-31.

(責(zé)任編校：李延軍)

10.15916/j.issn1674-327x.2017.04.016

G471.7

A

1674-327X (2017)04-0056-03

2015-11-16

劉雪麗(1985-)，女，山東臨沂人，助教，碩士生。

網(wǎng)絡(luò)出版時間：2017-06-27 14:20；

http://kns.cnki.net/kcms/detail/21.1415.C.20170627.1420.012.html