基于PDM的電子檔案管理模式研究

文 / 于海舵 鄧芳

PDM(Product Data Management)，即產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，是近年來開始在我國各大型企業(yè)、研究所興起的一種先進的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。它與企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)、供應鏈管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)組成了企業(yè)信息化的四個主要業(yè)務領域。它作為伴隨著網(wǎng)絡計算機技術(shù)的應用和電子文件的產(chǎn)生而出現(xiàn)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，既是技術(shù)文件形成、存貯、使用的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，又是電子檔案生成的搖籃；既是技術(shù)人員生成和使用有效設計數(shù)據(jù)的平臺，又是文件檔案管理部門實施文件管理的平臺。

企業(yè)利用PDM系統(tǒng)，會產(chǎn)生大量的數(shù)字化文檔資料，這些資料的收集、整理、鑒定、歸檔、編研、檢索、保存、利用等，將對傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的管理流程、方式、方法帶來革命性的變化。如何應對PDM系統(tǒng)環(huán)境下電子文件的接收、發(fā)放及歸檔管理，對傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，不僅是機遇，更是挑戰(zhàn)。

一、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）

產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）是以軟件為基礎，管理與產(chǎn)品相關(guān)的信息（包括電子文檔、數(shù)據(jù)化文件、數(shù)據(jù)庫記錄等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)的過程（包括審批/發(fā)放過程、工程更改過程、一般工作流程等）的技術(shù)。PDM技術(shù)是對工程數(shù)據(jù)管理、文檔管理、產(chǎn)品信息管理、技術(shù)數(shù)據(jù)管理、技術(shù)信息管理、圖像管理及其它產(chǎn)品信息管理技術(shù)的一種概括與總稱。它提供產(chǎn)品全生命周期的信息管理，并可在企業(yè)范圍內(nèi)建立一個產(chǎn)品設計與制造并行化的協(xié)作環(huán)境。

PDM是一種“管得很寬”的軟件。凡最終可以轉(zhuǎn)換成計算機描述和存儲的產(chǎn)品數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和配置、零件定義及設計數(shù)據(jù)、CAD繪圖文件、工程分析及驗證數(shù)據(jù)、制造計劃及規(guī)范、NC編程文件、圖像文件、產(chǎn)品說明書、軟件產(chǎn)品、各種電子報表、成本核算、產(chǎn)品注釋、項目規(guī)劃書、多媒體音像產(chǎn)品、硬拷貝文件、其它電子數(shù)據(jù)等，PDM都可以一概管之。它可以廣泛地應用于各工業(yè)領域中。

有了PDM系統(tǒng)后，設計人員檢索和使用信息系統(tǒng)中的資料更容易，能把更多的時間和精力放在實際的設計上，還可以實現(xiàn)并行設計，大大縮短設計過程，提高設計效率，提高設計與制造的準確性和一致性，能方便地管理工程變更，保留過程版本而不會丟失或意外地被擦除，促進全面質(zhì)量管理，促進質(zhì)量持續(xù)提升。

二、PDM系統(tǒng)對檔案管理工作的重要性

對于制造類企業(yè)來說，電子檔案的管理主要涉及產(chǎn)品數(shù)據(jù)的接收、發(fā)放及歸檔管理。PDM系統(tǒng)的出現(xiàn)對檔案管理工作產(chǎn)生了積極的推動作用。

（一）提高了歸檔文件的完整性

完整性是由科研、生產(chǎn)活動的特點決定的。它要求歸檔的科技檔案必須完整齊套。但是在科研單位的實際檔案工作中，歸檔文件卻很難收齊，經(jīng)常出現(xiàn)已歸檔的文件不齊全的情況，如有的設備只歸整機文件，不歸分機的文件；有的只歸圖紙，不歸技術(shù)文件；有的工程技術(shù)報告較全，卻無管理類文件等等。而PDM系統(tǒng)中所創(chuàng)建的每一份文檔都必須選擇文檔種類，然后可以根據(jù)標準化部門擬制的項目完整性報告，由PDM系統(tǒng)對已歸檔的文件進行完整性檢查，生成報表，如果文件不完整，則不允許進行轉(zhuǎn)階段、設計評審等后續(xù)操作，從而達到提高歸檔文件完整性的要求。

（二）提高了歸檔文件的規(guī)范性

以往檔案部門經(jīng)常接收到一些不規(guī)范的文件資料，如文件名稱不規(guī)范、不一致，有的用復印件歸檔而不是原件，有的歸檔文件簽署不全，有的歸檔資料字跡模糊不清等。這些文件因為時間比較久遠，或相關(guān)工作人員變動無法整改，或原件已經(jīng)丟失而使檔案部門不得不勉強接收其歸檔。而在PDM系統(tǒng)中，通過創(chuàng)建統(tǒng)一文檔模板，制定特定簽署流程，檔案人員提前歸檔審查等一系列措施，能有效地保障歸檔文件的規(guī)范性、正確性。

（三）豐富了館藏檔案，保證所有項目都納入歸檔范疇

企業(yè)中大大小小的科研項目很多，對重大項目，設計部門都會按計劃進行歸檔，但是對預研、基金等各類小項目，職能部門沒有列入歸檔計劃的，設計部門大多放棄了歸檔工作。而PDM系統(tǒng)正式上線后，要求所有項目逐步納入PDM管理，這樣就彌補了部分項目沒有文件歸檔的遺憾。

（四）轉(zhuǎn)變了管理模式

PDM系統(tǒng)的實施，有利于實現(xiàn)以紙介質(zhì)管理為中心向以電子數(shù)據(jù)管理為中心的管理模式轉(zhuǎn)變，使檔案管理方式發(fā)生重大變化。以前檔案管理是以紙質(zhì)管理為中心，設計師將需要歸檔的紙質(zhì)文件交給檔案部門并完成交接手續(xù)，檔案庫存以紙介質(zhì)為主；而通過PDM系統(tǒng)管理，文件簽署流程結(jié)束完成后，通過網(wǎng)絡集成接口送達檔案部門，實現(xiàn)網(wǎng)絡化電子歸檔。然后檔案部門根據(jù)文件擬制者填寫的發(fā)放部門，對文件進行電子分發(fā)，各部門資料管理員在PDM系統(tǒng)中進行電子接收、傳閱，從而方便快捷地完成電子文件的數(shù)據(jù)管理。

（五）有序控制了技術(shù)資料的更改

以往，當圖紙發(fā)生更改時，由設計師負責將更改單送到檔案部門，對原文件進行劃改、換版，然后檔案部門根據(jù)更改單要求發(fā)放新版圖紙，回收舊版本圖紙。由于設計更改頻繁，經(jīng)常出現(xiàn)生產(chǎn)現(xiàn)場圖紙發(fā)生更改，檔案室的歸檔底圖卻沒有更改的情況，造成實際版本管理困難，且存在電子文檔與紙質(zhì)文檔不一致的情況。使用PDM系統(tǒng)后，從根本上改變了文件更改管理的方式。生產(chǎn)現(xiàn)場必須通過PDM系統(tǒng)查看有效的圖紙和數(shù)模。更改時由設計師在PDM系統(tǒng)中對需要更改的文件發(fā)出工程更改請求，請求通過后，設計師創(chuàng)建工程更改指令，將變更前的版本與變更后的版本同時上傳至服務器，待簽署完畢后，文件版本自動提升一個版本。這不僅能保證每次變更均有記錄，而且歷史版本仍可追溯。

（六）實現(xiàn)了前端控制，變被動為主動

在PDM系統(tǒng)中，檔案人員實現(xiàn)了對文件的前端介入和過程控制，在文件生成的時候就開始介入，文件必須經(jīng)過檔案管理員歸檔通過后才可以發(fā)放、使用。這樣就改變了以往檔案人員被動接收文件的管理局面。PDM系統(tǒng)的實施促使檔案管理向前端延伸，文件管理由被動管理變?yōu)橹鲃庸芾?、前端介入，無形中提高了檔案工作的重要性，充分地發(fā)揮了檔案的作用。

三、基于PDM的電子檔案管理模式在航空制造行業(yè)的應用

企業(yè)實施PDM系統(tǒng)后，產(chǎn)品數(shù)據(jù)集中到了PDM中進行管理，通過集成接口、各類制造數(shù)據(jù)并通過PDM進行集成和傳遞，這對于電子檔案管理來說就面臨著新的電子文件管理領域，要改變原來電子檔案只管結(jié)果數(shù)據(jù)的觀念，創(chuàng)新管理理念，以面向用戶的思想，從流程的合理性出發(fā)，進行數(shù)據(jù)的前端控制，探索新的數(shù)據(jù)管理模式。不斷革新和優(yōu)化信息化條件下電子數(shù)據(jù)管理的業(yè)務流程，完善業(yè)務需求，參與信息化平臺的流程設計和軟件功能開發(fā)，并組織有生力量全力做好系統(tǒng)平臺實施運用、各類電子數(shù)據(jù)的接收、發(fā)放等工作。

（一）通過PDM進行異地協(xié)同的產(chǎn)品數(shù)據(jù)接收發(fā)放管理

我國大部分航空制造聯(lián)合體均采用了“廠所分離”的體制模式。在這種建制下，以主機制造廠與配套設計所進行航空產(chǎn)品系統(tǒng)的研發(fā)與制造，由于廠所是體制上互相獨立而業(yè)務上又相互關(guān)聯(lián)的兩個互不隸屬實體，廠所就會各自存在一套產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、存儲平臺，當產(chǎn)品設計數(shù)據(jù)發(fā)生設計更改或版次變更時，設計單位除維護自用的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理平臺外，還需及時將這種變更反饋給制造廠，在數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡不暢、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)功能不全的情況下，就會發(fā)生反饋不暢、響應遲滯，以及數(shù)據(jù)實時準確性難以保證的情況。這就需要在廠所之間搭建協(xié)同數(shù)據(jù)管理平臺。通過協(xié)同平臺建設需求分析和軟件功能開發(fā)及實施運用，解決產(chǎn)品數(shù)據(jù)在設計單位與制造單位間的廠所協(xié)同管理的一系列問題。以主機廠與主機所X型號工程更改數(shù)據(jù)協(xié)同流程為例：

1.與設計單位的產(chǎn)品數(shù)據(jù)協(xié)同管理。以中航工業(yè)成都飛機工業(yè)(集團)有限責任公司（以下簡稱“成飛”）為例，在主機所 Pride平臺和成飛PDM平臺中建立X型號工程更改管理體系，形成閉環(huán)的工程更改管理。設計工程更改由主機所設計師在Pride平臺中發(fā)起工程更改指令（以下簡稱：ECO），ECO在主機所內(nèi)通過校對、審核、審定、專業(yè)會簽、標審后，主機所依據(jù)外發(fā)放單位從Pride平臺將ECO導出，通過專用網(wǎng)絡發(fā)送到主機廠，主機廠將收到的ECO通過主機廠PDM平臺提供的導入接口導入到PDM平臺，在主機廠PDM平臺中完成工藝會簽環(huán)節(jié)，工藝會簽完成后，再將ECO及相關(guān)信息（包括簽審意見，工藝分工等）導出，通過專用網(wǎng)絡發(fā)送到主機所，在主機所內(nèi)部完成最后的批準環(huán)節(jié)后，將完成簽審的ECO導出，通過專用網(wǎng)絡發(fā)送到主機廠，在ECO導入到主機廠PDM平臺后系統(tǒng)根據(jù)ECO的分發(fā)信息自動分發(fā)到相關(guān)單位，主機廠相關(guān)單位收到傳閱信息，啟動本單位的傳閱流程，將更改情況貫徹到相關(guān)業(yè)務人員。

2.與分包制造單位的產(chǎn)品數(shù)據(jù)協(xié)同管理。為了支持X型號數(shù)據(jù)分包，必須提供批量導出程序，生成數(shù)據(jù)包分發(fā)到相關(guān)分包單位。數(shù)據(jù)包的格式與主機所提供的數(shù)據(jù)包格式必須保持一致。

圖2 數(shù)據(jù)分包發(fā)放示意圖

各分包單位收到主機廠發(fā)放的數(shù)據(jù)包后，如果分包單位的產(chǎn)品管理系統(tǒng)與主機廠的基本一致，可以通過系統(tǒng)接口導入PDM系統(tǒng)。這樣產(chǎn)品數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)屬性信息就和主機廠的保持一致，保證了數(shù)據(jù)源的唯一、數(shù)據(jù)的準確性。

（二）PDM與檔案管理系統(tǒng)的深度集成

電子歸檔工作在產(chǎn)品數(shù)據(jù)歸檔管理過程中有著重要作用。它可以實時、高效地將PDM系統(tǒng)中的工程數(shù)據(jù)進行歸檔。電子歸檔可以采用物理歸檔和邏輯歸檔的方式進行。邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡上，不改變原有存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件檔案向檔案部門移交的過程。傳統(tǒng)邏輯歸檔過程中，只傳遞歸檔數(shù)據(jù)的屬性信息至檔案系統(tǒng)，而物理電子文件不進行傳遞，檔案系統(tǒng)中查看的物理數(shù)據(jù)采取直接調(diào)用PDM系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的方式，會降低檔案系統(tǒng)的使用效率，并對檔案系統(tǒng)的管理形成一定的制約性。

1.PDM和檔案管理系統(tǒng)的集成框架。主機廠在邏輯歸檔基礎上，將PDM系統(tǒng)中的物理數(shù)據(jù)通過集成接口逐份傳遞至檔案系統(tǒng)中，保證歸檔數(shù)據(jù)使用的實時性和效率。同時，傳遞至檔案系統(tǒng)的物理數(shù)據(jù)及屬性等信息由檔案系統(tǒng)進行檔案級別的管理，以滿足電子數(shù)據(jù)檔案管理的需要。經(jīng)過集成接口進行的歸檔過程嚴格受控，由工作流觸發(fā)自動歸檔，無需人工執(zhí)行，避免了人工誤差的產(chǎn)生。

圖3 PDM和檔案管理系統(tǒng)的集成框架示意圖

2.PDM和檔案管理系統(tǒng)之間的信息傳遞和處理過程。對于不同類型的文檔，從PDM系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)傳遞信息的觸發(fā)事件也不一樣：首先，對于需要在主機廠內(nèi)部進行二次發(fā)放的文檔，在二次發(fā)放完成以后，集成接口將自動獲取各個文檔的相關(guān)信息并傳遞至檔案管理系統(tǒng)；其次，對于無需進行二次發(fā)放的文檔，一旦文檔批準發(fā)放，集成接口即自動獲取各個文檔的相關(guān)信息傳遞至檔案管理系統(tǒng)。PDM和檔案管理系統(tǒng)之間的集成接口將根據(jù)文檔在發(fā)布時是否填寫有發(fā)放路線的信息決定該文檔何時需要傳遞至檔案管理系統(tǒng)進行歸檔。

信息在PDM和檔案管理系統(tǒng)之間的傳遞和處理過程如圖4所示：

圖4 信息在PDM和檔案管理系統(tǒng)之間的傳遞和處理過程

3.PDM與檔案管理系統(tǒng)的接口管理。除由流程自動觸發(fā)的歸檔動作外，用于人工管理數(shù)據(jù)歸檔工作的檔案接口管理功能也是必須具備的。所以，它可以提供人工歸檔操作及日志查看的功能，包括批量啟動、停止歸檔動作，以及查看成功和失敗檔案日志等。無論人工操作的數(shù)據(jù)歸檔成功或失敗，系統(tǒng)將對歸檔記錄進行相應的狀態(tài)記錄，在管理頁面中允許對數(shù)據(jù)歸檔記錄進行相應的處理。同時，它可根據(jù)不同搜索條件搜索到歸檔記錄，查詢條件中包括編號、數(shù)據(jù)類型、記錄狀態(tài)和執(zhí)行結(jié)果等。

（三）用PDM實現(xiàn)電子檔案管理

電子檔案管理和PDM管理關(guān)系密切，并且電子檔案管理的許多內(nèi)容在PDM管理系統(tǒng)中已經(jīng)進行管理。因此，通過對PDM系統(tǒng)的適當擴充或在開發(fā)初期吸收有關(guān)電子檔案管理的需求，進行一體化設計，就可以在PDM系統(tǒng)里實現(xiàn)電子檔案管理。這種方式存在一定的優(yōu)勢，且開發(fā)過程中實現(xiàn)電子檔案管理，節(jié)省了開支。PDM是過程管理，檔案在生產(chǎn)過程中即實現(xiàn)管理，專職檔案管理人員勞動量得到減輕，還可以減少硬件及環(huán)境建設投資。

檔案管理對開發(fā)人員透明，易用性高，開發(fā)人員很清楚自己的成果在哪里、是怎么組織的，使用的時候很方便、很自然，在不需要中間環(huán)節(jié)的情況下能快速實現(xiàn)信息獲取，大大提高檔案的易用性。

PDM和檔案管理通過一個系統(tǒng)實現(xiàn)，可以密切檔案管理人員和開發(fā)人員關(guān)系，易于各類人員相互理解、相互支持，可以和諧高效地實現(xiàn)電子檔案的管理和應用。

PDM系統(tǒng)是個復雜的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息進行實時、高效的電子歸檔是未來企業(yè)管理的重要趨勢，是產(chǎn)品數(shù)據(jù)全生命周期管理不可缺少的一部分。分析PDM系統(tǒng)與電子檔案的關(guān)系、區(qū)別及相互的作用，研究基于PDM的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理及集成歸檔管理模式，能夠為檔案管理工作提供一定的借鑒，為PDM系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的集成管理以及國內(nèi)電子數(shù)據(jù)管理工作提供參考。

今后，隨著PDM系統(tǒng)的進一步推廣，檔案與之關(guān)系會更加密切，我們可以在原有經(jīng)驗上逐步推進PDM與檔案系統(tǒng)的深度集成，有條件的企業(yè)可以在PDM系統(tǒng)中開發(fā)檔案管理模塊，使之成為一體。

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