企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)分析

李娜

【摘要】隨著社會(huì)和科技的飛速發(fā)展，信息技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已逐漸普及應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域各個(gè)層面。在信息化發(fā)展的時(shí)代中，各個(gè)企業(yè)也應(yīng)充分合理使用信息技術(shù)。在企業(yè)檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)的探索是符合時(shí)代趨勢(shì)、完善企業(yè)管理的必然要求。本文結(jié)合我國(guó)企業(yè)檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀，探究分析加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方案，為企業(yè)檔案管理提供幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè) ?檔案管理 ?信息化建設(shè)

企業(yè)檔案是企業(yè)中非常重要的信息，重視檔案并加以管理可以使管理者更加了解和控制管理整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行，提高企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。在我國(guó)，中央檔案館已經(jīng)把“加快檔案信息化建設(shè)”，“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列為發(fā)展目標(biāo)。檔案信息化，方便檔案的保存和管理，也更加方便檔案的查看和使用。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是必要且十分重要的。那么總結(jié)出信息化建設(shè)的問題，并分析提出信息化建設(shè)的方法就尤為重要。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀和存在問題

當(dāng)前階段，我國(guó)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)處于起步階段，許多企業(yè)并沒有將檔案管理信息化作為企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，甚至還有部分企業(yè)并沒有相應(yīng)的檔案管理。一方面，企業(yè)沒有重視檔案管理，沒有了解到檔案管理的重要性和必要性;另一方面，企業(yè)檔案管理的建設(shè)發(fā)展在企業(yè)的生存運(yùn)作中愈來愈關(guān)鍵。在這樣的背景下，加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)管理者意識(shí)，加快企業(yè)檔案管理信息化已成為了企業(yè)發(fā)展所必要的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和實(shí)際操作。本部分文章將列出當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題。

（一）對(duì)檔案管理工作不重視，檔案歸檔不及時(shí)

檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)綜合了眾多領(lǐng)域?qū)W科、綜合性強(qiáng)的工程，是一個(gè)較為漫長(zhǎng)的過程。從各企業(yè)來看，很難在成立和發(fā)展的初期對(duì)檔案有較好的管理，而在一定程度和時(shí)間的發(fā)展后，重新進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的難度較大、費(fèi)用較高，企業(yè)也難以再對(duì)檔案管理重新進(jìn)行改進(jìn)建設(shè)。在當(dāng)前企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)檔案管理部門都對(duì)檔案的歸檔不及時(shí)，使檔案信息建設(shè)滯后。

（二）沒有專業(yè)匯編，檔案使用困難

企業(yè)在檔案管理歸檔中，很少對(duì)檔案進(jìn)行分類專業(yè)。檔案在儲(chǔ)藏中沒有目錄號(hào)，標(biāo)題不規(guī)范，檔案案卷缺少目錄，不同類別儲(chǔ)存混亂等問題眾多，且有更加嚴(yán)重的趨勢(shì)，致使企業(yè)在使用檔案時(shí)操作困難，影響企業(yè)對(duì)檔案的查看，檔案的利用困難局限性較大。

（三）人員素質(zhì)不足，信息化專業(yè)水平低

當(dāng)前許多企業(yè)的檔案部門中管理人員多為非專業(yè)人員，缺乏檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)水平和能力。21世紀(jì)的發(fā)展，人才是關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展最為寶貴的資源，在人才缺口巨大的檔案管理方面，企業(yè)很難在沒有人才支撐的情況下有所發(fā)展。人員素質(zhì)不足，信息化專業(yè)水平低是企業(yè)發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)的最為關(guān)鍵、亟需解決的問題。

二、檔案管理信息化建設(shè)的總目標(biāo)

檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)必須是準(zhǔn)確而具體有效的。在我國(guó)社會(huì)企業(yè)的發(fā)展中，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)必須要以推動(dòng)企業(yè)信息化和提高檔案管理水平為總目標(biāo)。不同企業(yè)應(yīng)根據(jù)本身企業(yè)的起步、發(fā)展、定位、目標(biāo)、信息化程度等因素為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)開展不同的策略，根據(jù)自身特點(diǎn)，找到適合的信息化建設(shè)內(nèi)容和側(cè)重點(diǎn)，在借鑒別人成功經(jīng)驗(yàn)上進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方案策略

上文對(duì)我國(guó)企業(yè)目前檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，總結(jié)出其存在的問題。推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)需緊密聯(lián)系實(shí)際的工程，以其存在的問題為本，尋找解決的辦法，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展和改進(jìn)。本部分將分析思考，闡述解決其中問題的方法，幫助企業(yè)更好的進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。

（一）重視檔案管理工作，對(duì)檔案進(jìn)行電子普查

企業(yè)在信息化建設(shè)中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，積極開展檔案管理工作，并制定相應(yīng)的規(guī)章制度保證檔案管理工作的實(shí)行和運(yùn)作。企業(yè)還應(yīng)積極主動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行電子普查，查缺補(bǔ)漏，剔除其中無用檔案，利用電子技術(shù)和計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高效性，對(duì)檔案進(jìn)行清查，定位檔案意義和價(jià)值，使企業(yè)內(nèi)檔案都處于正確、有價(jià)值的狀態(tài)。檔案由于其綜合性和復(fù)雜性，人工管理難以有效的進(jìn)行管理和普查，企業(yè)重視檔案管理，融合信息化進(jìn)行管理，可取代人工，使企業(yè)成本降低，有利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）規(guī)范檔案分類，提高檔案使用效率

將紛繁復(fù)雜的檔案重新分類歸檔，規(guī)范案卷分類法，使檔案之間區(qū)別明顯，聯(lián)系組合，規(guī)范化、系統(tǒng)化。重組檔案，規(guī)范檔案分類，可以有效提高檔案在企業(yè)中的使用效率，優(yōu)化企業(yè)檔案儲(chǔ)存和保管，還可利于企業(yè)調(diào)動(dòng)人事、分析內(nèi)部管理問題，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)。

（三）提高人員信息化專業(yè)素質(zhì)和水平

檔案管理信息化雖然以計(jì)算機(jī)作為管理的主體，但輔助管理和進(jìn)行監(jiān)督的人員是必不可少的，人員信息化的專業(yè)水平?jīng)Q定了計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的效率和質(zhì)量。當(dāng)前我國(guó)企業(yè)內(nèi)檔案管理專業(yè)人員人才缺口巨大。面對(duì)此情況，企業(yè)應(yīng)積極對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，提高人員信息化專業(yè)的素質(zhì)和水平，既保證檔案管理信息化建設(shè)能夠順利開展，又能提高企業(yè)整體的信息化建設(shè)發(fā)展的水平，加快企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）推進(jìn)檔案信息安全保障建設(shè)

在科技和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息的傳遞速度之快是史無前例的。毫無疑問，企業(yè)檔案內(nèi)信息的泄露對(duì)企業(yè)的不良影響和破壞是巨大的，嚴(yán)重阻礙著企業(yè)的發(fā)展和成長(zhǎng)。在檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，企業(yè)必須推進(jìn)檔案信息安全保障建設(shè)，保證檔案信息不回丟失和泄露。檔案信息是企業(yè)的命門，一旦出現(xiàn)問題，便會(huì)牽一發(fā)而動(dòng)全身，影響到企業(yè)全局。檔案信息安全保障建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)中的重中之重。

四、總結(jié)

在科技快速發(fā)展和信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的現(xiàn)今，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前乃至未來時(shí)間內(nèi)企業(yè)檔案管理發(fā)展的主流和必然趨勢(shì)。如何做好檔案管理信息化建設(shè)是每個(gè)企業(yè)必須要考慮的事情。本文根據(jù)我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析思考，總結(jié)出其中問題，闡述了解決的方法策略，以期有助于推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化和企業(yè)信息化的發(fā)展。

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