對(duì)高校檔案管理志愿者服務(wù)現(xiàn)存問(wèn)題的思考

陳曼煜

【摘要】高校檔案館引進(jìn)志愿者參與服務(wù)的形式日趨普及，本文針對(duì)目前志愿者服務(wù)的政策法律法規(guī)、組織管理模式、評(píng)估激勵(lì)機(jī)制等方面存在的問(wèn)題進(jìn)行了探討，并對(duì)完善改進(jìn)相關(guān)問(wèn)題提出了建議。

【關(guān)鍵詞】高校檔案館 志愿者服務(wù)

一、志愿者和高校檔案管理

志愿者（Volunteer）一詞源于拉丁文“voluntas”，也叫義工、義務(wù)工作者或志工，是在自身?xiàng)l件許可，不謀求物質(zhì)、金錢等相關(guān)利益回報(bào)的前提下，合理運(yùn)用社會(huì)現(xiàn)有資源，志愿奉獻(xiàn)個(gè)人的時(shí)間和行動(dòng)，自愿參與社會(huì)公益活動(dòng)的人。

高校檔案館作為學(xué)校教育教學(xué)和科研的重要服務(wù)單位。引入大學(xué)生志愿者可以提高檔案館服務(wù)質(zhì)量，節(jié)省人力資源，增進(jìn)與師生溝通；同時(shí)也可以提升志愿者自身素養(yǎng)，拓展視野，學(xué)以致用。

二、高校檔案管理志愿者服務(wù)存在的主要問(wèn)題

（1）政策法規(guī)不夠健全。目前我國(guó)對(duì)于大學(xué)生志愿者服務(wù)尚且沒(méi)有一個(gè)全國(guó)性的法規(guī)，只有部分省市出臺(tái)了地方性規(guī)定，立法條款不夠統(tǒng)一規(guī)范，并沒(méi)有將志愿服務(wù)納入高校教育。因此目前主要是靠大學(xué)生的主觀意愿來(lái)參加志愿活動(dòng)，這也是造成參加志愿服務(wù)大學(xué)生數(shù)量不多的主要原因之一。

（2）組織管理方式不成熟。由于很多高校檔案館的志愿者服務(wù)還處于起步階段或發(fā)展初期，大學(xué)生志愿者的規(guī)模不是很大，工作內(nèi)容也不夠豐富，組織管理程序相對(duì)簡(jiǎn)單，缺乏明確合理的管理制度。注冊(cè)、招募、培訓(xùn)、服務(wù)等規(guī)則很多是參考其它高校做法，或辦公室人員簡(jiǎn)要擬定的，不同學(xué)校的特點(diǎn)和工作細(xì)節(jié)方面往往容易忽視。檔案館在招募過(guò)程中往往容易忽視志愿者的特長(zhǎng)、專業(yè)等條件，認(rèn)為只要愿意來(lái)工作就可以了，并沒(méi)有加以嚴(yán)格區(qū)分，并為一談，這樣很可能導(dǎo)致部分志愿者從事自己不理想或興趣不夠濃厚的服務(wù)內(nèi)容，致使志愿者難以堅(jiān)持，造成人員流失。

（3）評(píng)估激勵(lì)機(jī)制不夠完善。切實(shí)的評(píng)估，可以使志愿者了解服務(wù)的目標(biāo)和自身存在的問(wèn)題，從而不斷的進(jìn)步；適當(dāng)激發(fā)鼓勵(lì)，可以持續(xù)激發(fā)志愿者工作熱情，保持積極向上的樂(lè)觀心態(tài)，是維持長(zhǎng)期工作一種動(dòng)力。而這種評(píng)估激勵(lì)機(jī)制的制定目前不夠明確具體，對(duì)于志愿服務(wù)中表現(xiàn)優(yōu)秀的大學(xué)生沒(méi)有表彰，對(duì)于敷衍了事的大學(xué)生也沒(méi)有批評(píng)。長(zhǎng)此以往，容易使表現(xiàn)好的大學(xué)生失去熱情和動(dòng)力。另外，相關(guān)規(guī)章制度對(duì)于一般性的志愿服務(wù)激勵(lì)和支持力度不大。學(xué)校層面和檔案館的激勵(lì)機(jī)制是否完善、具體，對(duì)于志愿者活動(dòng)的長(zhǎng)期穩(wěn)定的開展具有強(qiáng)有力的保障作用。

三、解決思路

（1）完善政策法規(guī)保障。放眼世界，英國(guó)、美國(guó)、日本、新加坡等國(guó)家都已制定了促進(jìn)和保障志愿服務(wù)的法律法規(guī)，可見(jiàn)，制定完備的法律制度已經(jīng)是一種合理的趨勢(shì)和良性發(fā)展的道路。因此，我國(guó)可以參考國(guó)家和地區(qū)的法規(guī)政策，借鑒成功案例的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國(guó)國(guó)情，召開相關(guān)立法研究會(huì)，整合我國(guó)專家學(xué)者提出的意見(jiàn)建議，制定一套合理完備，符合國(guó)情的政策法規(guī)。

（2）規(guī)范組織管理制度。完善的管理制度，合理的組織流程是志愿服務(wù)順利開展的保障。大學(xué)生志愿者的管理機(jī)構(gòu)主要是學(xué)校團(tuán)委。檔案館志愿者的管理制度一般應(yīng)該具有注冊(cè)、招募、培訓(xùn)、服務(wù)這幾個(gè)方面。

（3）注冊(cè)。大學(xué)生志愿者每次參加檔案館志愿活動(dòng)后，都可以由工作人員核對(duì)好個(gè)人信息，填寫好志愿服務(wù)信息，簽字蓋章，表示認(rèn)證。《志愿者服務(wù)手冊(cè)》不光是以后獲得獎(jiǎng)勵(lì)的憑證，也是每個(gè)志愿者參加活動(dòng)的記錄和歷程。

（4）招募。檔案館在招募志愿者時(shí)，首先應(yīng)制定招募章程和報(bào)名表。隨后可以通過(guò)網(wǎng)站、海報(bào)、微博、微信等多渠道方式發(fā)布招募信息，通過(guò)面試的方式對(duì)志愿者進(jìn)行選拔。最后對(duì)通過(guò)面試的志愿者進(jìn)行錄用。

（5）培訓(xùn)。檔案館對(duì)志愿者的培訓(xùn)可以分為技能培訓(xùn)和素質(zhì)培訓(xùn)兩方面。技能培訓(xùn)主要是對(duì)不同崗位的志愿者進(jìn)行基礎(chǔ)技能培訓(xùn)，如日常咨詢、信息檢索、數(shù)據(jù)庫(kù)使用、檔案歸檔等，最后將志愿者帶到實(shí)地進(jìn)行訓(xùn)練，指導(dǎo)志愿者獨(dú)立完成服務(wù)。素質(zhì)培訓(xùn)主要包括道德素養(yǎng)、心理健康、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、學(xué)習(xí)能力、溝通表達(dá)等。

（6）服務(wù)。檔案管理志愿服務(wù)可以分為常規(guī)服務(wù)和特色服務(wù)兩類。常規(guī)服務(wù)主要包括咨詢、查詢、借還等。這些服務(wù)內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，適合新招募的志愿者。檔案館應(yīng)該將大學(xué)生志愿服務(wù)定位在特色服務(wù)上。特色服務(wù)主要包括信息檢索、參考咨詢、校史介紹等。檔案館可根據(jù)志愿者的專業(yè)和特長(zhǎng)，有效發(fā)揮能力、學(xué)以致用。

四、完善評(píng)估規(guī)則和激勵(lì)機(jī)制

（一）評(píng)估規(guī)則

評(píng)估應(yīng)該以保障服務(wù)質(zhì)量和促進(jìn)志愿者發(fā)展為宗旨，以公開公平、客觀公正為原則，以工作態(tài)度、工作時(shí)間、工作質(zhì)量、工作成效等為依據(jù)，制定規(guī)范合理、切實(shí)有效的評(píng)估規(guī)則。評(píng)估的形式可以采取館評(píng)估、志愿者自我評(píng)估、志愿者互評(píng)、服務(wù)對(duì)象評(píng)估等多方面、多角度進(jìn)行評(píng)估，使評(píng)估結(jié)果更加客觀有效。

（二）激勵(lì)機(jī)制

檔案館要多關(guān)心志愿者的精神狀態(tài)和心理健康，通過(guò)關(guān)心、信任、支持、理解等方式提高志愿者的情緒控制力和心理調(diào)節(jié)力，滿足志愿者情感需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求。實(shí)現(xiàn)渠道可以包括：頒發(fā)館優(yōu)秀志愿者證書；推薦志愿者參加學(xué)校優(yōu)秀志愿者評(píng)選；推薦志愿者參加高校館志愿者評(píng)選；通過(guò)網(wǎng)站、海報(bào)、會(huì)議等方式進(jìn)行表彰等。

檔案館可以在每年的經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，將對(duì)志愿者的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)也規(guī)劃進(jìn)去。實(shí)現(xiàn)的渠道可以包括：設(shè)置館優(yōu)秀志愿者獎(jiǎng)金；設(shè)置館比賽或活動(dòng)中的獎(jiǎng)品；設(shè)置餐飲和交通補(bǔ)貼；贈(zèng)送紀(jì)念品等。

特權(quán)激勵(lì)可以包括館本身和學(xué)校其它相關(guān)部門提供的優(yōu)先或特殊的獎(jiǎng)勵(lì)。實(shí)現(xiàn)的渠道可以包括：享受打印、復(fù)印優(yōu)惠、優(yōu)先參觀等政策；在申請(qǐng)助學(xué)貸款和獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好學(xué)生和優(yōu)秀大學(xué)生等方面享有一定優(yōu)惠政策、在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中適當(dāng)增加分值；優(yōu)先參加其它大型志愿者活動(dòng)；推薦校外參加學(xué)習(xí)和實(shí)踐機(jī)會(huì)等。

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