電子檔案安全保管面臨的有關(guān)問(wèn)題思考

謝佳鑫

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)電子信息技術(shù)的重視程度也有很大的提升，加上現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生大量檔案信息，在這種情況下就需要制定合理有效的檔案管理方法，但是由于現(xiàn)在社會(huì)上涉及的檔案信息數(shù)量非常多，也就是說(shuō)采取傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案信息管理是根本不行的，在這個(gè)過(guò)程中就要將傳統(tǒng)檔案管理方法和信息技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，這樣對(duì)于提升檔案保管的便利性起到非常重要的作用。

關(guān)鍵詞：電子檔案；安全保管；問(wèn)題；對(duì)策

對(duì)于在目前社會(huì)上使用的檔案在很大程度上是屬于電子檔案，這種電子檔案在管理和收納上與傳統(tǒng)檔案相比較還存在很大的優(yōu)勢(shì)，但是在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中還經(jīng)常會(huì)發(fā)生安全問(wèn)題，這些安全問(wèn)題對(duì)電子檔案自身保密性產(chǎn)生的影響是非常大，針對(duì)于這一點(diǎn)就需要對(duì)電子檔案保管中出現(xiàn)的安全問(wèn)題進(jìn)行全面分析，并根據(jù)分析結(jié)果提出有效解決措施。

1 電子檔案信息安全管理面臨的問(wèn)題

在對(duì)現(xiàn)在社會(huì)上實(shí)施的電子檔案進(jìn)行研究的時(shí)候，了解到其和傳統(tǒng)檔案相比較自身存在的優(yōu)點(diǎn)非常多，不僅僅能夠提高整理和收納的效率，對(duì)于減少查詢檔案過(guò)程中消耗的時(shí)間也起到非常重要的作用。但是在對(duì)電子檔案進(jìn)行安全保管分析的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)電子檔案在保管的時(shí)候經(jīng)常發(fā)出現(xiàn)安全問(wèn)題，這些安全問(wèn)題對(duì)檔案自身安全性和完整性產(chǎn)生的影響都是非常大的，針對(duì)于此，就應(yīng)該在進(jìn)行電子檔案保管的時(shí)候，對(duì)其自身涉及的保管方法進(jìn)行有效分析，并對(duì)其中存在的安全問(wèn)題進(jìn)行合理的解決。

1.1 電子檔案安全管理不符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)

在目前實(shí)施的電子檔案對(duì)于促使我國(guó)社會(huì)發(fā)展起到非常重要的作用。但是在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候還經(jīng)常出現(xiàn)一些安全問(wèn)題，在對(duì)這些安全問(wèn)題進(jìn)行研究的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)發(fā)生這些安全問(wèn)題的主要原因在于制定的安全管理標(biāo)準(zhǔn)不符合相應(yīng)檔案管理要求。這主要是因?yàn)槲覈?guó)目前檔案信息管理工作的發(fā)展時(shí)間還不是很長(zhǎng)，其內(nèi)部涉及的安全不管理制度并沒(méi)有達(dá)到完善的地步。加上現(xiàn)在社會(huì)上電子檔案不斷發(fā)展，對(duì)其制定有效的管理方案就顯得非常重要。但是目前各個(gè)檔案管理部門(mén)對(duì)這一制度的重視程度還有很大的不足，這就導(dǎo)致電子檔案在進(jìn)行管理的時(shí)候經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)安全問(wèn)題。

1.2 電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)型和統(tǒng)一性還存在問(wèn)題

對(duì)電子檔案進(jìn)行管理往往是依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的，但是在進(jìn)行電子檔案管理過(guò)程中選取的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與檔案管理需求并不能做到完全銜接，也就是說(shuō)現(xiàn)在社會(huì)上使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)并不能完全進(jìn)行電子檔案管理，其中還存在一定統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)型問(wèn)題，這樣對(duì)各個(gè)區(qū)域和各個(gè)單位之間的檔案信息共享產(chǎn)生非常嚴(yán)重的影響。

1.3 檔案管理人員并沒(méi)有進(jìn)行有效培訓(xùn)

盡管電子檔案管理在很大程度上是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，但是在這個(gè)過(guò)程中還需要檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有效控制，這就需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，保證電子檔案能夠得到良好的管理。但是對(duì)現(xiàn)在進(jìn)行電子檔案管理的人員進(jìn)行全面分析中，了解到電子檔案管理人員自身素質(zhì)并不符合社會(huì)發(fā)展需求，其根本原因在于電子檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的了解還有很大不足，這就導(dǎo)致在進(jìn)行電子檔案管理的過(guò)程中受到非常多的阻礙。另外，我國(guó)各個(gè)區(qū)域的電子檔案體系也存在一定差異，檔案管理人員在對(duì)不同區(qū)域的電子檔案進(jìn)行管理的時(shí)候經(jīng)常出現(xiàn)一些問(wèn)題。針對(duì)于這一點(diǎn)就要采取有效的技術(shù)方法提升檔案管理人員自身綜合素質(zhì)，借以保證電子檔案管理更好的進(jìn)行。

2 加強(qiáng)電子檔案信息安全管理的有效策略探究

2.1 構(gòu)建科學(xué)有效的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范

科學(xué)有效的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范是電子檔案信息實(shí)現(xiàn)安全管理的前提?；陔娮訖n案，需確定標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范分為多個(gè)環(huán)節(jié)，且這些環(huán)節(jié)需要充分遵循循序漸進(jìn)的原則，比如：電子文件的形成→積累→整理→鑒定→歸檔；又如：電子文件的分類(lèi)→排序→存儲(chǔ)。其中，在電子文件的積累中，需要明確收集的范圍、收集積累的要求等；在電子文件的歸檔中，需要對(duì)歸檔的范圍、時(shí)間及檢測(cè)等內(nèi)容充分把握。另外，在電子穩(wěn)健歸檔之后，還需要進(jìn)行電子檔案的移交與保管，以相關(guān)規(guī)定為依據(jù)進(jìn)而將歸檔后的電子文件移交至檔案館等檔案保管部門(mén)，使電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)集中保管，以此充分體現(xiàn)出電子檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性。

2.2 建立完善的維護(hù)電子文件真實(shí)及安全的法律法規(guī)

為了規(guī)避檔案信息被更改或者出現(xiàn)丟失等情況，建立完善的維護(hù)電子文件真實(shí)及安全的法律法規(guī)便顯得尤為重要。首先，在現(xiàn)有的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上對(duì)立法信息資源進(jìn)行整合，以循序漸進(jìn)的方式，逐步構(gòu)建以《電子文件法》為核心的電子文件法律法規(guī)體系，以此為電子文件真實(shí)及安全的維護(hù)起到推波助瀾的作用。其次，文件與檔案在立法上要形成一致性，做到兩者之間不盲目立法，以此為文檔一體化工作的順利開(kāi)展起到幫助作用。再則，需確立電子文件的法律地位，制定有效的電子文件管理法律法規(guī)，并強(qiáng)化宏觀指導(dǎo)，以此為電子文件單獨(dú)立法提供基礎(chǔ)依據(jù)。最后，檔案管理科部門(mén)應(yīng)跟各個(gè)部門(mén)進(jìn)行密切合作，這些部門(mén)包括了：法律部門(mén)、信息部門(mén)以及技術(shù)部門(mén)等。對(duì)電子文件的特殊性質(zhì)進(jìn)行充分考慮，借鑒西方一些發(fā)達(dá)國(guó)家相關(guān)的具有完善性質(zhì)的法律法規(guī)，進(jìn)一步構(gòu)建符合我國(guó)國(guó)情的電子文件法規(guī)體系，為檔案部門(mén)工作的順利開(kāi)展起到全面性的幫助。

2.3 提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

提升檔案管理人員的整體素質(zhì)對(duì)于檔案工作而言，是非常有必要的。做好這方面的工作，需要從兩方面著手：一方面，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，努力提升檔案管理人員的文化程度及專業(yè)化知識(shí)水平，并且在培訓(xùn)過(guò)程中將計(jì)算機(jī)應(yīng)用作為重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容，以此讓每一位檔案管理人員都具備高水準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。另一方面，檔案管理人員在日常工作中，不但需要努力學(xué)習(xí)理論知識(shí)，還需要以實(shí)踐作為檔案工作的絕對(duì)支撐點(diǎn)，擅于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在工作中激發(fā)出高度的積極性，既要熟悉檔案業(yè)務(wù)，又要會(huì)操作并設(shè)計(jì)程序。另外，檔案管理人員需要充分融入到檔案編程工作當(dāng)中去。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述可以了解到在目前社會(huì)上進(jìn)行的電子檔案管理在安全上還存在一些問(wèn)題，其根本原因在于構(gòu)建電子檔案體系的過(guò)程中并沒(méi)有對(duì)檔案整體需求進(jìn)行全面考慮。對(duì)于在進(jìn)行電子檔案安全管理中出現(xiàn)的問(wèn)題來(lái)說(shuō)，其不僅僅影響電子檔案管理的順利性，對(duì)電子檔案自身安全性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生的影響也很大。針對(duì)于這一點(diǎn)就要在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候，對(duì)其自身涉及的管理方法進(jìn)行全面研究，并根據(jù)研究結(jié)果提出有效解決措施，促使我國(guó)電子檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性得到進(jìn)一步提升。

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