海外EPC總承包項(xiàng)目的溝通管理

楊燁濤（中石化洛陽工程有限公司，河南洛陽471003）

海外EPC總承包項(xiàng)目的溝通管理

楊燁濤（中石化洛陽工程有限公司，河南洛陽471003）

在海外EPC總承包項(xiàng)目管理中，設(shè)計(jì)管理工作尤為重要，是工程項(xiàng)目管理工作的“龍頭”。在設(shè)計(jì)管理中，溝通管理是進(jìn)行各方面管理的紐帶，是項(xiàng)目管理工作中的重要組成部分，是貫穿項(xiàng)目整個(gè)生命周期的一項(xiàng)持久性工作，溝通工作的好與壞直接影響項(xiàng)目的過程控制和最終的項(xiàng)目質(zhì)量。

海外EPC項(xiàng)目；項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理；溝通管理

EPC項(xiàng)目承包方式是目前國(guó)內(nèi)工程建設(shè)公司主流的工程項(xiàng)目管理模式,目前我國(guó)工程建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量和規(guī)模日漸龐大,與國(guó)外工程建設(shè)公司以及國(guó)外業(yè)主的接觸和合作的機(jī)會(huì)也越來越多,這就讓我們更加注重項(xiàng)目實(shí)施過程中管理的重要性,而溝通管理作為項(xiàng)目管理中一個(gè)重要的組成部分,也越來越多的被重視。信息溝通的不暢和不對(duì)稱,對(duì)EPC項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用等都會(huì)帶來影響,而信息溝通的及時(shí)和高效成為了工程公司應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要手段。

1 項(xiàng)目管理概述

項(xiàng)目管理有九大知識(shí)領(lǐng)域：范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、采購管理和項(xiàng)目綜合管理。其中的溝通管理是項(xiàng)目成功的重要因素之一，它給人、想法和信息之間提供了一個(gè)關(guān)鍵性的連接。在項(xiàng)目實(shí)際參與和操作過程中，無論是項(xiàng)目管理中的哪個(gè)因素，與其關(guān)聯(lián)最多、設(shè)計(jì)活動(dòng)最多的是項(xiàng)目干系人。而與項(xiàng)目干系人密切相關(guān)的溝通也是直接影響到項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。

2 溝通管理的重要性

所謂溝通就是信息交流。對(duì)于項(xiàng)目來說，要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過程，就必須進(jìn)行醒目的信息溝通。項(xiàng)目過程中溝通的目的是為了“保持項(xiàng)目進(jìn)展、識(shí)別潛在問題、征求建議以改進(jìn)項(xiàng)目績(jī)效”。如果在項(xiàng)目的開發(fā)、設(shè)計(jì)過程中沒有把握好溝通這道關(guān)，可能會(huì)產(chǎn)生意料之外的項(xiàng)目問題，甚至導(dǎo)致項(xiàng)目失敗，而一個(gè)具備良好溝通素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)卻能使項(xiàng)目達(dá)到事半功倍的效果！

從近幾年的工程項(xiàng)目情況看，項(xiàng)目管理的成效與項(xiàng)目管理人員的素質(zhì)、組織協(xié)調(diào)能力有直接關(guān)系。尤其在海外EPC項(xiàng)目中，項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，各方有不同的任務(wù)、目標(biāo)和利益，他們都不可避免的直接或間接指導(dǎo)、干預(yù)項(xiàng)目的實(shí)施過程。項(xiàng)目中組織利益的沖突比企業(yè)中各部門的利益沖突更為激烈和不可調(diào)和，甚至?xí)a(chǎn)生很多跨國(guó)家、跨文化的問題，而項(xiàng)目管理者必須使各方協(xié)調(diào)一致、齊心協(xié)力的合作，這就顯示出項(xiàng)目管理中溝通管理的重要性。

3 H國(guó)項(xiàng)目中的溝通管理

在海外EPC項(xiàng)目中，業(yè)主和承包商以及聯(lián)合體均代表不同國(guó)家的利益，雙方文件的來往以及在會(huì)議上的交流，均使用合同語言，這就要求項(xiàng)目在開始階段就做好充足的準(zhǔn)備，做好設(shè)計(jì)優(yōu)化，加強(qiáng)材料管理，強(qiáng)化合同、成本和文控管理，同時(shí)做好項(xiàng)目的索賠工作。本文以H國(guó)項(xiàng)目總承包商中國(guó)S公司的設(shè)計(jì)部為主體，對(duì)溝通管理進(jìn)行探討。

3.1 工程概況

H國(guó)石化項(xiàng)目包括新建243萬噸/年催化裂化等聯(lián)合裝置及其相配套的公用工程、廠外設(shè)施等，其主要目的是提高石油加工深度，增加高辛烷值汽油及柴油、航空燃料的產(chǎn)量，并使汽油符合歐-5標(biāo)準(zhǔn)的要求。共計(jì)60個(gè)單元，其中工藝裝置（含改造）13個(gè)單元，系統(tǒng)及配套47個(gè)單元。

3.2 項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)

項(xiàng)目的施工圖設(shè)計(jì)是由中國(guó)S公司、印度K公司組成的聯(lián)合體共同完成，中國(guó)S公司作為聯(lián)合體的LEADER，作為合同中規(guī)定的承包方負(fù)責(zé)對(duì)合同的實(shí)施進(jìn)行全面管理，對(duì)業(yè)主承擔(dān)全部合同責(zé)任，就業(yè)主提出的任何索賠單獨(dú)承擔(dān)責(zé)任。印度K公司作為項(xiàng)目聯(lián)合體負(fù)責(zé)24個(gè)單元的EPC工作。

3.3 中國(guó)S公司設(shè)計(jì)部的職責(zé)

項(xiàng)目設(shè)計(jì)部的根本職責(zé)是通過有效的計(jì)劃和控制，使參加項(xiàng)目設(shè)計(jì)的相關(guān)專業(yè)達(dá)到最高的工作效率，保質(zhì)保量地完成合同目標(biāo)，并使公司獲得最好的效益。

3.4 外部溝通

項(xiàng)目設(shè)計(jì)部對(duì)外溝通的主要對(duì)象是H國(guó)業(yè)主、FEED文件編制商和審圖商以及聯(lián)合體。

3.4.1 同H國(guó)業(yè)主的溝通

由于H國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)均存在很大的差異，同時(shí)由國(guó)家文化差異、翻譯理解偏差，均為項(xiàng)目組和業(yè)主的溝通帶來很多問題。

3.4.2 同F(xiàn)EED文件編制商和審圖商的溝通

FEED文件是施工圖設(shè)計(jì)工作的基礎(chǔ)，但由于FEED文件深度與質(zhì)量差異較大，整合性差，不可避免的為設(shè)計(jì)工作帶來諸多問題，也使得設(shè)計(jì)方案發(fā)生改變或出現(xiàn)多選性，若同F(xiàn)EED文件編制商無法進(jìn)行快而有效的溝通，就會(huì)造成項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度的緩慢或延誤，甚至得不到審圖商的審批，進(jìn)而會(huì)上升到合同層面的糾紛中。

3.4.3 同聯(lián)合體的溝通

印度K公司作為項(xiàng)目的聯(lián)合體也承擔(dān)了部分單元的施工圖設(shè)計(jì)任務(wù)，是整個(gè)項(xiàng)目組的一分子，但因其屬于外單位，而且是海外工程公司，無論在設(shè)計(jì)邊界的接口方面，還是行政要求方面甚至是語言交流方面,同印度K公司的溝通和協(xié)調(diào)就略顯不易。

3.5 內(nèi)部溝通

中國(guó)S公司設(shè)計(jì)部對(duì)內(nèi)溝通主要包括同業(yè)務(wù)部門的溝通、設(shè)計(jì)人員同設(shè)計(jì)管理人員之間的溝通和設(shè)計(jì)人員之間的溝通。

3.5.1 同業(yè)務(wù)部門的溝通

⑴同合同部的溝通

國(guó)際EPC工程合同內(nèi)容相比國(guó)內(nèi)項(xiàng)目更為復(fù)雜，合同中對(duì)技術(shù)方案甚至工程量清單都會(huì)做出詳細(xì)明確的規(guī)定。但多數(shù)情況下，具體的設(shè)計(jì)人員并不參與合同談判，對(duì)合同中的要求和限制條款等了解的并不充足，容易沿用設(shè)計(jì)習(xí)慣而偏離合同準(zhǔn)則，甚至?xí)斐蛇M(jìn)度偏差，費(fèi)用浪費(fèi)等情況，進(jìn)而會(huì)成為業(yè)主等方進(jìn)行索賠的依據(jù)。而合同部向業(yè)主發(fā)起索賠申請(qǐng)的大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是來自于設(shè)計(jì)人員。

⑵同控制部的溝通

這里我們主要探討一下費(fèi)用和文檔同設(shè)計(jì)部的溝通關(guān)系。

①費(fèi)用控制

在詳細(xì)設(shè)計(jì)中，設(shè)計(jì)人員都應(yīng)樹立費(fèi)用控制理念，同費(fèi)控管理人員保持積極有效的溝通。同時(shí)也要求費(fèi)控部門針對(duì)相關(guān)工作提

出明確的要求（例如格式、深度等要求），以避免出現(xiàn)各專業(yè)在深度、格式等方面的不統(tǒng)一而得不到業(yè)主的確認(rèn)。

②文檔控制

對(duì)設(shè)計(jì)部來說，同文檔控制的溝通主要體現(xiàn)在設(shè)計(jì)同業(yè)主、EFFD文件編制商、審圖商、專利商、聯(lián)合體以及制造廠等來往文件的傳輸和管理。這些信函的來往、審圖意見的往返、資料的返回等都是相當(dāng)瑣碎的過程，有些資料的收發(fā)時(shí)間甚至?xí)蔀轫?xiàng)目索賠的依據(jù)，文檔人員除了需要將其精細(xì)化分類管理之外，更應(yīng)向設(shè)計(jì)人員加強(qiáng)宣傳和解釋文檔管理體系，使大家在溝通順暢、合作有效的方式下促進(jìn)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

⑶同采購部的溝通

不同的設(shè)計(jì)方案會(huì)影響到采購策略的選擇，而不同的采購策略又會(huì)影響到設(shè)計(jì)方案的執(zhí)行，使得采購部管理人員務(wù)必做好資料收發(fā)等相關(guān)臺(tái)賬的管理工作，且和設(shè)計(jì)部人員保持順暢、密切的溝通。

3.5.2 設(shè)計(jì)人員同設(shè)計(jì)管理人員的溝通

設(shè)計(jì)人員同設(shè)計(jì)管理人員之間的溝通應(yīng)該是最為緊密和頻繁的，無論是在設(shè)計(jì)初期參與設(shè)計(jì)計(jì)劃的編制和發(fā)

布，還是解決設(shè)計(jì)過程中出現(xiàn)的問題和矛盾，亦或是設(shè)計(jì)收尾階段對(duì)項(xiàng)目其他部門的工作配合，設(shè)計(jì)管理人員都扮演著設(shè)計(jì)人員同其他部門進(jìn)行信息傳遞的紐帶角色。

3.5.3 設(shè)計(jì)人員之間的溝通

項(xiàng)目管理中的溝通，并不等于人際交往的溝通技巧，更是對(duì)溝通的管理。要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和原則要掌握，盡早溝通、主動(dòng)溝通就是其中兩個(gè)原則，實(shí)踐證明它們非常關(guān)鍵。

4 溝通管理需要注意的方面

(1)涉外項(xiàng)目成員需要認(rèn)識(shí)到文化差異存在的客觀性，要樹立對(duì)文化和技術(shù)等差異的包容意識(shí)，努力提升自身專業(yè)素質(zhì)以適應(yīng)業(yè)主等方，努力學(xué)習(xí)科學(xué)的國(guó)際溝通方式以取得良好的跨文化溝通效果。

(2)設(shè)計(jì)人員要建立個(gè)人聯(lián)絡(luò)臺(tái)賬，應(yīng)培養(yǎng)自身的文件管理意識(shí)，不可過分依賴于項(xiàng)目文檔。

(3)要避免僅依賴于書面上的溝通。書面溝通當(dāng)然是項(xiàng)目溝通中的不可缺少的方式，但是在此基礎(chǔ)之上還應(yīng)進(jìn)行快速有效的口頭溝通，這樣才能更加提高解決問題的效率。

5 結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，國(guó)際化項(xiàng)目日益增多，且越來越龐大和復(fù)雜。在大型項(xiàng)目管理中，溝通管理的重要性更為突出，為保證項(xiàng)目各項(xiàng)管理工作的順暢與高效運(yùn)行，項(xiàng)目組必須建立科學(xué)合理的溝通程序，對(duì)全體成員進(jìn)行溝通管理意識(shí)的加強(qiáng)，并采取相應(yīng)的手段和措施，使得設(shè)計(jì)工作在整個(gè)項(xiàng)目中的先導(dǎo)作用得以充分發(fā)揮。