加強(qiáng)高校學(xué)生檔案信息化管理

耿偉娜

（黑龍江工程學(xué)院，黑龍江哈爾濱 150080）

加強(qiáng)高校學(xué)生檔案信息化管理

耿偉娜

（黑龍江工程學(xué)院，黑龍江哈爾濱 150080）

在高等教育信息化飛速發(fā)展的基礎(chǔ)氛圍之下，學(xué)生檔案要走數(shù)字化、自動(dòng)化和信息化的道路，這不但是適應(yīng)高等教育創(chuàng)新發(fā)展的基本需要，同時(shí)也是學(xué)生檔案管理跨越式發(fā)展的要求。研究分析了高校學(xué)生檔案信息化過程中存在管理方面的典型性問題，提供了強(qiáng)化高校學(xué)生檔案信息化意識(shí)，提高高校學(xué)生檔案人員管理水平和信息水平，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案基礎(chǔ)信息庫建設(shè)等對(duì)策，為全面優(yōu)化高校學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)工作信息化提供參考與啟發(fā)。

高校學(xué)生檔案；管理；信息化；基礎(chǔ)信息庫；意識(shí)；水平

1 高校學(xué)生檔案管理在信息化條件下存在的典型性問題

1.1 高校學(xué)生檔案管理意識(shí)亟待提升

信息條件下的高校學(xué)生檔案管理與高校其他工作一樣都需要規(guī)范化和科學(xué)化的管理意識(shí)作為前提，在高校學(xué)生檔案管理逐步走向體系化的今天，一些高校在管理學(xué)生檔案工作細(xì)節(jié)和主要環(huán)節(jié)上表現(xiàn)出意識(shí)不足，認(rèn)知不高的實(shí)際問題。特別在高校對(duì)學(xué)生檔案工作投入不足的現(xiàn)實(shí)背景下，高校學(xué)生檔案工作難于取得更為廣泛的體系和組織支持，出現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理難于適應(yīng)高等教育、高校建設(shè)和學(xué)生發(fā)展的實(shí)際，高校學(xué)生檔案管理缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性，高校學(xué)生檔案管理在具體的環(huán)節(jié)產(chǎn)生疏漏和隱患。

1.2 高校學(xué)生檔案管理水平提高較慢

高校學(xué)生檔案管理水平體現(xiàn)在硬件、軟件和體系三個(gè)主要方面，現(xiàn)有高校學(xué)生檔案管理在這些方面存在著不同層次的不足，導(dǎo)致水平長(zhǎng)期處于緩慢提升狀態(tài)，甚至還導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理水平的回降。在硬件方面高?，F(xiàn)有的局域網(wǎng)難于適應(yīng)學(xué)生檔案管理的要求，不能對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行全面而高效率地收集和整理，辦公資源也不能對(duì)檔案管理進(jìn)行傾斜，影響了高校學(xué)生檔案工作的效率與靈活性。在軟件方面高校從事學(xué)生檔案工作和管理工作的人員出現(xiàn)綜合素質(zhì)不高，人員數(shù)量不足的問題，幾乎沒有具備檔案管理專業(yè)背景、計(jì)算機(jī)操作素質(zhì)、數(shù)據(jù)加工技能等綜合能力的綜合型人才，出現(xiàn)學(xué)生檔案收集、加工、管理、利用上的問題和隱患，影響著檔案應(yīng)用、檔案管理等上一層次需要的滿足。在體系方面，很多高校在學(xué)生檔案收集、檢索、管理等工作上處于傳統(tǒng)模式和現(xiàn)代模式交替的階段，手工操作檔案工作的現(xiàn)象依舊有廣泛存在，單機(jī)歸檔的問題還非常普遍，這不但降低了高校學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性，也降低了檔案管理的效率，不能形成高校對(duì)學(xué)生學(xué)生信息、發(fā)展、成長(zhǎng)的規(guī)范性資源，將檔案管理孤立出整個(gè)高等教育大環(huán)境，造成高校和高等教育基礎(chǔ)體系的欠缺。

1.3 高校學(xué)生檔案管理基礎(chǔ)信息庫不夠完善

基礎(chǔ)信息庫是高校學(xué)生檔案管理的信息與數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，使高校學(xué)生檔案管理自動(dòng)化和數(shù)字化的前提，利用基礎(chǔ)信息庫高校學(xué)生檔案管理可以規(guī)范檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容和體系，方便通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)達(dá)到對(duì)高校學(xué)生檔案信息的深層次加工。而當(dāng)前高校學(xué)生檔案基礎(chǔ)信息庫存在不完善、不系統(tǒng)的問題，學(xué)生檔案信息種類龐雜，數(shù)據(jù)完整性不足，高校各部門、各高校、社會(huì)、企業(yè)對(duì)學(xué)生檔案信息難于進(jìn)行及時(shí)把握和有效交流，不能適應(yīng)檔案管理的錄入、檢索、加工等深層次功能，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了學(xué)生、高校、社會(huì)、企業(yè)對(duì)檔案資料的要求和需要。

2 高校加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的對(duì)策和建議

2.1 提高高校學(xué)生檔案管理的意識(shí)

思想意識(shí)是行動(dòng)的指引，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的第一個(gè)落腳點(diǎn)要放在意識(shí)的提升上，要從思想和認(rèn)識(shí)的角度正確看待高校學(xué)生檔案管理工作，理解高校學(xué)生檔案管理的核心價(jià)值，為改革高校學(xué)生檔案管理提供意識(shí)上的基礎(chǔ)。要結(jié)合信息化時(shí)代表現(xiàn)出的特點(diǎn)和特殊要求，將先進(jìn)的學(xué)生檔案管理理念置換傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案工作思維，提高對(duì)信息化和檔案管理科學(xué)化的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)科學(xué)和技術(shù)能力的重視程度，自我進(jìn)行高校學(xué)生檔案管理意識(shí)創(chuàng)新的時(shí)間，改變固化在高校學(xué)生檔案工作中習(xí)慣思維和僵化思想，使其為高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新提供意識(shí)上的路徑與方法。在提高高校學(xué)生檔案管理意識(shí)的過程中要提高部門領(lǐng)導(dǎo)、管理人員的意識(shí)，將管理工作的核心和要點(diǎn)放在高校學(xué)生檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之上，優(yōu)化高校學(xué)生檔案管理的文化和思想，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校學(xué)生檔案管理的全面、系統(tǒng)地支撐和保障。在高校學(xué)生檔案管理意識(shí)提升的過程中要獲得高校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，使其既能夠在高校學(xué)生檔案工作的物質(zhì)和財(cái)力上進(jìn)行傾斜，同時(shí)也能夠承擔(dān)創(chuàng)新和變革高校學(xué)生檔案管理的責(zé)任與使命，建立起高校學(xué)生檔案管理優(yōu)良的意識(shí)基礎(chǔ)和支撐平臺(tái)。

2.2 迅速提高高校學(xué)生檔案管理的水平

提高高校學(xué)生檔案管理水平要力促硬件、軟件和體系三個(gè)方面因素的綜合提升，單存一個(gè)方面的提高不能起到整體的推進(jìn)作用，而三個(gè)方面普遍的提高將會(huì)快速提升高校學(xué)生檔案管理的質(zhì)量和水平。在硬件方面，要力爭(zhēng)高校學(xué)生檔案工作的外部資源支持和外部環(huán)境支援，更新高校學(xué)生檔案的錄入設(shè)備、操作設(shè)備、加工和處理軟件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等方面的建設(shè)，組建高效而全納性的高校學(xué)生檔案管理硬件體系。在軟件方面檔案管理部門一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)人才，另一方面要加快在學(xué)生檔案管理人員中的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，盡快使計(jì)算機(jī)文化成為每個(gè)檔案管理工作者必須具備的基本職業(yè)技能。不僅要提高檔案管理人員的技術(shù)水平，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)人才的引進(jìn)。

2.3 加快高校學(xué)生檔案基礎(chǔ)信息庫建設(shè)

信息化時(shí)代無論是計(jì)算機(jī)操作，還是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用都離不開基礎(chǔ)信息庫，要加快實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)，加快高校學(xué)生檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)的步伐，必須進(jìn)行學(xué)生檔案基礎(chǔ)信息庫建設(shè)。基礎(chǔ)信息庫建設(shè)要結(jié)合高校學(xué)生檔案工作的實(shí)際，加強(qiáng)信息庫文件目錄體系建設(shè)，形成全宗數(shù)據(jù)庫的分類，建立學(xué)生檔案專門目錄的數(shù)據(jù)庫；學(xué)生檔案的數(shù)字化工作必須要建設(shè)全文信息數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過對(duì)學(xué)生檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整合，同時(shí)應(yīng)根據(jù)各高校學(xué)生檔案管理的特色與實(shí)際情況，使學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫資源不斷完善。逐步提高其服務(wù)能力。另外，所有的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用都是從應(yīng)用程序內(nèi)部產(chǎn)生的。相應(yīng)地，幾乎所有的用戶與數(shù)據(jù)庫之間的交互都是通過應(yīng)用程序間接發(fā)生的。

［1］ 肖連勤.高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新［J］.黑龍江教育（高教研究與評(píng)估），2010，（3）：156-157.

［2］ 康增瑞，張洪瑋.信息化背景下高校學(xué)生檔案管理工作的新思路［J］.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，（28）：127-129.

［3］ 侯淑萍.淺析高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化［J］.山東廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2010，（4）：66-69.

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