淺談房建工程監(jiān)理資料管理應(yīng)注意的問題及措施

趙軻

鄭州市工程質(zhì)量監(jiān)督站（450001）

淺談房建工程監(jiān)理資料管理應(yīng)注意的問題及措施

趙軻

鄭州市工程質(zhì)量監(jiān)督站（450001）

針對房屋工程監(jiān)理資料管理的必要性、房建工程監(jiān)理資料管理的現(xiàn)狀、房建工程資料管理中常見的問題，提出做好房建工程監(jiān)理資料管理的建議，希望對同行有所幫助。

房建工程；監(jiān)理資料；管理

1 房建工程監(jiān)理資料管理的必要性

1.1 房建工程監(jiān)理資料的簡要概述

我國相關(guān)法律法規(guī)對于房建工程資料的形成有明確的規(guī)定，要求在房建工程中對準(zhǔn)備文件、施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖等要有明確的信息記錄。這些信息記錄對于建筑工程項目有一個完整的描述，才能為工程的管理和建設(shè)提供堅實的理論依據(jù)，促進整個建筑行業(yè)的規(guī)范化管理。對于房建工程監(jiān)理資料，除了具有紙質(zhì)資料外，還需要具有電子資料。近幾年，電子檔案的應(yīng)用越來越普遍，成為房建工程監(jiān)理資料管理的有效手段。

1.2 房建工程監(jiān)理資料管理的特點

在監(jiān)理工作中，需要對一系列工程準(zhǔn)備資料進行審核，不但包含立項、招標(biāo)、審批等文件，還需要對建筑設(shè)計活動的圖紙進行詳細的審核。只有保證房建工程的監(jiān)理資料的真實性和有效性，才能保證其可追溯性和使用價值，為房建工程的質(zhì)量、安全、進度、造價控制作好保證，使得施工結(jié)果符合合同和設(shè)計要求。對于房建工程監(jiān)理資料的管理，需要保證真實性和全面性。房建工程監(jiān)理資料還需要保證其全面性，這樣才能為工程檢驗、評估、結(jié)算、調(diào)解合同爭議提供完整的依據(jù)。

2 房建工程監(jiān)理資料管理應(yīng)注意的問題

2.1 總監(jiān)應(yīng)重視對房建監(jiān)理資料的管理

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》第7章明確了監(jiān)理文件資料的管理，提出項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)建立完善監(jiān)理資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理資料。總監(jiān)作為項目的全權(quán)代表，應(yīng)加強對監(jiān)理資料管理的重視。只有總監(jiān)采取相應(yīng)的措施，通過各種渠道進行明確、要求、督導(dǎo)，才能引起大家的重視，才能及時有效地管理好房建工程監(jiān)理資料。

2.2 加強監(jiān)理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

項目監(jiān)理部在項目組建時要配置合格的資料員，對工程較小的項目，應(yīng)安排監(jiān)理人員對資料進行兼職管理，明確其職責(zé)。對新進項目監(jiān)理部的員工,項目監(jiān)理部首先應(yīng)組織新員工進行崗前培訓(xùn)，使新員工對監(jiān)理資料的編寫、歸類整理有基本的了解。

2.3 加強溝通，避免返工

工程開始前，監(jiān)理項目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織資料管理人員與業(yè)主檔案管理人員、施工單位資料員進行溝通，明確檔案管理人員的要求，避免返工，并在第一次工地例會上提出相應(yīng)的要求。

2.4 加強檢查，及時改進

總監(jiān)應(yīng)定期對項目監(jiān)理資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正,對電子版或其他重要資料要另外備存，以防丟失。監(jiān)理公司應(yīng)制定相應(yīng)的資料管理規(guī)定，對項目監(jiān)理資料的檢查、記錄、歸檔進行明確要求。

3 完善施工監(jiān)理資料管理系統(tǒng)的措施

3.1 規(guī)范要求

對施工過程進行嚴(yán)格控制，對監(jiān)理資料進行統(tǒng)一管理規(guī)范管理，并且對資料的書寫制定一定的要求，做到統(tǒng)一化和規(guī)范化。在資料的形成過程中要規(guī)范使用詞語。對于表示要求很嚴(yán)格的應(yīng)該采用必須、嚴(yán)禁等詞語。

3.2 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)有利于對檔案進行規(guī)范化管理。對檔案和資料的歸檔是一個很嚴(yán)肅的問題,涉及到一個工程是否能夠順利、按時進行。因此，在資料和檔案歸檔時要設(shè)置一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)使每一個環(huán)節(jié)有章可循，這樣避免了以后不必要的麻煩。

3.3 加大監(jiān)理資料的收集力度

一份完整的監(jiān)理資料需要業(yè)主、承包單位、監(jiān)理單位共同配合才能完成。如果業(yè)主和承包單位沒有及時送上資料,即使監(jiān)理人員的水平再高也不可能交上一份完整的監(jiān)理資料。因此為了提高監(jiān)理資料的收集效率需做好以下四點：

在第一次工地例會上就告知資料收集的重要性，要求承包單位在每次會上都要上報資料的收集情況；按專業(yè)分類管理，確保監(jiān)理資料按時收集到位；給承包商幫助和指導(dǎo)，及時為其辦理簽字蓋章手續(xù)；針對由于業(yè)主原因造成資料收集不全的情況，應(yīng)及時提醒業(yè)主。

3.4 對監(jiān)理進行計算機培訓(xùn)

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展,監(jiān)理對檔案的管理也就相對容易，不論是數(shù)據(jù)庫問題還是計算機操作方面的問題,都可以通過計算機培訓(xùn)得以解決，而且用計算機可以將數(shù)據(jù)處理得更準(zhǔn)確,不會出現(xiàn)漏洞。因此,監(jiān)理單位必須加強對監(jiān)理人員計算機技能培訓(xùn)，將計算機水平作為考察監(jiān)理人員的一項重要指標(biāo)。

4 結(jié)語

房建工程監(jiān)理資料是項目施工的重要記錄，是監(jiān)理公司對外的形象窗口，更是追溯、避責(zé)的重要資料。監(jiān)理公司及總監(jiān)應(yīng)高度重視，充分運用目前已有的重要工具，及時收集、及時歸檔，為加強項目監(jiān)理、提高公司管理奠定基礎(chǔ)。

[1]孫士毅.淺議施工階段監(jiān)理資料的管理[J].建設(shè)監(jiān)理,2004 (3)：55-56.

[2]鄧文來.監(jiān)理資料編制要點探討[J].建設(shè)監(jiān)理,2004(1)：14-15.